通信施工企業(yè)檔案保護(hù)問題及對(duì)策研究

趙麗

摘? 要：隨著通信施工企業(yè)精細(xì)化管理方式的實(shí)施，以及云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案保護(hù)方式已無法滿足檔案保護(hù)的要求，檔案的缺失、損毀和泄密將對(duì)企業(yè)效益、后評(píng)估及日后的維護(hù)、改（擴(kuò)）建工作帶來不可估量的損失。文章以通信施工企業(yè)檔案保護(hù)實(shí)踐為基礎(chǔ)，從必要性、問題及對(duì)策三個(gè)方面對(duì)通信施工企業(yè)檔案保護(hù)問題進(jìn)行研究，以期構(gòu)建科學(xué)有效的施工檔案保護(hù)體系。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè);檔案保護(hù);風(fēng)險(xiǎn)管理

通信施工企業(yè)檔案（以下簡(jiǎn)稱施工檔案）完整記錄了通信施工企業(yè)承建項(xiàng)目的招投標(biāo)、施工組織方案、過程管理、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量鑒定、優(yōu)質(zhì)工程評(píng)定等情況，是施工企業(yè)和建設(shè)單位進(jìn)行工程維護(hù)、管理、改（擴(kuò)）建的重要依據(jù)。但由于部分承建項(xiàng)目投資大、工期長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜、工地分散，再加上施工檔案管理重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕施工檔案管理;重施工檔案的驗(yàn)收和利用輕施工檔案的過程管理和保護(hù);重施工檔案實(shí)體管理輕施工檔案信息保護(hù)的“三重三輕”現(xiàn)象日益嚴(yán)重，[1]導(dǎo)致部分施工檔案丟失、損毀、泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)帶來了較大經(jīng)濟(jì)損失和信用危機(jī)。為加強(qiáng)施工檔案保護(hù)，避免類似問題重復(fù)出現(xiàn)，筆者以河南省通信工程局有限責(zé)任公司施工檔案管理實(shí)踐為例，從施工檔案保護(hù)的必要性、目前存在的突出問題、解決問題的思路與對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行分析探討，以期構(gòu)建科學(xué)有效的施工檔案保護(hù)體系。

1 通信施工企業(yè)檔案保護(hù)的必要性

1.1 保護(hù)企業(yè)工作成果。通信施工檔案涵蓋通信工程的投標(biāo)、立項(xiàng)、施工、驗(yàn)收、審計(jì)以及回款等階段，其形式包括文字、圖表、影像、沙盤、模型與仿真等，既是施工過程與工程概貌的原始記錄，也是日后項(xiàng)目擴(kuò)容、割接以及拆遷的重要參考。施工檔案是記錄企業(yè)工作業(yè)績(jī)和成果的重要載體，加強(qiáng)對(duì)施工檔案的保護(hù)就是對(duì)企業(yè)工作成果的保護(hù)。

1.2 維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。施工檔案體現(xiàn)了施工與設(shè)計(jì)（含設(shè)計(jì)變更）的一致性，合同履行的完整性與準(zhǔn)確性，施工材料的數(shù)量、類型與型號(hào)，隱蔽工程的具體安裝工藝等，是證明施工企業(yè)依法、合規(guī)、誠(chéng)信、規(guī)范施工的最有力證據(jù)。[2]加強(qiáng)對(duì)施工檔案的保護(hù)有利于工程審計(jì)及工程事故調(diào)查處理中排除自身盲目施工、惡意變更、偷工減料、圖物不符等不良行為，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

1.3 展示企業(yè)良好形象。加強(qiáng)施工檔案保護(hù)，建立施工檔案管理示范點(diǎn)，樹立施工檔案保護(hù)先進(jìn)典型，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，對(duì)內(nèi)有利于反映企業(yè)基礎(chǔ)管理水平，提升企業(yè)員工凝聚力，打造先進(jìn)企業(yè)文化，對(duì)外有利于反映企業(yè)綜合治理能力和治理水平，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，展示企業(yè)良好形象。

2 通信施工企業(yè)檔案保護(hù)存在的突出問題

2.1 以包代管，弱化了施工檔案保護(hù)意識(shí)。為減輕現(xiàn)場(chǎng)管理負(fù)擔(dān)，降低經(jīng)營(yíng)成本和資金壓力，集中力量開拓市場(chǎng)，通信施工企業(yè)長(zhǎng)期采取以包代管的模式。在這種管理模式下，發(fā)包方更加重視工程的進(jìn)度和質(zhì)量，弱化了對(duì)施工檔案管理、安全管理等基礎(chǔ)管理方面的意識(shí)，分包方更加重視效益和成本，為了通過檔案驗(yàn)收，臨時(shí)突擊收集、整理施工檔案，甚至出現(xiàn)張冠李戴、弄虛作假的“假檔案”。長(zhǎng)期以來，從管理層到員工的施工檔案保護(hù)意識(shí)十分薄弱，移植過來的檔案管理制度也只能流于形式，對(duì)施工檔案進(jìn)行科學(xué)的保管和保護(hù)更無從談起。

