醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的應(yīng)用

符方毅

（?？谑械谌嗣襻t(yī)院 科教科，海南 ?？?571100）

對于醫(yī)院來說，檔案管理非常重要，與醫(yī)院正常運(yùn)行有很大的關(guān)系。一所醫(yī)院從開始建立一路發(fā)展過來是會有很大發(fā)展變化的，而檔案管理就能很好、很詳細(xì)地記錄整個過程。在檔案管理工作中，包含的內(nèi)容是非常多的，如員工檔案、病歷檔案、醫(yī)院發(fā)展史等等，傳統(tǒng)的檔案管理模式都是手寫，然后歸類存檔，在查找和保存起來都會有很大的難度，所以在新時期下，我們需要對醫(yī)院的檔案管理模式進(jìn)行改革，以此來提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量和效率。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 缺乏完善的管理制度體系

就目前的醫(yī)院檔案管理工作來說，大部分醫(yī)院都對檔案的管理工作缺乏重視，所以也沒有構(gòu)建一個管理制度體系。眾所周知，檔案管理的內(nèi)容不但非常復(fù)雜，涉及的領(lǐng)域也是非常多的，在這種情況下，如果缺乏工作的標(biāo)準(zhǔn)、流程以及完善管理制度體系的話，想要順利地開展管理檔案管理工作是非常困難的。此外，還有一點(diǎn)，在新時期下，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也間接的給醫(yī)院檔案管理模式帶來了變化，在這樣的時代背景下，如果檔案管理人員還在采用傳統(tǒng)管理模式的話，不但會影響到檔案管理工作的效率，還會出現(xiàn)很多的錯誤問題，而這些問題的出現(xiàn)也是因為缺乏完善的管理制度體系，導(dǎo)致檔案缺乏規(guī)范性，非常的凌亂，錯誤頻繁出現(xiàn)等情況。直接影響到醫(yī)院的管理水平和質(zhì)量[1]。

1.2 檔案管理工作人員缺乏管理意識

在新時期下，社會的發(fā)展和進(jìn)步推動了醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，當(dāng)然也就間接的推動了醫(yī)院檔案管理模式的發(fā)展。在醫(yī)院的快速發(fā)展中，接診病人越來越多，當(dāng)然病人檔案也就越來越多，再加上醫(yī)院在發(fā)展壯大的過程中，會招收很多專業(yè)的醫(yī)學(xué)人才，同樣會帶來很多檔案的，所以在這種情況下，面對如此多的檔案，醫(yī)院只有加強(qiáng)檔案管理工作才能更好地保證醫(yī)院的正常運(yùn)行。但是就目前的醫(yī)院檔案管理模式來看，部分醫(yī)院的檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)層都沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，所以他們就會忽略檔案管理工作。此外，還有部分檔案管理人員素質(zhì)水平不高，缺乏專業(yè)的工作能力，沒有按著規(guī)定和要求對病人的病歷檔案以及工作人員的個人檔案做好記錄，不但給醫(yī)院檔案管理工作帶來了影響，甚至還影響到了整個醫(yī)院的管理水平。在這樣的情況下，一旦有病人要求查看自己的病歷檔案，不但會增加查找時間，還會因為沒有保存好，出現(xiàn)信息不明確的問題，給醫(yī)院的聲譽(yù)以及發(fā)展帶來了非常嚴(yán)重的后果。

1.3 醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全

因為醫(yī)院檔案管理工作并沒有受到重視，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并不會為此投入更多的成本，導(dǎo)致目前部分醫(yī)院的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，工作人員無法更好的展開檔案管理工作，所以在這樣的情況下，也是會給醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率帶來影響的[2]。

