新常態(tài)下規(guī)范化住院醫(yī)師培訓(xùn)檔案信息化管理研究

梁 潔 梁楚晗 覃天資 韋潔瑩

（右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，廣西 百色 533000）

要做好住培醫(yī)師培訓(xùn)過程的檔案信息化管理，需要提出相應(yīng)的意見來針對檔案管理人員意識改變、健全檔案管理制度以及加強住培檔案管理上的經(jīng)驗交流活動等方面展開綜合分析，從而做到在日常管理工作當(dāng)中進(jìn)一步的提升住培醫(yī)師培訓(xùn)過程的檔案信息化管理水平，不斷做好有關(guān)住培管理服務(wù)的工作，提升整體的人才培養(yǎng)層次水平。

1 住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案信息化管理的意義

對于住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案信息化管理，可以充分體現(xiàn)對于住培醫(yī)師的培訓(xùn)培養(yǎng)過程的內(nèi)容，在提供有力證據(jù)和核心反饋的前提下，提高住培工作的管理質(zhì)量與水平。在國家衛(wèi)健委和基地評審專家的指導(dǎo)下，我們需要以此來不斷加強團隊對住培醫(yī)師進(jìn)行規(guī)范管理的綜合水平[1]。在信息化新常態(tài)下，為了能夠促進(jìn)整體工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，我們需要對各個培訓(xùn)專業(yè)、管理部門和以及輪轉(zhuǎn)科室的專職與教職相關(guān)人員的各項基本素質(zhì)加強培養(yǎng)，不論是從責(zé)任心的角度出發(fā)，還是在工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力以及管理方式等方面的問題，都需要做到兼顧。

檔案信息化管理能夠便于相關(guān)職能部門對于住培醫(yī)師的整體表現(xiàn)引起充分的重視，對于目前的管理現(xiàn)狀以及當(dāng)中所存在的問題去發(fā)現(xiàn)更為有效的干預(yù)措施，在科學(xué)規(guī)范化管理的道路上走的更加長遠(yuǎn)。為了充分提升檔案工作的整體水平，一定要積極地擴大培訓(xùn)檔案在具體工作當(dāng)中的影響，進(jìn)一步的規(guī)范整體管理，將住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案信息化管理的內(nèi)容做好細(xì)化，進(jìn)一步促進(jìn)培訓(xùn)質(zhì)量的持續(xù)提升。

2 住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案信息化管理存在的問題

2.1 紙質(zhì)存檔的缺陷

由于住培醫(yī)師的人數(shù)不斷地增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能夠完全滿足當(dāng)前的發(fā)展需要，單純地依靠人工方式，在效率和效果上都難以達(dá)到理想的狀態(tài)，而且紙質(zhì)檔案在存儲上本身也對空間有著更多的要求，占用到了醫(yī)院內(nèi)部的空間環(huán)境，在新常態(tài)下要想真正做到對傳統(tǒng)管理模式的規(guī)范化，盡可能實現(xiàn)信息檔案管理精細(xì)化與規(guī)范化，才能夠?qū)崿F(xiàn)管理方式的創(chuàng)新，有效提升檔案的利用率。全國范圍內(nèi)真正開始全面啟動住培醫(yī)師培訓(xùn)工作，是在2015年，到目前為止，全國大部分地區(qū)的地方各級醫(yī)院都已經(jīng)開始確保了規(guī)范化培訓(xùn)工作的穩(wěn)步推進(jìn)。在對住培工作進(jìn)行試點的過程中，也暴露了許多問題。

例如，整體進(jìn)展緩慢，在各項工作推展的過程中會遇到諸多的問題，尤其是針對住培醫(yī)師的培訓(xùn)檔案，因為沒有明確的檔案管理制度來進(jìn)行約束，并不能夠針對去歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容做好相應(yīng)的規(guī)定，再加上經(jīng)驗不足，管理層關(guān)于檔案管理的意識沒有完整建立起來[2]。這也就導(dǎo)致被留存下來的培訓(xùn)檔案存在參差混亂且內(nèi)容良莠不齊的情況，如果是單純的通過培訓(xùn)檔案來進(jìn)行檢查，是沒有辦法全面地了解到住培工作的開展情況的，也很難去檢驗住培醫(yī)師的輪轉(zhuǎn)過程真實情況。

