論國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

張健森

（國(guó)網(wǎng)陜西省電力公司延安供電公司，陜西 延安 716000）

1 檔案信息化管理的重要作用

1.1 提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理方法因?yàn)榇鎯?chǔ)量大、信息分散復(fù)雜，管理人員對(duì)歸檔的文件進(jìn)行信息的提煉和綜合編研處理很困難，并且檔案的質(zhì)量受人為因素影響較大，長(zhǎng)時(shí)間保存易出錯(cuò)。然而，信息技術(shù)的快速發(fā)展為提高檔案管理水平、創(chuàng)新服務(wù)方法提供了有力的技術(shù)保證。目前，可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)拓展數(shù)據(jù)來(lái)源，及時(shí)采集準(zhǔn)確的信息，極大地提高了信息收集效率，同時(shí)還能縮短檔案歸檔流程，通過(guò)對(duì)各種信息的分類與整理，建立起對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為后續(xù)快速準(zhǔn)確查閱，提高工作效率。

1.2 促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

首先要健全檔案管理體系，并進(jìn)行有目標(biāo)、有針對(duì)性地管理，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、監(jiān)督和指導(dǎo)，優(yōu)化實(shí)體管理機(jī)構(gòu)，促進(jìn)檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次要培養(yǎng)高端的檔案管理技術(shù)人才，保證檔案數(shù)據(jù)資源的安全性和可靠性，保障管理工作有序?qū)嵤?。最后要加?qiáng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商的緊密合作，保證網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的高級(jí)別。

2 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1 國(guó)有企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作相關(guān)制度不夠

不夠重視檔案管理就會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的管理工作，從而導(dǎo)致普通的工作人員認(rèn)為只要掌握豐富的學(xué)識(shí)和學(xué)歷就可以晉升管理層，所以國(guó)有企業(yè)的考核就會(huì)偏重于學(xué)歷的考取和基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，而忽視檔案管理工作的重要性，從而將其交給其他工作人員，久而久之，國(guó)有企業(yè)的檔案管理就會(huì)變得越來(lái)越得不到重視，影響整個(gè)企業(yè)的工作狀態(tài)的同時(shí)還會(huì)直接影響單位工作人員的調(diào)動(dòng)。

2.2 檔案信息的安全性較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面普及，其不僅給檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇和便利，同時(shí)也對(duì)檔案信息的安全性造成了極大的威脅。這是因?yàn)殡S著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進(jìn)步，黑客和病毒也隨之產(chǎn)生和不斷擴(kuò)大，檔案信息很容易遭到黑客和病毒的入侵，從而造成檔案信息泄露或者丟失的問(wèn)題。

2.3 企業(yè)缺少檔案信息化所需的硬件和信息資源共享平臺(tái)

由于國(guó)有企業(yè)大多注重經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，而對(duì)檔案數(shù)字化往往重視不夠，投入不足，一些檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備不能及時(shí)購(gòu)置或更新，導(dǎo)致檔案信息化管理必要硬件設(shè)備缺失，影響檔案信息化的開展；另外，國(guó)有企業(yè)開展檔案數(shù)字化目的就是實(shí)現(xiàn)利用網(wǎng)絡(luò)化和資源共享。由于缺少必要的信息技術(shù)平臺(tái)，導(dǎo)致一些可以公開的檔案信息不能及時(shí)公開發(fā)布，導(dǎo)致員工必需的檔案信息資源不能快速便捷地被利用。

3 推進(jìn)檔案信息化管理的策略分析

3.1 改進(jìn)管理方法，創(chuàng)新服務(wù)體系

檔案管理人員要提升自身文化水平，轉(zhuǎn)變管理思想，在繼承傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，研究新形式的檔案管理模式，利用先進(jìn)技術(shù)，轉(zhuǎn)變方式方法，高效完成檔案管理工作。其次，要充分利用檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，提高服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，改變服務(wù)方式，全方位完善服務(wù)體系，在保證重要信息安全的前提下擴(kuò)大檔案的公開性，及時(shí)更新檔案信息，拓展服務(wù)途徑，使利用者能更方便、快捷、安全地利用檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務(wù)效率。

3.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)

檔案資料數(shù)字化、信息化包含兩層意思，一是使檔案的目錄和內(nèi)容信息數(shù)字化，二是讓數(shù)字化的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化歸檔、調(diào)取查閱以及管理。加快建立檔案資料數(shù)字化、信息化，首先要轉(zhuǎn)變過(guò)去對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，檔案資料的歸檔不僅僅是為了保存，應(yīng)該通過(guò)多種媒介實(shí)現(xiàn)資源的共享服務(wù)，加大地區(qū)之間和行業(yè)之間的溝通，促進(jìn)城建檔案的管理。

3.3 完善檔案管理的相關(guān)制度

國(guó)有企業(yè)根據(jù)自身的實(shí)際情況，有針對(duì)性地建立適合本單位的檔案管理制度，通過(guò)該制度來(lái)有效引導(dǎo)檔案管理人員的行為，指導(dǎo)他們的工作，同時(shí)在這個(gè)制度當(dāng)中加入科學(xué)的考核指標(biāo)，來(lái)激發(fā)管理人員的工作熱情，提高工作效率。人事管理人員需通過(guò)對(duì)應(yīng)的指標(biāo)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，以此作為依據(jù)進(jìn)行職位調(diào)整，職稱評(píng)定等過(guò)程，保證他們能夠以最好的狀態(tài)來(lái)對(duì)待工作，保證檔案管理的信息化進(jìn)程得到工作人員和領(lǐng)導(dǎo)層雙重保障，以此平穩(wěn)發(fā)展。

3.4 整合數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率

首先，要大力推進(jìn)檔案管理的電子化進(jìn)程，促使相關(guān)部門加快數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)和收集進(jìn)程，力爭(zhēng)將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，全面發(fā)展原生電子文件，保證電子檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性。其次，要以信息化為目標(biāo)進(jìn)行改革，加大對(duì)檔案管理工作的投入，加強(qiáng)不同檔案管理部門的合作與聯(lián)系，優(yōu)化資源類型，加強(qiáng)檔案管理的自動(dòng)化，增強(qiáng)檔案的流動(dòng)性和開放性，發(fā)揮凝聚效應(yīng)，使檔案應(yīng)用范圍更廣，可查閱數(shù)據(jù)更多。

3.5 注重提高檔案信息的安全性

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的漏洞，黑客可以入侵到檔案系統(tǒng)中竊取企業(yè)的檔案資料，甚至破壞和涂改系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，給檔案信息的安全帶來(lái)了威脅，給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失?？梢圆扇∫韵麓胧﹣?lái)防止丟失與破壞數(shù)據(jù)并防止計(jì)算機(jī)病毒傳染破壞系統(tǒng)；使用防火墻技術(shù)部署內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全策略，定期掃描服務(wù)器和終端客戶機(jī)中的文件，嚴(yán)格管理好檔案文件的訪問(wèn)權(quán)限，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，采購(gòu)先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件，保證用戶數(shù)據(jù)的安全性和服務(wù)的多元化，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)資源共享的可靠性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在全面推動(dòng)國(guó)有企業(yè)改革創(chuàng)新的進(jìn)程中，如何加快國(guó)企檔案管理的現(xiàn)代化改革步伐是重中之重，也是信息化技術(shù)手段應(yīng)用的必然舉措。為了提高檔案管理的質(zhì)量以及效率，滿足檔案現(xiàn)代化和智能化建設(shè)的需要，國(guó)有企業(yè)要把握信息化建設(shè)的方向，完善信息化管理措施，落實(shí)檔案管理的現(xiàn)代化以及智能化。