探索大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理創(chuàng)新途徑

文/濟(jì)南市教育教學(xué)研究院 李勇

大數(shù)據(jù)，又稱為巨量資料，是指對(duì)事物的處理模式進(jìn)行創(chuàng)新之后，能夠形成更強(qiáng)的決斷力、洞察力和流程優(yōu)化能力。檔案管理發(fā)展至今，雖然在形式上已經(jīng)全面轉(zhuǎn)化為電子檔案，但在思維、方式、理論等方面依然停留在“紙質(zhì)”時(shí)期，引發(fā)了諸多新的問題?；诖?，在大數(shù)據(jù)背景下，全面梳理并創(chuàng)新電子檔案的管理途徑勢在必行。

一、大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新電子檔案管理的重要意義

大數(shù)據(jù)的本質(zhì)是海量資源，即通過計(jì)算機(jī)的計(jì)算速度，將所有資料進(jìn)行全面、客觀甚至是無遺漏的分析。經(jīng)此過程，社會(huì)各界的資料數(shù)據(jù)均可以得到整合，進(jìn)而總結(jié)出規(guī)律。不同行業(yè)的人根據(jù)自身的需要，基于自身的側(cè)重點(diǎn)，進(jìn)一步探究數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，為自己或單位的發(fā)展提供可行性建議，最終推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。基于此，在電子檔案管理中心應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析方法，既可以使電子檔案的價(jià)值得以提高，又可以從宏觀角度帶動(dòng)社會(huì)的整體進(jìn)步。除此之外，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的本質(zhì)原因是出于安全性的考量，即電子檔案在存儲(chǔ)、保管的安全性上遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式，只要存儲(chǔ)芯片這個(gè)載體不受損害，檔案數(shù)據(jù)的安全性即會(huì)得到保障。然而隨著技術(shù)的不斷升級(jí)、管理方式的不斷更新，部分電子檔案的管理已經(jīng)無法滿足時(shí)代的需求，以個(gè)人（單位）端為主的檔案存儲(chǔ)模式受到的安全威脅正在逐漸加大?；诖耍浞诌\(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)提升防護(hù)等級(jí)，已經(jīng)成為很多檔案管理機(jī)構(gòu)的工作重點(diǎn)。近年來，公共信息泄露事件頻發(fā)，凸顯我國電子檔案管理制度上的不足，甚至在淘寶等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，公然出現(xiàn)上百條私人信息明碼標(biāo)價(jià)、公開售賣的情況，無疑為我們敲響了警鐘。故而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，重新梳理電子檔案管理制度，找出一切漏洞，最終使公民的隱私得到保護(hù)，從而維護(hù)社會(huì)的安定、和諧。

二、當(dāng)前電子檔案管理存在的問題

根據(jù)實(shí)際情況分析可知，當(dāng)前電子檔案管理水平可提升的空間較大，主要問題在于：第一，部分管理人員對(duì)電子檔案及其管理模式的認(rèn)知水平嚴(yán)重不足。如上文提到，僅僅完成了形式上的轉(zhuǎn)化，對(duì)其內(nèi)在的改變?nèi)狈μ骄?，部分機(jī)構(gòu)甚至出現(xiàn)了管理水平倒退的現(xiàn)象（一些工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案的熟悉程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過電子檔案，計(jì)算機(jī)操作水平較低，出現(xiàn)問題時(shí)無法及時(shí)解決）。第二，部分單位的電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用時(shí)間較長，沒有及時(shí)更新，致使檔案處于零散狀態(tài)?？傮w來看，檔案管理成本投入雖然較低，但卻影響了檔案管理整體性的建設(shè)。很多檔案在缺乏整理、歸類的情況下，出現(xiàn)了丟失、數(shù)據(jù)錯(cuò)亂等現(xiàn)象，給有需求的使用者造成了不小的麻煩。第三，電子檔案通過計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備進(jìn)行登記，但在實(shí)際操作中，管理人員經(jīng)常出錯(cuò)，比如錄入信息時(shí)，隨手多按了一下鍵盤，致使信息改變，不查之下作為常規(guī)檔案存入數(shù)據(jù)庫，最終造成一系列不良影響。第四，當(dāng)前社會(huì)對(duì)電子檔案管理的要求不僅限于“整理”，還應(yīng)該進(jìn)行精細(xì)化的分類，經(jīng)過必要的分析，為有需求的人提供相應(yīng)的建議。而受傳統(tǒng)檔案管理思維的影響，在“數(shù)據(jù)分析”這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，很多電子檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)際呈現(xiàn)的管理水平并沒有達(dá)到人們的要求。