2.2 缺乏制度的管理

對于大部分的醫(yī)院來說，不論是基地負(fù)責(zé)人，還是分管住培工作的領(lǐng)導(dǎo)，亦或是住培管理部門的負(fù)責(zé)人，都需要重視起有關(guān)制度內(nèi)容的落實，在管理工作上，如果從下到上都無法引起充分的重視，就會對住培管理工作造成很大的影響，很多工作人員都對住培管理工作沒有引起充分的重視?，F(xiàn)在有個普遍的意識，就在于人員認(rèn)為培訓(xùn)基地的人主要就集中于有關(guān)基地管理和對于住院醫(yī)師的培訓(xùn)管理質(zhì)量是更為重要的，而培訓(xùn)材料則可以等到住培基地復(fù)審檢查時再布置相關(guān)的人員對培訓(xùn)資料進(jìn)行補齊，確保能夠按時按量做好相關(guān)的歸檔工作，住培管理過程中按照這樣的管理流程，往往就會導(dǎo)致材料分散，且容易丟失重要資料。

2.3 管理層缺乏重視

由于大部分的住培檔案管理人員本身就是臨床一線的醫(yī)務(wù)人員，雖然具備專業(yè)的知識水平，但是基本上都沒有受過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，因為在對住培過程檔案歸檔時難以把握側(cè)重點。而檔案管理本身需要長期的人員來進(jìn)行相關(guān)工作，很多醫(yī)院的住培工作管理人員都是一兩年輪換一次，有的人員剛剛熟悉管理工作，又要更換到其他崗位，這就造成檔案管理不斷地經(jīng)歷從陌生到熟悉，再到陌生的狀態(tài)。像這樣的情況一直不斷地出現(xiàn)，很多人都沒有辦法適應(yīng)這樣的工作狀態(tài)，因為檔案管理人員頻繁更換，也使得檔案的整體歸檔工作難以得到充分的落實，相關(guān)人員的責(zé)任意識也會更加的缺乏。住培醫(yī)師培訓(xùn)過程的檔案，沒有進(jìn)行專人管理，其真實性和完整性都不能得到充分的保證。當(dāng)然，住培管理人員也會將住培過程的檔案和臨床科室的工作材料歸置，但還是容易出現(xiàn)丟失、遺漏的情況，這就對住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案過程內(nèi)容的管理規(guī)范化帶來了較大的困境。

2.4 在開發(fā)力度上的薄弱

對于檔案管理工作的應(yīng)用，其目的和意義就主要在于將檔案開發(fā)做好應(yīng)用，確保住培過程當(dāng)中所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容能夠服務(wù)于今后的住培醫(yī)師培訓(xùn)管理工作，進(jìn)一步提升醫(yī)院自身的管理水平。但是，就目前而言，大部分的醫(yī)護人員只是將注意力集中于有關(guān)住培教學(xué)活動的開展和管理方面的內(nèi)容，對于過程檔案的管理效用沒有引起充分的重視，也浪費了檔案管理的價值，從而無法有效實現(xiàn)住培醫(yī)師的培訓(xùn)檔案信息共享和利用。

3 提高住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案信息化管理水平的對策

3.1 對服務(wù)方向的明確

檔案管理工作本身服務(wù)于住培管理工作，服務(wù)性基本上都集中體現(xiàn)在檔案的提供利用功能上，我們需要以服務(wù)培訓(xùn)基地的住培管理質(zhì)量為基本中心，進(jìn)一步的提升住培人才的培養(yǎng)質(zhì)量，為培訓(xùn)基地展開服務(wù)的過程中，注重檔案管理的全面性，積極的搜集相關(guān)的資料，確保住培醫(yī)師的服務(wù)以及兄弟單位的借鑒服務(wù)與社會服務(wù)等能夠得到充分的完善，對整體的服務(wù)利用功效進(jìn)行提升。對于培訓(xùn)基地、管理部門以及教學(xué)管理人員的要求也有所提升，為了能夠充分的感受培訓(xùn)檔案管理工作的重要，要解放思想，對培訓(xùn)檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定和研究，并且充分解決檔案管理當(dāng)中所出現(xiàn)的問題，在加強責(zé)任制的基礎(chǔ)上，做到職責(zé)消除，進(jìn)一步的發(fā)展提升檔案服務(wù)的利用價值，真正地做好有關(guān)住培醫(yī)師培訓(xùn)輪轉(zhuǎn)當(dāng)中檔案收集、整理以及歸檔工作，確保檔案利用功能的完整實現(xiàn)。

