數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館檔案管理的信息化

籍文希

（哈爾濱市圖書館，黑龍江 哈爾濱 150000）

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，讓很多行業(yè)發(fā)生翻天覆地的變化，為了提高公共圖書館的服務(wù)能力，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。

1 數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館檔案管理信息化內(nèi)涵的深入分析

1）公共圖書館的實(shí)際作用分析。多數(shù)地區(qū)的公共圖書館建設(shè)工作由當(dāng)?shù)卣块T完成，公共圖書館的主要工作內(nèi)容是為社會(huì)公眾提供圖書閱覽以及借閱服務(wù)，屬于公共文化機(jī)構(gòu)的一種。公共圖書館的管理工作有著重要的實(shí)際意義和作用，主要對(duì)圖書館的發(fā)展以及變遷相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行記錄，是關(guān)鍵的一手歷史資料。同時(shí)圖書館的檔案還對(duì)自身發(fā)生過(guò)程中的重大事件進(jìn)行記錄，對(duì)自身的服務(wù)升級(jí)及日常改造來(lái)說(shuō)，檔案是重要的參考依據(jù)，為了提升圖書館的服務(wù)水平，應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的重視，尤其在數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)下，公共圖書館應(yīng)該增強(qiáng)信息化建設(shè)意識(shí)，不斷創(chuàng)新管理模式及工作方式。

2）檔案管理過(guò)程中信息化建設(shè)的作用分析。在開展數(shù)字化圖書館檔案管理工作過(guò)程中，通常情況下，工作人員會(huì)對(duì)電子信息設(shè)備進(jìn)行利用，如電子掃描儀器等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，需要完成的工作步驟較多，如數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、遷移以及存儲(chǔ)等，同時(shí)通過(guò)對(duì)電子終端的利用，讓重要的檔案信息管理更加公共化以及及時(shí)化，不僅使得公共圖書館檔案管理工作的效率得到有效提升，還使得此項(xiàng)工作具備較強(qiáng)的科學(xué)性，讓圖書服務(wù)變得更加便捷，有利于公眾對(duì)知識(shí)的分享和傳播。除此之外，由于信息數(shù)字化具備較強(qiáng)的專業(yè)性，通過(guò)對(duì)圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)安全屬性的進(jìn)一步強(qiáng)化，進(jìn)而使得檔案管理工作的實(shí)際內(nèi)涵得到良好的延伸，更加有利于檔案數(shù)據(jù)的管理和保護(hù)。

2 公共圖書館經(jīng)營(yíng)過(guò)程中檔案管理信息化建設(shè)具備的重要意義分析

與傳統(tǒng)的圖書管理工作相比較而言，數(shù)字化的發(fā)展背景下，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)具有重要的實(shí)際意義和作用。首先，社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程中，文化知識(shí)需求者越來(lái)越多，對(duì)圖書館的館藏儲(chǔ)備來(lái)說(shuō)是一種巨大挑戰(zhàn)，為了提升圖書館的管理能力，同時(shí)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有重要的地位，圖書館應(yīng)該提高對(duì)管理工作的重視，在不同的工作環(huán)節(jié)及崗位上引入信息化技術(shù)和設(shè)備，讓圖書館的運(yùn)營(yíng)秩序得到有效保證，同時(shí)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水準(zhǔn)。數(shù)字化檔案管理不僅可以讓圖書資料的獲取更加及時(shí)和便捷，還可以讓信息檢索更加全面和高效，讓社會(huì)公眾可以充分體會(huì)引擎式服務(wù)，同時(shí)以上內(nèi)容也是公共圖書館保證穩(wěn)定發(fā)展及優(yōu)化升級(jí)的有力屏障；其次，對(duì)于圖書館的日常經(jīng)營(yíng)管理和發(fā)展來(lái)說(shuō)，需要足夠的空間，但是在部分圖書館的實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，不具備此種客觀條件。對(duì)于信息化建設(shè)方面的支出來(lái)說(shuō)，對(duì)電子設(shè)備的需求量不是很大，不僅能幫助圖書館節(jié)約成本，還可以簡(jiǎn)化工作流程，將很多需要人工操作完成的內(nèi)容利用信息技術(shù)進(jìn)行替代，可以在很大程度上讓圖書館的人力資源利用成本得到減少，進(jìn)而創(chuàng)造更多的價(jià)值。

3 公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要堅(jiān)持的基本原則

1）始終堅(jiān)持先后原則。在開展檔案管理工作過(guò)程中，需要堅(jiān)持先后原則，對(duì)圖書館的館藏檔案以及不同種類的文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)該針對(duì)所有的相關(guān)檔案資料做好歸集和分類，并嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行篩選，對(duì)數(shù)字化類別做好明確。針對(duì)存在的具備一定館藏特色以及用戶急需的檔案，需要進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理，進(jìn)而提升檔案資料的利用率。針對(duì)年代相對(duì)來(lái)說(shuō)過(guò)于久遠(yuǎn)的檔案資料，或者是數(shù)字化手段適用性較差的資料，應(yīng)該暫且擱置，做好日常儲(chǔ)存和管理，待日后進(jìn)行合理解決。

