檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略

鐘海莉

（山東蘭陵縣檔案館，山東 臨沂 277700）

現(xiàn)階段中國(guó)檔案工作正處于數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，自2002年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，隨后又發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，提出了“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享”的總體目標(biāo)；印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的具體內(nèi)容；提出要“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”，同時(shí)還陸續(xù)制定了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為數(shù)字檔案館（室）規(guī)范建設(shè)提供了保障。2020年6月新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，增加了“檔案信息化建設(shè)”專(zhuān)章，指出各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全并積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

在過(guò)去的檔案管理中，部分輔助性工作主要借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施的，因此信息檢閱速度比較慢，檢索效率比較低，在IT的全面輔助下，檔案工作實(shí)現(xiàn)了信息共享和數(shù)字化，同時(shí)可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，節(jié)約了資源，利用Digital Camera展開(kāi)拍攝，并利用激光3D立體實(shí)施掃描，不僅對(duì)檔案信息安全起到了保障作用，還促進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)路徑

1）配置專(zhuān)業(yè)設(shè)備，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善的基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化工作開(kāi)展的硬核條件，若基礎(chǔ)設(shè)施條件不完善，就會(huì)難以展開(kāi)檔案管理信息化建設(shè)工作。各單位應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化建設(shè)要求，建設(shè)或配備能夠滿(mǎn)足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備?？蓮囊韵氯齻€(gè)方面來(lái)完善基礎(chǔ)設(shè)施：首先包括服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施，信息化工作質(zhì)量與硬件的好壞有著密不可分的關(guān)系；其次，計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以錄入、整理檔案管理資料及數(shù)據(jù)，通過(guò)全文識(shí)別將數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)化，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能連接各個(gè)部門(mén)，提高工作效率；最后是安保系統(tǒng)，提高檔案信息的保密性。做好檔案資料的管理工作，避免出現(xiàn)檔案缺失問(wèn)題，及時(shí)備份檔案資料與數(shù)據(jù)。

2）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全管理機(jī)制。要想做好檔案數(shù)字化管理工作，必須加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全管理機(jī)制。建立完善的檔案數(shù)字化規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化建設(shè)中的各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)施檔案數(shù)字化管理不可缺少的一項(xiàng)內(nèi)容。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，建立有效的規(guī)章制度，防止因人為因素等多方面的原因，致使檔案出現(xiàn)不應(yīng)有的損失。保證制度實(shí)施的關(guān)鍵就是機(jī)制的科學(xué)性，這就需要在考核內(nèi)容中納入崗位職責(zé)、權(quán)利以及義務(wù)匯總，對(duì)檔案工作人員的積極性與主動(dòng)性進(jìn)行充分調(diào)動(dòng)，從而推動(dòng)檔案工作的順利開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展更加的規(guī)范性。

3）創(chuàng)新管理形式，引入檔案管理信息系統(tǒng)。在數(shù)字化時(shí)代，我國(guó)的檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不僅要有意識(shí)上的創(chuàng)新，還要有形式上的創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛。引入檔案管理信息系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行批量導(dǎo)入，圖像文字OCR識(shí)別，并按照單位的檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，依據(jù)編號(hào)規(guī)則將歸檔的檔案自動(dòng)生產(chǎn)編號(hào)，并自定義檔案標(biāo)簽組，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，以提升檢索效率；在檔案信息系統(tǒng)中增加自定義檔案屬性欄，主要用于對(duì)一些檔案進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明，使用者還可以根據(jù)屬性來(lái)搜索所需要的檔案，更加方便快捷。在檔案系統(tǒng)中包含檔案狀態(tài)管理模塊，主要是檔案的編寫(xiě)、待審、發(fā)布、存檔等四種狀態(tài)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤，使管理人員能隨時(shí)掌握檔案的狀態(tài)，還可以設(shè)置受控文件夾，需要查閱檔案的人員只能選擇發(fā)布狀態(tài)下的檔案信息。通過(guò)建立檔案信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中統(tǒng)一管理，增強(qiáng)檔案管理的安全性。此外，還可以將檔案外包給專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化處理團(tuán)隊(duì)，由專(zhuān)業(yè)的機(jī)構(gòu)將紙質(zhì)檔案掃描處理，再進(jìn)行電子版著錄，在需要了解相關(guān)檔案信息時(shí)，只需要通過(guò)搜索框檢索目錄，就可以了解詳細(xì)內(nèi)容，能夠有效提升檔案管理效率。

