大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化分析

朱海紅

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案管理模式出現(xiàn)了較大變化，相比于傳統(tǒng)管理方法，無論在內(nèi)容還是形式都出現(xiàn)較大改變，在信息量增加的情況下，管理人員應(yīng)主動學習檔案管理技術(shù)，提升數(shù)據(jù)信息的儲存效果，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)管理流程。

本文將詳細介紹在大數(shù)據(jù)時代中檔案管理的主要特征，通過專業(yè)的研究與分析，找出大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化態(tài)勢，如思維模式的轉(zhuǎn)換、管理方法的轉(zhuǎn)變等，通過多種形態(tài)了解檔案管理的變化方向與發(fā)展趨勢，繼而為相關(guān)用戶提供更為合適的檔案文獻的查詢服務(wù)。

在大數(shù)據(jù)時代中檔案管理的主要特征

一方面，新時期檔案管理的特征為共享性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)資源帶有極強的共享功能，利用高效率的資源共享完成了各個數(shù)據(jù)間的有效連接。各企業(yè)在開展檔案管理的過程中要改變信息收集方式，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)間的有序聯(lián)系擴展數(shù)據(jù)范圍?；跈n案管理中的信息共享，工作人員可借助數(shù)據(jù)挖掘、語義分析與云計算等技術(shù)滿足多類信息檢索服務(wù)，將檔案資源內(nèi)部的共享價值展現(xiàn)出來。當前的檔案資料檢索僅需通過類型名稱、時間或關(guān)鍵詞就能搜索出檔案結(jié)果，打破了傳統(tǒng)搜索方式的限制。

另一方面，檔案管理出現(xiàn)了相對的適應(yīng)性，新時期的檔案管理手段與大數(shù)據(jù)特點相符，企業(yè)內(nèi)部的檔案資料包含多重信息資源，且涵蓋了內(nèi)部的多個部門，而電子檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)的增長態(tài)勢為幾何級別。檔案管理人員在整合內(nèi)部數(shù)據(jù)信息期間，無論是形式還是種類都出現(xiàn)較大變化，受互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)影響，當前的檔案信息存有交叉聯(lián)系的關(guān)系，其呈現(xiàn)出的數(shù)據(jù)信息更像記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，因而此類檔案管理已變得更為具體、全面。

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式的變化態(tài)勢

思維模式的轉(zhuǎn)變

1.加強了服務(wù)思維

隨著大數(shù)據(jù)時代的快速變化，檔案管理的模式也發(fā)生了相應(yīng)改變，由于互聯(lián)網(wǎng)帶有極強的共享性，其服務(wù)性思維將與共享性相適應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理可有效打破地域、時間的限制，檔案查詢服務(wù)的方法發(fā)生相應(yīng)變化，由原來的點對點變?yōu)槿缃竦狞c對面，為達到各類用戶需求只要一個查詢系統(tǒng)或客戶端即可。

借助新時期的檔案管理方式，管理人員應(yīng)創(chuàng)建全新的服務(wù)性思維，借助全新的科技設(shè)備與技術(shù)手段，有效增強信息查詢的專業(yè)性、針對性，保障檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)的精準度，使當前的工作服務(wù)方式變得更具個性化、網(wǎng)絡(luò)化。在新技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案服務(wù)方式也出現(xiàn)了多種變化，其服務(wù)模式在不斷升級中，與傳統(tǒng)檔案的管理方法相比，新型管理模式有效縮減物理風險與管理成本。當前檔案管理人員的工作內(nèi)容已得到不同程度的增加，其在整理分類檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，還要設(shè)置專業(yè)性較強的數(shù)據(jù)信息分析庫，將所有的數(shù)據(jù)信息放置到該數(shù)據(jù)庫內(nèi)，在加強管理效率的同時，確保用戶服務(wù)的個性化、多樣化。

