新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作的探究

瞿 斌

（四川省疾病預(yù)防控制中心，四川 成都 610000）

隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，人們的生活方式、工作方式發(fā)生較大的變化，大量數(shù)據(jù)涌現(xiàn)于各行業(yè)中，促使疾控中心的檔案管理內(nèi)外環(huán)境發(fā)生轉(zhuǎn)變。另外，從2020年情況來看，疾控中心具有極高的社會(huì)服務(wù)價(jià)值、豐富的社會(huì)職能；疾控中心的檔案管理工作，能夠更有序的管理疾病防控、公共衛(wèi)生事件管理過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，將其以疾控檔案的形式保存起來，為今后疾控中心的疾病預(yù)防、疾病管理等工作提供充足、真實(shí)、可靠的檔案資料支持?；诖?，工作人員要立足現(xiàn)階段的疾控中心檔案管理工作實(shí)際情況，分析檔案管理的特點(diǎn)與現(xiàn)存問題，進(jìn)一步提升檔案管理優(yōu)化措施，以此提升疾控中心的檔案管理實(shí)效性[1]。

1 疾控中心檔案管理工作特點(diǎn)及其現(xiàn)存問題

1.1 疾控中心檔案管理工作特點(diǎn)

隨著各個(gè)城市的快速發(fā)展，城市人口數(shù)量之間增多，人口流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，各種社會(huì)公共衛(wèi)生事件的影響力也在逐漸增加，其危害范圍在擴(kuò)大，這種情況下，疾控中心的社會(huì)職能愈發(fā)突出。根據(jù)目前的疾控中心實(shí)際情況來看，其保存的檔案中具有豐富的信息資源，能夠?yàn)榧部刂行牡募膊】刂?、公共衛(wèi)生事件影響分析等工作中提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持，為疾控中心的工作開展提供有力保障。由此可見，相較于其他單位，疾控中心的檔案管理有所不同，其特點(diǎn)體現(xiàn)為：

1）信息來源豐富，內(nèi)容輔助。疾控中心的社會(huì)職能是對(duì)本地區(qū)的疾病、傳染病進(jìn)行預(yù)防與控制，對(duì)地區(qū)內(nèi)發(fā)生的公共衛(wèi)生事件加以控制。在履行這一職能的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，且信息的涉及范圍較廣?；诖朔N情況，為了在復(fù)雜多樣的信息中提取出目標(biāo)信息，提升檔案管理利用率，對(duì)疾控中心檔案管理工作提出了更高的要求[2]。2）檔案管理服務(wù)對(duì)象不同。相較于其他單位的檔案管理服務(wù)對(duì)象，疾控中心的檔案管理服務(wù)對(duì)象有所不同，由于其是圍繞疾病與傳染病的預(yù)防展開工作的，因此檔案管理的目的是獲取更多的疾病、傳染病資料，目的是更好的控制疾病與傳染病，因此其服務(wù)對(duì)象是疾病與傳染病的防控。3）疾控中心檔案管理工作中具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性；隨著現(xiàn)代社會(huì)各國之間的交流日益頻繁，一些疾病呈現(xiàn)國際化的傳播趨勢(shì)，具有各國、各地區(qū)融合性特點(diǎn)，大量病原體來源于外來人口攜帶，這也增加了疾控中心的檔案管理難度，隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，針對(duì)此類公共衛(wèi)生事件的防控方法愈發(fā)多樣，工作人員可以有效獲取國家化的公共衛(wèi)生病歷信息，做找信息預(yù)防準(zhǔn)備工作，從而有效預(yù)防各種突發(fā)性公共衛(wèi)生事件的發(fā)生，充分體現(xiàn)疾控中心檔案的應(yīng)用價(jià)值，體現(xiàn)檔案管理實(shí)用價(jià)值[3]。

1.2 疾控中心檔案管理現(xiàn)存問題

根據(jù)疾控中心檔案管理的實(shí)際情況分析，發(fā)現(xiàn)其仍然存在一定的不足，這些不足會(huì)影響疾控中心發(fā)揮社會(huì)職能的有效性，具體體現(xiàn)如下：