1.4 檔案資料不夠齊全

眾所周知，醫(yī)院本身就是一個非常復(fù)雜的行業(yè)和工作，所以它的檔案管理工作也有一定的復(fù)雜性，再加上檔案管理內(nèi)容非常廣泛，所以想要保證所有的檔案都能非常的齊全是有一定難度的，主要就體現(xiàn)在病歷檔案上。在醫(yī)院中，有很多特殊型的病人，需要保證他們檔案的完整性，以備后續(xù)使用。但是工作人員會在整理、收集的過程中，因丟失或者遺漏而影響到檔案管理工作的展開，很大一部分原因都是被借閱出去而忘記歸還，從而給醫(yī)院檔案管理工作帶來難度。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作模式改革的作用分析

2.1 保證了醫(yī)院檔案的真實(shí)性和有效性

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式中，大部分醫(yī)院采用都是手工整理檔案，在如此高強(qiáng)度、大工作量的工作模式下，工作人員是很容易出現(xiàn)錯誤的，所以就會讓醫(yī)院的檔案失去真實(shí)性，無法保證檔案的完整性。但是在醫(yī)院檔案管理模式改革下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，就能使醫(yī)院的檔案管理工作在有條不紊的情況下展開和進(jìn)行，而且在這樣的管理模式下，檔案信息的上傳也由管理人員手動操作輸入，避免了不法分子謀取利益，篡改信息的行為，很好的保證了信息的真實(shí)性，給醫(yī)院降低了很多損失。

2.2 使檔案信息的存儲工作更加方便

由于醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)非常的復(fù)雜，內(nèi)容也多，所以加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作模式改革有利于將病歷檔案、人員檔案以及其它檔案分類管理和存放。尤其是在信息技術(shù)的支持下，不但提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還增加了備份功能，降低了檔案信息丟失的概率[3]。

2.3 促進(jìn)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，除了更好的保證檔案信息的真實(shí)性，還能有效地提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，給患者乃至醫(yī)院的工作人員帶來更高水平的服務(wù)。院領(lǐng)導(dǎo)也可以根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展史結(jié)合自身醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀為醫(yī)院未來的發(fā)展提出發(fā)展方向，推動我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展；而工作人員也可以根據(jù)不同病人的病歷檔案，進(jìn)行分析和研究，找出新的治療方法等等，由此我們可以看出，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息管理的重要性。

3 醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的應(yīng)用分析

3.1 加強(qiáng)信息化檔案的應(yīng)用

在新時期下，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，使其已經(jīng)成為我國發(fā)展壯大過程中的堅實(shí)力量，并被廣泛的應(yīng)用在各個行業(yè)中，推動了不同行業(yè)開始向數(shù)字化方向發(fā)展和轉(zhuǎn)型。當(dāng)然對于醫(yī)療行業(yè)也是不例外的，為了更好地保證醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，檔案管理工作人員一定要將信息化技術(shù)應(yīng)用起來，使其可以合理地被應(yīng)用在檔案管理模式的改革后，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息的發(fā)展。具體可以從以下幾個方面來展開：首先，需要醫(yī)院檔案管理工作人員要改變傳統(tǒng)的管理思想，正確認(rèn)識醫(yī)院檔案管理工作的重要性，同時還要樹立數(shù)字化的管理理念，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用。此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作模式改革的重要性，提高重視；其次，要加強(qiáng)數(shù)字化醫(yī)院檔案信息的建設(shè)，將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行數(shù)字化的整合，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時還要加強(qiáng)殺毒軟件和防火墻的應(yīng)用，也此來更好的保證檔案管理信息數(shù)據(jù)的安全性[4]。

