淺議企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作

文/大同市云岡區(qū)同煤集團(tuán)檔案處 辛煒

對于文書檔案而言，其自身是對企業(yè)發(fā)展過程的客觀記錄，而記錄的主要內(nèi)容則是相關(guān)企業(yè)在發(fā)展過程中所產(chǎn)生出的問題、應(yīng)用的解決方式以及最終取得的成果，這些記錄都具有重要的參考價(jià)值。而在文書檔案的管理工作中，收集與歸納則是具有一定輔助性以及服務(wù)性的管理環(huán)節(jié)，相關(guān)企業(yè)若想做好檔案管理工作，則要對文書檔案的收集與歸納工作環(huán)節(jié)予以重視，并運(yùn)用多種方式提高這一工作的效率與質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的完善。

一、企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作開展的重要意義

（一）有助于提升企業(yè)檔案管理工作的效率。企業(yè)文書檔案是對其自身發(fā)展實(shí)況的記錄，也是企業(yè)管理工作中的重要文件，對企業(yè)文書檔案進(jìn)行有效的收集以及歸檔，既是企業(yè)管理工作過程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是重要工作環(huán)節(jié)。企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作的有效開展，不僅能夠提高企業(yè)整個(gè)檔案管理工作的有序性以及規(guī)范性，還能夠在較大程度上提高企業(yè)檔案管理的效率，并使檔案資料的完整性得以提升，促使企業(yè)檔案管理更加高效地開展。

（二）能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營運(yùn)行提供充足的資料。相關(guān)管理人員對企業(yè)的文書檔案進(jìn)行收集歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)發(fā)展歷程以及生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有效記錄，使得企業(yè)自身在運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的全面書面材料，都能夠得到規(guī)范以及合理的整合，并使其能夠通過文書檔案的管理形式完整呈現(xiàn)出來，而這些檔案資料的完整備案，能夠?yàn)槠髽I(yè)相關(guān)部門人員提供充足的查閱資料，并為企業(yè)相關(guān)部門的發(fā)展提供有效的幫助，文書檔案中對企業(yè)以往發(fā)展過程中問題的詳細(xì)記錄，能夠使企業(yè)部門在經(jīng)營運(yùn)行中科學(xué)規(guī)避相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而為企業(yè)的有效運(yùn)營提供良好的保障。

（三）能夠?yàn)槠髽I(yè)的決策管理提供可靠的參考依據(jù)。企業(yè)工作人員對文書檔案的有效收集歸檔，能夠避免文書檔案資料的缺失，提高文書檔案的完整度，而其自身記錄的內(nèi)容，也能夠?yàn)槠髽I(yè)管理者的決策提供更加科學(xué)的參考依據(jù)，為企業(yè)決策的正確性以及有效性提供進(jìn)一步的保障，使管理者做出符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求的決策。另外，管理者也能夠通過對文書檔案的查閱，對企業(yè)自身的發(fā)展進(jìn)程有更加全面且深入的了解，在這種情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者在進(jìn)行決策管理時(shí)，也會考慮到企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的決策管理方案，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

（一）企業(yè)文書檔案管理人員缺乏較高的管理意識。首先，在部分企業(yè)中，相關(guān)部門以及管理人員對于文書檔案的收集與歸檔并不重視，而且管理人員自身也缺乏專業(yè)性的管理能力及素養(yǎng)，其自身的管理意識更是不足。比如，在對文書檔案進(jìn)行級別劃分時(shí)，相關(guān)管理人員只關(guān)注重要文件，而缺乏對普通文書檔案的重視，這樣很容易降低文書檔案收集與歸檔工作的效率與質(zhì)量，在這種情況下，有些比較珍貴的檔案資料會出現(xiàn)收集不完整的問題，甚至還有可能出現(xiàn)缺失以及破損現(xiàn)象，致使文書檔案的真實(shí)性無法得到有效的保障。其次，部分文書檔案的管理人員自身缺乏工作責(zé)任感。在文書檔案的收集與歸檔工作中，管理人員是重要的執(zhí)行者，一旦在人員要素方面出現(xiàn)問題，會讓工作質(zhì)量與效率被拉低，其中文書檔案的相關(guān)資料也難以得到高效的利用。比如，一些管理人員在對文書檔案資料進(jìn)行處理時(shí)，沒有對文書檔案的來源以及出處進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，導(dǎo)致這些資料的真實(shí)性以及可靠性無法得到保障，致使文書檔案收集與歸檔工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性以及規(guī)范性。

