基于云時代背景的檔案數(shù)字化管理及其應用策略分析

文/國網(wǎng)江蘇省電力有限公司句容市供電分公司 王慶 陳靜

隨著經(jīng)濟體制的改革深化，市場發(fā)生經(jīng)濟轉(zhuǎn)型，這為我國經(jīng)濟發(fā)展帶來了更加廣闊的空間，與此同時，發(fā)展中存在的問題也暴露出來，檔案管理就是其中較為明顯的一項。云時代背景下，檔案數(shù)字化管理已成為必然趨勢，不過由于技術(shù)使用的不合理性、觀念老化等因素的影響，使得數(shù)字化管理建設工作停滯不前，檔案管理存在較多的風險隱患?；诖?，應對檔案數(shù)字化管理實行綜合分析，并針對其中的風險采取合理的解決措施，以發(fā)揮出檔案的最大價值。

一、云時代的內(nèi)涵

云時代也被稱之為云計算時代。云計算是將分布式處理、并行處理與網(wǎng)格計算等功能融合在一起的一種新型數(shù)字技術(shù)，該技術(shù)在我國發(fā)展中得到廣泛應用，并將我國檔案管理工作推向了一個新的高度。

二、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化技術(shù)是在計算機技術(shù)和數(shù)字攝影技術(shù)等多種先進技術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)上所形成的一種全新的檔案信息形態(tài)，其能夠?qū)⒉煌d體的檔案資源統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，實現(xiàn)數(shù)字化儲存，建立數(shù)字檔案信息庫，提高資源利用率，同時有利于資源的共享。

三、基于云時代的檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢分析

（一）海量存儲。檔案管理工作的壓力較大，而且涵蓋的信息內(nèi)容較多，信息儲存需要較大的空間，如采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，則無法保證檔案信息管理的效率，無法充分發(fā)揮數(shù)據(jù)檔案的使用價值。云技術(shù)快速發(fā)展的今天，云存儲使數(shù)字檔案成為人們關(guān)注的焦點，其能夠?qū)⒅匾畔⑸蟼髦辆W(wǎng)絡平臺，不需要使用多種硬件設施，只需使用電腦便可達到預期目標。云存儲能夠存儲海量信息，高度順應數(shù)字檔案工作的發(fā)展趨勢和實際需求。

（二）抗災能力較強。傳統(tǒng)檔案管理模式存在諸多的不足，傳統(tǒng)檔案工作中主要為紙質(zhì)檔案，無法靈活地應對火災和地震等自然災害。而云存儲模式能夠有效規(guī)避上述問題?；谟布Y源，加強檔案信息的數(shù)字化建設及管理，同時也拓寬了管理的范圍，提高了信息的可信度和完整性。利用網(wǎng)絡能夠?qū)?shù)字檔案信息存儲于不同的網(wǎng)絡節(jié)點上，當無法在某個節(jié)點順利讀取時，可以自動讀取數(shù)據(jù)信息，從而加強檔案信息的抗災能力。

（三）有利于資源共享。云存儲技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理的預定目標，進而有效規(guī)避檔案資源重復問題。另外，網(wǎng)絡技術(shù)具有較強的開放性，全面展現(xiàn)了數(shù)字檔案信息的共享能力，創(chuàng)建完善的網(wǎng)絡平臺，利用固定或移動終端即可使用檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的整合共享。

（四）完善檔案服務?？茖W利用云存儲平臺有利于檔案資源的優(yōu)化管理，同時也可充分滿足用戶的個性化需求。與普通的檢索模式相比，靈活多樣的檢索模式凸顯出自身優(yōu)勢，改進了信息篩選的效率，用戶僅需使用電子設備，便可在指定的網(wǎng)絡空間內(nèi)合理選擇資源和材料。云存儲在時代發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，顛覆了以往的服務方式，彰顯出服務的個性化特征。