三、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）拓寬大數(shù)據(jù)分析在電子檔案管理中的應(yīng)用范圍。在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新電子檔案管理模式，必須拓寬大數(shù)據(jù)分析在電子檔案管理中的應(yīng)用范圍。首先，電子檔案自身的優(yōu)勢如下：信息具備非人工識(shí)讀性（即自動(dòng)辨識(shí)，無須人工介入）、信息的存儲(chǔ)密度較高（節(jié)省空間）、信息與載體之間具有可分離性（需要時(shí)方便調(diào)取）、多種信息媒體存在較強(qiáng)的繼承性（相同的信息可以在多個(gè)載體之間進(jìn)行分析、操作，無須擔(dān)憂兼容性、制式不符等問題）。基于此，通過大數(shù)據(jù)分析，能夠?qū)⑸鲜鰞?yōu)勢進(jìn)一步擴(kuò)大，從而為管理提供更大的便利性。其次，建立檔案的目的在于出現(xiàn)同類問題時(shí)，能夠擁有參照，不僅可以在最短時(shí)間內(nèi)制定出最佳的應(yīng)對(duì)方案，還可以在后續(xù)的整合過程中，對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化，從而提高各級(jí)單位的處事效率。比如非常稀有的RH陰性血型（俗稱熊貓血），在我國各省、市血庫內(nèi)的存量較少，經(jīng)常出現(xiàn)具備此種血型的人身患重病卻無法及時(shí)輸血的情況。針對(duì)此種現(xiàn)象，很多醫(yī)院和血庫建立了基于大數(shù)據(jù)分析的電子檔案管理模式，將區(qū)域內(nèi)存儲(chǔ)熊貓血的位置分布、具備隨時(shí)獻(xiàn)血能力的“特殊人群”全部納入電子檔案，實(shí)行系統(tǒng)化、高效率管理，一旦出現(xiàn)緊急情況，根據(jù)患者、醫(yī)院、血庫（獻(xiàn)血者）的實(shí)時(shí)位置進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，計(jì)算最短“供應(yīng)”時(shí)間，從而挽救患者生命。最后，在電子檔案管理管理過程中，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析，管理人員能夠從中總結(jié)出很多規(guī)律，進(jìn)而制定出更加完善的管理體系，最終目的是提高管理水平，為廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）全面梳理并改進(jìn)現(xiàn)有電子檔案管理模式。如上文提到，一些單位的電子檔案管理模式較為松散，沒有形成體系，造成檔案數(shù)據(jù)遺失的同時(shí)，在整體上影響了管理效率，與引入電子化管理的初衷背道而馳?；诖耍仨毴媸崂聿⒏倪M(jìn)現(xiàn)有的電子檔案管理模式。第一，從檔案的錄入、存儲(chǔ)、保管、調(diào)取等方面詳細(xì)審查相關(guān)流程，找出疑似問題。比如一些單位的檔案管理人員年齡較大，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案幾乎如數(shù)家珍，在短時(shí)間內(nèi)即可迅速找到；但通過計(jì)算機(jī)搜索目標(biāo)檔案時(shí)，或是因?yàn)椴僮魉接邢?，或是由于設(shè)備本身性能有待提高，實(shí)際處理過程花費(fèi)的時(shí)間甚至比原來更高。面對(duì)此種問題，負(fù)責(zé)人員應(yīng)該予以重視，查清根源所在并及時(shí)解決。第二，電子檔案相比紙質(zhì)檔案優(yōu)勢明顯，但這并非轉(zhuǎn)變工作態(tài)度的理由。管理人員在日常工作中，應(yīng)該以更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求自己，對(duì)檔案中的每一個(gè)細(xì)節(jié)均應(yīng)該反復(fù)對(duì)照，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確。比如城市公安局下屬街道派出所戶籍科，主要負(fù)責(zé)居民身份信息的管理，包含戶口遷入、遷出。根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，具備外省戶口的居民通過結(jié)婚，以“夫妻投靠”的方式進(jìn)行戶口遷入，辦理時(shí)間為40天。在此過程中，如果身份證號(hào)、生日（具體到“日”）、姓名等任何信息錄入出現(xiàn)差錯(cuò)，均會(huì)耽誤至少半個(gè)月的時(shí)間，給居民的正常規(guī)劃造成極大的“破壞”。很多時(shí)候，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)端的檔案數(shù)據(jù)并非即時(shí)可改，而是需要經(jīng)過層層審查。因此，改進(jìn)現(xiàn)有電子檔案管理模式已經(jīng)成為人們的迫切需求。

