人事檔案管理在醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用價(jià)值

周淑芬

摘 要：醫(yī)院的深化改革與持續(xù)發(fā)展，需要大量的高素質(zhì)人才，做好人力資源管理與開(kāi)發(fā)就顯得尤其必要。人事檔案詳細(xì)而真實(shí)的記錄了每一名職工的任職信息，可以為人力資源的開(kāi)發(fā)、利用提供參考，無(wú)論是在職工的職務(wù)調(diào)動(dòng)、人事任免以及定期組織開(kāi)展培訓(xùn)等，都有極強(qiáng)的指導(dǎo)性意義。因此，將人事檔案管理與人力資源管理兩項(xiàng)工作結(jié)合起來(lái)，能夠以更低的成本、更高的效率，幫助企業(yè)儲(chǔ)備更多、更優(yōu)的人才。本文首先概述了人事檔案管理之于人力資源開(kāi)發(fā)的重要價(jià)值，隨后針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，提出了統(tǒng)一檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)、通過(guò)職工培訓(xùn)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、構(gòu)建人事檔案與人力資源一體化管理模式等幾項(xiàng)針對(duì)性的優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源開(kāi)發(fā);激勵(lì)機(jī)制;信息化

人力資源開(kāi)發(fā)旨在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才的最優(yōu)化配置，確保每一名職工都可以找到適合自己的崗位，并在崗位上實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和對(duì)集體貢獻(xiàn)的最大化，實(shí)現(xiàn)個(gè)人成長(zhǎng)與醫(yī)院發(fā)展的同步。在“共享”理念下，將人事檔案資源與人力資源進(jìn)行整合，利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對(duì)海量的人事檔案資料進(jìn)行整合、利用，提取有價(jià)值的信息，從而為人力資源的管理與開(kāi)發(fā)提供必要的借鑒。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)人事檔案管理，提升檔案利用水平，成為人力資源深度開(kāi)發(fā)的先決條件之一。加強(qiáng)人事檔案管理，促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)，成為現(xiàn)階段醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。

一、人事檔案管理在人力資源開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用價(jià)值

1.人事檔案管理有助于人力資源最優(yōu)化配置

人盡其用是現(xiàn)代人力資源管理與開(kāi)發(fā)的最終目標(biāo)。從個(gè)人角度來(lái)說(shuō)，在合適的崗位上能夠讓自己的知識(shí)、技術(shù)得到充分的發(fā)揮，個(gè)人的價(jià)值得到最大的體現(xiàn)，獲得了較高的職業(yè)幸福感;從醫(yī)院角度來(lái)說(shuō)，能夠讓職工在各自的崗位上發(fā)揮創(chuàng)造力與提升能動(dòng)性，進(jìn)而為醫(yī)院創(chuàng)造更高的效益。在人力資源管理中，要想做到“人盡其用”，離不開(kāi)人事檔案的支持。通過(guò)做好人事檔案的收集歸檔、動(dòng)態(tài)更新，以及從專業(yè)角度利用專業(yè)技術(shù)，進(jìn)行人事檔案資源開(kāi)發(fā)、利用，可以為下一步的人事調(diào)動(dòng)、崗位分配提供必要的參考，爭(zhēng)取讓每一名職工都可以找到適合自己的崗位，在工作中一展所長(zhǎng)。因此，人事檔案管理在促使醫(yī)院人力資源實(shí)現(xiàn)合理配置、發(fā)揮最大價(jià)值方面，也有其獨(dú)特的應(yīng)用價(jià)值。

2.人事檔案管理有助于提升人力資源管理效力

在醫(yī)院的人力資源開(kāi)發(fā)中，職工的在職教育和技能培訓(xùn)是重要內(nèi)容。以往在組織開(kāi)展培訓(xùn)時(shí)，因?yàn)閷?duì)職工個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能等具體情況缺乏了解，因此培訓(xùn)內(nèi)容過(guò)于籠統(tǒng)，培訓(xùn)方案缺乏針對(duì)性，未能給職工的工作能力帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的提升。不僅浪費(fèi)了資金、時(shí)間，還不能令醫(yī)院職工滿意。相比之下，將人事檔案應(yīng)用到人力資源開(kāi)發(fā)中，首先，通過(guò)獲取檔案信息，快速而全面的了解每一名職工的工作情況，包括履歷、職務(wù)、榮譽(yù)等;其次，對(duì)比崗位工作要求，找出職工存在的短板，發(fā)現(xiàn)職工在哪些方面與崗位要求還有差距;最后，基于這些差距，制定專項(xiàng)提升方案，讓人力資源開(kāi)發(fā)更具針對(duì)性。這樣一來(lái)，通過(guò)提供個(gè)性化的培訓(xùn)方案，解決了以往“一刀切”培訓(xùn)帶來(lái)的弊端。對(duì)于人力資源管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，既可以節(jié)省資金，又取得了更好的效果;對(duì)于醫(yī)院職工來(lái)說(shuō)，能夠從培訓(xùn)中真正學(xué)到有用的知識(shí)，讓自己的專業(yè)能力得到了實(shí)質(zhì)性的提高，他們的崗位勝任力、集體歸屬感和整體凝聚力都會(huì)得到提升。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀

