基于云計(jì)算的檔案信息化管理應(yīng)用分析

王秀東

（灤平縣婦幼保健院，河北 承德 068250）

云計(jì)算的概念最早由谷歌提出，主要是指借助因特網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，為用戶提供共享化資源，并且這種服務(wù)是動(dòng)態(tài)存在的。對(duì)于檔案管理來說，其工作的枯燥性與繁雜性恰恰需要高效的云計(jì)算信息管理。因此，有必要分析基于云計(jì)算檔案信息化管理的困境，并提出優(yōu)化措施，這對(duì)于基于云計(jì)算的檔案管理具有很高的應(yīng)用價(jià)值。

1 基于云計(jì)算的檔案信息化管理的困境

1.1 信息檢索機(jī)制不一

在目前檔案信息化管理的過程中，存在信息資源無法充分共享的問題，并且由于檔案信息的龐雜性，數(shù)據(jù)較為分散，致使信息檢索機(jī)制并不能形成一套完整的體系。一方面，檔案信息的來源復(fù)雜，每種檔案都擁有不同的收集方式，使得檔案資源以及信息管理的難度增大。另一方面，在檔案信息管理的過程中，缺乏對(duì)信息檢索機(jī)制的充分運(yùn)用，沒有充分發(fā)揮出云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢(shì)[1]。

1.2 檔案共享資源難度大

要想使得云計(jì)算技術(shù)能夠在檔案管理中得到高效的運(yùn)用，首要問題就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，但目前存在檔案共享資源難度大的問題。一方面，由于檔案信息化管理的體系尚未成熟，主要是云平臺(tái)方面的管理體系和系統(tǒng)尚未完善。另一方面，受制于傳統(tǒng)理念的限制，許多檔案管理部門并沒有將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳到互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，使得各方資源并沒有實(shí)現(xiàn)一體化的整合，檔案共享資源的難度較大。

1.3 隱私保護(hù)難度大

基于云計(jì)算的檔案信息化管理無法忽視的一個(gè)問題就是各部門和用戶的隱私安全問題。云計(jì)算通過集群應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)文件共享等功能，將不同部門的各種不同類型的檔案通過云計(jì)算的方式集合起來協(xié)同合作，共同對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問的一種方式，而這個(gè)網(wǎng)絡(luò)是生存在防火墻之外的一種存儲(chǔ)軟件，會(huì)不可避免的產(chǎn)生隱私問題。此外，云計(jì)算是以分布式網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的，每個(gè)用戶都是網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，每個(gè)檔案管理部門也是網(wǎng)絡(luò)上的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，如果沒有安全保護(hù)，很容易使得檔案系統(tǒng)遭受企業(yè)木馬系統(tǒng)的侵襲，不經(jīng)檔案管理部門的同意，隨意調(diào)取檔案。

2 基于云計(jì)算的檔案信息化管理的舉措

2.1 統(tǒng)一信息檢索機(jī)制

要想解決檔案信息化管理中信息檢索機(jī)制不一的問題，應(yīng)該進(jìn)行云模式下的資源重組，對(duì)分散的資源進(jìn)行整合，更好地滿足檔案管理部門的需求。首先，應(yīng)該構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)平臺(tái)，不斷對(duì)應(yīng)用接口進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)在構(gòu)建一體化平臺(tái)的過程中還應(yīng)結(jié)合不同檔案管理部門的類型，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，從而構(gòu)建更加科學(xué)有效的相關(guān)機(jī)制，進(jìn)而利用云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的調(diào)整，最終實(shí)現(xiàn)用戶和檔案部門都能通過云客戶端就能精準(zhǔn)的找到自身所需的檔案資料信息。其次，應(yīng)注重云計(jì)算檔案管理的服務(wù)功能，樹立服務(wù)意識(shí)，構(gòu)建完備的檔案管理體系，結(jié)合用戶的多元化需要，突破原有的陳舊的檔案管理理念，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的規(guī)范化操作。最后，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)對(duì)不同類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納，促成檔案信息資料的集中性管理，豐富云存儲(chǔ)服務(wù)器中的資源，從而節(jié)省人力與物力資源，提升檔案管理與用戶查詢的效率。此外，還可以促進(jìn)檔案信息的檢索界面與存儲(chǔ)庫之間的有機(jī)聯(lián)合，進(jìn)行更加豐富云計(jì)算存儲(chǔ)庫中的資源，能夠大大縮短用戶和相關(guān)單位檢索文件的時(shí)間。

