品管圈在公立醫(yī)院經濟合同事前審計中的應用

厲應 李晴 張瑾

[摘要]本文探索運用品管圈管理工具，規(guī)范管理復旦大學附屬兒科醫(yī)院經濟合同事前審計，通過動態(tài)循環(huán)管理模式，持續(xù)規(guī)范對經濟合同和經濟行為的管理，從而實現(xiàn)全面質量管理。

[關鍵詞]公立醫(yī)院 ? 經濟合同 ? 應用管理 ? 品管圈

一、品管圈的概念

品管圈（Quality Control Circle）是指同一單位或工作性質相關聯(lián)的人員自動、自發(fā)組織起來，科學運用品質管理工具，持續(xù)進行效率提升、降低成本、提高產品質量等活動的小組。品管圈作為全面品質管理的一環(huán)，是在自我啟發(fā)、相互啟發(fā)的過程中，運用各種質量控制方法對自己的工作現(xiàn)場不斷進行維持與改善的活動。

二、品管圈活動啟動

（一）成立品管圈小組

結合復旦大學附屬兒科醫(yī)院（以下簡稱醫(yī)院）內部審計工作實際，2019年1月組建品管圈活動小組，設立圈長一名，圈成員主要由內部審計部門、院長辦公室、黨委辦公室、紀檢辦及相關采購部門主要負責人組成，圈成員職稱和工齡結構層次較高。經過召開圈會，設計圈徽，討論決定將圈名定為“精衛(wèi)圈”。取名“精衛(wèi)圈”主要因為經濟合同事前審計是醫(yī)院內審的常規(guī)工作，立足工作實踐，持續(xù)改進，力爭精益求精;作為內部審計人員，應發(fā)揮好審計“經濟衛(wèi)士”作用，為醫(yī)院經濟健康發(fā)展保駕護航。

（二）圈主題選定及活動計劃擬定

隨著市場經濟的迅速發(fā)展及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，醫(yī)院經濟活動日趨活躍，經濟合同潛在的風險和經濟糾紛對醫(yī)院影響很大。立足審計工作，合同管理是重點審計內容。同時，在行政事業(yè)單位內部控制管理體系中，合同管理也是重點控制領域。因此，規(guī)范經濟合同事前審計送審材料能把握經濟合同管理的薄弱環(huán)節(jié)，避免產生潛在經濟糾紛，維護醫(yī)院合法權益。對于職能部門而言，可以保障采購規(guī)范，增強關鍵崗位安全防范意識;對于內部審計部門而言，強化監(jiān)督經濟合同事前審計關鍵風險點，是實現(xiàn)合同管理內部控制的手段。采用頭腦風暴法，全體圈成員從上級政策、重要性、迫切性及圈能力四個方面進行評價，采用“5、3、1”評分法進行打分，將圈主題定為“提高醫(yī)院經濟合同事前審計送審材料規(guī)范率”。主題確定后，按照品管圈活動步驟及項目有序開展，利用甘特圖擬定活動計劃并落實具體負責人（見圖1）。

三、品管圈在醫(yī)院經濟合同事前審計中的應用實踐

（一）經濟合同事前審計的背景

為加強醫(yī)院對經濟行為的嚴格把控，進一步規(guī)范經濟合同（協(xié)議）的審核程序，明確合同（協(xié)議）事前審計的使用范圍，將醫(yī)院內部審計工作關口前移，內部審計部門從源頭上加強對經濟行為的監(jiān)管，規(guī)避經濟風險。凡由醫(yī)院對外簽署金額≥10萬元的經濟合同（協(xié)議），均需根據(jù)職責范圍由主管部門、法務部門、財務部門、審計部門進行事前審核。醫(yī)院內部審計部門審核內容具體包括：審核合同（協(xié)議）簽訂程序的合規(guī)性，是否按照醫(yī)院規(guī)章制度進行采購;審核合同（協(xié)議）送審材料的完整性;審核合同（協(xié)議）主體資格、經營資格的合法性和有效性;審核合同（協(xié)議）簽約方名稱與招標、中標單位名稱是否一致，審核合同（協(xié)議）價款是否與中標通知書、談判紀要、詢價結果一致等。

（二）品管圈在經濟合同事前審計的應用

1.現(xiàn)狀調查及目標設定。項目起始于2019年1月，在項目實施過程中利用查檢表（見圖2）對相關數(shù)據(jù)進行整理和初步分析。

在此基礎上，以2019年全年數(shù)據(jù)為基線調查階段，在此期間事前審計的經濟合同共168份，統(tǒng)計分析由于不規(guī)范被退回的合同數(shù)量114份，不規(guī)范率達67.86%，具體統(tǒng)計數(shù)據(jù)見圖3。

在認真梳理事前審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題并分類匯總后，結合醫(yī)院現(xiàn)狀及實際工作情況，運用帕累托圖及二八法則（見圖4）對不規(guī)范退回具體原因進行深刻剖析和細致研究，認為主要原因在于合同金額及付款方式有誤、廉潔購銷協(xié)議等要素不全以及流程倒置。根據(jù)分析的查檢結果、活動改善重點及圈能力計算目標值為91.05%（目標值公式=現(xiàn)況值+[（1-現(xiàn)況值）×改善重點×圈能力]）。

