信息化時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思考

李 敏

（招遠(yuǎn)市交通運(yùn)輸服務(wù)中心，山東 招遠(yuǎn) 265400）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位屬于面向廣大人民群眾提供服務(wù)的公共事業(yè)單位，實(shí)際工作開展始終遵循“為人民服務(wù)”的基本原則。因此，通常機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作開展將對接大量的人和事，也將在整個(gè)過程當(dāng)中解決和處理大量問題，由此勢必產(chǎn)生更多的信息內(nèi)容。同時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職責(zé)也需要針對產(chǎn)生的一系列信息整理成檔，由此進(jìn)行有效的整合處理、科學(xué)記錄，并做好妥善管理工作[1]。因?yàn)?，一旦機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作檔案出現(xiàn)丟失及缺損，將直接給社會(huì)方面造成巨大的影響。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作非常重要，良好的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，能夠切實(shí)保障單位的有序、穩(wěn)步運(yùn)用。因此，這就需要采取科學(xué)合理化的方法手段來強(qiáng)化技術(shù)運(yùn)用，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新信息化的檔案管理模式，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理安全、賺錢，切實(shí)提升單位服務(wù)質(zhì)量及工作效率水平。

1 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢及作用

1.1 切實(shí)保障檔案管理工作的效率水平

檔案管理工作的開展，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，所需處理的檔案內(nèi)容非常繁雜，明顯檔案管理的對象無論是數(shù)量及規(guī)模等都非常龐大，在內(nèi)容范圍上直接涵蓋了機(jī)關(guān)單位的方方面面。因此，如此龐大的工作量運(yùn)行，如果缺乏信息化技術(shù)的支撐，則不論是檔案管理及保存，所需進(jìn)行的工作量都將變得異常龐大。為此，這就必須充分利用信息化技術(shù)設(shè)備的功能支撐，由此保障內(nèi)部檔案管理部門能夠更好、更穩(wěn)的開展檔案工作，這樣才能在切實(shí)提升檔案管理效率的同時(shí)，促使檔案管理及保存的工作質(zhì)量水平隨之攀升，最終實(shí)現(xiàn)良好的成本投入控制。

1.2 利于檔案保護(hù)及利用

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用之下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位開始全面推行無紙化辦公，在此基礎(chǔ)上以往采用的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓪?shí)現(xiàn)機(jī)讀效果的數(shù)字化檔案，并且由此和原始紙質(zhì)檔案組合形成完善的檔案數(shù)據(jù)庫。因此，以往單一的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展誒紙質(zhì)與數(shù)字檔案結(jié)合呈現(xiàn)的檔案管理形式。這種多形式結(jié)合的檔案管理，不但能夠增強(qiáng)檔案保護(hù)力度，同時(shí)能夠確保原始檔案的更好地利用[2]。

1.3 檔案信息資源實(shí)現(xiàn)高度共享

以往機(jī)關(guān)事業(yè)單位呈現(xiàn)的紙質(zhì)檔案幾乎都是由檔案管理人員手工操作處理，因而具備明顯的滯后性，且實(shí)際管理起來耗時(shí)耗力。再加上同步面臨時(shí)間、空間層面的直接限制，因此要想在特定情況下查詢檔案信息內(nèi)容，通常需要一定的人力、財(cái)力及物力的支撐，由此對檔案本身的價(jià)值及作用造成一定影響。而通過強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，則能夠促使檔案管理趨于系統(tǒng)化、規(guī)范化轉(zhuǎn)變，在需要查閱檔案時(shí)，檔案的信息化模式能夠促使查閱過程便捷化轉(zhuǎn)變，最主要的是能夠全面打破傳統(tǒng)檔案的限制，在上級乃至同級的業(yè)務(wù)部門內(nèi)可由此實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享效果。