2）始終堅(jiān)持安全原則。對(duì)圖書館內(nèi)部的館藏或者其他檔案資料來(lái)說(shuō)，部分具有較強(qiáng)的機(jī)密性特點(diǎn)。針對(duì)檔案資料的分享及傳播來(lái)說(shuō)，雖然信息化技術(shù)和設(shè)備的使用會(huì)讓很多工作呈現(xiàn)便利化狀態(tài)，有利于檔案資料需求者的日常檢索、查詢和利用，但是由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性特點(diǎn)，對(duì)重要檔案資料的安全管理來(lái)說(shuō)是一種挑戰(zhàn)。為了避免出現(xiàn)信息泄露的情況，需要提高對(duì)密保措施的重視，同時(shí)加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)安全體系建設(shè)，以防病毒侵入，對(duì)機(jī)密信息進(jìn)行竊取或者篡改，保證檔案資料分享的可靠性及嚴(yán)密性。

3）始終堅(jiān)持服務(wù)原則。公共圖書館的實(shí)際作用是為檔案需求者提供信息供應(yīng)服務(wù)，進(jìn)而讓很多有知識(shí)需求的公眾得到專業(yè)的幫助。圖書館應(yīng)該對(duì)檔案管理人員做好相關(guān)的知識(shí)普及，并開展崗前培訓(xùn)工作，提升整體的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)合理定位自身的崗位職責(zé)，對(duì)檔案管理部門的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，使得工作任務(wù)能夠得到合理細(xì)化。做好市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)用戶的喜好以及基本需求進(jìn)行深入分析，從而讓各項(xiàng)檔案服務(wù)具備更強(qiáng)的針對(duì)性，讓用戶滿意度得到提升。

4 公共圖書館進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)涉及的主要內(nèi)容分析

1）提高設(shè)備儀器選擇的合理性。信息化建設(shè)過(guò)程中，數(shù)字化儀器設(shè)備的使用不可或缺，管理人員應(yīng)該對(duì)實(shí)際需求做好分析，結(jié)合基本情況，有針對(duì)性地明確設(shè)備儀器的選擇。因?yàn)椴煌瑘D書館的日常經(jīng)營(yíng)管理模式存在差異，對(duì)設(shè)備的需求程度呈現(xiàn)不同趨勢(shì)，圖書館應(yīng)該在開展信息化建設(shè)之前做好相關(guān)的市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)各種設(shè)備和儀器深入研究，主要包含的重要參數(shù)有很多，如價(jià)格、性能以及規(guī)格等，并結(jié)合實(shí)際情況，做好充分了解和掌握，例如購(gòu)買M2拍攝機(jī)，還有不同型號(hào)的掃描儀等。其中拍攝機(jī)的實(shí)際作用是針對(duì)文獻(xiàn)以及檔案資料進(jìn)行拍攝，之后完成紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變，而掃描儀的實(shí)際用途是將報(bào)紙等檔案拍攝后完成儲(chǔ)存，以上數(shù)字化設(shè)備及儀器的合理利用使得檔案信息化建設(shè)有了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2）利用信息技術(shù)建立檔案信息資源庫(kù)。對(duì)公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)工作的開展來(lái)說(shuō)，檔案信息資源庫(kù)的建立十分關(guān)鍵，通過(guò)對(duì)資源庫(kù)的利用，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)重要數(shù)據(jù)信息的歸集，主要進(jìn)行數(shù)字化或者信息化資料以及文獻(xiàn)的分類保存，實(shí)現(xiàn)檔案資料存儲(chǔ)的有序性及穩(wěn)定性。信息資源庫(kù)不僅會(huì)讓檔案信息服務(wù)具備較為扎實(shí)的基礎(chǔ)，還能為圖書館的日常經(jīng)營(yíng)管理?yè)碛懈佑辛Φ谋ＷC，進(jìn)而幫助圖書館在新時(shí)期的激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中達(dá)到可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

3）建立檔案數(shù)據(jù)信息管理平臺(tái)。由于圖書館的檔案管理工作是結(jié)合信息的不同特點(diǎn)進(jìn)行整理和分類，進(jìn)而讓整體的管理模式更加模塊化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一且規(guī)范的管理。為了達(dá)到以上目標(biāo)，需要利用信息技術(shù)建立檔案管理平臺(tái)，主要依靠數(shù)據(jù)云技術(shù)的配合，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中引入大數(shù)據(jù)管理理念，從而讓重要的資源得到科學(xué)整合，為未來(lái)的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5 數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的主要問(wèn)題分析

1）缺少全面的設(shè)備投入。在部分圖書館中，由于缺乏檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)，在設(shè)備及技術(shù)的引進(jìn)方面缺少投入力度，各項(xiàng)工作的開展得不到硬件設(shè)施的有效支持，工作無(wú)法保證高效率開展。由于相關(guān)部門以及圖書館自身缺少對(duì)信息化建設(shè)的重視，導(dǎo)致在此方面的資金投入量不足，設(shè)備采購(gòu)工作停滯不前，對(duì)數(shù)字化建設(shè)來(lái)說(shuō)是一種嚴(yán)重阻礙。