2.2 建立數(shù)字化檔案進(jìn)行資源整合

在傳統(tǒng)的檔案管理中，使用的是紙質(zhì)材料，不僅不利于保存，并且查詢相關(guān)資料也比較困難。針對(duì)這種情況，利用云計(jì)算技術(shù)建立數(shù)字化檔案進(jìn)行資源整合，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的云管理。一方面，利用云計(jì)算存儲(chǔ)的方式可以將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，放入云存儲(chǔ)中進(jìn)行保存。另一方面，相關(guān)檔案管理部門在將電子版的檔案資料進(jìn)行電子整合存儲(chǔ)之后，一級(jí)單位就能對(duì)其進(jìn)行直接的檢索，更好地實(shí)現(xiàn)一體化數(shù)據(jù)管理目標(biāo)。另一方面，基于云計(jì)算的檔案管理最主要的目的就是實(shí)現(xiàn)資源的共享，因此應(yīng)該對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一部署，最大化地發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，利用云計(jì)算管理系統(tǒng)將各種設(shè)備高度整合，并為其提供檢索系統(tǒng)，對(duì)龐大的資料數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管控。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案信息量也在不斷地增加，對(duì)資源的存儲(chǔ)也提出了更高的要求，而云計(jì)算存儲(chǔ)方式能夠很好地滿足新時(shí)代下檔案的存儲(chǔ)要求，有利于檔案資料的保存與查找。因而，利用云計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案管理有利于保證檔案資源的再分配，也有益于增強(qiáng)檔案管理部門的管理水準(zhǔn)，不斷完備檔案管理部門的服務(wù)功能。為不同類型的檔案進(jìn)行標(biāo)記，使用戶可以在使用權(quán)限內(nèi)獲得全方位的云服務(wù)，基于云計(jì)算能夠有效達(dá)到檔案管理的預(yù)期目標(biāo)，將板塊分割的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一 管理[2]。

2.3 增強(qiáng)檔案信息化管理安全性

針對(duì)云計(jì)算檔案管理中存在的隱私安全問題，應(yīng)不斷增強(qiáng)云計(jì)算存儲(chǔ)的安全性，相關(guān)部門應(yīng)該高度重視對(duì)檔案資料乃至用戶隱私信息的保護(hù)。一方面，從技術(shù)方面來看，相關(guān)檔案管理部門在應(yīng)用云計(jì)算時(shí)應(yīng)該引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的加密，并且設(shè)置相應(yīng)的訪問機(jī)制，實(shí)名制認(rèn)證訪問的用戶，從而能夠提高檔案查找的準(zhǔn)入門檻，限制檔案查找的用戶流量，同時(shí)也進(jìn)一步避免不法之徒利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行盜取，損害檔案部門的利益。另一方面，在思想意識(shí)方面，應(yīng)從理念源頭提升對(duì)隱私安全保護(hù)的意識(shí)，避免陷入對(duì)云計(jì)算技術(shù)的盲目崇拜中，應(yīng)該理性認(rèn)識(shí)技術(shù)對(duì)檔案管理的影響。此外，相關(guān)法律也要緊跟時(shí)代發(fā)展的需求出臺(tái)更多有關(guān)保護(hù)隱私的法律發(fā)揮，如今年生效的《民法典》，其中對(duì)于用戶隱私安全保護(hù)的問題就多次提及，為檔案信息化管理扎起法律的笆籬，有利于提高相關(guān)部門云計(jì)算檔案管理的安全性。

3 結(jié)論

綜上所述，云計(jì)算技術(shù)由于自身擁有海量的存儲(chǔ)性能與高效的信息共享機(jī)制，在檔案信息化管理方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。在日后的應(yīng)用中應(yīng)不斷優(yōu)化云計(jì)算存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息管理的不足，進(jìn)而充分發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)在檔案管理方面所具有的優(yōu)勢(shì)，為檔案管理部門提高工作效率，更好地為人民服務(wù)奠定基礎(chǔ)。