自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析及其改進(jìn)策略研究

鄭燕杰

【摘要】在自然資源部門發(fā)展中，檔案管理除了對以往和現(xiàn)在的發(fā)展情況進(jìn)行了記錄，同時也為自然資源部門今后的發(fā)展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實(shí)本質(zhì)上具有一定的政治性和科學(xué)性，同時也是一個自然資源部門長時間發(fā)展中必須落到實(shí)處的可持續(xù)性工作。對從事檔案管理人員自身的專業(yè)意識要求較高，其應(yīng)充分意識到積極革新自然資源部門檔案管理工作有利于提升自然資源部門實(shí)力，并在時代發(fā)展中始終占據(jù)優(yōu)勢地位。

【關(guān)鍵詞】自然資源部門;檔案管理;重要意義

隨著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的自然資源部門檔案管理工作重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移，從傳統(tǒng)單純進(jìn)行管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿胬脵n案，可以為自然資源部門發(fā)展提供憑證和參考依據(jù)，因此檔案管理工作已經(jīng)成為自然資源部門管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著我國檔案管理工作現(xiàn)代化程度的深入推進(jìn)，檔案管理工作的復(fù)雜程度不斷提升，因此對檔案管理工作的規(guī)范性有了更嚴(yán)格的要求。為了滿足新形勢提出的要求，現(xiàn)階段最重要的任務(wù)是規(guī)范檔案管理工作流程，只有這樣才能提高檔案管理工作的效率和水平，提升自然資源部門的綜合實(shí)力，促進(jìn)自然資源部門更為長足地發(fā)展。

1、信息化檔案管理概述

通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，通過兩者的不斷深度融合，借助計(jì)算機(jī)對各類資料數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發(fā)利用，更好地在自然資源部門發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮作用。因此，在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)、信息化建設(shè)細(xì)則規(guī)范化、構(gòu)建資源管理平臺、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。

2、自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1信息化程度較低

目前，仍舊有著不少自然資源部門使用通過人工的形式進(jìn)行檔案管理工作，在信息化進(jìn)程不斷加深的過程中，一些落后的檔案管理工作也隨著顯現(xiàn)出來，在實(shí)際工作中引發(fā)了不少問題。首先，信息化程度較低。在自然資源部門的日常檔案收集的過程中，缺乏信息化意識，仍舊保存大量紙質(zhì)文件，嚴(yán)重降低了檔案的查詢、翻閱、調(diào)取等工作，同時還有大量的重復(fù)文件，極大地浪費(fèi)了空間和管理人員的時間。信息化程度低也讓檔案工作和檔案管理體系，都與自然資源部門變革不同步，存在一定的脫節(jié)、難適應(yīng)現(xiàn)象。我國的市場經(jīng)濟(jì)體制自改革開放以來都在不斷完善，如筆者所在的部門也積極探索自身變革，從而發(fā)展自身的核心實(shí)力。自然資源部門對自身的體制、機(jī)制、自然資源部門架構(gòu)等都在不斷完善，以應(yīng)對市場環(huán)境中風(fēng)云變幻的條件因素。

2.2檔案管理水平低下

在自然資源部門發(fā)展過程中，開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法無法滿足時代發(fā)展要求，也與自然資源部門現(xiàn)代化發(fā)展相背離。首先，在檔案管理信息化建設(shè)期間，軟件開發(fā)商沒有深入分析自然資源部門的發(fā)展規(guī)律、個性需求和管理流程，從而導(dǎo)致軟件開發(fā)缺乏針對性，沒有深入考量和分析自然資源部門信息化建設(shè)需求。自然資源部門在應(yīng)用軟件開展信息化管理時，沒有立足于自身實(shí)際情況進(jìn)行二次開發(fā)，從而導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)無法發(fā)揮出優(yōu)勢作用。其次，自然資源部門所聘用的檔案管理人員非專業(yè)人員，不具備專業(yè)的管理能力和水平。當(dāng)管理人員素質(zhì)能力較低時，將會影響檔案管理工作的信息化建設(shè)，還會導(dǎo)致自然資源部門流失人力資源。

