淺談房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案的管理工作

蔡 東

（福建省永安市建設(shè)檔案館，福建 永安 366000）

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案管理中，需將竣工檔案管理作為重點(diǎn)?，F(xiàn)如今，房地產(chǎn)工程項(xiàng)目銷售政策不斷調(diào)整，透明度越來(lái)越高，開(kāi)放商在交房時(shí)所具備的基本條件透明度比較高，同時(shí)，有些部門(mén)規(guī)定開(kāi)發(fā)商只有在獲得竣工備案證明后，才能夠?qū)嵤┙环?，同時(shí)竣工備案部門(mén)需移交合格的竣工資料。因此，在房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)管理中，必須加強(qiáng)竣工檔案管理。

1 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)

房地產(chǎn)工程項(xiàng)目需一次性完成建設(shè)，因此，竣工檔案管理也具有一次性特征。房地產(chǎn)工程項(xiàng)目組織具有臨時(shí)性特征，通常情況下，項(xiàng)目建設(shè)者和使用者不同，二者對(duì)于房地產(chǎn)工程項(xiàng)目的關(guān)注點(diǎn)也有一定區(qū)別，建設(shè)者關(guān)注工程項(xiàng)目施工質(zhì)量、安全、工期控制，而使用者則關(guān)注房地產(chǎn)工程項(xiàng)目的使用功能以及各類裝置使用性能。對(duì)此，在竣工檔案管理中，應(yīng)高度重視使用者的實(shí)際需求，同時(shí)還應(yīng)確保能夠滿足項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)中竣工檔案管理的具體要求。因此，為了提高房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工檔案管理水平，必須重點(diǎn)關(guān)注上述特點(diǎn)以及難點(diǎn)，高度重視竣工檔案管理的重要環(huán)節(jié)，制定完善的竣工檔案管理體系，提高房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工檔案管理效率，充分發(fā)揮竣工檔案的應(yīng)用價(jià)值[1]。

2 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理的重點(diǎn)

2.1 重點(diǎn)環(huán)節(jié)

為了保證竣工檔案的完整性，首先需加強(qiáng)檔案資料收集管理，制定完善的檔案收集管理辦法，確定檔案收集責(zé)任人以及所需收集的檔案內(nèi)容。在形成檔案時(shí)，對(duì)所收集的檔案文件進(jìn)行整理，保證竣工檔案的完整性。

2.2 重點(diǎn)內(nèi)容

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中，重點(diǎn)內(nèi)容主要包括房地產(chǎn)項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)方案、施工圖設(shè)計(jì)方案、設(shè)計(jì)驗(yàn)收記錄、竣工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安全分析報(bào)告等。

3 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

3.1 檔案形成過(guò)程管理不當(dāng)

國(guó)務(wù)院以及建設(shè)部已制定《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》以及《房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程竣工驗(yàn)收備案管理暫行辦法》，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，建設(shè)單位、施工單位均必須提高竣工檔案管理意識(shí)，并采取有效的檔案收集、管理方式。現(xiàn)如今，我國(guó)建筑行業(yè)發(fā)展迅速，但是部分建筑企業(yè)缺乏竣工檔案管理意識(shí)，部分單位檔案管理人員責(zé)任意識(shí)比較差，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工時(shí)沒(méi)有完整竣工檔案收集整理，不利于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)驗(yàn)收，導(dǎo)致檔案移交延后。

3.2 無(wú)法保證檔案資料的真實(shí)性

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，部分建設(shè)單位在竣工檔案管理方面沒(méi)有建立健全完善的管理體系，在檔案資料編制中，沒(méi)有全面了解施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，檔案資料不完整。部分檔案資料僅能夠應(yīng)付交檔，在檔案收集整理中沒(méi)有做到與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，無(wú)法保證檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性，在竣工驗(yàn)收過(guò)程中，竣工檔案與項(xiàng)目建設(shè)成果不符，無(wú)法全面的反映出房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況。

3.3 竣工檔案移交不及時(shí)

