大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展

孫 婷

（天津鐵路疾病預(yù)防控制中心，天津 300140）

大數(shù)據(jù)時(shí)代任何事物都可以數(shù)據(jù)化，各行各業(yè)中都在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。檔案管理工作也逐漸向著電子化方向房展，大幅度提升檔案管理質(zhì)量與效率。但電子檔案管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，需要具備一定的信息素養(yǎng)，才能切實(shí)發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理優(yōu)勢(shì)分析

1.1 安全性高

檔案通常需要長時(shí)間保存，上面記錄相關(guān)的信息與數(shù)據(jù)，因此對(duì)保存管理有著較高要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中會(huì)因?yàn)榻栝?、保存不?dāng)?shù)瘸霈F(xiàn)損壞、丟失等情況。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案電子化發(fā)展，革新查閱方式，通過備份、共享到查閱檔案，保障檔案資料的安全性，同時(shí)提高其利用效率。相比于傳統(tǒng)管理方式，電子檔案保管時(shí)不需要專門的資料室，僅需要做好光盤、硬盤保存即可，有效節(jié)省存儲(chǔ)空間，又能提高檔案的安全性。

1.2 高效節(jié)約

大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理模式，將傳統(tǒng)文件信息轉(zhuǎn)為數(shù)字信息，降低存儲(chǔ)成本與空間，實(shí)現(xiàn)一鍵檢索、快速查閱、增加內(nèi)容、修改等，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。相比于傳統(tǒng)檔案操作模式，不需從檔案庫中找尋檔案資料夾，隨后才能翻閱查閱，整個(gè)過程繁瑣耗時(shí)。通過引入電子檔案管理模式，可以利用計(jì)算機(jī)完成一鍵檢索，顯著提升檔案查找效率。操作時(shí)管理人員僅需要按照提示進(jìn)行即可，整個(gè)過程高效簡便，提高辦公效率。

1.3 及時(shí)更新

傳統(tǒng)檔案管理過程中，需要人工完成信息搜集、整理及添加檔案，工作量較大，需要大量人手合作完成，操作環(huán)節(jié)諸多，經(jīng)常出現(xiàn)信息過期、不全、丟失等情況，直接影響到檔案資料利用的實(shí)效性。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案電子化順利解決這一問題，通過系統(tǒng)操作提高存檔效率與管理質(zhì)量，可以保證第一時(shí)間更新相關(guān)信息，進(jìn)一步提升檔案材料使用的準(zhǔn)確性。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理現(xiàn)狀與問題

2.1 信息技術(shù)應(yīng)用的意識(shí)不足

部分檔案管理工作對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏正確認(rèn)識(shí)，實(shí)際工作中沒有及時(shí)對(duì)信息化材料進(jìn)行及時(shí)的數(shù)字化歸檔、整理，并且檔案的管理、開發(fā)過程中也缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)手段作為支撐，這種情況嚴(yán)重影響了信息技術(shù)功能的發(fā)揮。

第一，檔案資料的編號(hào)不夠系統(tǒng)；第二，檔案資料的標(biāo)題設(shè)置不夠規(guī)范，在尋找相應(yīng)的檔案資料時(shí)，容易由于分類的不準(zhǔn)確降低工作效率；第三，傳統(tǒng)檔案資料管理模式與現(xiàn)代檔案資料管理模式存在一定的沖突，導(dǎo)致信息的整合標(biāo)準(zhǔn)不一，嚴(yán)重影響工作效率。就目前而言，由于科技發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來臨，多數(shù)人開始使用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理。

2.2 檔案管理理念的創(chuàng)新力度不足

在檔案管理中，工作人員依然采用舊的管理模式，對(duì)于新技術(shù)的應(yīng)用也只是停留在表面，這種管理理念上的滯后性，對(duì)于檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)具有一定的負(fù)面影響，這也嚴(yán)重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新。

在檔案信息管理過程中，信息化建設(shè)依然存在一定的問題，尤其是在小企業(yè)的檔案管理中，互聯(lián)網(wǎng)和智能管理的參與度太低，對(duì)于檔案管理工作僅僅限定于檔案資料的移交、編目立卷、入庫以及查閱等，對(duì)于數(shù)據(jù)庫技術(shù)的利用相對(duì)有限，這種情況與數(shù)字化建設(shè)還有很大差距，不利于檔案管理工作的有效開展。