2.2 效益至上，忽視了施工檔案保護(hù)資金投入。在利潤(rùn)最大化、效益至上的管理理念下，對(duì)檔案保護(hù)工作的投入寥寥無幾，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①制作檔案的紙張、光盤等載體質(zhì)量較差，圓珠筆、鉛筆等字跡材料時(shí)常出現(xiàn)，不利于檔案的長(zhǎng)久保護(hù);②檔案設(shè)備設(shè)施簡(jiǎn)陋，檔案在施工現(xiàn)場(chǎng)隨意堆放，檔案保管的“十防”措施落實(shí)不到位，工程開工令、完工報(bào)告、隱蔽工程簽證、驗(yàn)收證書以及設(shè)計(jì)圖紙經(jīng)常丟失或損毀;③既不支持檔案人員參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，又舍不得聘請(qǐng)專業(yè)人員指導(dǎo)檔案工作，剽竊、篡改、丟失、損毀、泄密等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.3 急于求成，漠視了施工檔案保護(hù)過程管控。施工檔案保護(hù)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要源頭治理、過程管控，不可能一蹴而就。施工期間檔案的利用工作隨意性強(qiáng)，折疊、勾畫、涂抹、污損等現(xiàn)象在一定程度上損毀了檔案;施工文件和圖紙，特別是電子文件缺少備份，丟失損毀時(shí)有發(fā)生;長(zhǎng)期以來，施工企業(yè)通過突擊整理，臨時(shí)采取修復(fù)措施，甚至“造檔案”的方式蒙混過關(guān)，為施工檔案的利用和保護(hù)埋下了隱患，也在日后的維護(hù)和改擴(kuò)建中因檔案保護(hù)不力或數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確蒙受了巨大經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 因循守舊，淡化了施工檔案保護(hù)技術(shù)支撐。長(zhǎng)期沿襲傳統(tǒng)載體檔案的管理方式，淡化了施工檔案保護(hù)的新技術(shù)支撐，突出表現(xiàn)在：①只把紙質(zhì)載體文件視作檔案，不注重電子文件的管理和保護(hù)，不懂得磁性介質(zhì)的特殊防護(hù)要求;②缺乏電子檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不了解新型載體檔案保護(hù)的工作程序、方法和原則，存在一定的畏懼心理;③缺乏對(duì)時(shí)間戳、區(qū)塊鏈等信任機(jī)制及新技術(shù)在新型載體檔案保護(hù)中的研究及應(yīng)用;④對(duì)電子檔案存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)修復(fù)、利用傳輸、安全保管等缺乏足夠的技術(shù)支撐。[3]

3 做好通信施工企業(yè)檔案保護(hù)的對(duì)策

3.1 注重檔案保護(hù)意識(shí)培養(yǎng)。為改變以包代管模式下對(duì)施工檔案保護(hù)放任自流的做法，2018年以來的發(fā)包合同中，將施工檔案的保護(hù)作為工程管理的重要內(nèi)容融入“五同步”之中。[4]同時(shí)明確通信施工企業(yè)要建立有效的檔案管理及保護(hù)體系，納入單項(xiàng)工程驗(yàn)收內(nèi)容，配置專兼職檔案人員，精心選取施工檔案保護(hù)的典型案例對(duì)項(xiàng)目管理及施工人員進(jìn)行“以案說法”，并邀請(qǐng)檔案管理與保護(hù)專家親臨現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提升施工檔案管理與保護(hù)意識(shí)。

3.2 加大檔案保護(hù)資金投入。在資金投入方面，一是公司總部按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ 25-2010）要求對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行改造，確?！笆馈贝胧┞涞?。二是對(duì)因年代久遠(yuǎn)或管理不善已經(jīng)損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)處理。三是制定施工現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)，配備必要設(shè)備設(shè)施，建立嚴(yán)格的管理制度，嚴(yán)禁施工檔案在施工現(xiàn)場(chǎng)亂堆亂放，嚴(yán)禁施工檔案在個(gè)人手中保留。四是加大紙張、光盤、硬盤等檔案載體的購(gòu)置投入，按照長(zhǎng)久保存檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置，避免使用假冒偽劣產(chǎn)品，從源頭提高檔案質(zhì)量，延長(zhǎng)檔案壽命。

3.3 組織檔案保護(hù)模型搭建?？紤]省內(nèi)、外施工檔案驗(yàn)收與交付方式差異，結(jié)合合作單位、供應(yīng)商以及第三方檔案管理模式，公司在施工實(shí)踐中摸索了不同的檔案保護(hù)方式，將檔案保護(hù)效果和工程款支付相結(jié)合，建立了如下檔案保護(hù)模型：立檔完成率=考核季累計(jì)工程立檔數(shù)/當(dāng)期累計(jì)立項(xiàng)工程立檔數(shù)預(yù)算目標(biāo)×100%;檔案完好率=1-（考核累計(jì)工程檔案缺失數(shù)/當(dāng)期累計(jì)檔案數(shù)）×100%;當(dāng)期關(guān)鍵檔案借出未歸還率=1-（當(dāng)期關(guān)鍵檔案歸還數(shù)量/當(dāng)期累計(jì)借出檔案數(shù)）×100%;完全閉環(huán)檔案=該施工檔案已全額回款且已過項(xiàng)目質(zhì)保期。通過引入檔案完好率、當(dāng)期關(guān)鍵檔案借出未歸還率等指標(biāo)來評(píng)價(jià)企業(yè)檔案保護(hù)方式的成效，并納入到交付單元的檔案管理體系中。

