城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理分析

楊莉

摘 要：城建檔案是開展城市化建設(shè)工作的關(guān)鍵，不僅是對(duì)過(guò)往工作情況的記錄，還有助于為未來(lái)工作提供參考依據(jù)，提高建設(shè)效率與質(zhì)量。隨著城市化進(jìn)程的加快，城建檔案的數(shù)量也在增多，給管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前工作需求，必須加快創(chuàng)新與改革，適應(yīng)城市化建設(shè)的特點(diǎn)。掌握管理工作的各個(gè)要點(diǎn)，提高整體管理水平。本文將對(duì)城建檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，提出城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理的意義及問(wèn)題，探索城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理的策略，為實(shí)踐工作提供參考。

關(guān)鍵詞：城市化建設(shè);城建檔案;管理

我國(guó)人口數(shù)量不斷增多，加強(qiáng)城市規(guī)劃與建設(shè)，是改善居民生活質(zhì)量的關(guān)鍵，因此受到全社會(huì)的高度重視。在此過(guò)程中會(huì)形成較多的資料與文件，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行收集與整理構(gòu)建城建檔案，以實(shí)現(xiàn)對(duì)城市化建設(shè)工作的有效記錄與評(píng)估。當(dāng)前檔案形式呈現(xiàn)出多樣化的特征，包括了圖表、文字、圖紙和聲像等，在管理中的難度上升。如果依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將會(huì)加大工作人員的負(fù)擔(dān)，難以保障檔案信息的精確性與可靠性，降低了城建檔案的利用價(jià)值。為此，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，加快城建檔案管理理念與方法的創(chuàng)新，提升管理工作實(shí)效性。這就需要結(jié)合當(dāng)前城市化建設(shè)的現(xiàn)狀及未來(lái)發(fā)展需求，制定切實(shí)可行的管理方案，科學(xué)指導(dǎo)日常實(shí)踐工作。

一、城建檔案的特點(diǎn)

首先，城建檔案具有綜合性的特點(diǎn)。城建檔案涉及內(nèi)容會(huì)隨著城市化建設(shè)的發(fā)展而不斷增多，包括城市綠化、基礎(chǔ)設(shè)施等內(nèi)容，還包含政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和文化領(lǐng)域等各項(xiàng)內(nèi)容，其綜合性特征鮮明。城建檔案管理工作在信息搜集中，需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門工作，其涉及范圍廣泛，對(duì)于管理工作的實(shí)效性要求較高。其次，城建檔案具有地域性的特點(diǎn)。城市規(guī)劃與管理的全過(guò)程，都反映在城建檔案當(dāng)中，由于不同城市在文化理念和歷史風(fēng)貌等方面的差異性，也會(huì)導(dǎo)致其具有明顯的地域性特征。在實(shí)踐工作當(dāng)中，只有明確城市化建設(shè)的實(shí)際情況，才能確保檔案資源的完整性。再次，城建檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。城建檔案會(huì)隨著城市化的發(fā)展而不斷完善，動(dòng)態(tài)化反映了城市的基本情況。在實(shí)踐工作當(dāng)中，也需要根據(jù)當(dāng)前實(shí)際情況對(duì)檔案進(jìn)行更新，保證其良好的應(yīng)用價(jià)值，為建設(shè)工作提供可靠的支撐。最后，城建檔案具有整體性的特點(diǎn)。及時(shí)歸檔各個(gè)處室的城建檔案，增強(qiáng)管理的整體性，為社會(huì)組織與個(gè)人的使用提供便捷，與城市化發(fā)展相協(xié)調(diào)。

二、城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理的意義

1.憑證作用

在城市化建設(shè)當(dāng)中，需要以大量的城建檔案作為憑證，滿足城市整體規(guī)劃的需求，因此城建檔案的憑證作用顯著。在檔案當(dāng)中能夠客觀反映當(dāng)前城市化建設(shè)情況，對(duì)于規(guī)劃和管理中的問(wèn)題進(jìn)行記錄。因此，應(yīng)該確保城建檔案的完整性、真實(shí)性和精確性，從而滿足未來(lái)發(fā)展的實(shí)際需求，提高城市化建設(shè)及管理水平。城建項(xiàng)目情況也會(huì)全面記錄在城建檔案當(dāng)中，有助于對(duì)其中的糾紛進(jìn)行處理，加快城市化建設(shè)的進(jìn)程。