1.人事檔案管理流程與制度不夠規(guī)范

檔案的接收是人事檔案管理的首要環(huán)節(jié)，也是決定檔案內(nèi)容完整性、檔案資料可用性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。特別是在數(shù)字檔案數(shù)量增加、比例升高的背景下，對(duì)檔案管理流程和制度規(guī)范提出了更為嚴(yán)格的要求。調(diào)查來(lái)看，醫(yī)院內(nèi)部關(guān)于紙質(zhì)檔案的接收范圍、管理流程已經(jīng)比較規(guī)范，但是對(duì)于數(shù)字檔案的相關(guān)要求還不夠完善。例如，在紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，其文件格式不一致，給后期的檔案資源整合利用增加了難度。另外，現(xiàn)有的人事檔案工作制度，由于長(zhǎng)期沒(méi)有進(jìn)行補(bǔ)充、完善，不能很好的契合人力資源開(kāi)發(fā)的工作需要，這也在一定程度上影響了人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)有待提升

把人事檔案應(yīng)用到人力資源管理中，除了要求提供豐富的人事檔案資料外，也要求檔案工作者提前利用專業(yè)技術(shù)、知識(shí)，對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行整合，為人力資源部門(mén)提供有價(jià)值的信息?，F(xiàn)階段存在的問(wèn)題是，醫(yī)院人事工作產(chǎn)生的文件、資料數(shù)量增加，進(jìn)一步增加了基層人事檔案管理壓力。同時(shí)，檔案工作者因?yàn)槿粘９ぷ鞣泵?，很少有機(jī)會(huì)提升自我，僅靠醫(yī)院人力資源部門(mén)定期組織的幾次培訓(xùn)，無(wú)法讓個(gè)人的職業(yè)技能、業(yè)務(wù)水平得到全面提升。久而久之，檔案管理人員在人事檔案開(kāi)發(fā)利用、信息服務(wù)等方面的工作能力降低。另外，由于缺少必要的激勵(lì)機(jī)制，也有個(gè)別檔案工作者存在消極懈怠、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題，也是制約人事檔案管理高效、優(yōu)質(zhì)開(kāi)展的重要因素。

3.人事檔案管理模式與方法相對(duì)單一

無(wú)論是從檔案事業(yè)改革角度來(lái)看，還是從人力資源開(kāi)發(fā)需要來(lái)看，與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新人事檔案管理模式，都有其必要性和緊迫性。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是一種必然趨勢(shì)。近年來(lái)醫(yī)院的人事檔案管理中，也逐漸引進(jìn)了一些信息設(shè)備，像計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等常規(guī)設(shè)施，為具體工作開(kāi)展帶來(lái)了便利。但是我們也應(yīng)當(dāng)看到，現(xiàn)有的方式方法距離前沿水平還有很大差距。例如，在很多先進(jìn)的企業(yè)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案從接收、篩選到歸檔、保存，再到開(kāi)發(fā)利用的“一站式”辦理，整個(gè)過(guò)程全部由計(jì)算機(jī)完成。目前醫(yī)院在人事檔案管理的各項(xiàng)流程中，還存在對(duì)人工依賴較強(qiáng)的問(wèn)題。

三、強(qiáng)化人事檔案管理，支持人力資源開(kāi)發(fā)

1.完善檔案管理制度，為人力資源開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)

（1）統(tǒng)一檔案收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

首先，要按照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合本地實(shí)際制定相應(yīng)的制度，全面收集材料，特別是對(duì)人才信息需要完善的檔案內(nèi)容，注意收集那些能體現(xiàn)員工實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、論文發(fā)表等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映員工的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。其次，實(shí)行數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理。要求醫(yī)院各部門(mén)在提供人事文件、資料時(shí)，必須按照檔案管理規(guī)章制度，確保文件、資料的格式符合標(biāo)準(zhǔn)。這樣可以保證數(shù)字檔案格式兼容，方便后期的調(diào)用。最后，還要建立專門(mén)的人事檔案庫(kù)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。面向人力資源部門(mén)開(kāi)放使用，為人力資源開(kāi)發(fā)提供必要的信息參考和數(shù)據(jù)支持。