3.2 規(guī)范制度管理

很多地區(qū)的住培工作起步都較晚，在檔案管理方面，培訓(xùn)基地對于住培醫(yī)師的培訓(xùn)管理工作進(jìn)行信息化的規(guī)矩是具有一定難度的，但這也就證明了有關(guān)住培醫(yī)師的培訓(xùn)檔案相應(yīng)管理人員是需要進(jìn)行相互之間的聯(lián)系和交流，才能夠進(jìn)一步的增強當(dāng)前的工作效率的。在檔案制度方法及手段等方面做好促進(jìn)與改善，才能夠進(jìn)一步的加強醫(yī)院培訓(xùn)基地相互之間的交流學(xué)習(xí)，通過針對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)進(jìn)行提升，來確保工作的完善性。

3.3 注重檔案資料同步性

由于住培醫(yī)師培訓(xùn)檔案的管理內(nèi)容比較復(fù)雜多變，且經(jīng)手人員較多，對于助培培訓(xùn)基地來說應(yīng)當(dāng)堅持保證答案收集的全面準(zhǔn)確以及細(xì)致做好有關(guān)住培過程檔案的管理工作，在工作開展的過程中，培訓(xùn)基地需要按照建檔的原則，加上日常工作中所收集的內(nèi)容進(jìn)行整合，無論是定期收集還是日常平時的零散收集又或者是集中收集，都是需要進(jìn)行有效建檔的，從培訓(xùn)考核教學(xué)活動等方面入手，將歸檔材料與培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行同步化階段性的檢查督導(dǎo)材料，并且從培訓(xùn)基地的住培管理文件開始，要求二者之間實現(xiàn)同行，尤其是在醫(yī)院層面的培訓(xùn)管理工作材料，更是應(yīng)當(dāng)符合當(dāng)?shù)刈∨嗷氐膹?fù)診檢查標(biāo)準(zhǔn)，加強信息化管理，確保每一項檔案都做到了有效收集歸檔，進(jìn)一步的保證檔案的及時性、真實性、完整性和準(zhǔn)確性。

3.4 做到合理利用

培訓(xùn)基地需要在收集整理住培醫(yī)師培訓(xùn)過程中的實際檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行各項培訓(xùn)檔案的分類與整理，對住培醫(yī)師培訓(xùn)管理工作提供良好的檢索與支撐，運用檔案的實效來規(guī)范當(dāng)前的管理工作。在信息化管理的加持下，可以實現(xiàn)迅速的檢索查詢，找到對應(yīng)的住培醫(yī)師，并且及時做到鑒定和反饋。在十三五規(guī)劃的指導(dǎo)下，全國各級檔案機構(gòu)已經(jīng)將檔案信息化工程提上日程，全國各地招錄的住培醫(yī)師也在逐年增加。針對住培過程檔案的特殊性，也要提出最佳的配置要求，使得檔案工作可以做到有章可循，促進(jìn)住培過程檔案的管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，更好地保證住培醫(yī)師培訓(xùn)管理工作服務(wù)可以發(fā)揮其應(yīng)有的實效，也只有這樣才能夠發(fā)揮流程的作用，有效地保證檔案管理的整體效果得以發(fā)揮。由于住培過程當(dāng)中檔案種類繁多，數(shù)量較大，所以在收集整理歸檔方面的工作難度也會存在一定的問題。在住培主管部門和培訓(xùn)基地沒有根據(jù)實際工作來規(guī)定規(guī)范的情況下是很難實現(xiàn)整體歸檔的有序性的，所以為了避免混亂，就必須對此引起重視 加強檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)束語

在研究過程中，我們要始終堅持培訓(xùn)檔案信息化管理的目標(biāo)，有效改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而充分提升培訓(xùn)檔案的利用率，在過程中不斷實現(xiàn)住培醫(yī)師之間檔案共享的完善性，有效發(fā)展醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理的內(nèi)容，由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化精細(xì)化的方向。進(jìn)一步加強對檔案人員隊伍的建設(shè)，要做到和現(xiàn)今的時代發(fā)展相契合，保證與時俱進(jìn)，具備檔案信息化管理的概念，不要再局限于原來的傳統(tǒng)檔案管理思想。從而在加強制度和體系的管理基礎(chǔ)上，加大資金的投入，進(jìn)一步的確保培訓(xùn)檔案的信息化管理，能夠在硬件建設(shè)以及軟件開發(fā)兩個方面雙管齊下，確保培訓(xùn)住培醫(yī)師檔案信息化管理工作的有效順利開展。