2 檔案管理的安全保密策略

1）提高隊(duì)伍建設(shè)，建立及完善監(jiān)督制度。建立及完善監(jiān)督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運(yùn)行。因此，各檔案保管機(jī)構(gòu)需要制定嚴(yán)格的、規(guī)范的檔案管理制度。建立檔案工作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)（兼）職檔案工作人員，在做好檔案安全保管九防措施之外，還應(yīng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀態(tài)進(jìn)行檢查，涉及檔案儲(chǔ)存信息的計(jì)算機(jī)需要采取加密措施。利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果等技術(shù)性文件材料，必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁提供利用。

2）認(rèn)真劃分控制，做好檔案開(kāi)放工作。對(duì)于擬開(kāi)放檔案，在對(duì)檔案開(kāi)放進(jìn)行明確前，需要單位成立檔案開(kāi)放審核小組，認(rèn)真、詳細(xì)審查，審慎劃分控制要開(kāi)放的檔案，保障要開(kāi)放的檔案不會(huì)影響到國(guó)家、社會(huì)，同時(shí)嚴(yán)格控制其開(kāi)放范圍。除此之外，相關(guān)管理人員還應(yīng)切實(shí)做好檔案的密集變更和解除工作，嚴(yán)格按照檔案密級(jí)管理規(guī)定，對(duì)其管理方案進(jìn)行切實(shí)落實(shí)執(zhí)行，確保在有效范圍內(nèi)盡可能地開(kāi)發(fā)與利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化利用。

3）正確利用檔案，杜絕泄密風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)常會(huì)在檔案利用期間出現(xiàn)，所以有必要科學(xué)、高效地實(shí)施檔案利用期間的監(jiān)督工作，以保障檔案的保密性。嚴(yán)格監(jiān)督檔案的利用過(guò)程，不但對(duì)探尋檔案利用期間的部分不良現(xiàn)象有著很好地幫助，還能有效提升檔案的安全性與完善性。一是建立完善的查（借）閱利用制度。針對(duì)不同的保密級(jí)別，明確不同層面、不同范圍的查閱、借閱、抄寫(xiě)、復(fù)制范圍。了解檔案利用目的，為保障檔案利用的安全性，需要了解檔案利用目的，準(zhǔn)確掌握檔案利用人員的心理，進(jìn)而有針對(duì)性的重點(diǎn)監(jiān)護(hù)檔案。同時(shí)強(qiáng)化審批各種文件如加密等文件，杜絕對(duì)國(guó)家規(guī)定的絕密文件不同程度的泄露現(xiàn)象。二是安裝場(chǎng)所監(jiān)控設(shè)備。為有效防止偷取信息及檔案資料等行為的發(fā)生，可有效利用相關(guān)監(jiān)控設(shè)備如360°旋轉(zhuǎn)高清攝像頭、攝像監(jiān)視器等實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案室。在工作開(kāi)展期間，一切依據(jù)規(guī)定辦事，保障檔案保密工作有法可依、有章可循，與此同時(shí)在實(shí)踐過(guò)程中進(jìn)行不斷探索、不斷完善。

4）加強(qiáng)防范措施，確保檔案移動(dòng)安全。一般情況下，在檔案資料所處的位置不發(fā)生變動(dòng)的前提下，相關(guān)管理工作的開(kāi)展是較為平穩(wěn)的，對(duì)檔案的管理工作也能持續(xù)、穩(wěn)定的進(jìn)行。不過(guò)，在現(xiàn)實(shí)生活中，尤其是近幾年隨著檔案基礎(chǔ)建設(shè)的不斷開(kāi)展，新建了很多新檔案館（室），建成后的搬遷，會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)移。要想對(duì)檔案資料進(jìn)行安全轉(zhuǎn)移，管理人員應(yīng)提高警惕，增強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全保護(hù)意識(shí)，采取嚴(yán)格的檔案安全轉(zhuǎn)移防范措施，確保檔案資料在轉(zhuǎn)移過(guò)程中的安全。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案是國(guó)家寶貴的資源，檔案管理者需認(rèn)真做好本職工作，切實(shí)執(zhí)行檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密控制策略，以便進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，同時(shí)保障檔案信息安全。