（二）企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作沒有做到位。第一，企業(yè)文書檔案收集與歸檔的工作流程缺乏規(guī)范性。部分企業(yè)在開展文書檔案管理工作中，存在工作流程混亂的問題，且流程的規(guī)范性不足，導(dǎo)致整個(gè)工作的效率難以提升。比如，有些企業(yè)的管理人員在進(jìn)行文書檔案歸類工作時(shí)，其自身對文件資料的處理較為隨意，沒有按照規(guī)則對文書檔案進(jìn)行合理擺放，不成章法，而且企業(yè)文書檔案還存在歸檔不及時(shí)的情況，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的效率。第二，企業(yè)文書檔案的歸檔模式的綜合性不足。在以往的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的文字檔案模式常見，現(xiàn)階段還有很多企業(yè)依舊在使用傳統(tǒng)的文字檔案管理模式。隨著科技的發(fā)展，文書檔案的管理技術(shù)手段也不斷進(jìn)步，電子文書檔案管理模式逐漸被應(yīng)用到企業(yè)的文書檔案管理工作中，但還有很多管理人員對于電子文書檔案缺乏正確的認(rèn)識，沒有意識到這一工作模式的重要性，其本身也缺少相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致電子文書檔案管理模式得不到有效利用，難以與傳統(tǒng)的文字檔案管理模式進(jìn)行有效結(jié)合，從而影響企業(yè)文書檔案歸檔工作的有效開展。第三，文書檔案信息的可靠性有待提升。對于企業(yè)的文書檔案資料而言，其自身就是對企業(yè)歷史信息的統(tǒng)計(jì)以及記錄，而只有真實(shí)可靠的檔案資料信息，才能夠在企業(yè)中發(fā)揮出有效的參考、查閱作用，并為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。然而，在企業(yè)的文書檔案管理工作中，還存在篡改信息的問題，以至于文書檔案信息的真實(shí)性以及可靠性有所降低。第四，文書檔案缺乏完整性。所謂的完整性，就是指文書檔案在時(shí)間上以及頁碼上的連貫性。有些管理人員在對企業(yè)文書檔案進(jìn)行收集與歸檔時(shí)，沒有將相關(guān)時(shí)間錄入資料中，還有些檔案出現(xiàn)缺頁的情況，這些都對文書檔案資料的完整性造成了較大破壞。

三、企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作開展的有效途徑

（一）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力素養(yǎng)。作為檔案管理人員，其自身要具備專業(yè)的檔案管理能力以及相關(guān)素養(yǎng)，檔案管理能力就是指文書檔案管理的專業(yè)知識以及能夠?qū)⑾嚓P(guān)專業(yè)知識靈活有效應(yīng)用到管理工作中的能力，而專業(yè)管理素養(yǎng)則是指工作責(zé)任感、認(rèn)真的工作態(tài)度、敬業(yè)心理等品質(zhì)，這樣才能夠在企業(yè)的文書檔案管理工作中發(fā)揮出重要作用，促使文書檔案收集與歸檔這一工作順利開展。基于此，相關(guān)企業(yè)的主管部門需要對檔案管理人員進(jìn)行全面了解與掌握，并根據(jù)管理人員實(shí)際工作情況以及階段性的績效考核目標(biāo)，制定合理且適合檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃方案，通過專業(yè)有效的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進(jìn)的管理思想理念，讓管理人員能夠在較短時(shí)間內(nèi)掌握專業(yè)的檔案管理知識技能，提升其自身的工作素養(yǎng)，同時(shí)還要在培訓(xùn)結(jié)束之后，對其進(jìn)行科學(xué)的考核測評，有效把握培訓(xùn)的效果，若是發(fā)現(xiàn)不足之處，要予以完善，以此促使管理人員自身專業(yè)能力素養(yǎng)的提升。