2）沒(méi)有統(tǒng)一的檔案格式。在公共圖書館檔案管理過(guò)程中，涉及的資料范圍較為廣泛，工作內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，檔案的管理和存儲(chǔ)方式種類很多，存在一定差異，對(duì)后續(xù)檔案管理工作來(lái)說(shuō)具備一定的阻礙作用，很難對(duì)工作效率和質(zhì)量進(jìn)行保證。除此之外，不同檔案的儲(chǔ)存格式存在不同程度的差別，在針對(duì)規(guī)模較大的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)處理時(shí)，應(yīng)該結(jié)合實(shí)際需求，對(duì)格式做好調(diào)整及轉(zhuǎn)換，但是在此項(xiàng)工作的開展過(guò)程中，需要投入較多的人力以及物力等資源，不僅造成成本支出增加，還會(huì)浪費(fèi)時(shí)間精力。

3）信息化建設(shè)技術(shù)人員不夠充足。公共圖書館在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，缺少信息化建設(shè)專業(yè)人才的合理配置。在部分圖書館檔案管理部門，部分工作崗位的員工是由其他部門工作人員進(jìn)行兼職，針對(duì)專業(yè)能力的提升來(lái)說(shuō)是不影響因素，導(dǎo)致數(shù)字化設(shè)備管理工作無(wú)法順利開展。如在實(shí)際工作過(guò)程中，由于專業(yè)知識(shí)的匱乏，檔案管理人員很難保證系統(tǒng)得到及時(shí)更新，針對(duì)部分信息化設(shè)備缺少標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化操作，在進(jìn)行設(shè)備系統(tǒng)更新之后，部分檔案出現(xiàn)無(wú)法正常打開的情況，一些重要檔案資料的遺失給圖書館的各項(xiàng)工作開展帶來(lái)不利影響。

6 數(shù)字化時(shí)代下公共圖書館加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的有效措施建議

1）圖書館需要增強(qiáng)信息化建設(shè)意識(shí)配備齊全的信息設(shè)備。公共圖書館應(yīng)該對(duì)紙質(zhì)檔案的重要性進(jìn)行明確，雖然信息化建設(shè)是圖書館提升服務(wù)水平的重要途徑，但是紙質(zhì)檔案是館藏資源保存的主要形式，并且對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，其擁有的法律效力以及權(quán)威性是數(shù)字檔案暫時(shí)無(wú)法取代的優(yōu)勢(shì)，管理人員應(yīng)該對(duì)此加強(qiáng)重視，做好紙質(zhì)檔案的日常管理。同時(shí)加大信息設(shè)備引進(jìn)方面的資金投入力度，健全檔案管理信息體系，為檔案管理信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

2）圖書館應(yīng)該提高對(duì)紙質(zhì)檔案補(bǔ)充以及檔案格式統(tǒng)一化的重視。電子信息檔案是將紙質(zhì)檔案通過(guò)復(fù)制、掃描或者縮微的手段進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并在固定的載體上進(jìn)行存儲(chǔ)，雖然電子檔案可以為公眾獲取資料提供方便，但是在很多方面的應(yīng)用依然存在限制，如對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備過(guò)于依賴，其他方式或者環(huán)境下無(wú)法讀取，為了避免出現(xiàn)檔案資源不足的情況，應(yīng)該針對(duì)紙質(zhì)檔案做好補(bǔ)充工作。同時(shí)針對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存來(lái)說(shuō)，需要利用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3）明確信息化建設(shè)方向及提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在實(shí)際的檔案管理化建設(shè)工作開展過(guò)程中，需要方向作為工作引導(dǎo)，圖書館應(yīng)該對(duì)自身的檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行明確，讓公共圖書館的數(shù)字化得到全面實(shí)現(xiàn)。首先，圖書館應(yīng)該結(jié)合自身具備的特色，建立全面且專業(yè)的數(shù)字資源庫(kù)，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中可以擁有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)；其次，結(jié)合不同公眾對(duì)館藏的基本需求，有針對(duì)性地提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，讓館藏及文獻(xiàn)資源得到充分共享和傳播。同時(shí)人才是保證檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，需要定期對(duì)管理人員做好專業(yè)化培訓(xùn)，并加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)及設(shè)備的學(xué)習(xí)和靈活運(yùn)用，提升自身的信息化建設(shè)水平，促進(jìn)公共圖書館的有序發(fā)展。

7 結(jié)語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展和進(jìn)步，在傳統(tǒng)的公共圖書館管理過(guò)程中，存在很多與新時(shí)期脫節(jié)的模式和方法，為了更好地滿足公眾對(duì)圖書文獻(xiàn)及檔案資料的需求，需要對(duì)信息化建設(shè)加強(qiáng)重視，加大在設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)的資金投入力度，不斷學(xué)習(xí)新型的信息技術(shù)，提高檔案管理的數(shù)字化水平。同時(shí)管理工作人員需要堅(jiān)持不斷地學(xué)習(xí)和深造，積極參與專業(yè)培訓(xùn)，讓圖書館檔案管理信息化建設(shè)更加全面。