高等學(xué)校票據(jù)管理體系探析

龐九彬 陳秋蕊 荀寶莉

隨著教育體制不斷的深化改革，高校收費(fèi)形式和范圍也逐步擴(kuò)大，票據(jù)管理在高校財(cái)務(wù)管理中的地位也是越來(lái)越重要，票據(jù)管理的規(guī)范與否直接或間接的影響到高校的運(yùn)行和發(fā)展。本文結(jié)合具體工作實(shí)踐，對(duì)高校票據(jù)管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述和分析，旨在利用信息技術(shù)手段，建立高校票據(jù)管理體系，實(shí)現(xiàn)票據(jù)閉環(huán)管理，從而提升高校票據(jù)管理水平，確保財(cái)務(wù)管理工作高效有序的運(yùn)行和健康的發(fā)展。

隨著教育體制不斷的深化改革，高校收費(fèi)形式和范圍也逐步擴(kuò)大，票據(jù)管理在高校財(cái)務(wù)管理中的地位也是越來(lái)越重要，票據(jù)管理的規(guī)范與否直接或間接的影響到高校的運(yùn)行和發(fā)展。結(jié)合具體工作實(shí)踐、高校票據(jù)管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，利用信息技術(shù)手段，建立一個(gè)實(shí)現(xiàn)票據(jù)閉環(huán)管理的體系，從而提升高校票據(jù)管理水平，確保財(cái)務(wù)管理工作高效有序的運(yùn)行和健康的發(fā)展。

一、高校票據(jù)管理現(xiàn)狀與問(wèn)題

票據(jù)是高校會(huì)計(jì)核算的重要原始憑證，是學(xué)校會(huì)計(jì)監(jiān)督及內(nèi)部控制的重要方面，是上級(jí)主管單位、財(cái)務(wù)、稅務(wù)、審計(jì)等部門進(jìn)行監(jiān)督檢查的依據(jù)，其使用與管理是高校財(cái)務(wù)管理的重要基礎(chǔ)性工作。

（一）高校票據(jù)的種類

當(dāng)前高校票據(jù)按承載的介質(zhì)分紙質(zhì)和電子兩種，按功能和用途分為財(cái)政票據(jù)和稅務(wù)發(fā)票，財(cái)政票據(jù)和稅務(wù)發(fā)票都存在電子票據(jù)。

財(cái)政類票據(jù)，具體包括財(cái)政票據(jù)包括中央非稅收入統(tǒng)一票據(jù)、行政事業(yè)單位資金往來(lái)票據(jù)、捐贈(zèng)票據(jù)、中央非稅繳款書。稅務(wù)類發(fā)票，具體包括增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票。

（二）高校票據(jù)管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

高校票據(jù)管理包括票據(jù)的印制、領(lǐng)購(gòu)、開具、取得和保管等。國(guó)家對(duì)票據(jù)管理的制度包括財(cái)政部制定的《財(cái)政票據(jù)管理辦法》，《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》等。由于高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多樣化，以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，增加了票據(jù)管理的復(fù)雜性和重要性，也出現(xiàn)了一些管理上的困難和缺陷。

1.對(duì)票據(jù)管理工作缺乏重視，管理制度不健全

目前很多高校在對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的開展過(guò)程中，集中精力并投放資源在會(huì)計(jì)核算工作中，沒有認(rèn)識(shí)到票據(jù)管理會(huì)給整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)的重要影響，票據(jù)管理松散，制度不健全，導(dǎo)致票據(jù)管理工作不夠細(xì)化、規(guī)范化，容易出現(xiàn)不相容崗位不分離、票據(jù)使用不規(guī)范等問(wèn)題。

2.紙質(zhì)票據(jù)管理成本較高，且?guī)熒w驗(yàn)不佳

大部分高?，F(xiàn)在還在使用紙質(zhì)票據(jù)，紙質(zhì)票據(jù)的開具、分發(fā)、核銷、歸檔成本較高，且需要現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取，如遇到財(cái)務(wù)繁忙期還會(huì)影響領(lǐng)取效率，占用科研、學(xué)習(xí)時(shí)間和精力。

3.票據(jù)管理信息化水平低，不利于進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析

目前，很多高校票據(jù)管理信息化實(shí)現(xiàn)程度較低，尤其是財(cái)政票據(jù)的管理，依靠手工 EXCEL 表格實(shí)現(xiàn)，只有少數(shù)高校，或者自行研發(fā)票據(jù)管理軟件，或者委托開發(fā)票據(jù)管理模塊。大量的票據(jù)通過(guò)人工管理，不利于對(duì)所開票據(jù)從不同角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

