事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探究

辛國(guó)芳

（鄒平市婦幼保健院，山東 鄒平 256200）

近年來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國(guó)各大事業(yè)單位呈現(xiàn)了快速的發(fā)展態(tài)勢(shì)。與此同時(shí)，隨著事業(yè)單位工作的深入，所產(chǎn)生的檔案信息資料越來越多，如果依舊采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，則難以起到高效的管理效果，也不利于檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。因此，為了提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平，首先應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作，然后引進(jìn)現(xiàn)代化管理理念及技術(shù)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、信息化、制度化發(fā)展[1]。由此可見，本文圍繞“事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施”進(jìn)行分析研究具備一定的價(jià)值意義。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題分析

1）檔案管理工作重視程度有待提高。部分事業(yè)單位并沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理不屬于中心工作范疇，在這方面無需投入過多的人力、資金及物資，這導(dǎo)致檔案管理模式革新受阻。在領(lǐng)導(dǎo)層不重視的情況下，檔案管理制度不完善，檔案管理工作流于形式化，檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現(xiàn)象，對(duì)檔案管理的重視度不足，責(zé)任心缺失，影響到檔案管理工作水平。

2）檔案管理方法滯后。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作模式中，大部分資料為紙質(zhì)文件，無法長(zhǎng)期儲(chǔ)存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導(dǎo)致信息丟失，而且，大量紙質(zhì)文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用。當(dāng)前，大部分事業(yè)單位步入信息化管理階段，但是由于財(cái)政投入有限，檔案信息化管理設(shè)施不齊全，部分設(shè)備過于陳舊，硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)相較落后，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在諸多安全隱患，影響到檔案整理、分類、儲(chǔ)存、開發(fā)工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)價(jià)值[2]。

3）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高。隨著各事業(yè)單位檔案文件的不斷累積，檔案管理工作量會(huì)越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設(shè)是目前各大事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然方向。此外，當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案工作人員大多由辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識(shí)、知識(shí)和技術(shù)，無法勝任檔案信息化管理工作，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施分析

1）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度。檔案是實(shí)驗(yàn)單位工作過程的見證，領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認(rèn)識(shí)到其價(jià)值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規(guī)范建設(shè)檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標(biāo)準(zhǔn)，將業(yè)務(wù)活動(dòng)中所積累的資料，及時(shí)歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設(shè)置編碼，統(tǒng)一管理。同時(shí)，建立健全相關(guān)管理制度，依照《檔案法》、《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件指示，制定符合事業(yè)單位現(xiàn)狀及未來發(fā)展的檔案管理制度，規(guī)范檔案工作的具體流程及執(zhí)行方案，進(jìn)一步起到提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的作用。

2）引進(jìn)信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)。在事業(yè)單位檔案工作中，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創(chuàng)新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)事業(yè)單位通過引入適合自身檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財(cái)政預(yù)算，采購(gòu)相關(guān)信息設(shè)備，比如說計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝影機(jī)、專用微機(jī)等，創(chuàng)造合適的電子檔案儲(chǔ)存環(huán)境，構(gòu)建檔案管理信息平臺(tái)，明確檔案信息化管理要求，全面提升了檔案管理服務(wù)水平。同時(shí)，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，同時(shí)，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時(shí)，設(shè)定賬戶權(quán)限等級(jí)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員可瀏覽后臺(tái)數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。此外，還應(yīng)該完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制，定期優(yōu)化、升級(jí)系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等[3]，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

3）優(yōu)化檔案服務(wù)體系，提升信息利用率。檔案的建設(shè)與管理，是為了更好地利用，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該利用現(xiàn)有平臺(tái)，為單位內(nèi)部及相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)。如若想要查閱檔案原件，必須辦理查閱手續(xù)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在指定位置，有檔案管理人員在場(chǎng)的情況下，查閱檔案，查閱者不得私自復(fù)制、涂改、拍照、劃線、損毀、調(diào)換文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)必將嚴(yán)懲[4]。與此同時(shí)，信息化背景下，事業(yè)單位檔案利用迎來新的契機(jī)，在檔案管理信息化建設(shè)的形勢(shì)下，檔案資料可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)開放共享，單位內(nèi)部的工作人員，可以直接進(jìn)入局域網(wǎng)，查閱日常工作所需參考的文件資料，單位外有需求的人，可以登錄相關(guān)事業(yè)單位所屬的官方網(wǎng)站上，進(jìn)入相關(guān)目錄，登陸其檔案信息平臺(tái)，檢索、閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資料，這樣有效簡(jiǎn)化了檔案利用的流程，便利了人民群眾，讓事業(yè)單位能夠充分發(fā)揮維護(hù)區(qū)域和諧穩(wěn)定的職能。

4）完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作政策性、原則性極強(qiáng)，管理人員必須具備極強(qiáng)的政治責(zé)任心，具備嚴(yán)格的政治紀(jì)律意識(shí)，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)待客戶友善和藹，主動(dòng)為人們服務(wù)。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該完善檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動(dòng)檔案工作的落實(shí)。而且，檔案信息化建設(shè)，對(duì)于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，單位應(yīng)該引進(jìn)在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會(huì)，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)庫(kù)與技能庫(kù)，確保其能夠掌握當(dāng)前檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施。此外，還需要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，進(jìn)一步保障電子檔案儲(chǔ)存、利用的安 全性[5]。

3 結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，會(huì)積累大量的各種類型的檔案資料，隨著時(shí)間的推移，文件資料不斷累積，數(shù)據(jù)規(guī)模逐步擴(kuò)大，數(shù)量及種類增加，采取傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式，儲(chǔ)存容量有限，管理效率低下，信息查閱困難。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展、普及，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程逐步推進(jìn)，大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，事業(yè)單位應(yīng)健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案管理工作，進(jìn)一步全面提升檔案管理及服務(wù)水平。