如何提高廣電基建檔案管理水平研究

侯麗紅

（承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司，河北 承德 067000）

檔案是記錄人們的歷史和經(jīng)歷的真實資料，通過閱讀檔案，可以了解一個人的過往經(jīng)歷和當(dāng)前實際情況，還能夠了解未來發(fā)展方向。而廣電基建檔案指的是對工程設(shè)計、施工以及工程管理等方案的記錄，通過廣電基建檔案能夠了解工程建設(shè)的詳細(xì)過程。所以，廣電基建檔案對于工程項目的創(chuàng)新和發(fā)展有著極其重要的作用和影響。但是，在當(dāng)前廣電基建檔案管理過程中存在諸多問題，需要我們將其解決，才能夠有效提高廣電基建檔案的管理質(zhì)量和管理水平。

1 廣電基建檔案管理的作用和重要性

1.1 提高基建工程的管理質(zhì)量

廣電基建檔案是在基建工程項目管理和活動當(dāng)中直接形成的圖表、文字以聲音視頻等材料，這也是對工程建設(shè)最真實、最全面的記錄，是廣電工程日后改建、維修、擴(kuò)建和使用等方面的重要參考依據(jù)[1]。在廣電基建檔案當(dāng)中包括施工的準(zhǔn)備、施工的管理和監(jiān)督以及施工結(jié)束后的驗收等內(nèi)容。在施工的準(zhǔn)備階段需要有土地勘察設(shè)計文件、建設(shè)用地文件、工程造價文件、工程招標(biāo)文件、工程投標(biāo)文件以及工程施工合同等；在施工的管理和監(jiān)督當(dāng)中需要包含監(jiān)督管理計劃；質(zhì)量檢測記錄以及監(jiān)督管理報告等；在施工過程當(dāng)中，需要有裝修工程資料、設(shè)備設(shè)施安裝工程資料、施工檢測報告、工程質(zhì)量保證資料以及土建工程資料等；在施工結(jié)束的驗收階段，需要有竣工驗收報告、竣工驗收圖紙、工程結(jié)算以及各個環(huán)節(jié)當(dāng)中的工程照片等。廣電行業(yè)具有專業(yè)性較強(qiáng)，技術(shù)含量較高等一系列特點，所以通過廣電基建檔案能夠充分反映出工程質(zhì)量和工程管理水平。

1.2 促進(jìn)廣電行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

在廣電基建工程建設(shè)過程中涉及諸多相關(guān)管理部門和工作人員，同時這項工程還具有工期長、耗資大以及專業(yè)面廣等一系列特點，這是一項極其復(fù)雜且龐大的工程，需要多個部門和相關(guān)工作人員的相互配合、相互協(xié)調(diào)[2]。在廣電基建工程建設(shè)過程中，忽略檔案資料的重要性是檔案管理過程當(dāng)中極其嚴(yán)重的問題，單資料的隨意擺放容易導(dǎo)致檔案丟失和缺損，丟失以后再去補救會浪費大量的物力和人力，而且補救過程也極其繁瑣。在廣電基建工程使用過程中，一定會遇到修整、改造和重建等一系列問題，而原來的工作人員也不會一直在同一個崗位工作，新上任的工作人員對廣電基建工程了解不夠充足，這時就能夠充分發(fā)揮出廣電基建檔案的作用和重要性。因此，提高基建檔案管理水平，能夠有效促進(jìn)廣電行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 當(dāng)前廣電基建檔案管理當(dāng)中存在的問題

2.1 忽略了廣電基建檔案管理的重要性

在廣電基建工程建設(shè)過程中，相關(guān)管理人員更加注重工程的施工進(jìn)度和施工質(zhì)量，對廣電基建檔案和資料沒有充足的認(rèn)識，忽略了廣電基建檔案的重要性，從而導(dǎo)致檔案資料損壞和丟失，這給檔案資料整理工作帶來了巨大的困難。例如，某地區(qū)的廣電專用樓是由當(dāng)?shù)卣块T與其共同建設(shè)的，但是由于在建設(shè)過程中忽略了檔案資料的重要性，而且在工程施工過程中，各個部門沒有進(jìn)行主動溝通和交流，導(dǎo)致工程結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)缺少大量的工程檔案資料，此時再去尋找資料，需要耗費大量的物力和人力，而且有些資料也難以彌補，從而造成工程交工時間延后，影響基建工程的使用。