2.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

目前，不少自然資源部門對于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和方式，導(dǎo)致各類資料無法在自然資源部門發(fā)展中充分發(fā)揮作用。另外，由于相關(guān)管理制度的缺失，導(dǎo)致資料無法及時地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使自然資源部門遭受一定損失。自然資源部門對檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對自身工作的重要性認(rèn)識度不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致資料利用率下降。

3、改進(jìn)策略

3.1提高檔案管理信息化水平

不管自然資源部門處于哪一階段，檔案管理工作運(yùn)用哪種模式，“收得齊、管得好、用得活”一直以來都是對自然資源部門檔案管理工作進(jìn)行衡量的基本標(biāo)準(zhǔn)。自然資源部門檔案管理工作本身具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，在檔案工作的鑒定、收集、保管、整理、利用、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均存在各種各樣的問題，同時每一環(huán)關(guān)系十分緊密，相互影響。要想更好地掌控整個業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案管理工作效率提升，必須要運(yùn)用檔案信息系統(tǒng)展開計(jì)算機(jī)輔助管理。檔案管理部門在開發(fā)檔案資源的時候，應(yīng)加大檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，不斷豐富檔案資源，促進(jìn)檔案館原始信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的進(jìn)程加快，確保可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，使自然資源部門運(yùn)用管理需求得到滿足，確保自然資源部門其他內(nèi)部管理工作有據(jù)可循。同時，文檔管理系統(tǒng)還可以向文件生成領(lǐng)域拓展，確保在編寫文件材料的時候在系統(tǒng)平臺上規(guī)范形成，以使文件歸檔的質(zhì)量、格式規(guī)范和完整性得到保證。除此之外，還應(yīng)在文檔管理信息化系統(tǒng)中接入自然資源部門其他業(yè)務(wù)中設(shè)計(jì)的信息化系統(tǒng)，以確保電子信息和文件順利歸檔。

3.2注重建設(shè)自然資源部門網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案信息化安全管理

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善過程中，注重優(yōu)化自然資源部門檔案管理信息系統(tǒng)，引入專業(yè)管理人才和設(shè)備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。采用信息化方式和技術(shù)，大力建設(shè)檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在自然資源部門檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護(hù)等級。通過檔案管理的各項(xiàng)安全要求，基于信息安全要求和分析進(jìn)行分類，確定不同等級的安全保護(hù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)評估信息管理系統(tǒng)的安全性。

3.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)下自然資源部門檔案信息化建設(shè)，是滿足信息時代的發(fā)展，也是新時代檔案管理的大方向，對挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)在快速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)等，來對原有的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，例如原來檔案入庫，一般采用手工登記和記載分類存儲位置的方法，在有檔案調(diào)度或調(diào)出使用時，需要管理員在登記記錄本上仔細(xì)查閱記錄，并從存儲庫中翻取，往往會花費(fèi)大量的時間和精力才能夠找到;而信息化建設(shè)的引入，讓檔案登記、檔案調(diào)度和調(diào)出使用等工作都轉(zhuǎn)移到了電腦和互聯(lián)網(wǎng)上，能夠?qū)崿F(xiàn)點(diǎn)擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。

結(jié)語：

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展對自然資源部門深入發(fā)展起著極為重要的作用，因此在實(shí)際工作中，自然資源部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理工作有正確認(rèn)識，重視開展規(guī)范的檔案管理工作，建立健全檔案管理工作的管理制度，明確人員的責(zé)任和義務(wù);加強(qiáng)信息化建設(shè)力度，加大資金投入力度購置符合自然資源部門發(fā)展要求的軟硬件設(shè)備;重視引入和培養(yǎng)專業(yè)人才，全面提升相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，讓檔案管理工作成為自然資源部門健康發(fā)展的強(qiáng)大推動力。

參考文獻(xiàn)：

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