2.改進了信息思維

在大數(shù)據(jù)時代中，信息技術(shù)已滲透到多個行業(yè)中，檔案管理人員在歸置各類檔案時要適時改變自身的信息思維，運用信息視角來處理檔案管理中的各項問題。信息類思維包含處理數(shù)據(jù)庫內(nèi)的多重信息、壓縮與掃描各類文件等，將原有的紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為當前的電子檔案。

具體來說，在進行信息化建設(shè)期間，檔案管理者應(yīng)建立適宜的檔案目錄，將所有紙質(zhì)文件借助多種技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為電子文件，增強檔案數(shù)據(jù)庫的信息化水平。同時，管理人員還應(yīng)將檔案資金進行數(shù)字化管理，其處理過程要與當前的信息技術(shù)發(fā)展趨勢相符，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)二次挖掘檔案資料內(nèi)有價值的數(shù)據(jù)信息，全面提升檔案管理的效率與效果。

3.優(yōu)化檔案管理中的專業(yè)性思維

為保障檔案管理的各項措施皆為專業(yè)性思維，管理人員在使用各項技術(shù)時要保證自身的專業(yè)水準、在處理檔案中的數(shù)據(jù)時保證專業(yè)化、對于檔案管理的方法也要運用專業(yè)化。

檔案管理者可成立與檔案管理有關(guān)的工作組，利用先進的信息技術(shù)高效開展檔案管理工作，要擁有處理檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的能力與水平，快速處理電子檔案。在開展日常工作中，管理人員應(yīng)不斷提升檔案服務(wù)意識，運用專業(yè)化的信息手段來處理檔案數(shù)據(jù)，加強各類以信息技術(shù)為依托的設(shè)備的使用水平，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)科學監(jiān)控數(shù)據(jù)信息的收集與分析，找出多種數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性。為保障數(shù)據(jù)信息的安全性，檔案管理者還可采用網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，只有檔案工作組內(nèi)的工作人員才能查詢數(shù)據(jù)信息。檔案管理人員要將新型檔案管理手段放置到檔案管理的各項環(huán)節(jié)中，確認適宜的檔案管理流程，通過跨部門間的合作與交流，完善或健全與檔案管理有關(guān)的技術(shù)平臺，順利實現(xiàn)綜合管理，給相關(guān)用戶提供一套更為完整的服務(wù)。

管理方法的轉(zhuǎn)變

1.轉(zhuǎn)換了信息收集方式

傳統(tǒng)檔案管理方式由于信息技術(shù)的手段較落后，部分歷史數(shù)據(jù)難以被有效保存，其不得不限定保管期限或劃定歸檔范圍，保存部分代表性或重要性較強的數(shù)據(jù)資料，在檔案類型與數(shù)量逐漸增加的情況下，該方式難以適應(yīng)當前檔案管理。

隨著數(shù)據(jù)信息的增加，信息收集的方式也要適應(yīng)時代發(fā)展，若采用傳統(tǒng)管理模式，不但會降低檔案管理的效率，還會進一步影響檔案資料內(nèi)數(shù)據(jù)信息的完整度。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理者進一步改進了檔案管理的數(shù)據(jù)范圍，在覆蓋原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，信息采集模式也發(fā)生了相應(yīng)改變。隨著電子數(shù)據(jù)與信息資源的增加，檔案管理系統(tǒng)中的功能與運用方法已發(fā)生較大變化，大數(shù)據(jù)技術(shù)可依照檔案發(fā)出的時間或種類為其依次排列，在保證檔案資料完整度的同時，防止出現(xiàn)重復(fù)歸檔等浪費資源的現(xiàn)象。

2.轉(zhuǎn)變檔案保管方式

在傳統(tǒng)檔案管理中其多數(shù)資料為紙質(zhì)材料，電子檔案，如視頻音頻材料或管理文件僅視為輔助性手段，因而其檔案管理的成本較少，且檢索時間不長。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展后，檔案資料中的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)較大變化，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、聲音、影像、圖形、圖像、文本與多媒體鏈接等多種形態(tài)，其呈現(xiàn)方式多為郵件、圖片、網(wǎng)頁等，其內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息隱藏著多種價值，因而運用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析與挖掘檔案信息極有必要。在文件信息的儲存方式上，檔案管理人員應(yīng)適時優(yōu)化信息存儲結(jié)構(gòu)，借助光盤存儲介質(zhì)融合非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，有效促進檔案資料的檢索效率。