（三）提高電子檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)的認(rèn)知水平。很多管理人員認(rèn)為檔案管理與大數(shù)據(jù)關(guān)系不大，而此種看法恰恰引發(fā)了很多問題。為了從根源上提高電子檔案管理質(zhì)量，必須提升管理人員的認(rèn)知水平。首先，大數(shù)據(jù)是基于歷史發(fā)展的必要而出現(xiàn)，能夠推動(dòng)并解決很多實(shí)際問題。比如基于大數(shù)據(jù)開發(fā)的工程建設(shè)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)軟件，使工程能源消耗的平均值降低了近40%。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)據(jù)五花八門，世界各國政府、大型企業(yè)披露出的信息十分駁雜，只有在其中“提純”出有效信息，才能使自身制定出正確的發(fā)展路線而不會(huì)受到錯(cuò)誤信息的影響甚至誤導(dǎo)。再次，大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨是歷史趨勢，任何人、任何團(tuán)體均無法阻擋也不應(yīng)阻擋，其將會(huì)在眾多領(lǐng)域掀起多番變革巨浪，本質(zhì)在于為需求者挖掘數(shù)據(jù)中心蘊(yùn)藏的核心價(jià)值，并非軟、硬件的堆積。近年來，很多人民群眾在政府機(jī)構(gòu)辦事時(shí)，普遍感覺效率偏低，根源正在于此。最后，大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)階段的一種表征，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)此擁有清醒認(rèn)知，通過不斷的學(xué)習(xí)提高自身綜合能力，最終用更加科學(xué)的方式提高管理水平。

（四）加大資金投入力度，構(gòu)建智能化檔案管理體系。為了真正實(shí)現(xiàn)“拓寬大數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍”，必須加大資金投入力度，構(gòu)建全新的智能化檔案管理體系。所謂智能化，是指在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等先進(jìn)技術(shù)的支持下，采用“能動(dòng)”方式，滿足人們的需求。智能化檔案管理體系應(yīng)該包含以下三個(gè)特點(diǎn)：第一，即時(shí)糾錯(cuò)系統(tǒng)。上文提到，在進(jìn)行電子檔案錄入時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，而通過大數(shù)據(jù)分析、計(jì)算，圍繞已知的、全部的錯(cuò)誤類型設(shè)計(jì)出自動(dòng)糾錯(cuò)系統(tǒng)，能夠極大地提升檔案錄入的準(zhǔn)確率。第二，智能感知系統(tǒng)。檔案的調(diào)取、存放、管理等必須經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?，而在日常工作中，由于管理人員的失誤造成的檔案缺失現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，而應(yīng)用此系統(tǒng)之后，能夠起到良好的提醒作用，時(shí)刻監(jiān)督工作人員嚴(yán)格執(zhí)行既定流程。第三，智能驗(yàn)證系統(tǒng)?！半娔X”不同于人腦，通過程序控制執(zhí)行相關(guān)命令，一旦設(shè)置上出現(xiàn)邏輯錯(cuò)誤，其自身無法發(fā)現(xiàn)，而在檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)加入驗(yàn)證程序，能夠搜索出很多檔案中的邏輯錯(cuò)誤，從另一個(gè)層面提升檔案的管理水平。

四、結(jié)語

電子檔案管理在很多人的認(rèn)知中，只是從形式上完成了轉(zhuǎn)變，即由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。然而大量事實(shí)證明，此種認(rèn)知不僅較為膚淺，還會(huì)因?yàn)橹匾暢潭炔蛔愣l(fā)新的問題?；诖?，在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)海量數(shù)據(jù)開展分析，盡可能找出管理過程中存在的一切問題并加以改進(jìn)，最終目的是全面提高電子檔案管理質(zhì)量，讓“電子”二字充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。