房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大，資金投入量大，導(dǎo)致部分建設(shè)單位、施工單位、建筑材料供應(yīng)商以及施工技術(shù)檢測(cè)部門(mén)之間出現(xiàn)拖欠工程款的問(wèn)題，有些單位之間將檔案資料作為交換條件，因此在歸檔中資料不完整，歸檔所需時(shí)間比較長(zhǎng)，不利于及時(shí)對(duì)竣工檔案進(jìn)行立卷以及歸檔。另外，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案收集管理中，如果更換檔案管理人員，則所保存的檔案資料分散，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完善的檔案，導(dǎo)致竣工檔案收集管理難度 增加[2]。

4 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理問(wèn)題的產(chǎn)生原因

4.1 檔案管理意識(shí)薄弱

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中，部分企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)，在竣工檔案管理中所投入的人力、物力等資源比較少。另外，檔案管理制度優(yōu)化速度比較慢，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)于檔案管理的重視度比較低，無(wú)法保證竣工檔案管理水平。

4.2 管理模式較為落后

與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理方面有所欠缺，導(dǎo)致房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理模式落后?？⒐n案管理內(nèi)容與工程建設(shè)目標(biāo)不符，同時(shí)與管理體系也不符，而在信息化時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)于各行各業(yè)的影響較大，在房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工檔案管理中，如果沒(méi)有合理應(yīng)用信息化技術(shù)，依然采用傳統(tǒng)的管理方式，則不利于促進(jìn)檔案管理水平的提升。

4.3 竣工檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案資料，因此，在竣工檔案管理中，對(duì)于檔案資料嚴(yán)謹(jǐn)性以及準(zhǔn)確性的要求比較高，對(duì)此，檔案管理人員必須提高檔案收集整理意識(shí)，提高檔案管理操作技能。然而，部分房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平比較低，而在檔案管理團(tuán)隊(duì)中，也缺乏專業(yè)的技術(shù)型人才，部分檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)教育，無(wú)法熟練掌握檔案管理流程，導(dǎo)致在檔案管理中容易出現(xiàn)偏差。另外，部分檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)水平偏低，對(duì)于竣工檔案管理的重視程度比較低，在檔案管理中，僅對(duì)工程項(xiàng)目施工數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理分析，無(wú)法保證檔案資料的真 實(shí)性。

4.4 檔案歸檔要求不清晰

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案歸檔工作中，要求嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家所指定的規(guī)章制度，同時(shí)根據(jù)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況，對(duì)歸檔要求進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。但是，很多企業(yè)在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目歸檔工作中，沒(méi)有制定明確的要求，比如，對(duì)于歸檔基本內(nèi)容、分類、時(shí)間等均未作出明確規(guī)定，不利于對(duì)竣工檔案進(jìn)行編制管理。

4.5 基礎(chǔ)檔管理工作不扎實(shí)

房地產(chǎn)工程項(xiàng)目檔案管理是檔案歸類的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，要求保證真實(shí)性以及規(guī)范性。但是，很多企業(yè)在竣工檔案管理中，缺乏檔案質(zhì)量控制意識(shí)，導(dǎo)致很多資料不能充分發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)檔案管理人員工作難度比較大。另外，房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案中的文字內(nèi)容比較多，缺乏圖片和視頻資料，這類檔案欠缺真實(shí)性以及有效性，因此應(yīng)用價(jià)值比較低。除此以外，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，所收集的工程資料不完整，在對(duì)檔案資料進(jìn)行后續(xù)檢查時(shí)，很難保證檔案資料質(zhì)量與實(shí)際工程施工質(zhì)量的一致性。

5 房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理優(yōu)化對(duì)策

5.1 樹(shù)立正確的案管理意識(shí)

為了提高房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理水平，首先需提高對(duì)于竣工檔案管理的重視度。在竣工檔案收集管理中，適當(dāng)增加人力資源和物資，為檔案管理的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。另外，還應(yīng)以可持續(xù)發(fā)展眼光，將檔案管理滲透至企業(yè)內(nèi)部管理中，加強(qiáng)竣工檔案管理宣傳教育，提高員工對(duì)于檔案管理的重視度，積極配合檔案資料收集和整理工作，促進(jìn)竣工檔案管理水平的提升。

