事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理探究

艾文蜀

（中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥 230088）

在事業(yè)單位的日常經營管理中，檔案資料的管理占據著重要地位，一旦出現檔案資料損壞的問題便會對各項工作的開展造成阻礙。在此基礎上應加強對于人性化管理理念和手段的應用，從根本上保障設計檔案資料的安全性和穩(wěn)定性，充分體現出檔案資料對于事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的實質性作用。

1 人性化管理對于事業(yè)單位檔案工作的意義

事業(yè)單位以往所進行的檔案管理工作大多都是在物本思想的基礎上，管理人員在日常管理工作中側重于檔案內容的歸納整理以及保存等，盡管這種管理理念的應用可以切實保障檔案管理工作的有效性，使其同事業(yè)單位設計檔案管理需求相適應，但事實上其所展現出的手段以及形式是無法滿足現代社會發(fā)展水平要求的。所以在當前事業(yè)單位所開展的檔案管理工作中，開始適當采用更加人性化的管理思想，進而實現檔案管理水平的有效提升。人性化管理理念更加關注用戶在對設計檔案進行查詢和應用過程中所產生的感受和體驗，致力于構建起更加和諧的文化環(huán)境，同用戶之間形成更加平等的交流關系。事業(yè)單位各項事務的開展強調各部門之間的高效配合與協調，所以應當注重各部門之間的協調性和溝通質量。人性化管理理念在檔案管理工作中的靈活應用，能夠加速推動檔案管理工作的柔性化進程。柔性管理的應用能夠充分展現出企業(yè)領導者的人格魅力，通過自身的號召力和影響力激發(fā)出員工的工作熱情，進而實現其創(chuàng)造能力以及主觀能動性的提升，促使工作人員用自身的潛能提升檔案管理工作的質量，為單位的高質量發(fā)展奠定堅實的基礎。這種人性化的管理措施可以起到對于工作人員的內在驅動作用，相較于傳統(tǒng)的工作動力來說促進效果更強，還能夠切實展現出事業(yè)單位特有的人性化管理特色。

2 事業(yè)單位檔案工作中人性化管理的途徑

2.1 優(yōu)化檔案管理流程

從目前來看，大多事業(yè)單位都將檔案管理工作作為設計全流程的末端工作，僅僅是開展對于所涉及資料的簡單收集工作，并沒有將檔案管理工作滲透在全流程當中。除此以外，事業(yè)單位當前普遍存在著對于紙質檔案過度依賴的問題，沒有切實了解電子檔案的重要性，導致管理工作效率的提升受到了制約。對于設計活動的開展來說，檔案管理工作并非僅僅是末端環(huán)節(jié)，而是應當深入落實到設計和實施的全過程當中，從產生流程開始，到最終檔案完成轉換的全過程中都要落實對于設計檔案的一體化管理。從目前來看，設計檔案主要包含兩種載體，分別為電子載體檔案以及紙質載體檔案，檔案管理部門應當針對紙質項目文件展開全過程的動態(tài)控制工作，切實保障文件管理體系的科學性與合理性，真正展現出其可控化以及有序化效果。從根源上保障文件產生的規(guī)范性，有效規(guī)避文件在檔案管理中所產生的各種問題，與此同時，還能夠緩解檔案管理人員的工作壓力[1]。

2.2 改造檔案庫房

除了優(yōu)化檔案管理流程以外，事業(yè)單位在進行設計檔案管理的過程中應當積極開展對于庫房的改造工作。首先，需要嚴格按照國家所發(fā)布的相關規(guī)定和要求進行庫房建設。其次，在改造階段則需要確保包括濕度以及溫度等關鍵性技術指標滿足行業(yè)標準。在濕度的控制方面應將其控制在45%-60%之間，而溫度則應當維持在14-24℃之間，唯有如此才能夠切實保障紙質檔案的使用年限，最大限度降低霉變等現象出現的概率。最后，若是檔案存儲的庫房為舊房，便應當保障其朝向是朝南或者是朝東，并且盡量遠離那些濕度較大的區(qū)域，例如：衛(wèi)生間、水房等。除此以外，檔案管理工作人員需要對庫房地面的承重能力進行綜合考量，特別是當庫房所處樓層相對較高的時候，要事先對其展開實地勘測，不能盲目采取改造措施。

2.3 強化檔案管理制度建設

在強化檔案管理制度建設的過程中，應當重點開展以下兩方面工作。一方面，設計檔案管理人員應當對檔案管理活動展開細化分解，并專門安排負責人針對性地管理相應的環(huán)節(jié)，與此同時，還要進行相應考核體系以及指標的制定，以免在出現管理失誤問題的時候出現互相推脫責任的現象。另一方面，檔案管理人員需要對現有的各類軟硬件設施設備進行健全和完善，并形成更加規(guī)范化的檔案管理制度，管理人員應當嚴格從制度要求出發(fā)，各類檔案資料展開管理工作工作，并從生產以及管理需求的實際情況出發(fā)，及時對其進行檢查和優(yōu)化調整。此舉能夠有效提升電子檔案歸檔的及時性，充分發(fā)揮出制度的約束性和規(guī)范性作用，對設計檔案資料的產生、歸類整理以及多項活動的開展進行合理管控，有效規(guī)避因為未做到及時歸所造成的資料丟失問題，切實提升設計檔案的完整性，以便于后續(xù)各項工作的持續(xù)平穩(wěn)開展。

2.4 創(chuàng)新檔案管理工作方法

近些年來我國社會發(fā)展水平逐漸提升，事業(yè)單位工作的開展呈現出更加復雜多樣的特點，與此同時，設計工作所涉及的相關資料也逐漸增多，這便為設計檔案管理工作的開展增加了一定的難度。檔案管理工作的開展主要是為了將各種有價值的信息內容記錄并保存再來，為后續(xù)工作提供經驗。檔案管理的相關工作人員應當從人性化管理的角度出發(fā)開展管理工作，例如：當涉及人事檔案的相關記錄時，應當盡可能多的對當事人的信息數據進行收集，然后基于信息構建起科學合理的個人檔案。除此以外，檔案管理部門還要采用多樣化的方式通知設計師，這樣一來，設計師在存在檔案資料需求的情況下便能夠在個人檔案中進行自助查詢，此舉可以充分保障檔案資料作用的發(fā)揮，實現資料利用效率的大幅增加。

事業(yè)單位所開展的檔案管理工作主要是高效梳理各種類型的檔案信息，并根據相應的標準將其存儲下來，通過日常的管理與維護，為后續(xù)對于資料的查詢與應用提供條件。但從目前來看，事業(yè)單位業(yè)務開展的范圍呈現出逐漸擴大的趨勢，與此同時設計檔案的種類和信息量也逐漸增多，面臨著大量的存儲介質以及存儲方式，所以檔案管理人員在展開人性化檔案管理工作的時候應當對現有的工作方法進行完善健全。比如在檔案管理的過程中可以適當強化對于專業(yè)檔案管理軟件以及計算機等的應用，這不僅能夠實現管理工作效率的提升，還可以在極大程度上增加檔案管理的準確性，有效減輕檔案管理人員的工作壓力，切實保障檔案管理工作的科學性與合理性[2]。

3 結論

綜上所述，優(yōu)化開展事業(yè)單位的人性化檔案管理工作，能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質量，對于設計檔案資料利用率的提升有著積極的促進作用。因此，事業(yè)單位檔案管理部門要加強對于人性化管理理念的重視，并將其貫徹落實在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，充分展現出“以人為本”管理工作的實效性，推動我國事業(yè)單位整體檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展。