2.2 廣電基建檔案管理人員專業(yè)能力不足

當(dāng)前大部分廣電檔案管理工作人員都較為年輕，沒有充足的檔案管理經(jīng)驗，在收集檔案資料時，不知道哪些資料應(yīng)該及時收集，通常都是采用坐等收集的方法，對于一些未及時上交的資料，也沒有進(jìn)行積極催促[3]。在廣電基建工程建設(shè)過程中，由于人員的流動性較大，所以在發(fā)現(xiàn)問題時想要解決已經(jīng)非常困難，這種情況容易導(dǎo)致廣電基建檔案資料缺失，嚴(yán)重影響廣電基建檔案管理水平和管理質(zhì)量。

2.3 廣電基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在差異

由于廣電基建工程較為龐大，施工過程極其復(fù)雜，各個部門的管理制度和管理理念都各不相同，而且基建工程和基建檔案管理都具有較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案管理人員和工作人員對企業(yè)專業(yè)知識和專業(yè)技能互相不夠了解，直接導(dǎo)致檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)存在一定差異，而且檔案的內(nèi)容格式和質(zhì)量等都不夠規(guī)范，從而給廣電基建檔案管理工作帶來較大的困難。

3 提高廣電基建檔案管理水平的措施

3.1 加強(qiáng)對廣電基建檔案管理制度的重視

廣電基建檔案管理工作當(dāng)中涉及諸多部門，其中包括設(shè)計單位、監(jiān)督管理單位、施工單位以及建設(shè)單位等，由于部門眾多，所以管理起來較為困難。首先需要提高各個部門對檔案管理的重視程度，大力宣傳檔案管理的重要作用和重要性，而且還需要派專門的工作人員到施工現(xiàn)場進(jìn)行廣電基建檔案資料的收集。而且還要建立科學(xué)合理的答案管理體系和管理制度，通過這一制度對相關(guān)施工人員、檔案管理人員和施工單位等進(jìn)行統(tǒng)一管理。除此之外，如果出現(xiàn)提交檔案資料不全面的情況，那么，相關(guān)管理人員可以采用不結(jié)算、不簽字等處理方式，要求提交全面的檔案資料，以此來確保廣電基建檔案的完整性，從而提高廣電基建檔案管理水平。

3.2 提高廣電基建檔案管理人員的綜合能力

近些年來，我國社會經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展迅速，使我國檔案管理工作也變得逐漸現(xiàn)代化，對檔案管理工作人員也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)，這就要求檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)能力和專業(yè)水平[4]。因此，檔案管理工作人員需要定期參加相關(guān)培訓(xùn)和講座，提高對我國相關(guān)政策的認(rèn)識和了解，而且還要根據(jù)培訓(xùn)和講座內(nèi)容及時與公司員工進(jìn)行交流和溝通。除此之外，檔案管理工作人員也需要切身投入到工程建設(shè)當(dāng)中，參與工程設(shè)計的每個環(huán)節(jié)，與其共同討論，準(zhǔn)確掌握工程的進(jìn)度和工程建設(shè)的質(zhì)量，只有這樣才能夠做好廣電基建檔案資料收集和整理工作，從而有效提高廣電基建檔案管理水平。

3.3 采用信息化管理

隨著我國科技的發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于各個行業(yè)當(dāng)中，其中廣電基建檔案管理行業(yè)也不例外。將信息技術(shù)應(yīng)用于廣電基建檔案管理當(dāng)中，能夠運用數(shù)字信息資料代替紙質(zhì)資料，大大降低了檔案資料的丟失概率。除此之外，將信息技術(shù)應(yīng)用于廣電基建檔案管理當(dāng)中，還能夠有效提高檔案的查找效率和使用效率，降低檔案管理工作人員的工作難度，從而有效提高廣電基建檔案管理水平和管理 質(zhì)量。

4 結(jié)束語

總體而言，檔案是記錄一個人歷史經(jīng)歷的重要載體，在人們的生產(chǎn)和生活過程中具有極其重要的作用和意義。而廣電基建檔案能夠有效記載廣電行業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展的整個過程，對廣電行業(yè)來說具有重大價值。所以要提高廣電基建檔案的管理水平和管理質(zhì)量，以此來確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，從而促進(jìn)廣電行業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。