1）缺乏科學(xué)、專業(yè)的檔案管理意識(shí)。疾控中心的檔案管理工作中，工作人員需處理各種復(fù)雜的數(shù)據(jù)、信息，能夠耐心、細(xì)致的篩選、剔除信息，以此保證檔案資料中的信息是精準(zhǔn)的、可用的。疾控中心屬于社會(huì)性服務(wù)機(jī)構(gòu)，不會(huì)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，這種情況下，疾控中心的人員缺乏對(duì)一切“非醫(yī)療與疾病預(yù)防控制行為”工作的熱情，缺乏檔案管理積極性，認(rèn)為“疾控中心應(yīng)該以疾病控制為主，檔案管理只需要將資料保存起來就好了”。這種錯(cuò)誤的意識(shí)導(dǎo)致疾控中心的檔案管理體系難以發(fā)展，影響了檔案管理的科學(xué)性與專業(yè)性[4]。2）缺乏完善的檔案管理機(jī)制。根據(jù)現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，大部分的疾控中心檔案管理工作都存在機(jī)制不完善的情況，比如：工作人員的檔案資料處理流程隨意性較強(qiáng)、工作人員在檔案保存時(shí)缺乏細(xì)致規(guī)范的分類、檔案資料在使用時(shí)信息篩選工作量較大等。這種情況在極大程度上加大了檔案管理工作復(fù)雜程度，導(dǎo)致在使用疾控中心檔案資料時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間查找，降低工作效率，不利于發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。3）缺乏深度現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。在疾控中心的檔案管理工作中，由于各地區(qū)的疾控中心已經(jīng)開始了信息化建設(shè)，工作人員管理、保存、分類、查找檔案資料都是依靠計(jì)算技術(shù)完成的，但是也僅限于計(jì)算機(jī)技術(shù)的層面。疾控中心將更多的信息化資源投入到疾病預(yù)防與控制系統(tǒng)建設(shè)中，沒有設(shè)計(jì)符合實(shí)際需求的檔案管理智能化、數(shù)字化系統(tǒng)，導(dǎo)致疾控中心的檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)功能單一、發(fā)展較慢、可利用率較低[5]。

2 新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作優(yōu)化實(shí)踐路徑

2.1 明確新時(shí)期文件要求，構(gòu)建健全管理工作體制

新形勢(shì)下優(yōu)化疾控中心檔案管理工作，首先要建立健全的疾控中心檔案管理工作體制，以規(guī)范制度、清洗流程、明確標(biāo)準(zhǔn)為工作人員提供檔案管理依據(jù)與指導(dǎo)，保證各項(xiàng)檔案管理活動(dòng)有章可循，以此提升檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。建議要根據(jù)我國政府推行的《關(guān)于加強(qiáng)與改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》文件內(nèi)容，根據(jù)疾控中心的檔案管理特點(diǎn)與實(shí)際需要，進(jìn)一步提取出可用要求，將其作為構(gòu)建工作體制的資料。之后根據(jù)文件要求，提出“疾控中心與科室的兩級(jí)管理體系”，設(shè)計(jì)綜合性檔案管理體系，明確分配各科室人員的檔案管理工作責(zé)任，形成檔案管理合力。另外，要加強(qiáng)疾控中心檔案管理的綜合性工作機(jī)制建設(shè)，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容，向疾控中心的全體員工提供檔案資料查詢服務(wù)，進(jìn)一步豐富檔案管理賦能，提高疾控中心的檔案服務(wù)能力，打造檔案管理新格局[6]。

2.2 及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思想，提升檔案管理專業(yè)性

新形勢(shì)下優(yōu)化疾控中心檔案管理工作，建議要及時(shí)轉(zhuǎn)變疾控中心的檔案管理工作思想，不斷提升檔案管理工作意識(shí)，促使各科室人員能夠正確看待檔案管理工作，積極主動(dòng)配合檔案管理工作，主動(dòng)承擔(dān)檔案管理責(zé)任，不斷提升疾控中心的檔案管理工作專業(yè)性。根據(jù)現(xiàn)階段疾控中心存在的“重業(yè)務(wù)，輕檔案管理”的情況，要集中組織內(nèi)部人員集體學(xué)習(xí)疾控中心的檔案管理工作內(nèi)容、工作意義方面的知識(shí)，促使內(nèi)部人員能夠了解到檔案資料對(duì)于開展疾控行為、加強(qiáng)疾病控制、制定公共衛(wèi)生事件預(yù)防策略的重要價(jià)值；還可以通過微信群、微信公眾號(hào)、微博等平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理工作宣傳，提升疾控中心員工對(duì)檔案管理的認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)意識(shí)轉(zhuǎn)變目標(biāo)。另外，要進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部人員的檔案管理工作培訓(xùn)，進(jìn)一步對(duì)家綜合性檔案室與疾控中心各科室檔案是之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的檔案資源共享，加強(qiáng)檔案編撰、檔案資源開發(fā)等工作力度，實(shí)現(xiàn)從管理到服務(wù)的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步凸顯疾控中心檔案管理工作的專業(yè)性。

