計(jì)算機(jī)在科技檔案管理中的作用研究

竹 丹

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局成都水文地質(zhì)工程地質(zhì)中心，四川 成都 610081）

1 科技檔案的特點(diǎn)

1）科技性，科技檔案的最根本屬性和特征是其科技性。科技檔案中記載著大量科技知識(shí)，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性論證、試驗(yàn)原始記錄、成果報(bào)告和鑒定等，具有較強(qiáng)的科技性。

2）成套性，科技活動(dòng)通常以工程項(xiàng)目的形式展開，如工程項(xiàng)目包括方案設(shè)計(jì)、可行性論證、初步設(shè)計(jì)、修正及施工等環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)既相互聯(lián)系又相對(duì)獨(dú)立。而在每個(gè)環(huán)節(jié)履行過程中形成的文件資料會(huì)陸續(xù)轉(zhuǎn)化為科技檔案。科技檔案的收集整理是圍繞一定順序和規(guī)律進(jìn)行立卷歸檔的，具有成套性特點(diǎn)。

3）復(fù)用性，所謂復(fù)用性，是指科技檔案可大量反復(fù)使用。如國(guó)家有關(guān)部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)、技術(shù)規(guī)范，地形地貌勘探、水文地質(zhì)資料等，可將其直接應(yīng)用到新的科研項(xiàng)目中，或者復(fù)制多份具有現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值的科技檔案，滿足科研活動(dòng)實(shí)際需要。

4）實(shí)用性，所謂實(shí)用性，是指科技檔案具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。大多數(shù)科技檔案真實(shí)反映了科研活動(dòng)的客觀情況，具有現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。就科技檔案來說，既要能如實(shí)記錄科研活動(dòng)，也要能夠反映科研活動(dòng)現(xiàn)狀，若其與現(xiàn)實(shí)有誤差，則需要進(jìn)一步補(bǔ)充、修改和完善。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用意義

2.1 保障了檔案資料的完整性、安全性和高效性

一直以來，人們對(duì)檔案的管理都是采取紙質(zhì)的方式來保存檔案資料，這種管理方式已經(jīng)無法滿足不同領(lǐng)域的工作要求，究其原因在于傳統(tǒng)的人工管理檔案方式需要投入大量的精力和時(shí)間來對(duì)海量的檔案進(jìn)行整理與保管，而紙質(zhì)類的檔案不僅不易保存，而且容易發(fā)生損壞，進(jìn)而造成檔案信息的不完整，這無疑會(huì)影響到檔案資源的利用，而且相關(guān)人員在調(diào)取檔案過程中也存在較大難度，從海量的檔案中找到所需的檔案資料要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理則可有效彌補(bǔ)通過人工來進(jìn)行檔案管理的不足，這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)能力與處理能力，人們只需在計(jì)算機(jī)中輸入檔案信息，計(jì)算機(jī)便可自動(dòng)對(duì)這些檔案進(jìn)行分類整理，從而提高檔案管理效率，并且當(dāng)人們需要調(diào)取某個(gè)檔案資料時(shí)，只需在計(jì)算機(jī)中輸入要查找的檔案信息，計(jì)算機(jī)便可快速將該檔案的存儲(chǔ)位置、檔案整理時(shí)間及檔案內(nèi)容等信息呈現(xiàn)給工作人員，以便于工作人員進(jìn)行快速調(diào)取，而且計(jì)算機(jī)還能對(duì)檔案資料進(jìn)行電子化備份，這使得檔案的存儲(chǔ)變得非常容易且不易發(fā)生損壞，從而極大保障了檔案資料的完整性、安全性和高效性。

2.2 提高了檔案信息的利用效率

采取紙質(zhì)文件的方式來進(jìn)行檔案管理是有很多缺點(diǎn)的，這是因?yàn)榧堎|(zhì)文件類的檔案資料不容易長(zhǎng)期保存，而且經(jīng)常翻閱紙質(zhì)類的檔案資料還容易造成檔案損壞，更為重要的是，紙質(zhì)類的檔案資料難以進(jìn)行遠(yuǎn)程化共享，這無疑會(huì)在很大程度上影響到紙質(zhì)類檔案的利用價(jià)值。而對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)來說，則可完全解決檔案資料的遠(yuǎn)程化共享問題，人們可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案資料內(nèi)容上傳至計(jì)算機(jī)，然后通過網(wǎng)絡(luò)將這些內(nèi)容傳輸給其他地區(qū)的計(jì)算機(jī)中，從而使人們能夠利用計(jì)算機(jī)在不同地區(qū)實(shí)時(shí)、快速地查看檔案資料內(nèi)容，進(jìn)而更加方便地進(jìn)行交流，同時(shí)檔案資料的利用效率也得到了極大提升。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，還可對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理與長(zhǎng)期的保存，這也同樣能夠大幅提升檔案管理工作質(zhì)量，在實(shí)現(xiàn)成本節(jié)約的同時(shí)，也提高了企業(yè)、組織和單位的競(jìng)爭(zhēng)能力。

