互聯(lián)網(wǎng)背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

孔泉森

（遼陽(yáng)市退役軍人事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 遼陽(yáng) 111000）

在行政事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)重要內(nèi)容，但受傳統(tǒng)思想觀念以及管理方式影響，仍舊采用傳統(tǒng)檔案管理方式，人工處理大量紙質(zhì)檔案。但隨著行政事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息逐漸增加，檔案管理人員工作壓力較大，面對(duì)大量工作內(nèi)容，易出現(xiàn)操作失誤等問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來(lái)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面把握時(shí)代發(fā)展潮流，引入信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。但在建設(shè)中，由于缺乏高素質(zhì)信息化人才、檔案管理信息化水平低下，這些因素均制約了檔案管理信息化建設(shè)。通過(guò)培養(yǎng)高素質(zhì)信息化人才，提高檔案管理信息化水平，強(qiáng)化信息化建設(shè)，帶動(dòng)行政事業(yè)單位良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

1 檔案管理信息化概念及行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意義

1）檔案管理信息化概念。檔案管理信息化主要指的是結(jié)合實(shí)際需求，構(gòu)建出完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，將各項(xiàng)新興技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，如檔案信息收集、編制以及存儲(chǔ)等過(guò)程中。通過(guò)檔案管理信息化，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，如紙質(zhì)檔案以及影像檔案整理與存儲(chǔ)，實(shí)施檔案信息資源數(shù)字化，存儲(chǔ)集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率，檔案使用更加便捷。

2）行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義。（1）有利于檔案資料全面存儲(chǔ)。行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作中，主要采用紙質(zhì)檔案管理模式，這一管理模式具有諸多弊端，易受到外部因素影響，造成檔案損壞以及遺失等，對(duì)管理環(huán)境要求較高，且管理成本較高。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，利用檔案管理系統(tǒng)以及信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案信息掃描成電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，避免出現(xiàn)檔案信息損害以及遺失等問(wèn)題，且檔案管理成本較低，真正能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的永久保存。（2）檔案資料信息查找十分便捷。在行政事業(yè)單位日常工作中，經(jīng)常需要查找已經(jīng)存檔的信息資料。若采用傳統(tǒng)檔案管理模式，雖然在檔案歸檔工作中，會(huì)將檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。但由于行政事業(yè)單位中各項(xiàng)檔案信息資料相對(duì)較多，往往會(huì)在查詢檔案信息環(huán)節(jié)花費(fèi)大量時(shí)間。若遇到?jīng)]有進(jìn)行標(biāo)記的資料，則會(huì)出現(xiàn)無(wú)從下手的現(xiàn)象。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，使用者可利用電腦等載體，登錄系統(tǒng)平臺(tái)，輸入身份信息后，便能夠通過(guò)信息檢索查找想要的資料，十分便捷。（3）有利于實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)與分析。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，行政事業(yè)單位將信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠大大提升檔案管理工作質(zhì)量。通過(guò)信息化建設(shè)，在開展檔案管理工作時(shí)，可充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，開展統(tǒng)計(jì)與分析工作。例如可充分利用歷年干部培訓(xùn)檔案中的信息，分析干部培訓(xùn)人數(shù)、學(xué)習(xí)成績(jī)以及培訓(xùn)效果，從而獲取準(zhǔn)確分析結(jié)果，為行政事業(yè)單位干部培訓(xùn)工作開展提供指導(dǎo)與參考。（4）強(qiáng)化對(duì)檔案資料的加密保護(hù)。在行政事業(yè)單位內(nèi)部，檔案資料具有一定機(jī)密性，采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，由于管理資料較多，一旦出現(xiàn)失誤，則會(huì)導(dǎo)致機(jī)密檔案信息流失，不利于行政事業(yè)單位全面發(fā)展。采用信息化管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，將所有資料均存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。還可運(yùn)用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)、檢測(cè)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的加密以及權(quán)限管控，確保檔案信息的安全性以及保密性，還能夠避免出現(xiàn)黑客入侵系統(tǒng)問(wèn)題，保障行政事業(yè)單位內(nèi)部機(jī)密檔案信息不被泄露。