2.3 優(yōu)化檔案資源管理體系，維護(hù)檔案資料安全與穩(wěn)定

新形勢(shì)下優(yōu)化疾控中心檔案管理工作，建議對(duì)原本的檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，制定規(guī)范檔案管理制度，促使各科室工作人員均能夠嚴(yán)謹(jǐn)操作檔案管理流程，根據(jù)具體標(biāo)準(zhǔn)提取檔案信息、分類檔案資料、保管檔案資料，有效保證檔案資料的安全與穩(wěn)定，提升檔案管理工作有效性。在實(shí)際過程中，工作人員可以建立歸檔制度，根據(jù)疾控中心的常見幾種檔案資源進(jìn)行分類，提出不同檔案資料的保存范圍、分類標(biāo)注號(hào)、檔案保存方法與期限等；要保證檔案資料的及時(shí)歸還、應(yīng)收盡收[7]。要加大檔案資料的收集管理力度，根據(jù)疾控中心的疾病控制、公共衛(wèi)生事件的預(yù)防等工作需要，規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的收集要求，從整體角度部署各個(gè)科室的檔案資料收集方向、任務(wù)，提出重點(diǎn)工作檔案收集、重點(diǎn)項(xiàng)目活動(dòng)的檔案歸集、醫(yī)療衛(wèi)生與疾病控制的新技術(shù)的檔案收集等，保證檔案收集與檔案管理同步進(jìn)行。還需要進(jìn)一步建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)外部監(jiān)控，督促工作人員，不斷強(qiáng)化疾控中心的檔案管理成效。

2.4 全面設(shè)計(jì)數(shù)字化管理體系，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

新形勢(shì)下優(yōu)化疾控中心檔案管理工作，要積極開展檔案管理體系的數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)，加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的投入力度，促使疾控中心的主系統(tǒng)與當(dāng)檔案管理系統(tǒng)能夠同步發(fā)展，進(jìn)一步提升中心檔案管理的現(xiàn)代化水平。在實(shí)際過程中，工作人員要根據(jù)疾控中心的檔案管理需求，一方面采購硬件設(shè)備，安裝計(jì)算機(jī)、文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換裝置；另一方面搭建系統(tǒng)，明確中心的檔案管理系統(tǒng)功能為：檔案自動(dòng)歸集、檔案收集與整理、檔案資料的大數(shù)據(jù)篩選與冗余剔除、檔案自動(dòng)化分類、內(nèi)部各科室的檔案共享與實(shí)時(shí)更新、疾控檔案的專家?guī)熨Y料分析、規(guī)律模型構(gòu)建等，進(jìn)一步豐富檔案管理功能，同時(shí)為疾控中心的業(yè)務(wù)工作提供輔助[8]。

為了更好地實(shí)現(xiàn)疾控中心的檔案管理數(shù)字化發(fā)展，建議要重點(diǎn)提升檔案管理人員素養(yǎng)，構(gòu)建高質(zhì)量人員隊(duì)伍。若疾控中心的各科室人員及檔案管理人員缺乏數(shù)據(jù)化、數(shù)字化的檔案管理思維，且無法充分利用系統(tǒng)的功能，則系統(tǒng)的建設(shè)會(huì)流于形式。因此，要定期組織開展數(shù)字化的檔案管理工作培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：數(shù)字化的檔案管理原理、檔案數(shù)據(jù)資料的利用與分析、檔案數(shù)字化系統(tǒng)各項(xiàng)功能、系統(tǒng)操作方法、系統(tǒng)使用注意事項(xiàng)、檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化安全管理等，促使內(nèi)部人員具備現(xiàn)代化的檔案管理思維，能夠熟練操作系統(tǒng)，充分發(fā)揮系統(tǒng)功能的應(yīng)用價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，疾控中心承擔(dān)著各地區(qū)的公共衛(wèi)生防控責(zé)任，具備社會(huì)疾病管理與預(yù)防、控制職能，其檔案管理成果能夠直接影響到其職能的發(fā)揮、責(zé)任的履行。為了更好地解決疾控中心的檔案管理問題，輔助強(qiáng)化檔案管理成效，建議要積極學(xué)習(xí)、了解不同時(shí)期階段的有關(guān)文件要求、構(gòu)建符合政府政策的檔案管理體制；還需要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于疾控中心履行社會(huì)職責(zé)與義務(wù)的重要作用，全面提升檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范性。另外，為了更好地適應(yīng)新時(shí)期的信息化發(fā)展趨勢(shì)，可以引入數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建疾控中心檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案管理效率與質(zhì)量。