品管圈在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)中的應(yīng)用

厲應(yīng) 李晴 張瑾

[摘要]本文探索運(yùn)用品管圈管理工具，規(guī)范管理復(fù)旦大學(xué)附屬兒科醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)，通過動(dòng)態(tài)循環(huán)管理模式，持續(xù)規(guī)范對(duì)經(jīng)濟(jì)合同和經(jīng)濟(jì)行為的管理，從而實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理。

[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院 ? 經(jīng)濟(jì)合同 ? 應(yīng)用管理 ? 品管圈

一、品管圈的概念

品管圈（Quality Control Circle）是指同一單位或工作性質(zhì)相關(guān)聯(lián)的人員自動(dòng)、自發(fā)組織起來，科學(xué)運(yùn)用品質(zhì)管理工具，持續(xù)進(jìn)行效率提升、降低成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量等活動(dòng)的小組。品管圈作為全面品質(zhì)管理的一環(huán)，是在自我啟發(fā)、相互啟發(fā)的過程中，運(yùn)用各種質(zhì)量控制方法對(duì)自己的工作現(xiàn)場(chǎng)不斷進(jìn)行維持與改善的活動(dòng)。

二、品管圈活動(dòng)啟動(dòng)

（一）成立品管圈小組

結(jié)合復(fù)旦大學(xué)附屬兒科醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱醫(yī)院）內(nèi)部審計(jì)工作實(shí)際，2019年1月組建品管圈活動(dòng)小組，設(shè)立圈長(zhǎng)一名，圈成員主要由內(nèi)部審計(jì)部門、院長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室、紀(jì)檢辦及相關(guān)采購部門主要負(fù)責(zé)人組成，圈成員職稱和工齡結(jié)構(gòu)層次較高。經(jīng)過召開圈會(huì)，設(shè)計(jì)圈徽，討論決定將圈名定為“精衛(wèi)圈”。取名“精衛(wèi)圈”主要因?yàn)榻?jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)是醫(yī)院內(nèi)審的常規(guī)工作，立足工作實(shí)踐，持續(xù)改進(jìn)，力爭(zhēng)精益求精;作為內(nèi)部審計(jì)人員，應(yīng)發(fā)揮好審計(jì)“經(jīng)濟(jì)衛(wèi)士”作用，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展保駕護(hù)航。

（二）圈主題選定及活動(dòng)計(jì)劃擬定

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日趨活躍，經(jīng)濟(jì)合同潛在的風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)糾紛對(duì)醫(yī)院影響很大。立足審計(jì)工作，合同管理是重點(diǎn)審計(jì)內(nèi)容。同時(shí)，在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理體系中，合同管理也是重點(diǎn)控制領(lǐng)域。因此，規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)送審材料能把握經(jīng)濟(jì)合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，避免產(chǎn)生潛在經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。對(duì)于職能部門而言，可以保障采購規(guī)范，增強(qiáng)關(guān)鍵崗位安全防范意識(shí);對(duì)于內(nèi)部審計(jì)部門而言，強(qiáng)化監(jiān)督經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，是實(shí)現(xiàn)合同管理內(nèi)部控制的手段。采用頭腦風(fēng)暴法，全體圈成員從上級(jí)政策、重要性、迫切性及圈能力四個(gè)方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，采用“5、3、1”評(píng)分法進(jìn)行打分，將圈主題定為“提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)送審材料規(guī)范率”。主題確定后，按照品管圈活動(dòng)步驟及項(xiàng)目有序開展，利用甘特圖擬定活動(dòng)計(jì)劃并落實(shí)具體負(fù)責(zé)人（見圖1）。