2 信息化時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案信息匯總渠道單一

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想在此基礎(chǔ)上達(dá)成對檔案管理工作的信息化建設(shè)，就必須針對檔案信息實(shí)施全面、廣泛的信息材料整理收集，由此來取得更具價(jià)值的檔案信息內(nèi)容，從而給往后檔案管理工作的開展提供充分的信息內(nèi)容支撐。但是，結(jié)合當(dāng)前多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，盡管有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極主動(dòng)的開展了相應(yīng)的檔案管理信息化工作，但是針對檔案信息內(nèi)容的匯總收集不夠重視，其中大多數(shù)信息內(nèi)容的收集主要還是以紙質(zhì)檔案材料遞交為主。即便是已經(jīng)出現(xiàn)部分可通過二維碼掃描的電子檔案，但所用的信息內(nèi)容也不夠全面，難以給機(jī)關(guān)事業(yè)單位其他相關(guān)工作提供有力的幫助支持。因此，這明顯難以符合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的需求。再就是，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身在資金、技術(shù)層面投入不足，甚至部分單位存在硬件設(shè)施配套不到位的情況，這些都導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理工作難以取得預(yù)期的效果。

2.2 檔案信息內(nèi)容價(jià)值發(fā)揮受限

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展主要應(yīng)當(dāng)圍繞檔案內(nèi)容資料的運(yùn)用為主要目標(biāo)，因此就需要在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化檔案的收集、整理、歸類及存儲(chǔ)等管理流程，促使各項(xiàng)檔案材料、信息內(nèi)容等均能夠切實(shí)運(yùn)用到實(shí)際的工作當(dāng)中，從而有效地發(fā)揮出檔案本身所具備的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的核心發(fā)展目標(biāo)。然而，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，通常因?yàn)闄n案材料缺乏有效的準(zhǔn)確、真實(shí)及全面性，因此其存在的缺陷不足非常明顯，而單位內(nèi)各部門工作人員普遍缺乏檔案材料有效運(yùn)用的習(xí)慣[3]。所以，多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中，其很難促使檔案材料獲得更為有效的利用率，因此在檔案材料內(nèi)容信息本身價(jià)值發(fā)揮受限的背景下，單位檔案管理的有效性也隨之存在明顯的不足。

2.3 檔案信息內(nèi)容安全日漸突顯

當(dāng)今信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)的運(yùn)用給機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作帶來促進(jìn)新變革，但隨之而來的檔案信息安全隱患問題不容忽視。一旦沒有做好針對檔案管理工作的信息安全防護(hù)工作，將很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息內(nèi)容出現(xiàn)丟失、泄露的風(fēng)險(xiǎn)。再就是絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的檔案信息建設(shè)當(dāng)中，針對檔案信息的安全問題重視度明顯不足，在此基礎(chǔ)上實(shí)施的信息安全防護(hù)舉措也顯著偏少。因此，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞、面臨網(wǎng)絡(luò)病毒等問題，將由此致使一些涉密類檔案信息出現(xiàn)泄露及丟失，最終由此引發(fā)較為嚴(yán)重的后果。

3 信息化時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方向

3.1 檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)

在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案管理工作提出了更高的要求，尤其對檔案管理材料運(yùn)用的便捷性要求越來越明顯。因此，相應(yīng)的檔案管部門應(yīng)當(dāng)打破原有檔案管理工作的性質(zhì)，在此基礎(chǔ)上盡可能多的秉持服務(wù)工作理念來開展相應(yīng)的檔案管理工作。緊隨信息化的不斷深入，越來越檔案信息需求促使檔案管理的內(nèi)容種類隨之獲得不斷豐富，因而促使檔案管理工作不斷完善，相應(yīng)的全新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)隨之推出。在此背景下，就要求檔案管理部門相關(guān)工作人員必須不斷增強(qiáng)自身檔案管理服務(wù)方面的建設(shè)，由此才能符合新時(shí)代下不斷變化的檔案需求。

3.2 被動(dòng)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理

在以往的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中，所采取的紙質(zhì)檔案材料在內(nèi)容與形式上明顯更為枯燥。而信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理開始以電子化的形式呈現(xiàn)。然而，絕大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作，不論是信息化還是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，都處于一種被動(dòng)管理的狀態(tài)，因而導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)質(zhì)量難以獲得有效提升，也很難切實(shí)滿足多方面領(lǐng)域的需求。為此，這就必須積極轉(zhuǎn)變檔案管理的被動(dòng)狀態(tài)，要促使以往的被動(dòng)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理狀態(tài)。并且，相應(yīng)的檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)切實(shí)增強(qiáng)檔案服務(wù)水平，要保障檔案信息可隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，由此才能極大的展現(xiàn)出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化的便捷性。