2.要因分析。圈成員通過頭腦風暴，繪制魚骨圖，從人員、方法、環(huán)境及機制四個維度進行原因分析，同時進行要因打分。根據(jù)討論的結果分別繪制出合同金額及付款方式有誤、廉潔購銷協(xié)議等要素不全、流程倒置三個主要問題的要因分析圖。

3.對策制定與實施。針對要因分析結果，對事前審計中合同退回的原因進行分析匯總，結合醫(yī)院實際工作情況制定相應的方案及措施，對發(fā)現(xiàn)的問題逐一進行解決。各業(yè)務部門根據(jù)自身經濟合同簽訂過程中的不足及部門實際情況完善相關內部控制制度流程和管理程序，健全內部管理機制，有效改進經濟合同審核中存在的缺陷，主要措施如下：

一是完善經濟合同審核制度和電子化流程。為加強醫(yī)院內部管理、進一步規(guī)范經濟合同的審核，醫(yī)院內部審計部門協(xié)同相關審核部門調整醫(yī)院經濟合同事前審計管理規(guī)定，明確了各職能部門的審核職責，細化了合同（協(xié)議）審簽的基本程序、流程以及送審材料的要求等。通過職能部門的層層把關，確保采購流程合理有效、經濟合同合法合規(guī)、采購資料真實完善，從而防范經濟糾紛，維護醫(yī)院合法權益，更好地履行風險防控的審計職能。借助醫(yī)院信息化建設，合同（協(xié)議）事前審核OA工作流程正式上線。通過制度與技術相結合的方法，2020年流程倒置問題的不規(guī)范數(shù)量大幅度下降。

二是組織流程與制度培訓。針對輪崗人員不熟悉業(yè)務的情況，組織開展對各業(yè)務部門關鍵崗位人員經濟合同事前審計的具體工作流程及審核過程中所需材料規(guī)范性的培訓與宣傳，使各關鍵崗位人員了解經濟合同事前審計過程應關注的要素關鍵點及存在的基本風險點，加強風險防范意識和能力。

三是完善主要經濟業(yè)務合同模板。針對經濟合同重點條款不規(guī)范的情況，各相關部門分類整理涉及的主要經濟業(yè)務，經法務部門商討確定規(guī)范的合同模板，特別關注合同中的付款方式、違約責任、合同起止日期等主要條款。

四是加強廉潔購銷協(xié)議管理，營造廉潔大環(huán)境。針對廉潔購銷協(xié)議等要素不全的情況，每年召開廉潔共建大會，維護風清氣正的醫(yī)院廉潔文化氛圍。提高供應廠商對廉潔協(xié)議的重視程度，不斷更新廉潔購銷協(xié)議模板，形成紀檢與審計雙重把關，審核廉潔購銷協(xié)議的完整性。

五是強化內部審計結果運用，推動加強管理。醫(yī)院內部審計部門對經濟合同歸檔材料規(guī)范性開展審計“回頭看”工作，以審促建，寓審于教，對審計發(fā)現(xiàn)問題及風險點，及時堵塞管理漏洞，舉一反三，從源頭上汲取經驗和教訓，堅持邊整改邊規(guī)范，確保審計工作取得實效。

4.效果確認。經過一系列措施的推進，醫(yī)院內部審計部門對改進措施的落實情況進行跟蹤督導和評價分析，2020年經濟合同的規(guī)范率由67.86%提升至89.47%。與目標值相比，目標達標率為93.19%，具體對比情況見圖5。

經濟合同管理質量的提升不僅體現(xiàn)在總體數(shù)量和比例上，單項不規(guī)范情況也有所改善，且在改進過程中杜絕了個別不規(guī)范的現(xiàn)象。另外，在品管圈活動開展過程中，圈成員溝通協(xié)調能力、解決問題能力、團隊合作能力及品管手法掌握程度等方面都有所提升，具體情況見圖6。

5.標準化。運用品管圈管理工具，醫(yī)院內部審計部門對后續(xù)經濟合同事前審簽送審材料的規(guī)范情況進行匯總分析，形成標準化模式，細化工作流程及完善相關制度。將此類工作通過日常追蹤、規(guī)范化及信息化管理，運用科學的改進方法和先進的管理工具，形成持續(xù)改進的模式與習慣。

四、體會與思考

在公立醫(yī)院經濟合同事前審計中引入品管圈，不僅可以提高合同查檢效率，減少合同簽訂隱患，而且能根據(jù)較為具體的對策要求，較好地實施項目，可操作性較強。通過品管圈方法對經濟合同事前審計各階段進行評價和分析，發(fā)現(xiàn)流程中的關鍵點和風險點，制定一系列合理有效的改進措施，結合質量管理工具不斷完善，持續(xù)改進，使經濟合同管理逐步制度化和規(guī)范化。

（作者單位：復旦大學附屬兒科醫(yī)院，郵政編碼：

201102，電子郵箱：402646514@qq.com）

主要參考文獻

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