（二）合理完善企業(yè)文書檔案管理制度。首先，相關(guān)企業(yè)需要對文書檔案的歸檔期限予以明確，同時(shí)還要對企業(yè)文書檔案進(jìn)行合理的分類管理，以免出現(xiàn)遺失現(xiàn)象，從而提升企業(yè)文書檔案的收集與歸檔工作效率。其次，企業(yè)檔案管理部門要對文書檔案的歸檔范圍進(jìn)行確定，保證歸檔范圍的適應(yīng)性以及針對性，并立足于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)文書檔案的管理需求，根據(jù)企業(yè)的檔案管理規(guī)范，科學(xué)制定文書檔案的歸檔范圍。最后，對企業(yè)文書檔案的管理制度進(jìn)行合理更新。部分企業(yè)開展的文書檔案收集與歸檔工作，在實(shí)際需求中存在一定的滯后性，這樣會對整個(gè)工作的開展產(chǎn)生較大的阻礙，因此，企業(yè)的相關(guān)管理部門要結(jié)合實(shí)際需求以及自身的發(fā)展情況，對管理制度中存在的不適應(yīng)性進(jìn)行及時(shí)調(diào)整更新，使其能夠適應(yīng)不同階段的文書收集與歸檔工作。

（三）科學(xué)改進(jìn)企業(yè)文書檔案收集與歸檔的方式。第一，確保問題反饋的及時(shí)性。企業(yè)在開展文書檔案收集與歸檔工作時(shí)，都會最大程度避免其中可能會出現(xiàn)的問題，以此提高這一工作的效率與質(zhì)量，不過，問題肯定會存在，關(guān)鍵在于是否能夠及時(shí)有效地處理。因此，企業(yè)需要根據(jù)文書檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立專門的管理崗位，由專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)收集、歸檔、保存等各個(gè)階段的監(jiān)督管理工作，對于文書檔案的收集與歸檔工作要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)其中存在問題，要及時(shí)上報(bào)并作出有效處理，確保工作的有效性。第二，要保證工作的主動(dòng)性。管理人員在企業(yè)文書檔案的收集管理工作中，要學(xué)會化被動(dòng)為主動(dòng)，積極主動(dòng)地與其他部門進(jìn)行有效的溝通聯(lián)系，并對整個(gè)工作的進(jìn)程進(jìn)行統(tǒng)籌安排，同時(shí)還要做好定期的檢查工作，保證文書檔案資料的真實(shí)性以及完整性，并且兼顧到每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，使得各個(gè)部門以及整個(gè)企業(yè)對文書檔案的需求得到有效的滿足。第三，提高硬件設(shè)備的完善性。企業(yè)要引進(jìn)信息化的管理設(shè)備以及先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，提升文書檔案收集與歸檔的高效性。

四、總結(jié)

通過上述分析，文書檔案的收集與歸檔作為企業(yè)發(fā)展中一項(xiàng)輔助性的工作，對于企業(yè)的發(fā)展有著較大的促進(jìn)作用，而相關(guān)企業(yè)在對文書檔案進(jìn)行收集與歸檔時(shí)，需要對其中存在的問題予以關(guān)注，并根據(jù)實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的應(yīng)對措施，借此提高文書檔案收集與歸檔工作的規(guī)范性以及有效性，使其能夠在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出更加積極的作用。