三、品管圈在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)中的應(yīng)用實(shí)踐

（一）經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)的背景

為加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)經(jīng)濟(jì)行為的嚴(yán)格把控，進(jìn)一步規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議）的審核程序，明確合同（協(xié)議）事前審計(jì)的使用范圍，將醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)工作關(guān)口前移，內(nèi)部審計(jì)部門從源頭上加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)行為的監(jiān)管，規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。凡由醫(yī)院對(duì)外簽署金額≥10萬元的經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議），均需根據(jù)職責(zé)范圍由主管部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門進(jìn)行事前審核。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門審核內(nèi)容具體包括：審核合同（協(xié)議）簽訂程序的合規(guī)性，是否按照醫(yī)院規(guī)章制度進(jìn)行采購;審核合同（協(xié)議）送審材料的完整性;審核合同（協(xié)議）主體資格、經(jīng)營(yíng)資格的合法性和有效性;審核合同（協(xié)議）簽約方名稱與招標(biāo)、中標(biāo)單位名稱是否一致，審核合同（協(xié)議）價(jià)款是否與中標(biāo)通知書、談判紀(jì)要、詢價(jià)結(jié)果一致等。

（二）品管圈在經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)的應(yīng)用

1.現(xiàn)狀調(diào)查及目標(biāo)設(shè)定。項(xiàng)目起始于2019年1月，在項(xiàng)目實(shí)施過程中利用查檢表（見圖2）對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和初步分析。

在此基礎(chǔ)上，以2019年全年數(shù)據(jù)為基線調(diào)查階段，在此期間事前審計(jì)的經(jīng)濟(jì)合同共168份，統(tǒng)計(jì)分析由于不規(guī)范被退回的合同數(shù)量114份，不規(guī)范率達(dá)67.86%，具體統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)見圖3。

在認(rèn)真梳理事前審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題并分類匯總后，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)狀及實(shí)際工作情況，運(yùn)用帕累托圖及二八法則（見圖4）對(duì)不規(guī)范退回具體原因進(jìn)行深刻剖析和細(xì)致研究，認(rèn)為主要原因在于合同金額及付款方式有誤、廉潔購銷協(xié)議等要素不全以及流程倒置。根據(jù)分析的查檢結(jié)果、活動(dòng)改善重點(diǎn)及圈能力計(jì)算目標(biāo)值為91.05%（目標(biāo)值公式=現(xiàn)況值+[（1-現(xiàn)況值）×改善重點(diǎn)×圈能力]）。

2.要因分析。圈成員通過頭腦風(fēng)暴，繪制魚骨圖，從人員、方法、環(huán)境及機(jī)制四個(gè)維度進(jìn)行原因分析，同時(shí)進(jìn)行要因打分。根據(jù)討論的結(jié)果分別繪制出合同金額及付款方式有誤、廉潔購銷協(xié)議等要素不全、流程倒置三個(gè)主要問題的要因分析圖。

3.對(duì)策制定與實(shí)施。針對(duì)要因分析結(jié)果，對(duì)事前審計(jì)中合同退回的原因進(jìn)行分析匯總，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作情況制定相應(yīng)的方案及措施，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題逐一進(jìn)行解決。各業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)合同簽訂過程中的不足及部門實(shí)際情況完善相關(guān)內(nèi)部控制制度流程和管理程序，健全內(nèi)部管理機(jī)制，有效改進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同審核中存在的缺陷，主要措施如下：

一是完善經(jīng)濟(jì)合同審核制度和電子化流程。為加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部管理、進(jìn)一步規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同的審核，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門協(xié)同相關(guān)審核部門調(diào)整醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)管理規(guī)定，明確了各職能部門的審核職責(zé)，細(xì)化了合同（協(xié)議）審簽的基本程序、流程以及送審材料的要求等。通過職能部門的層層把關(guān)，確保采購流程合理有效、經(jīng)濟(jì)合同合法合規(guī)、采購資料真實(shí)完善，從而防范經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，更好地履行風(fēng)險(xiǎn)防控的審計(jì)職能。借助醫(yī)院信息化建設(shè)，合同（協(xié)議）事前審核OA工作流程正式上線。通過制度與技術(shù)相結(jié)合的方法，2020年流程倒置問題的不規(guī)范數(shù)量大幅度下降。