四、云時代背景下檔案數(shù)字化管理存在的風險

（一）管理風險。檔案數(shù)字化管理中風險的產(chǎn)生存在于較多環(huán)節(jié)中，如信息推送、系統(tǒng)推出及進入等，這些環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)變動，就會導致數(shù)字化檔案出現(xiàn)問題，降低使用效率。云時代背景下，檔案數(shù)字化建設日益完善，應用的先進技術(shù)也在增多，這使得管理中存在的風險系數(shù)逐漸加大。總的來說，云時代背景下，檔案數(shù)字化管理風險有組織策略風險和數(shù)字化信息管理準入及推出機制風險，其中組織策略風險影響最為嚴重。這主要是由于第三方或非企業(yè)單位用戶獲得了進入檔案數(shù)字化系統(tǒng)的權(quán)利后，對檔案數(shù)據(jù)信息進行深入挖掘所帶來的風險。一些情況下，檔案管理機構(gòu)會聘用第三方開展檔案數(shù)字化建設工作，在這一環(huán)節(jié)中，勢必要獲取進入檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的權(quán)限，以實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，做好檔案資料的重新規(guī)劃和分類，這樣就容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限易主的情況，進而被有心之人利用，竊取或篡改信息數(shù)據(jù)資料，降低組織決策的合理性，阻礙后續(xù)作業(yè)開展，從而引發(fā)危險。為此，工作人員需加大對組織策略方面的管理力度，以免第三方介入造成信息數(shù)據(jù)丟失或破壞。

（二）技術(shù)風險。云計算在檔案數(shù)字化管理中的應用，不僅對自身的技術(shù)能力要求較高，還需要做好云計算的更新和改進，如此才能保證云計算在檔案數(shù)字化管理中作用及功效的發(fā)揮，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理水平，加強檔案資料的真實性、有效性。這就要求服務商提供良好的服務支持，如加強存儲、服務器、網(wǎng)絡及管理工具等使用權(quán)限的合理性，維護網(wǎng)絡安全、物理安全及數(shù)字化信息存儲安全。不過結(jié)合實踐研究可知，云計算在實際應用中，即使?jié)M足上述要求，還是會出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真、信息泄露及服務器中斷等問題，出現(xiàn)這些問題的原因為：系統(tǒng)將云計算儲存的數(shù)字化信息放在不同的服務器上，導致用戶數(shù)據(jù)不能夠擁有固定的和獨立的存儲區(qū)域，云計算在使用過程中出現(xiàn)潛在危險，增加了檔案信息化管理的難度。

五、云時代背景下檔案數(shù)字化管理的有效策略

（一）完善法律法規(guī)，為數(shù)字化管理提供依據(jù)和保障。云計算在檔案數(shù)字化管理中的應用中屬于一種新型模式，當前我國對云計算的研究還不是十分深入，相關(guān)保障法律及制度還不是十分完善，云計算在實踐應用中缺少科學依據(jù)，出現(xiàn)的問題得不到及時解決，這不僅阻礙了云計算性能及作用的發(fā)揮，也對檔案信息化管理帶來了較大阻礙。為此，需加大法律法規(guī)的構(gòu)建，為云計算的落實提供更多保障和依據(jù)，以改善信息化管理水平，加強管理機構(gòu)的工作能力。另外，檔案行政管理機構(gòu)在制定標準時，要充分考慮云計算工作人員在其中發(fā)揮的作用，使其積極表達自己的建議與看法，爭取讓制定的標準更加符合云計算的實際使用情況。

（二）革新傳統(tǒng)管理理念，推動數(shù)字化管理的落實。云時代背景下，檔案數(shù)字化管理已成為必然趨勢，各機構(gòu)單位應加大對檔案數(shù)字化管理的重視力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，了解和認知檔案數(shù)字化管理建設的內(nèi)容，加快數(shù)字化建設的步伐。同時，檔案管理的相關(guān)人員還需加大云計算的學習力度，增強自身能力，為檔案數(shù)字化管理工作的建設及落實提供支持和助力。