3.4 優(yōu)化檔案保護(hù)痕跡管理。為保證施工檔案質(zhì)量，加強(qiáng)了施工檔案形成與利用的痕跡管理，確保賬實(shí)相符，減少管理的隨意性，降低施工檔案丟失、損毀風(fēng)險(xiǎn)，主要措施如下：①嚴(yán)格履行借閱簽字手續(xù)，抵押相關(guān)證件;②施工人員調(diào)整，特別是檔案管理人員更換，必須辦理檔案交接手續(xù)，并備案;③建立臺(tái)賬制度，加強(qiáng)工程建設(shè)期間檔案形成、交接、流轉(zhuǎn)等活動(dòng)的記錄;④臨時(shí)檔案室在項(xiàng)目完工后，根據(jù)施工合同約定分別向建設(shè)單位及其他參建單位進(jìn)行檔案移交，并辦理交接手續(xù)歸檔備查。

3.5 加強(qiáng)檔案保護(hù)過程監(jiān)控。強(qiáng)化對(duì)施工檔案保護(hù)的源頭治理和過程管控，構(gòu)建施工檔案的立體防護(hù)體系。一是以合同方式固化施工承包商的檔案保護(hù)法律責(zé)任，將施工檔案制成材料的質(zhì)量與技術(shù)參數(shù)、施工檔案的整理規(guī)范、檔案整理的責(zé)任與尾款支付條件等通過合同條款予以明確;二是實(shí)將“三納入”、“四參加”、“五同步”落實(shí)到位;[5]三是根據(jù)工程性質(zhì)分類;四是加強(qiáng)對(duì)施工檔案整理的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)技能。

3.6 提供檔案保護(hù)技術(shù)支撐。隨著技術(shù)進(jìn)步和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，傳統(tǒng)的檔案保護(hù)手段和方式難以達(dá)到預(yù)期效果，施工檔案的保護(hù)離不開先進(jìn)技術(shù)的支撐。為此，公司采取了如下措施：①購(gòu)置涉密檔案柜、安裝室內(nèi)屏蔽信號(hào)器、多功能探測(cè)儀以及堡壘機(jī)，防止重要施工檔案信息的泄露和傳播;②建立防御機(jī)制，定期升級(jí)檔案管理系統(tǒng)殺毒包、加強(qiáng)漏掃、入侵檢測(cè)，同時(shí)實(shí)施漏洞查找、木馬查找和云端的上傳加密措施;③利用多媒體技術(shù)（高清攝像機(jī)，矩陣以及保真配音形式）對(duì)失去技術(shù)價(jià)值的施工檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保存可以傳承的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，建設(shè)工程建設(shè)智庫(kù);④數(shù)字化檔案保管應(yīng)防泄密、防假冒、防篡改和防銷毀，系統(tǒng)具有容災(zāi)、訪問控制等特性，同時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和備份，⑤按照工程進(jìn)度，對(duì)建設(shè)過程中的每一道程序和采用新的技術(shù)、結(jié)構(gòu)、材料以及工藝的部位進(jìn)行跟蹤拍攝，加強(qiáng)聲像媒體文件的收集與保護(hù)，建立工藝檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

4 結(jié)語(yǔ)

正視通信施工企業(yè)在檔案保護(hù)中存在的問題，不斷探索適合通信施工企業(yè)特點(diǎn)的檔案保護(hù)方式，將施工檔案保護(hù)納入項(xiàng)目管理和質(zhì)量監(jiān)控工作之中，搭建科學(xué)有效的施工檔案立體防護(hù)體系，確保施工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，為通信施工企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地提供支撐和服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]田煜.建設(shè)施工檔案合同化管理模式的探索，檔案管理[J].2013（4）.30-31.

[2]鄭潔瓊.建設(shè)工程領(lǐng)域“黑白合同”及其效力[D].杭州：浙江大學(xué)，2019.

[3]劉春鳳.信息時(shí)代企業(yè)電子檔案保護(hù)技術(shù)探析.蘭臺(tái)世界[J].2019（S1）.161-162.

[4]徐向鴻.面向主戰(zhàn)場(chǎng) 服務(wù)大農(nóng)業(yè)——臨滄地區(qū)滇西南農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案紀(jì)實(shí)，云南檔案[J].1995（1）.30.

[5]葉莉.重慶首次將檔案工作納入市級(jí)機(jī)關(guān)績(jī)效考核內(nèi)容，中國(guó)檔案[J].2019（6）.12.

（作者單位：河南省通信工程局有限責(zé)任公司 來稿日期：2019-12-18）