例如，某電力有限公司在進行內(nèi)部檔案管理時，為存儲更多的數(shù)據(jù)信息，管理人員轉(zhuǎn)換了管理模式，其設(shè)置了專業(yè)化的信息管控平臺，利用內(nèi)部的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)改進了檔案管理的效率。

3.優(yōu)化了運用機制

在大數(shù)據(jù)時代的影響下，檔案管理的運用機制也出現(xiàn)了較大改變，其手段、內(nèi)容、載體與對象均出現(xiàn)了大幅變化，其展現(xiàn)形式愈加具有時效性、實時性、個性化與多元化。

首先，在用戶的呈現(xiàn)上，檔案管理的服務(wù)對象已隨著時代的變化而出現(xiàn)改變，相較于傳統(tǒng)的內(nèi)部使用，當前的服務(wù)對象得到了擴展，無論是外來人員還是內(nèi)部使用均可能成為檔案管理的潛在用戶。其次，檔案管理的載體也出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)檔案保存的載體多為紙質(zhì)，而在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的帶動下，網(wǎng)頁、音頻、圖片等形式也可存儲檔案內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息，工作人員采用新型信息技術(shù)可快速查詢檔案內(nèi)部的電子數(shù)據(jù)。同時，針對檔案管理的內(nèi)容來說，借助各類新興技術(shù)在保存數(shù)據(jù)信息的過程中，檔案中的內(nèi)容也得到不同程度的豐富，管理人員充分挖掘出不同類別數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性，切實增強檔案管理的價值。最后，新型檔案管理模式還能改善服務(wù)功能，使管理者提供的服務(wù)更加個性化、便捷化，借助網(wǎng)絡(luò)來查詢檔案資料，既能突破空間與時間限制，還能增強信息檢索效率，為用戶帶去更為深刻的服務(wù)體驗。

4.加強信息保護水平

一方面，隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)內(nèi)部在開展檔案管理工作時，不止要提升工作質(zhì)量與工作效率，還要保護企業(yè)內(nèi)部信息。相較于紙質(zhì)檔案，信息化檔案的保存方式需有所區(qū)別，其對信息的傳輸與儲存模式給出了較高要求。當前威脅網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的要素有許多，如木馬病毒、黑客、系統(tǒng)漏洞等，若企業(yè)內(nèi)部檔案遭受攻擊，不但會出現(xiàn)信息篡改、信息泄露等問題，還會嚴重威脅到企業(yè)安全，因此，技術(shù)人員應(yīng)設(shè)置專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)防護軟件，適時保護其內(nèi)部的檔案信息，借助VPN、殺毒軟件與防火墻等互聯(lián)網(wǎng)軟件提升檔案內(nèi)部信息的安全。

另一方面，在保護企業(yè)內(nèi)部檔案信息的過程中，企業(yè)管理者應(yīng)加強內(nèi)部人員的技能培訓(xùn)，其主要內(nèi)容包含保護檔案信息的方式與先進信息技術(shù)的使用模式，無論是信息技術(shù)人員還是檔案管理人員都需提升自身的信息運用水準，保障內(nèi)部信息安全。企業(yè)管理人員除了要定期檢查工作人員的信息保護技能外，還要了解當前內(nèi)部檔案保護的現(xiàn)狀，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息保護中的各類問題，通過針對性措施來改善相應(yīng)問題，提升檔案管理的整體水平。

結(jié) 語

綜上所述，檔案管理工作帶有極強的社會性質(zhì)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)依照時代潮流，全面改善自身的信息技術(shù)水平與檔案管理手段，借助良好的信息處理能力，完成相應(yīng)的檔案管理任務(wù)。

（國網(wǎng)浙江省電力有限公司嵊泗縣供電公司）