電子檔案發(fā)展前景和風(fēng)險(xiǎn)因素研究

張 敏

（青島市市南區(qū)教育保障中心，山東 青島 266000）

檔案管理工作在各類單位中都居于舉足輕重的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化轉(zhuǎn)型，以信息化局建設(shè)助推檔案管理的科學(xué)性、安全性和規(guī)范性，已經(jīng)成為檔案管理工作的基本共識。但在具體的工作中，檔案管理往往不受重視，創(chuàng)新性不足，信息化建設(shè)也基本隨大流，缺乏專業(yè)性的研究和發(fā)展。檔案電子化與其他工作的信息化建設(shè)，在專業(yè)性、設(shè)備和系統(tǒng)方面具有較強(qiáng)的差異性，風(fēng)險(xiǎn)因素也不同。做好電子檔案管理工作的開展，確保檔案安全性，需要專業(yè)團(tuán)隊(duì)開展專業(yè)性工作，避免檔案工作出現(xiàn)問題。

1 基層檔案管理工作的電子化轉(zhuǎn)型

在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，基層的檔案管理工作與電子檔案關(guān)聯(lián)密切，絕大多數(shù)檔案管理工作都最終與信息化銜接，因此，理順基層檔案管理工作的流程和細(xì)節(jié)，是電子檔案管理工作良好開展的基礎(chǔ)?；鶎訂挝坏臋n案工作，主要包括收集、整理、保管和利用四個方面，信息化建設(shè)必須全面滲透。

一是檔案的收集工作。除了做好紙質(zhì)文書檔案的收集，還要注意電子文件、圖片、影像資料和網(wǎng)絡(luò)信息的收集整理，立體化展示各類工作的過程與成果，做好分類和規(guī)格登記，注意檔案之間的邏輯順序和真實(shí)性。對一些內(nèi)容不完整的檔案資料，要溯源研究，確保檔案的真實(shí)性、完整性和邏輯性，并做好檔案資料的來源、形成過程等相關(guān)備注登記。

二是檔案的整理工作?；鶎訂挝坏臋n案主要包括人事檔案、工作檔案，必須要有專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，按照專業(yè)分類要求、管理規(guī)范和上級要求進(jìn)行科學(xué)整理，并對發(fā)現(xiàn)的遺漏、錯誤等問題進(jìn)行查證和修改。在電子檔案的整理過程中，一般不需要做內(nèi)容的修改和完善，主要是對電子資料的格式類別、尺寸、完整性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行分析，確保資料科學(xué)有效。

三是檔案的保管工作。以電子檔案為例，儲存載體大多數(shù)是硬盤，但隨著大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的興起，大量資料被上傳至服務(wù)器，進(jìn)行線上保管、遠(yuǎn)程管理和異地備份保護(hù)，確保了檔案資料的多重性安全，避免因斷電、浸水和火災(zāi)導(dǎo)致檔案資料的丟失。采用大數(shù)據(jù)儲存的情況下，檔案管理人員更要做好資料線上管理，方便檔案的補(bǔ)充、利用和轉(zhuǎn)移。

四是檔案的利用工作。大多數(shù)檔案都有較高的利用價(jià)值，利用方式要以優(yōu)質(zhì)的管理工作為基礎(chǔ)。人事檔案關(guān)系到企事業(yè)單位工作人員的學(xué)習(xí)、升遷、收入和福利等，各類檔案信息的記錄和調(diào)用，都關(guān)系到個人的實(shí)際利益，在檔案的利用中，既要確保信息資料真實(shí)無誤，又要及時更新，避免個人利益受影響；工作檔案也被稱為業(yè)務(wù)檔案，記錄了企事業(yè)單位的文件、工作過程和成果，對今后的工作具有重要指導(dǎo)意義，也是機(jī)構(gòu)發(fā)展、服務(wù)民生的重要依據(jù)。