2.3 檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低

檔案資料管理工作的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，整個(gè)工作表現(xiàn)出嚴(yán)重的重復(fù)性，導(dǎo)致較多的人員不愿意進(jìn)行學(xué)習(xí)，難以成為檔案資料管理的高端人才。目前，我國檔案管理人員待遇相對(duì)較低，因此整體工作人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，導(dǎo)致我國對(duì)相應(yīng)的人才非常匱乏。檔案管理人員自身能力較弱，過分重視學(xué)歷因素卻忽視了對(duì)員工實(shí)際能力的考核。甚至部分管理工作人員缺乏必要的學(xué)習(xí)能力，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)操作等缺乏正確認(rèn)識(shí)，因此就設(shè)備的利用方面也難以緊跟時(shí)代步伐，無法為讀者提供高效便捷的閱讀服務(wù)。

在檔案信息管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用會(huì)表現(xiàn)出明顯優(yōu)勢(shì)，為工作人員提供諸多便利，但部分工作人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的了解較少，同時(shí)后期的學(xué)習(xí)能力跟不上，因此在運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案方案管理時(shí)，缺乏開拓進(jìn)取和創(chuàng)新的精神。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理優(yōu)化與發(fā)展措施

3.1 合理利用5G技術(shù)

通過相關(guān)的研究表明，在信息時(shí)代，人們的檔案查閱方式發(fā)生了較大的變化，人們通常會(huì)使用智能終端進(jìn)行閱讀，這種局面的形成也促進(jìn)了我國數(shù)字化閱讀方式的發(fā)展。隨著5G時(shí)代的到來，相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字閱讀已經(jīng)成為重要趨勢(shì)，并且朝著智慧化的方向發(fā)展。就整個(gè)閱讀而言，5G技術(shù)可以對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)起到重要作用。

在智能終端發(fā)展的影響下，閱讀的方式也會(huì)發(fā)生較大的變革，因此形成了高速傳遞知識(shí)，最大限度提升傳播效果的目的。在客戶端，5G用戶能夠借助智能化、多渠道、實(shí)時(shí)交互的方式，充分激發(fā)讀者的興趣，從而以更多種形式的方式為用戶提供服務(wù)，從而為讀者提供更好的閱讀體驗(yàn)。

3.2 做好信息化管理

在信息時(shí)代，合理有序的方案管理可以充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的優(yōu)勢(shì)，從而為工作的開展提供更多的便利條件。大數(shù)據(jù)在檔案信息資源管理中的應(yīng)用需要做好各個(gè)工作環(huán)節(jié)的銜接工作，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)信息的保護(hù)工作，避免由于數(shù)據(jù)的泄露造成不可挽回的影響。這就需要做好服務(wù)器的加密處理工作，及時(shí)對(duì)相應(yīng)的軟硬件進(jìn)行提升，保證數(shù)據(jù)的安全。利用大數(shù)據(jù)做好檔案的信息管理工作，可以采用邏輯歸檔的方式做好檔案的管理咨詢工作，同時(shí)在檔案管理過程中需要明確責(zé)任，保證數(shù)據(jù)傳遞的便利性。

提高檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的速度，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子化方向轉(zhuǎn)變，增加電子檔案數(shù)量，減少紙質(zhì)文件的數(shù)量；在推進(jìn)檔案信息化管理進(jìn)程中，不僅要配備先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理體系，還要在中推廣規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理應(yīng)用軟件，為以后進(jìn)行檔案信息交流和資源共享提供必要支持與條件。要具有先進(jìn)的體系管理，將檔案信息進(jìn)行分類歸納，每一個(gè)部分都要有專門的部門來進(jìn)行管理。此外，針對(duì)電子資源數(shù)量繁多的特點(diǎn)，可以根據(jù)檔案資料的重要程度劃分不同層次，每個(gè)層次閱讀需要相應(yīng)的權(quán)限，如果沒有權(quán)限則無法讀取。需要注意的是，在檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立過程中也需要考慮成本因素，需要在做好一次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)上，逐漸結(jié)合自身的實(shí)際情況向二次文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫建設(shè)過渡。

3.3 工作人員及時(shí)更新知識(shí)架構(gòu)