3 科技檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的注意事項(xiàng)

3.1 強(qiáng)化技術(shù)防范措施

1）檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取加密技術(shù)作為確保檔案信息資源安全性的有效方式。所謂的加密技術(shù)，乃是指依托特定算法的方式對(duì)源文件進(jìn)行加密處理，進(jìn)而讓原文件成為不可直接讀取的代碼。當(dāng)使用者訪問這些經(jīng)過加密處理的文件時(shí)，必須輸入正確的密鑰，如此便確保了數(shù)字化檔案信息資源的安全。

2）檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取權(quán)限控制的方式提升檔案信息資源的安全性。此種方式乃是指檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)定檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限，如若使用者沒有訪問權(quán)限，則其無法正常訪問。如此一來，將最大程度地避免無關(guān)ID進(jìn)入系統(tǒng)。此外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)設(shè)定訪問者的訪問權(quán)限等級(jí)，如此能夠做到對(duì)密級(jí)程度不同的檔案信息資源的充分保護(hù)。

3）檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取安全監(jiān)控技術(shù)。此種技術(shù)即防火墻技術(shù)，依托對(duì)此種技術(shù)的應(yīng)用，將避免產(chǎn)生對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的非法訪問，同時(shí)亦能夠避免機(jī)密數(shù)字化檔案資源從系統(tǒng)中輸出。

3.2 培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

通過培養(yǎng)具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，滿足信息化時(shí)代的發(fā)展要求，形成新的檔案管理的人力資源格局。檔案管理部門要吸收信息技術(shù)型人才的加入，調(diào)整人才招聘策略，鼓勵(lì)高素質(zhì)的創(chuàng)新人才，積極參與信息化時(shí)代下，檔案管理的創(chuàng)新工作中，利用人才的高素質(zhì)信息素養(yǎng)，對(duì)大數(shù)據(jù)的了解，在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理水平。檔案管理部門要加強(qiáng)內(nèi)部的學(xué)習(xí)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，使內(nèi)部工作人員深入了解大數(shù)據(jù)，明確大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理的影響和作用。定期組織員工培訓(xùn)，進(jìn)行專業(yè)理論的學(xué)習(xí)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員的創(chuàng)新精神，使工作人員積極融入到檔案管理的大數(shù)據(jù)應(yīng)用中。檔案部門要營(yíng)造良好的信息化環(huán)境，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善硬件和軟件設(shè)施，提高檔案管理的信息化程度。工作人員要做好基礎(chǔ)工作，提高自身的信息技術(shù)技能，避免局部滲透，要全面利用信息技術(shù)，做好檔案管理的工作。營(yíng)造信息技術(shù)學(xué)習(xí)型環(huán)境，提高老齡工作人員的信息技術(shù)能力，使大數(shù)據(jù)的作用得到充分發(fā)揮。年輕的工作人員教年長(zhǎng)的人員，及時(shí)糾正存在的問題，使每一位檔案管理工作人員參與創(chuàng)新實(shí)踐。

3.3 構(gòu)建信息化時(shí)代檔案管理體系

在信息化時(shí)代下，要完善檔案管理體系。檔案管理的工作價(jià)值不斷提升，工作內(nèi)容不斷增多，工作機(jī)制也更加復(fù)雜，需要有效的機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，引導(dǎo)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要建立嚴(yán)格的檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制，提高標(biāo)準(zhǔn)，為特定智力勞動(dòng)成果創(chuàng)造者群體服務(wù)，提高檔案管理的效率。檔案管理工作中涉及的智力勞動(dòng)成果眾多，要強(qiáng)化知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，將有關(guān)檔案管理的部分納入法律范圍中，營(yíng)造良好的法制環(huán)境，也可以幫助相關(guān)工作人員維權(quán)，同時(shí)為檔案工作的法律價(jià)值提供依據(jù)。檔案管理部門要健全規(guī)章制度，及時(shí)處理檔案管理中存在的問題，尤其是信息化時(shí)代下涌現(xiàn)的新問題。

4 結(jié)語

綜上所述，通過在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠極大提高檔案管理質(zhì)量與效率，并可保障珍貴檔案的存儲(chǔ)安全，防止檔案內(nèi)容受到損壞?？梢哉f，計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用是符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的，只有充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中所具有的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)并加以利用，才能為各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。