（2）完善檔案動(dòng)態(tài)更新與容災(zāi)備份制度

在醫(yī)院改革不斷深入和人事調(diào)整日益頻繁背景下，做好人事檔案信息的定期更新就顯得尤其必要。只有保證檔案中保存的信息內(nèi)容，始終與檔案所有者的實(shí)際工作情況一致，才能為人力資源開(kāi)發(fā)提供有價(jià)值的參考。因此，醫(yī)院人事檔案管理體系中，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)動(dòng)態(tài)更新制度。通過(guò)細(xì)分責(zé)任，對(duì)于普通的人事信息（如家庭住址、所任職務(wù)等），按照每個(gè)季度一次的頻率進(jìn)行更新;對(duì)于重要的人事信息（如獲獎(jiǎng)與榮譽(yù)、培訓(xùn)記錄等），按照每月一次的頻率進(jìn)行更新。同時(shí)，考慮到人事檔案對(duì)個(gè)人、醫(yī)院所產(chǎn)生的重要影響，還必須引進(jìn)容災(zāi)備份制度。采取異地備份的方式，將檔案的原件與復(fù)制件分別存儲(chǔ)于兩個(gè)獨(dú)立且異地的服務(wù)器中，有效避免人事檔案的丟失。在做好動(dòng)態(tài)更新與容災(zāi)備份兩項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，為人力資源開(kāi)發(fā)提供了充分的資料。

（3）引進(jìn)檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的激勵(lì)制度

面對(duì)不斷增加的檔案數(shù)量和工作壓力，個(gè)別檔案工作者出現(xiàn)了思想上消極、工作上懈怠的情況。為此，在現(xiàn)有的檔案管理制度體系中，還需要引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制。將人事檔案的工作開(kāi)展情況、開(kāi)發(fā)利用程度、信息服務(wù)水平等，均作為考核檔案工作者的重要指標(biāo)，并根據(jù)考核結(jié)果采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。在實(shí)行激勵(lì)機(jī)制后，能夠顯著提升每一名檔案工作者的熱情與動(dòng)力，在本職工作上更高效地完成既定的工作任務(wù)。除此之外，也有利于提升他們的創(chuàng)新能力，為人力資源開(kāi)發(fā)提供更多的支持。

2.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍培訓(xùn)，配合人力資源開(kāi)發(fā)工作

（1）通過(guò)職工培訓(xùn)優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)

為了讓人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)中發(fā)揮更大的作用，要求人力資源部門(mén)針對(duì)檔案管理人員的工作開(kāi)展需要、順應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定更加科學(xué)的培訓(xùn)方案。在培訓(xùn)內(nèi)容上，應(yīng)重點(diǎn)把握兩項(xiàng)內(nèi)容：一是專業(yè)技能方面。有些檔案工作者入職時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)專業(yè)領(lǐng)域的前沿知識(shí)缺少了解。通過(guò)培訓(xùn)要讓他們的專業(yè)知識(shí)得到更新，緊跟行業(yè)發(fā)展步伐;二是信息技術(shù)方面。在醫(yī)院全面推行信息化背景下，檔案工作者也要通過(guò)學(xué)習(xí)、練習(xí)，逐步掌握與檔案管理相關(guān)的各類信息設(shè)備的操作技巧。只有個(gè)人的綜合能力得到了提升，才能在高質(zhì)量完成本職工作的基礎(chǔ)上，有精力、有能力為醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)提供必要的支持，實(shí)現(xiàn)兩項(xiàng)工作的對(duì)接，共同提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。

（2）通過(guò)職工培訓(xùn)提升職業(yè)素養(yǎng)

新時(shí)期醫(yī)院的人事檔案工作者，除了要有過(guò)硬的專業(yè)技能外，良好的職業(yè)素養(yǎng)也不可或缺。例如，要嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，能夠定期做好人事檔案的整理、備份等工作，要保持耐心和細(xì)心，能夠一絲不茍的保證人事檔案信息的真實(shí)性，還要具備強(qiáng)烈的安全意識(shí)，確保數(shù)字檔案的安全性、隱私性。最重要的是具有創(chuàng)新意識(shí)，可以緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，不斷探索關(guān)于人事檔案管理的新模式、新方法，進(jìn)而推動(dòng)該項(xiàng)工作可以得到長(zhǎng)足的發(fā)展。因此，醫(yī)院方面也要關(guān)注檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)，只有建立一支綜合能力出眾的檔案管理人才隊(duì)伍，才能在挖掘人事檔案信息價(jià)值、支持人力資源開(kāi)發(fā)的過(guò)程中發(fā)揮出更大的貢獻(xiàn)。