傳統(tǒng)的檔案管理人員對(duì)于專業(yè)知識(shí)的掌握只是單純停留在紙質(zhì)文檔的管理上，這種技術(shù)性的管理方式以及管理理念已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展需要，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料管理人員應(yīng)該積極做好知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新工作，不斷學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)的操作方式，并且充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，提升工作效率。同時(shí)對(duì)于檔案的管理而言，應(yīng)該重視對(duì)員工的考核，及時(shí)更新知識(shí)體系也是員工的必備技能，因此需要對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用情況以及計(jì)算機(jī)的操作水平進(jìn)行定期考核，對(duì)于考核成功的才可以安排相應(yīng)的工作，對(duì)于不合格的工作人員及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整，從而優(yōu)化整個(gè)隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。另外，利用大數(shù)據(jù)做好信息管理工作，需要重視用戶與管理者之間的有效溝通，服務(wù)質(zhì)量的提升也是當(dāng)前需要關(guān)注的重點(diǎn)問題，因此檔案管理人員需要注意在大數(shù)據(jù)背景下，需要更加準(zhǔn)確地向用戶提供精準(zhǔn)服務(wù)，并重視用戶的意見反饋，提升網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)客戶與管理者的共贏，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)，需要定期做好數(shù)據(jù)的備份保存工作。備份的好處在于，在源數(shù)據(jù)丟失之后，整個(gè)檔案資料的信息依然可追尋。因此為保證管理的全面性，需要定期對(duì)檔案資料管理的信息進(jìn)行備份處理。

當(dāng)前新時(shí)代背景下，檔案管理的工作需要也推動(dòng)了高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理中通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)，可以更好推動(dòng)數(shù)據(jù)信息的價(jià)值挖掘，具體可以通過搜集相應(yīng)的數(shù)據(jù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行挖掘，分析數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，從而更好地解決實(shí)際問題，為檔案的發(fā)展提供必要的決策。另一方面，利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，還能優(yōu)化管理流程，改善檔案管理工作的效率，推動(dòng)我國檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。由于檔案資料管理工作相對(duì)復(fù)雜，因此檔案資料管理工作人員需要及時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而不斷積累經(jīng)驗(yàn)，完善相應(yīng)的管理制度。對(duì)于檔案資料管理工作，檔案應(yīng)該提升重視程度，提高管理人員的待遇，同時(shí)還應(yīng)該重視對(duì)管理人員多方面的考察，在積極做好人才培養(yǎng)的過程中，避免頻繁更換檔案資料管理工作。學(xué)校管理人員應(yīng)該為檔案資料管理人員提供必要的支持，從而促進(jìn)檔案資料管理工作的健康發(fā)展；因此管理人員應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提升自身的修養(yǎng)，及時(shí)跟上形勢(shì)的變化，在工作過程中積極與前輩交流溝通，不斷拓展自身的專業(yè)知識(shí)，增強(qiáng)處理實(shí)際問題的能力。

根據(jù)檔案的類型和發(fā)展方式，與不同崗位上員工創(chuàng)造的不同價(jià)值，設(shè)立不同的薪酬、績效考核機(jī)制。兼顧大多數(shù)人的合理的共同地利益。設(shè)立專職部門，做好科學(xué)地記錄，以此來作為員工升職，加薪，獎(jiǎng)罰，選拔人才的依據(jù)，更好地促進(jìn)和保障檔案總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。計(jì)算與發(fā)放員工薪酬時(shí)存在分配方式死板的情況，不重視績效考核，造成實(shí)際出現(xiàn)一大批賴于充數(shù)、混日子的員工，在檔案內(nèi)部造成不良影響。人力部門構(gòu)建新型薪酬制度，將傳統(tǒng)平均薪酬模式轉(zhuǎn)為階梯工資分配體系，除了考察日常表現(xiàn)外，還要考核員工工作完成情況，即便同一崗位上的不同員工工資也可以出現(xiàn)差別，增加渾水摸魚員工的危機(jī)感。

4 結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足時(shí)代發(fā)展需求，在這樣的背景下電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案管理優(yōu)勢(shì)顯著，但作為新鮮事物依然存在一些問題，需要根據(jù)實(shí)際情況制定合適的制度，做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提升電子檔案管理質(zhì)量。