3.2 構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制

醫(yī)院想要對檔案信息管理工作的檔案管理模式進(jìn)行改革，還需要構(gòu)建完善的檔案管理工作機(jī)制，使其可以在跟上時代發(fā)展腳步的同時，符合現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的開展趨勢，給醫(yī)院檔案管理工作模式的改革帶來制度上的保證。我們要知道，醫(yī)院并不是福利機(jī)構(gòu)，它也是以盈利為目的一個新時代企業(yè)，所以在醫(yī)院發(fā)展的過程中，是非常重視醫(yī)院業(yè)務(wù)開展的，也正是因為有這種對比性存在，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作并不會被重視，當(dāng)然也開展的不是很順利。因此，醫(yī)院有必要加強(qiáng)構(gòu)建完善的醫(yī)院檔案管理制度，以此來更好的保證檔案管理工作的規(guī)范性，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如可以構(gòu)建責(zé)任制度，將不同的檔案分別交由不同工作人員負(fù)責(zé)，這樣一來，工作人員就可以非常明確和清楚自己的工作職責(zé)，提高工作的有效性。而且這種責(zé)任制度的落實(shí)和建立，還可以在出現(xiàn)問題的時候直接找到責(zé)任人，使醫(yī)院檔案管理工作更加細(xì)致和精準(zhǔn)。此外，醫(yī)院也要通過對各種制度和規(guī)范的完善，加強(qiáng)對檔案工作人員行為的約束，讓工作人員可以在制度的約束下更好地開展工作，這樣也為檔案的管理和保存工作提供了可靠性的依據(jù)，更好的保證了醫(yī)院檔案的完整性[5]。

3.3 加強(qiáng)對規(guī)范化管理模式和方式的應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理工作模式的改革工作還需要加強(qiáng)完善檔案管理工作的流程和方法，這是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，對提高檔案管理工作有很大的促進(jìn)作用。可以從以下幾個方面來展開：第一，醫(yī)院的檔案管理工作人員，需要定期檢查不同的檔案信息，尤其是關(guān)于病人的病歷檔案。對那些無效、無用的檔案進(jìn)行及時的清除處理，這樣做的目的是避免以后在搜索檔案的過程中出現(xiàn)很多重復(fù)的無效內(nèi)容，影響到檢索工作的效率和質(zhì)量；第二，要采用科學(xué)的方法去整理檔案信息資料，對不同類別、不同疾病以及檔案的生成時間等進(jìn)行合理分類和排序，做好規(guī)范化的管理。如員工檔案資料是要與病歷檔案分來存放的，而不同的病歷檔案，也要因為疾病不同、時間不同做好數(shù)字化整理的，這樣做的目的是更好的保證檔案資料的完整性；第三，對于紙質(zhì)檔案來說，同樣需要按類別和時間存放，最好是密封保存，避免因為時間過長，使檔案資料被蟲子破壞或者腐蝕，影響到檔案信息資料的完整性；第四，在對檔案資料進(jìn)行信息化管理的時候，需要將信息輸入環(huán)節(jié)重視起來，要保證標(biāo)題的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣做的目的就是為了方便日后的檢查和搜索工作更加高效和便捷。最后一點(diǎn)，一定要加強(qiáng)檔案資料的借閱制度，尤其是病人的病歷檔案。任何人在借閱、查看檔案資料的時候，都要簽字，歸還時也要簽字，并注明歸還時間，而檔案管理人員需要仔細(xì)查看檔案是否有修改和破損。加強(qiáng)檔案資料借閱制度目的是在檔案出現(xiàn)問題的時候，能直接找到責(zé)任人[6]。

3.4 加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)

檔案管理工作人員的素質(zhì)水平和能力對檔案管理工作模式的改革也有很重要的作用，所以醫(yī)院還要加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力的培養(yǎng)。檔案工作人員一定要有責(zé)任心，這樣他們才能重視醫(yī)院的檔案管理工作；同時還要提高自己的專業(yè)水平和能力，尤其是對信息技術(shù)的應(yīng)用能力。只有工作人員有了非常強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)能力，才能合理、規(guī)范的使用信息技術(shù)，也才能讓信息技術(shù)發(fā)揮出它的價值和作用，對檔案信息進(jìn)行更好的管理。為此，醫(yī)院要加大投入力度，定期組織檔案管理人員去學(xué)習(xí)理論和技術(shù)知識，同時還要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的管理水平，以此來提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率[7]。

4 結(jié)束語

總而言之，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，檔案管理工作占有非常重要的位置，同時也是非常重要的內(nèi)容，對醫(yī)院的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用，所以我們一定要重視起醫(yī)院檔案管理工作，并針對存在的問題進(jìn)行改革，以此來更好的保證醫(yī)院檔案管理工作的開展。