4.收入入賬與票據(jù)管理系統(tǒng)未對(duì)接，聯(lián)動(dòng)管理機(jī)制缺失

高校開票存在兩種情況，一種是到款開票;另一種是預(yù)借開票。開票人員將票據(jù)遞交經(jīng)辦人后無(wú)其他監(jiān)管措施，對(duì)經(jīng)辦人是否及時(shí)入賬、完成入賬，無(wú)從管理。開票與入賬環(huán)節(jié)各自獨(dú)立、數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)對(duì)接，容易造成實(shí)際開票金額與收入入賬金額不一致的情況發(fā)生，存在內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

5.預(yù)借票據(jù)快速增長(zhǎng)，加大了票據(jù)管理難度

根據(jù)票據(jù)管理規(guī)定，一般是先收款后開票，但實(shí)際操作中，有些單位為了規(guī)避自身財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，往往要求先開票后付款。高校為了科研事業(yè)發(fā)展，對(duì)預(yù)借票據(jù)的需求在一定范圍給予支持。隨著近年來(lái)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的大幅度增加與社會(huì)服務(wù)收入的不斷增長(zhǎng)，預(yù)開票的金額和頻率增加，容易出現(xiàn)預(yù)借的票據(jù)到款不及時(shí)甚至不到位、票據(jù)遺失、開票未確認(rèn)收入、清理難度加大等問(wèn)題，增加了財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)。

6.對(duì)報(bào)銷票據(jù)的監(jiān)管力度不夠

近幾年科研事業(yè)的繁榮和發(fā)展，高?？蒲薪?jīng)費(fèi)收入連年增長(zhǎng)，相應(yīng)給科研經(jīng)費(fèi)管理帶來(lái)挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)報(bào)銷人員每天要接觸大量的票據(jù)，而對(duì)票據(jù)的真實(shí)性和合法性、電子票據(jù)是否重復(fù)提交，缺少有效的監(jiān)管，因此而帶來(lái)一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

二、建立票據(jù)管理體系，實(shí)現(xiàn)票據(jù)閉環(huán)管理

建立“以數(shù)字化信息化手段控制收入、管理收入”為目標(biāo)的票據(jù)管理體系，提升高校票據(jù)管理水平，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)手段，實(shí)現(xiàn)票據(jù)的開具、管理、運(yùn)輸、查詢、存儲(chǔ)等全流程無(wú)紙化電子控制。

（一）建立學(xué)校票據(jù)管理系統(tǒng)

建立票據(jù)管理系，優(yōu)化票據(jù)管理模塊和流程。為解決目前現(xiàn)場(chǎng)預(yù)借票據(jù)跑路、準(zhǔn)備較多紙質(zhì)單據(jù)的問(wèn)題，加強(qiáng)票據(jù)流程化和信息化管理，將票據(jù)流程嵌入模塊中，教職工可在線上辦理票據(jù)業(yè)務(wù);票據(jù)的開具、收回情況可直接通過(guò)系統(tǒng)獲取;與財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，用信息化手段加強(qiáng)對(duì)票據(jù)業(yè)務(wù)的監(jiān)管。

（二）建立高校票據(jù)池

高校票據(jù)池是指針對(duì)高校稅務(wù)發(fā)票和財(cái)政票據(jù)設(shè)立的票據(jù)池。票據(jù)池是對(duì)學(xué)校票據(jù)集中管理模式的體現(xiàn)，具體包括行政事業(yè)收據(jù)和稅務(wù)票據(jù)，其中行政事業(yè)收據(jù)又可分為開出的票據(jù)和收到的票據(jù)，稅務(wù)票據(jù)又可分為增值稅銷項(xiàng)票據(jù)和增值稅進(jìn)行票據(jù)。票據(jù)池的建立可對(duì)學(xué)校票據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，有效保障會(huì)計(jì)原始憑證的真實(shí)有效，防范假票、重復(fù)入賬風(fēng)險(xiǎn)，也是電子票管理潮流的必然要求。