3.創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值最大化

（1）人事檔案與人力資源一體化管理模式

醫(yī)院的人力資源開(kāi)發(fā)部門(mén)可以將人事檔案管理部門(mén)上交的檔案存檔到網(wǎng)絡(luò)上，進(jìn)而建立有助于醫(yī)院人力資源工作開(kāi)展數(shù)據(jù)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，人力資源管理員可以對(duì)醫(yī)院的人事變動(dòng)情況做到實(shí)時(shí)的監(jiān)控，從而縮短處理醫(yī)院各項(xiàng)人事信息的時(shí)間，有效提升醫(yī)院人力資源管理工作的效率。人力資源管理部門(mén)還可以借助信息化的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)醫(yī)院人力資源內(nèi)部管理模式的創(chuàng)新升級(jí)，有效提升檔案管理人員的管理水平，并且學(xué)會(huì)借助信息化技術(shù)管理人事檔案，繼而借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)醫(yī)院人力資源開(kāi)發(fā)以及檔案管理部門(mén)工作人員素養(yǎng)的提升，提升醫(yī)院現(xiàn)代化管理的水平。

（2）人事檔案的信息化管理模式

計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入與檢索。其實(shí)，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成本來(lái)較煩瑣的手工操作的方法還有很多，如數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)、條形碼技術(shù)等。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理工作中的應(yīng)用，幫助解決具體問(wèn)題，將大大提高管理效率和管理水平。通過(guò)對(duì)員工人事檔案的整理熟悉其人事檔案內(nèi)容，選出其中可反映員工知識(shí)水平、實(shí)踐能力等方面的信息，統(tǒng)一輸入到計(jì)算機(jī)，并建立以姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)等為標(biāo)題的多種檢索方式，建立專門(mén)的人事檔案信息資源庫(kù)，作為單位的人才儲(chǔ)備庫(kù)。將人才檔案資源統(tǒng)一管理，形成人才儲(chǔ)備庫(kù)，必定會(huì)為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展提供更有力的人才保障。

四、基于人事檔案管理促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)的經(jīng)驗(yàn)

總結(jié)

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理與人力資源管理的有機(jī)結(jié)合，讓人事檔案的價(jià)值，在人力資源開(kāi)發(fā)中得到進(jìn)一步的顯現(xiàn)，是新時(shí)期醫(yī)院創(chuàng)新人力資源管理模式的一種直接體現(xiàn)。近年來(lái)，醫(yī)院在推進(jìn)兩者融合中取得了顯著成果，積累了豐富經(jīng)驗(yàn)。

1.加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，為兩者融合創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境

醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人事檔案之于人力資源管理的重要價(jià)值。進(jìn)而從醫(yī)院人才儲(chǔ)備角度，采取一系列的實(shí)際行動(dòng)，做好頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，包括提供專項(xiàng)資金支持、做好部門(mén)之間業(yè)務(wù)對(duì)接等，為兩者融合提供宏觀上的支持。

2.提升共享水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源整合利用

信息時(shí)代的一個(gè)顯著特征，就是信息資源共享共用。依托醫(yī)院內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)、人力資源部門(mén)之間的信息交流，讓人力資源部門(mén)可以更加便捷的獲取人事檔案，為組織開(kāi)展培訓(xùn)、進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)創(chuàng)造便利。

五、結(jié)語(yǔ)

在供給側(cè)改革背景下，醫(yī)院對(duì)人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重視程度進(jìn)一步提升。做好人事檔案管理，能夠?yàn)槿肆Y源的開(kāi)發(fā)和利用提供必要的支持，提升人事檔案的綜合管理與信息服務(wù)水平，就成為現(xiàn)階段的一項(xiàng)重要工作。當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案呈現(xiàn)出數(shù)量增加、管理要求提升等特點(diǎn)，為此應(yīng)重點(diǎn)從完善配套管理制度體系方面、工作隊(duì)伍培訓(xùn)方面、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以及推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)方面，全面發(fā)力、統(tǒng)籌推進(jìn)，共同為人事檔案管理開(kāi)展創(chuàng)設(shè)良好環(huán)境，提供必要支持。高質(zhì)量完成人事檔案管理，在人力資源開(kāi)發(fā)中發(fā)揮更加顯著的作用。

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（作者單位：大連市中心醫(yī)院）