4 信息時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1 高度重視檔案資源開發(fā)

結(jié)合信息化的檔案管理角度分析，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要求立足信息時(shí)代背景，切實(shí)做好檔案管理，就要求必須正視以檔案管理強(qiáng)化檔案資源應(yīng)用為主要核心的檔案工作目標(biāo)，并在此基礎(chǔ)上深入把控檔案管理工作需求，針對檔案信息積極實(shí)施針對性的開發(fā)舉措，不斷創(chuàng)新檔案資源收集渠道，從而切實(shí)保障檔案內(nèi)容的真實(shí)、全面及完整性，保障檔案內(nèi)容最終獲得良好的運(yùn)用。此外，在檔案材料內(nèi)容的采集上，還可在此基礎(chǔ)上不斷增強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)和單位內(nèi)其他信息管理系統(tǒng)的共享性。具體需要在此基礎(chǔ)上，促使機(jī)關(guān)單位各部門能夠借助信息系統(tǒng)平臺(tái)來面向檔案部門傳輸相應(yīng)的電子文檔，由此才能促使檔案管理工作人員可直接針對相應(yīng)檔案材料開展審核、整理類工作，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率水平大幅度攀升。

4.2 檔案材料應(yīng)用思路創(chuàng)新

為了能夠切實(shí)發(fā)揮出檔案材料本身所具備的價(jià)值，切實(shí)提升檔案管理工作的作用及效果，就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)針對檔案的具體運(yùn)用思路進(jìn)行創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，要在此基礎(chǔ)上大力引導(dǎo)各部門、各崗位人員在實(shí)際檔案管理當(dāng)中強(qiáng)化對檔案材料的運(yùn)用。比如單位內(nèi)預(yù)算部門工作開展當(dāng)中，就可在此基礎(chǔ)上促使財(cái)務(wù)人員強(qiáng)化對會(huì)計(jì)工作檔案的應(yīng)用效果，全面整合相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)報(bào)等材料，實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息內(nèi)容的有效統(tǒng)計(jì)分析，從而更好地把握機(jī)關(guān)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際情況。再就是需要嚴(yán)密結(jié)合預(yù)算編制工作來進(jìn)行，要在此基礎(chǔ)上促使各部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)等確定好工作目標(biāo)，最終保障工作開展執(zhí)行力的攀升。

4.3 做好檔案信息的安全管理

針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理所存在的信息安全問題，就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須強(qiáng)化對檔案內(nèi)容信息安全管理，具體可借助檔案工作制度創(chuàng)新、信息安全技術(shù)更新等舉措來切實(shí)提升檔案信息的安全性、保密性，從而有效避免檔案信息內(nèi)容的丟失及泄露。就以技術(shù)安全為例，可在此基礎(chǔ)上搭建專門的數(shù)據(jù)庫，以此來做好對檔案文件的整理和存儲(chǔ)，同時(shí)可在此基礎(chǔ)上依托云備份、遠(yuǎn)程鏡像技術(shù)等來備份好檔案文件材料，這樣能夠便于安全問題產(chǎn)生后的數(shù)據(jù)恢復(fù)。此外，還可依托數(shù)據(jù)加密技術(shù)，采用公私鑰相結(jié)合的形式來加密處理檔案文件，從而有效增強(qiáng)保密性，嚴(yán)控檔案泄露問題。

5 結(jié)語

綜上所述，信息化時(shí)代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作隨之不斷發(fā)展變革，但仍然有多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展難以符合時(shí)代發(fā)展需求。因此，就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在檔案工作思路上進(jìn)行創(chuàng)新，由檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)、被動(dòng)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，具體需要高度重視檔案資源開發(fā)、檔案材料應(yīng)用思路創(chuàng)新、做好檔案信息的安全管理等，由此才能切實(shí)提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量及效率水平。