檔案管理工作在礦山企業(yè)改制中的地位和作用分析

郭勝開

（招遠(yuǎn)市金亭嶺礦業(yè)有限公司，山東 招遠(yuǎn) 265400）

檔案記錄了企業(yè)最真實(shí)的運(yùn)行過程，檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術(shù)發(fā)展、財(cái)務(wù)及人事管理等工作變?yōu)楣潭ǖ男畔⒂涗洷４嫦聛恚哂兄匾膬r值與開發(fā)作用，是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行過程中留下的寶貴財(cái)富。隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，企業(yè)逐漸意識到檔案管理工作在企業(yè)中的重要性。將檔案管理工作的作用與價值充分發(fā)揮出來，能夠有效提升企業(yè)的市場競爭力。

1 礦山企業(yè)改制中檔案的重要地位與作用

1.1 檔案具有憑證與法律作用

企業(yè)改制過程中需要確定企業(yè)法人的財(cái)產(chǎn)權(quán)并做好企業(yè)清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估、界定產(chǎn)權(quán)等相關(guān)工作，這些都需要檔案發(fā)揮出憑證與法律的作用。礦山企業(yè)屬于國有企業(yè)，其企業(yè)法人持有的國有資產(chǎn)經(jīng)營權(quán)是由國家授予的，其有權(quán)對經(jīng)營管理的資產(chǎn)進(jìn)行使用與依法處理，可見法人在企業(yè)中的地位，國家對企業(yè)法人有一定的要求，其需要確保財(cái)產(chǎn)保值、增值，并依法執(zhí)行相應(yīng)的權(quán)利。企業(yè)改制能夠有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，有助于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升，從而提升企業(yè)員工的福利待遇，從而實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。隨著近年來的不斷發(fā)展，礦山企業(yè)逐漸發(fā)生一些變化，出現(xiàn)了自主經(jīng)營權(quán)擴(kuò)大、礦長負(fù)責(zé)制、承包經(jīng)營等改制，企業(yè)當(dāng)下的管理體制決定了法人的權(quán)利。其在日常管理中是否按照規(guī)定流程進(jìn)行管理需要進(jìn)一步的分析研究。雖然企業(yè)發(fā)生了改制，但是當(dāng)前的產(chǎn)權(quán)關(guān)系與管理體制決定了檔案在法人進(jìn)行資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)界定、清產(chǎn)核資的地位與作用。企業(yè)檔案中記錄了企業(yè)的所有操作與活動。一名合格的企業(yè)管理者會高度重視國家利益、企業(yè)利益、員工利益等，在工作的過程中會堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，對檔案管理工作十分重視。但是有些企業(yè)法人為了一己私利，打著為企業(yè)創(chuàng)造利益的旗號，讓相關(guān)人員在資產(chǎn)核實(shí)、產(chǎn)權(quán)界定中進(jìn)行違規(guī)操作，造成對企業(yè)及國家利益的損傷。在這樣的情況下，檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，保存好原始憑證。

1.2 檔案與改制后業(yè)務(wù)息息相關(guān)

礦山企業(yè)改制后，日常生產(chǎn)經(jīng)營與技術(shù)管理等工作依舊與企業(yè)檔案有千絲萬縷的關(guān)系，并且能夠在企業(yè)明確權(quán)責(zé)中起到重要的作用。企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營與技術(shù)管理都離不開檔案支持，發(fā)揮出企業(yè)法人的獨(dú)立性，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的自主經(jīng)營運(yùn)行。此外，企業(yè)改制后制定新的規(guī)章制度與管理措施時，企業(yè)檔案能夠起到有效的參考與指導(dǎo)作用。

1.3 改制后檔案仍在企業(yè)中發(fā)揮服務(wù)作用

礦山企業(yè)改制后，在企業(yè)科學(xué)管理運(yùn)行過程中，檔案依舊發(fā)揮出基礎(chǔ)、服務(wù)的作用。股東在進(jìn)行人事調(diào)配、做重大決策、分配企業(yè)收益及財(cái)產(chǎn)處置過程中，需要根據(jù)檔案資料作為基礎(chǔ)及依據(jù)。例如，礦山企業(yè)改制后與其它單位建立股份合作制后，在共同努力下獲得市場效益后，作為控股企業(yè)，單位要在經(jīng)營期間嚴(yán)格履行檔案人員提供的與股份合約相關(guān)的資料，尤其是對受益分配權(quán)裁定的時候，要完全按照法律依據(jù)，根據(jù)檔案憑證進(jìn)行分配，由此一來，社會效益與經(jīng)濟(jì)效益都一目了然?？梢姡谄髽I(yè)改制后，企業(yè)檔案能夠保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，檔案本身具有的法律依據(jù)、憑證依據(jù)、決策依據(jù)與信息情報(bào)作用將發(fā)揮出更大的價值。因此次，在企業(yè)改制后，需要提高對檔案管理工作的重視。