5.2 創(chuàng)新檔案管理模式

現(xiàn)如今，現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系不斷發(fā)展，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中，以往的管理模式已逐漸暴露出很多弊端，無(wú)法適應(yīng)企業(yè)管理創(chuàng)新實(shí)際需要。對(duì)此，可學(xué)習(xí)并借鑒國(guó)外先進(jìn)的竣工檔案管理模式，并綜合考慮企業(yè)發(fā)展方向、房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)要求、竣工檔案管理人員專業(yè)技術(shù)等因素，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，確?？⒐n案管理模式符合實(shí)際需要。另外，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中，還應(yīng)積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等制作電子檔案，提升竣工檔案信息化管理水平，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

5.3 提升管理人員能力水平

在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理中，必須不斷提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平，根據(jù)崗位要求選擇適宜的檔案管理人才，確定檔案管理團(tuán)隊(duì)中各項(xiàng)人才缺少種類以及數(shù)量，據(jù)此進(jìn)行針對(duì)性招聘，另外，還可與各大高校、政府人力資源部門(mén)加強(qiáng)人才培養(yǎng)體系建設(shè)。另外，定期組織竣工檔案管理人員參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以及思想意識(shí)培訓(xùn)教育活動(dòng)，使其能夠明確自身工作職責(zé)和任務(wù)，提高對(duì)于竣工檔案管理的重視度，要求其在日常工作中不斷學(xué)習(xí)新型檔案管理技術(shù)，掌握竣工檔案管理流程，提高檔案管理高效性。

5.4 歸檔流程規(guī)范化管理

為了提高房地產(chǎn)項(xiàng)目竣工檔案管理效率，要求制定完善的規(guī)范化管理流程。在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，部分建筑企業(yè)沒(méi)有高度關(guān)注竣工檔案收集管理工作，在檔案編制中，沒(méi)有對(duì)檔案信息的全面性和準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，導(dǎo)致部分檔案資料不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案交付時(shí)間延長(zhǎng)。因此，在房地產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)中，建筑企業(yè)必須提高檔案管理意識(shí)，制定完善的歸檔流程，同時(shí)確定檔案管理人員具體的工作職責(zé)，根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度以及檔案管理流程，做好檔案資料收集、整理、分類以及保存管理。

5.5 做好基礎(chǔ)的案管理工作

為了充分發(fā)揮房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案的應(yīng)用價(jià)值，必須嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好基礎(chǔ)檔案管理工作。首先，在竣工檔案收集、整理以及保存中，必須嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范化管理制度和流程，確定施工單位的施工職責(zé)，在不同施工階段，均需組織專門(mén)的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案資料收集以及保管工作。其次，在檔案管理中，不僅需收集紙質(zhì)檔案，同時(shí)還應(yīng)收集附屬電子檔案圖片檔案以及影像資料，在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，在對(duì)部分隱蔽工程進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)，需將圖像資料作為依據(jù)。另外，在竣工檔案的編制過(guò)程中，需保證檔案有2份以上，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，即可將工程檔案資料作為重要依據(jù)。最后，在檔案文件管理中，在收集原始文件后，需簽字確認(rèn)，檔案管理人員需明確自身工作職責(zé)、法律責(zé)任，保證檔案資料的完整性以及真實(shí)性[3]。

6 總結(jié)

綜上所述，本文主要對(duì)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理工作優(yōu)化對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)探究。在房地產(chǎn)工程項(xiàng)目質(zhì)量控制、成本造價(jià)管控中，竣工檔案資料均是十分重要的管理內(nèi)容，因此，建筑企業(yè)必須高度重視竣工檔案管理工作，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，組織檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，掌握歸檔流程，促進(jìn)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目竣工檔案管理水平的提升。