1.票據(jù)“入池”審核。

教職工在申請(qǐng)票據(jù)報(bào)銷和經(jīng)費(fèi)到賬入賬時(shí)，需向財(cái)務(wù)提供相關(guān)票據(jù)，并將票據(jù)號(hào)輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，屆時(shí)通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與票據(jù)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，首先對(duì)票據(jù)的真?zhèn)芜M(jìn)行校驗(yàn)，無(wú)誤后再進(jìn)行票據(jù)查重審核，審核無(wú)誤后的票據(jù)進(jìn)行后續(xù)操作，沒有通過(guò)審核的票據(jù)直接退回，并注明退回原因。

2.票據(jù)追蹤管理。

票據(jù)審核通過(guò)后，繼續(xù)完成報(bào)銷或入賬財(cái)務(wù)處理，形成憑證號(hào)，將憑證號(hào)及“已入賬”標(biāo)識(shí)標(biāo)記到相應(yīng)的票據(jù)上，并繼續(xù)存放在“票據(jù)池”中。

3.票據(jù)查詢服務(wù)。

教職工繁忙于科研事務(wù)中，辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的時(shí)間和精力較少，往往會(huì)忘記票據(jù)是否已完成報(bào)銷和入賬手續(xù)，存儲(chǔ)在“票據(jù)池”中的票據(jù)在為票據(jù)的真?zhèn)涡院椭貜?fù)性檢驗(yàn)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的前提下，向教職工提供查詢服務(wù)，根據(jù)票據(jù)號(hào)可直接查詢是否完成財(cái)務(wù)處理，并可獲取憑證號(hào)。

（三）建立高校票據(jù)認(rèn)證平臺(tái)

1.建立票據(jù)報(bào)銷認(rèn)證平臺(tái)，落實(shí)對(duì)報(bào)銷票據(jù)的管理。推進(jìn)完善票據(jù)驗(yàn)證管理模塊，與財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)接，增加票據(jù)認(rèn)證環(huán)節(jié)，確保財(cái)務(wù)原始憑證的真實(shí)合法，一定程度上規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2.推進(jìn)與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。繳費(fèi)項(xiàng)目、繳費(fèi)流水、電子票據(jù)和賬務(wù)的無(wú)縫對(duì)接，做到所有收費(fèi)項(xiàng)目和電子票據(jù)的閉合管理。到款→開票→入賬一站式線上辦理，不僅可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平和財(cái)務(wù)工作效率，也可在一定程度上提高師生滿意度。

3.推進(jìn)與學(xué)?？蒲邢到y(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。學(xué)校財(cái)務(wù)、科研部門聯(lián)合推進(jìn)線上辦理科研經(jīng)費(fèi)入賬。到款、立項(xiàng)審核、開票每個(gè)環(huán)節(jié)都形成電子憑單作為入賬原始憑證，師生可在線上完成科研經(jīng)費(fèi)入賬工作，大大節(jié)約師生時(shí)間和精力，同時(shí)可推進(jìn)高校財(cái)務(wù)票據(jù)影像化工作。

三、保障措施

（一）健全票據(jù)管理制度

根據(jù)國(guó)家及地方有關(guān)要求，高校積極制定相應(yīng)的票據(jù)管理制度，確保票據(jù)管理行為合法合規(guī)，使得票據(jù)管理工作的開展有章可依，嚴(yán)格執(zhí)行票款分離，并落實(shí)專人負(fù)責(zé);梳理票據(jù)管理流程，確保票據(jù)管理制度通過(guò)流程控制到位。

（二）充分發(fā)揮對(duì)票據(jù)管理工作的審計(jì)、監(jiān)察作用

定期對(duì)單位的收入項(xiàng)目和票據(jù)進(jìn)行清理檢查，防止違規(guī)收費(fèi)、濫開票據(jù)、公款私存和私設(shè)“小金庫(kù)”的違紀(jì)違規(guī)事件發(fā)生。

（三）落實(shí)預(yù)借票據(jù)制約措施

嚴(yán)格控制預(yù)借票據(jù)，需要預(yù)借票據(jù)的單位或個(gè)人需提交申請(qǐng)，明確到款期限，一旦到期款項(xiàng)無(wú)法到賬，可以通過(guò)限制借款單位或個(gè)人無(wú)法再次借票，或者對(duì)其課題項(xiàng)目結(jié)題加以限制等措施，保證學(xué)校各項(xiàng)科研項(xiàng)目的順利開展，有效的降低學(xué)校的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（作者單位：1.山東大學(xué);2.中國(guó)石油大學(xué)（華東））

山東省教育會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)2019年度課題項(xiàng)目。