2 做好改制礦山企業(yè)檔案管理工作的有效措施

2.1 確保檔案安全性與保密性

為了確保改制后礦山企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中的檔案處置操作，避免造成國有企業(yè)資產(chǎn)與檔案流失的現(xiàn)象發(fā)生，改制企業(yè)檔案要在進(jìn)行檔案處置操作時，要確保檔案的安全性。首先，要保證改制企業(yè)檔案實(shí)體的安全性，要選擇安全的檔案保存地點(diǎn)，保證檔案保存條件，做好各項(xiàng)防護(hù)措施，避免造成檔案損壞、丟失等現(xiàn)象。其次，要保證檔案信息的安全，保護(hù)國家利益不受損害，避免發(fā)生國家機(jī)密泄露等情況，將商業(yè)機(jī)密與個人因素做好保護(hù)處理，維護(hù)檔案安全[1]。

2.2 做好檔案移交工作

改制礦山企業(yè)在移交檔案時，要按照檔案移交制度操作。檔案室中的檔案資料涵蓋了各個部門的檔案信息，各部門自身要熟知本部門有哪些資料屬于檔案資料范疇，并且要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定要求，將檔案資料移交到檔案室，從而保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性與實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的統(tǒng)一管理。在制定檔案移交相關(guān)規(guī)定時，需要細(xì)致到每種內(nèi)容檔案的具體移交要求與時間[2]。

2.3 以現(xiàn)代化管理方式進(jìn)行檔案管理

為了提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，需要借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。礦山企業(yè)高度重視檔案現(xiàn)代化建設(shè)工作，在人力、物力、財(cái)力等方面加大投資力度。首先，要確保資金的投入，要對當(dāng)前的檔案管理軟硬件設(shè)施進(jìn)行改進(jìn)，要為檔案管理工作配備現(xiàn)代化辦公設(shè)備。例如，計(jì)算機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、吸塵器、濕度記錄儀等。其次，需要在軟件方面加大建設(shè)力度，購買相應(yīng)的檔案管理軟件，以現(xiàn)代化方式實(shí)施檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)搜索的方式查找檔案信息，在提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的同時，方便檔案使用者查閱檔案信息[3]。

2.4 組建一支高水平的檔案管理隊(duì)伍

礦山企業(yè)改制后要提升對檔案管理工作的重視，要積極組建一支高水平的檔案管理隊(duì)伍，保證檔案管理工作人員的專業(yè)性與職業(yè)素養(yǎng)，從而為企業(yè)開展檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)?？紤]到礦山企業(yè)中的檔案資料數(shù)量龐大，在組建檔案管理工作隊(duì)伍時，需要提出一定的要求，盡量挑選具備吃苦耐勞精神、專業(yè)知識過硬、工作細(xì)致負(fù)責(zé)的人員，并且要保證檔案管理人員能夠長期勝任該工作。在日常工作中，企業(yè)要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織檔案相關(guān)工作人員參加到各類專業(yè)培訓(xùn)活動中，不斷提升檔案人員的工作能力與職業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理人員對工作的責(zé)任意識，從而保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，定期聘請檔案管理領(lǐng)域的專家到企業(yè)中為檔案管理工作人員進(jìn)行工作指導(dǎo)，并且要與兄弟單位保持聯(lián)系，互相交流工作經(jīng)驗(yàn)，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施檔案管理人員工作考核機(jī)制，以獎罰分明的方式激勵檔案管理人員更好地完成檔案管理工作[4]。

3 結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)的發(fā)展水平與經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)檔案管理工作有密不可分的關(guān)系，檔案管理工作對礦山企業(yè)日常工作的參考與指導(dǎo)作用是不容忽視的，尤其是在礦山企業(yè)改革中，檔案管理工作的地位與作用十分重要。在礦山企業(yè)改制中，要保證檔案資料的安全性與保密性，順利進(jìn)行檔案移交操作，應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，加大對檔案管理工作人員的培養(yǎng)力度，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。