此外，在檔案數(shù)字化管理落實中，相關(guān)機構(gòu)部門人員還需對未來發(fā)展趨勢進行細致的分析和研究，對云計算予以完善和創(chuàng)新，確保其與檔案管理工作的高度融合，以此達到數(shù)字化管理目標，增強檔案資料的齊全性，提高檔案資料應用率。更重要的是，檔案的管理人員務必充分認知檔案管理數(shù)字化建設的重要意義，將其放在工作的重要位置上，從而為云時代背景下檔案數(shù)字化管理的發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（三）統(tǒng)一規(guī)劃，構(gòu)建完善的管理技術(shù)體系。在現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理工作中，因數(shù)字化管理體系的缺失、先進技術(shù)落實不到位等問題的影響，檔案資料共享率較低，在工作開展中，經(jīng)常會存在資料數(shù)據(jù)不全等情況，資料調(diào)取時間相對較長，阻礙了工作的順利進行。為此，需建立完善的管理技術(shù)體系，為檔案信息化管理建設提供充足的技術(shù)知識，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，提高檔案資料的傳輸及調(diào)取效率，推動作業(yè)的順利開展。

云計算作為目前檔案信息化管理中較為重要的技術(shù)之一，其在應用中還存在融入不及時，與其他技術(shù)配合度低等問題?；诖耍诠芾砑夹g(shù)體系構(gòu)建中，應將該問題納入研究課題當中，采取科學措施增大技術(shù)利用率，保證檔案數(shù)字化管理的高效落實。同時政府部門也應該發(fā)揮自身的引導帶頭作用，積極參與到管理技術(shù)體系構(gòu)建中來，促進電子文件、電子信息前端控制、檔案歸檔整理等方面技術(shù)體系的標準化發(fā)展，并且促使檔案信息與公共信息系統(tǒng)掛鉤，增強其與社會信息系統(tǒng)的結(jié)合，從根本上完善檔案數(shù)字化管理技術(shù)體系。

（四）加強信息化安全管理。雖然檔案信息化管理降低了管理難度，做到了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，延長了檔案資料存管時間，但隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)應用的增多，網(wǎng)絡安全及系統(tǒng)安全問題也逐漸凸顯，為此，在云計算應用過程中，服務商應當加大先進技術(shù)的應用力度，注重檔案信息化管理的安全性，解決傳統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境中存在的危險隱患，做好網(wǎng)絡安全防控及風險事件的處理，以此提高安全防護等級，減少損失。在數(shù)據(jù)存儲方面，服務商需要引進虛擬數(shù)據(jù)的海量存儲技術(shù)，以此來保證，即使系統(tǒng)的磁盤發(fā)生損壞，用戶也能夠繼續(xù)進行系統(tǒng)的訪問。在面對虛擬化風險時，服務商需要運用虛擬鏡像文件獨有的特性，采取加密存儲等方法進行風險的應對。

（五）編制應急預案，做好數(shù)據(jù)備份。任何系統(tǒng)在運行中都會存在漏洞及突發(fā)情況，檔案信息化管理自然也不例外。所以在云計算環(huán)境下，有必要編制完善的應急預案，對檔案信息化系統(tǒng)運行中可能出現(xiàn)的風險隱患予以識別和處理，做好科學預防和管控作業(yè)，降低檔案數(shù)據(jù)丟失或破損帶來的影響，促進工作有效進行。應急預案在編制完成后，要提交領(lǐng)導完成審核與評估，以加強方案的有效性。工作人員還需要對云計算的運行環(huán)境進行熟悉和了解，每進行一次風險評估都要做好相應的記錄，最終要將所有評估以報告的形式加以展示，以方便工作人員在分析潛在威脅時提供準確的數(shù)據(jù)。

應急預案的編制可在突發(fā)事故發(fā)生的第一時間完成對風險的控制和處理，將損失降到最低。此外，云計算環(huán)境下，檔案信息化管理工作時效性的發(fā)揮，還需要做好檔案數(shù)據(jù)的備份作業(yè)，尤其是做好重要檔案資料的備份處理，避免系統(tǒng)癱瘓或不確定因素帶來的威脅，加強檔案數(shù)據(jù)的齊全性，減少損失。

六、結(jié)束語

云時代背景下，檔案數(shù)字化管理已成必然，相關(guān)機構(gòu)要加大對數(shù)字化管理的重視力度，轉(zhuǎn)變管理理念，健全管理體系和制度，充分發(fā)揮出云計算優(yōu)勢及作用，對信息化系統(tǒng)實行優(yōu)化和更新，以此提高檔案信息化管理的綜合水平，加強檔案資料的齊全性、真實性、有效性，加快檔案資料調(diào)取及翻閱速度，最終有效改善各項工作的開展及落實效率，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。