2 未來電子檔案的發(fā)展方向分析

電子檔案是紙質(zhì)檔案在信息化社會的延伸，是與社會實(shí)現(xiàn)接軌、提高社會效率的重要舉措。我們既要看到電子檔案帶來的便利，也不能放棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，從當(dāng)前的檔案管理工作發(fā)展方向來看，電子檔案在未來會有以下幾個方面的新變化：

一是電子簽名將會廣泛應(yīng)用。電子簽名的相關(guān)法律法規(guī)已經(jīng)于2005年正式實(shí)施，但由于信息技術(shù)的普及力度不夠，電子簽名當(dāng)前的應(yīng)用范圍還不夠廣泛，目前主要在通信服務(wù)、金融服務(wù)和部分網(wǎng)絡(luò)服務(wù)活動中得以應(yīng)用。隨著電子簽名管理和服務(wù)的規(guī)范化，在檔案管理領(lǐng)域，電子簽名也會逐漸替代紙質(zhì)簽名，一系列的資料存檔、證明文件簽名，將會首選采用電子簽名，并在系統(tǒng)中進(jìn)行留存。當(dāng)然，做好檔案管理信息化水平的提升，提高加密水平和管理能力，才能最終實(shí)現(xiàn)這一功能。

二是云儲存將會逐漸替代紙質(zhì)檔案儲存。傳統(tǒng)檔案資料需要大面積的庫房存放，還需要進(jìn)行環(huán)境的維護(hù)，避免水火災(zāi)害的發(fā)生，加強(qiáng)防盜舉措，避免紙質(zhì)檔案資料因環(huán)境和外力受損，也要保護(hù)檔案資料的安全性。云儲存是利用服務(wù)器遠(yuǎn)程保管，檔案管理部門只能根據(jù)工作人員的權(quán)限，調(diào)用、查閱或修改檔案資料，有利于保護(hù)檔案安全性，也節(jié)省了儲存和管理成本。

三是信息化環(huán)境下應(yīng)用更廣泛更便捷。目前的檔案查詢還需要人工查找，但電子檔案在智能化系統(tǒng)中，根據(jù)關(guān)鍵詞和類別進(jìn)行查找，將更加方便。同時，資料的應(yīng)用過程中，可以為上級主管單位開放一定的權(quán)限，通過電腦就可以查證干部的檔案信息，提升了管理效率，同時也避免了檔案資料在轉(zhuǎn)移過程中的遺失、損傷和被篡改。

3 電子檔案未來面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素研究

一是電子檔案信息的傳輸風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案在整理和保管、利用過程中，都要通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸，盡管當(dāng)前企事業(yè)單位都有網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對舉措，但在管理人員的應(yīng)用中，往往不注意工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致資料傳輸時規(guī)避了內(nèi)網(wǎng)或安全網(wǎng)絡(luò)，甚至保密的秘鑰被黑客破解，造成數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

二是管理人員的互聯(lián)網(wǎng)意識弱，容易導(dǎo)致電子檔案的管理不到位。當(dāng)前我國基層單位的檔案管理人員，大多數(shù)沒有受過專業(yè)的信息化技能培訓(xùn)，人員結(jié)構(gòu)以45歲以上為主，缺少對互聯(lián)網(wǎng)安全性的認(rèn)識，也缺少互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)和創(chuàng)新意識，容易導(dǎo)致檔案的更新、維護(hù)和利用收影響，檔案資料的收集和利用效率降低，影響整體的檔案管理工作。

三是電子檔案的銜接容易出問題。在不同地域的電子檔案轉(zhuǎn)移時，由于所采納的信息系統(tǒng)不同，儲存方式和分類方式有區(qū)別，且受限于不同軟件服務(wù)商的技術(shù)壁壘，容易導(dǎo)致檔案資料的銜接出現(xiàn)問題，無法讀取數(shù)據(jù)或出現(xiàn)數(shù)據(jù)的遺漏現(xiàn)象，影響日常工作。