2 行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1）檔案管理信息化水平低下。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，出現(xiàn)了多種新興信息技術(shù)，行政事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分把握機(jī)遇，積極深化改革，通過(guò)引進(jìn)信息技術(shù)，提高內(nèi)部管理效率與水平。將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，推動(dòng)信息化建設(shè)，緩解檔案管理人員工作壓力，提高檔案管理效率。但在實(shí)際工作中，行政事業(yè)單位整體信息化水平相對(duì)低下，在信息化建設(shè)中仍存在諸多不足。存在部分行政事業(yè)單位，其檔案資料均是由部門管理，部門只需要保管與自身相關(guān)的檔案資料即可。因而部分信息化水平相對(duì)較高的部門，檔案管理信息化進(jìn)程較快。但仍存在部分部門，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)知不充分，忽視信息化建設(shè)的重要性，因而在開展檔案管理工作中，無(wú)法確保檔案信息的完整性。由此能夠看出，在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理信息化水平低下，制約信息化建設(shè)工作開展。

2）檔案管理信息化效率不足?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下，越來(lái)越多的行政事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)有了深入認(rèn)知，同時(shí)也將信息技術(shù)運(yùn)用在各項(xiàng)工作中，旨在通過(guò)這一方式，提升整體管理水平。推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是提高檔案管理質(zhì)量的重要措施。但由于在行政事業(yè)單位中，檔案管理信息化工作缺乏規(guī)范性，對(duì)檔案管理效率產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。當(dāng)前存在部分行政事業(yè)單位，在應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)時(shí)存在單一性，不同部門之間無(wú)法進(jìn)行信息共享，各項(xiàng)檔案信息資料難以對(duì)接，甚至存在檔案資料無(wú)法兼容的問(wèn)題，嚴(yán)重制約內(nèi)部檔案共享，檔案信息查找難度較大，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

3）缺乏高素質(zhì)信息化人才。檔案管理人員是檔案管理工作開展主體，其個(gè)人綜合素質(zhì)將直接影響檔案管理質(zhì)量。在行政事業(yè)單位內(nèi)部，為推動(dòng)檔案管理工作信息化建設(shè)，則需要配備高素質(zhì)綜合型信息化人才，提供人才支持。但在實(shí)際工作中，行政事業(yè)單位內(nèi)部高素質(zhì)信息化人才數(shù)量不足，現(xiàn)有檔案管理人員雖然具備較為豐富的檔案管理理論知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)，但存在老齡化問(wèn)題，受傳統(tǒng)思想影響，并不具備新鮮事物接受能力，知識(shí)體系相對(duì)落后，不符合檔案管理信息化建設(shè)要求。同時(shí)檔案管理人員在日常工作中，未樹立正確職業(yè)理念，認(rèn)為檔案管理工作僅是簡(jiǎn)單的資料整理及歸檔，不重視檔案管理工作，消極對(duì)待工作，知識(shí)更新不及時(shí)。高素質(zhì)信息化人才是制約信息化建設(shè)的重要因素。

4）管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視。當(dāng)前在行政事業(yè)單位內(nèi)部，仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，管理效率低下，隨著行政事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展，信息資料逐漸增多，檔案管理人員工作壓力較大，工作效率低下。究其根本，行政事業(yè)單位內(nèi)部，其管理者對(duì)信息化建設(shè)缺乏重視，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中投入的資金以及人力不足，并未引進(jìn)全新硬件設(shè)備及軟件，制約信息化進(jìn)程。由于設(shè)備老舊，跟不上時(shí)代發(fā)展變化，內(nèi)部機(jī)密檔案信息極易出現(xiàn)泄漏以及遺失等問(wèn)題，無(wú)法起到檔案信息保密及安全性作用。