二是組織流程與制度培訓(xùn)。針對(duì)輪崗人員不熟悉業(yè)務(wù)的情況，組織開展對(duì)各業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵崗位人員經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)的具體工作流程及審核過程中所需材料規(guī)范性的培訓(xùn)與宣傳，使各關(guān)鍵崗位人員了解經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)過程應(yīng)關(guān)注的要素關(guān)鍵點(diǎn)及存在的基本風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和能力。

三是完善主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同模板。針對(duì)經(jīng)濟(jì)合同重點(diǎn)條款不規(guī)范的情況，各相關(guān)部門分類整理涉及的主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)法務(wù)部門商討確定規(guī)范的合同模板，特別關(guān)注合同中的付款方式、違約責(zé)任、合同起止日期等主要條款。

四是加強(qiáng)廉潔購銷協(xié)議管理，營(yíng)造廉潔大環(huán)境。針對(duì)廉潔購銷協(xié)議等要素不全的情況，每年召開廉潔共建大會(huì)，維護(hù)風(fēng)清氣正的醫(yī)院廉潔文化氛圍。提高供應(yīng)廠商對(duì)廉潔協(xié)議的重視程度，不斷更新廉潔購銷協(xié)議模板，形成紀(jì)檢與審計(jì)雙重把關(guān)，審核廉潔購銷協(xié)議的完整性。

五是強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)結(jié)果運(yùn)用，推動(dòng)加強(qiáng)管理。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)合同歸檔材料規(guī)范性開展審計(jì)“回頭看”工作，以審促建，寓審于教，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及時(shí)堵塞管理漏洞，舉一反三，從源頭上汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，堅(jiān)持邊整改邊規(guī)范，確保審計(jì)工作取得實(shí)效。

4.效果確認(rèn)。經(jīng)過一系列措施的推進(jìn)，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)改進(jìn)措施的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤督導(dǎo)和評(píng)價(jià)分析，2020年經(jīng)濟(jì)合同的規(guī)范率由67.86%提升至89.47%。與目標(biāo)值相比，目標(biāo)達(dá)標(biāo)率為93.19%，具體對(duì)比情況見圖5。

經(jīng)濟(jì)合同管理質(zhì)量的提升不僅體現(xiàn)在總體數(shù)量和比例上，單項(xiàng)不規(guī)范情況也有所改善，且在改進(jìn)過程中杜絕了個(gè)別不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，在品管圈活動(dòng)開展過程中，圈成員溝通協(xié)調(diào)能力、解決問題能力、團(tuán)隊(duì)合作能力及品管手法掌握程度等方面都有所提升，具體情況見圖6。

5.標(biāo)準(zhǔn)化。運(yùn)用品管圈管理工具，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)后續(xù)經(jīng)濟(jì)合同事前審簽送審材料的規(guī)范情況進(jìn)行匯總分析，形成標(biāo)準(zhǔn)化模式，細(xì)化工作流程及完善相關(guān)制度。將此類工作通過日常追蹤、規(guī)范化及信息化管理，運(yùn)用科學(xué)的改進(jìn)方法和先進(jìn)的管理工具，形成持續(xù)改進(jìn)的模式與習(xí)慣。

四、體會(huì)與思考

在公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)中引入品管圈，不僅可以提高合同查檢效率，減少合同簽訂隱患，而且能根據(jù)較為具體的對(duì)策要求，較好地實(shí)施項(xiàng)目，可操作性較強(qiáng)。通過品管圈方法對(duì)經(jīng)濟(jì)合同事前審計(jì)各階段進(jìn)行評(píng)價(jià)和分析，發(fā)現(xiàn)流程中的關(guān)鍵點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定一系列合理有效的改進(jìn)措施，結(jié)合質(zhì)量管理工具不斷完善，持續(xù)改進(jìn)，使經(jīng)濟(jì)合同管理逐步制度化和規(guī)范化。

（作者單位：復(fù)旦大學(xué)附屬兒科醫(yī)院，郵政編碼：

201102，電子郵箱：402646514@qq.com）

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