3 互聯(lián)網(wǎng)背景下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理信息化路徑

1）強(qiáng)化檔案管理信息化意識(shí)。在行政事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，涉及內(nèi)容較多，因而在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)中，需要形成良好的信息化意識(shí)，才能夠確保檔案管理信息化在單位內(nèi)部的全面推行。首先事業(yè)單位可單位內(nèi)部宣傳檔案管理信息化意識(shí)及重要性，引導(dǎo)單位管理者摒棄落后思想觀念，明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大資金以及人力支持。當(dāng)單位管理者轉(zhuǎn)變思想觀念后，能夠發(fā)揮引導(dǎo)與示范作用，帶動(dòng)員工轉(zhuǎn)變觀念，形成良好的信息化意識(shí)。當(dāng)形成信息化意識(shí)后，能夠積極落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)。其次行政事業(yè)單位可在內(nèi)容開展座談會(huì)以及宣講會(huì)，宣傳檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)員工積極性，使其能夠積極參與到檔案管理信息化建設(shè)工作中。當(dāng)行政事業(yè)單位內(nèi)部所有員工均樹立信息化意識(shí)，才能夠推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作開展。

2）完善檔案管理制度。完善的制度是保證檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，行政事業(yè)單位可結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況，制定完善的管理制度，對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作進(jìn)行管控與規(guī)范。在制定檔案管理制度時(shí)，不僅需要涉及歸檔資料，還應(yīng)優(yōu)化檔案歸檔流程，全面覆蓋資料收集、整理以及查找等多個(gè)環(huán)節(jié)，提出具體要求。但需要明確的是，事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)將實(shí)際情況作為基礎(chǔ)，確保制度的適用性及可操作性，發(fā)揮制度優(yōu)勢(shì)，指導(dǎo)檔案管理工作有序開展。其次完善的檔案管理制度，還能夠推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。例如事業(yè)單位可制定完善的檔案使用制度，規(guī)定檔案使用權(quán)限，只有權(quán)限內(nèi)的員工才能夠使用檔案資料。在獲取檔案資料后，需要及時(shí)歸檔。為保證檔案資料的安全性，檔案資料嚴(yán)格禁止拷貝，僅能夠在線瀏覽。最后在制定檔案管理制度時(shí)，事業(yè)單位可增加績(jī)效考核制度以及激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理信息化建設(shè)作為考核指標(biāo)，引導(dǎo)員工重視并積極參與到信息化建設(shè)中。針對(duì)表現(xiàn)較好的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程。最后行政事業(yè)單位還需要積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)備，淘汰老舊設(shè)備，為信息化建設(shè)提供設(shè)備支持。

3）培養(yǎng)高素質(zhì)信息化人才。在行政事業(yè)單位內(nèi)部，由于缺乏高素質(zhì)信息化人才，是制約信息化建設(shè)工作開展的重要因素。針對(duì)這一問(wèn)題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視人才培養(yǎng)工作，制定完善的人才培養(yǎng)方案，組建高素質(zhì)復(fù)合型信息化人才。首先針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，行政事業(yè)單位可定期組織開展培訓(xùn)工作，引導(dǎo)檔案管理人員參加，教授最新檔案管理知識(shí)以及信息化知識(shí)，提升其信息化技能，豐富知識(shí)體系。還可邀請(qǐng)相關(guān)方面的專家開展講座，通過(guò)案例講授等方式，引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確職業(yè)理念，掌握更多信息化技術(shù)，提升其綜合素質(zhì)。其次行政事業(yè)單位需要提高人才準(zhǔn)入門檻，在招聘環(huán)節(jié)中，不僅需要重視人才檔案管理理論知識(shí)掌握情況，還需要考察其信息化技術(shù)能力，選擇高素質(zhì)檔案管理人才，為現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液。最后檔案管理人員自身應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)思想觀念，樹立終身學(xué)習(xí)理念，在工作之余，運(yùn)用多種方式進(jìn)行學(xué)習(xí)，完善自我，提高能力與素質(zhì)。再此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可定期開展考核工作，掌握檔案管理人員工作能力及工作態(tài)度，針對(duì)能力低下且態(tài)度不端正的員工，需要采取懲罰措施，通過(guò)這一方式，全面提升其素質(zhì)與能力，端正工作態(tài)度，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。

4 總結(jié)

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理信息化建設(shè)的重要性，及時(shí)摒棄傳統(tǒng)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化由于信息化。針對(duì)檔案管理信息化中存在的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變意識(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)信息化人才，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展提供有力的檔案信息支持，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。