2.服務(wù)功能

城建檔案除了具備憑證作用，對(duì)于城市化建設(shè)歷史情況進(jìn)行記錄外，還具有很強(qiáng)的服務(wù)功能，可以為各個(gè)使用主體提供便捷的服務(wù)，創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過(guò)及時(shí)搜集與整理檔案資源，滿足社會(huì)、個(gè)人與單位的查詢、使用需求，為其提供個(gè)性化的檔案服務(wù)，提高城建檔案的利用價(jià)值。尤其是運(yùn)用相關(guān)檔案能夠防止在建設(shè)中發(fā)生重大事故，保障人們的生命財(cái)產(chǎn)安全。

3.文化載體功能

城市文化是一個(gè)城市的靈魂，在城市化建設(shè)中需要以文化建設(shè)作為重點(diǎn)，凸顯本地區(qū)的特色，保持強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力。城市化建設(shè)中各個(gè)時(shí)期的變化情況，都可以記錄在城建檔案當(dāng)中，是文化的載體。城市建設(shè)中的文化形式和城市風(fēng)貌等，都可以通過(guò)城建檔案來(lái)體現(xiàn)，反映城市的文化特點(diǎn)。在城市的可持續(xù)發(fā)展當(dāng)中，應(yīng)該重視城建檔案的文化載體功能，明確城市的文化脈絡(luò)，為更好的實(shí)施建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。

三、城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理的問(wèn)題

1.重視程度較低

進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代后，城建檔案的綜合性特點(diǎn)愈發(fā)顯著，對(duì)于管理工作的規(guī)范性與專業(yè)性要求提高。然而，由于缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的重視，導(dǎo)致在實(shí)際工作中面臨較多的挑戰(zhàn)。人們未能深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理在城市化建設(shè)當(dāng)中的重要性，導(dǎo)致在檔案資料的收集與歸檔中出現(xiàn)不規(guī)范操作的現(xiàn)象，檔案的真實(shí)性、可靠性與安全性都難以得到有效保障。在實(shí)踐工作當(dāng)中的投入力度不足，也會(huì)對(duì)管理工作的實(shí)效性造成直接影響。尤其是缺乏充足的資金支持，人員配備數(shù)量不足，也會(huì)限制工作的高效化開展。

2.信息化建設(shè)力度小

在智慧城市建設(shè)背景下，城建檔案管理也應(yīng)該朝著數(shù)字化和自動(dòng)化方向發(fā)展，這是實(shí)現(xiàn)資源整合與利用的關(guān)鍵。然而，在當(dāng)前信息化建設(shè)當(dāng)中仍舊存在形式化問(wèn)題，導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用效果不佳。部分工作人員往往受到傳統(tǒng)理念的影響，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用率較低，在工作中效率低下，檔案資源的價(jià)值無(wú)法得到最大限度的開發(fā)及利用。尤其是當(dāng)前城建檔案資源豐富，運(yùn)用傳統(tǒng)手段會(huì)增大工作人員的壓力，尤其是紙質(zhì)檔案難以保存，導(dǎo)致其安全性受到影響。在信息化建設(shè)中的投入較少，無(wú)法對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)更新與優(yōu)化，在實(shí)踐中的應(yīng)用存在隱患。

3.制度體系不完善

未能針對(duì)當(dāng)前工作要求制定相應(yīng)的管理制度，也會(huì)導(dǎo)致其統(tǒng)一性與規(guī)范性缺失，容易在城建檔案管理中出現(xiàn)混亂局面，限制了檔案管理服務(wù)功能的發(fā)揮。制度的滯后性弊端逐漸顯現(xiàn)，傳統(tǒng)制度模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期城市化發(fā)展的要求，制度僵化問(wèn)題十分嚴(yán)重，直接影響了制度的執(zhí)行效果。尤其是在信息化建設(shè)中，需要一套全新的制度體系作為保障。但是，制度制定缺乏實(shí)效性，未能對(duì)當(dāng)前城市化建設(shè)的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)研與分析，在實(shí)踐中無(wú)法起到良好的指導(dǎo)與約束作用。

4.專業(yè)人才缺失

部分工作人員的操作技能與專業(yè)能力不足，是限制城建檔案管理模式創(chuàng)新的關(guān)鍵因素。隨著當(dāng)前城市化建設(shè)水平的提高，需要更多專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的人才參與到檔案管理中。然而在實(shí)踐當(dāng)中卻存在諸多問(wèn)題，工作人員的積極性不高，未能明確自身的崗位工作職責(zé)，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失或者錯(cuò)誤等，無(wú)法保障其良好的應(yīng)用效果。在教育培訓(xùn)當(dāng)中缺乏支持，工作方法較為落后，在信息化建設(shè)中對(duì)于先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的操作存在問(wèn)題。

四、城市化建設(shè)環(huán)境下城建檔案管理的策略

1.轉(zhuǎn)變管理理念

理念是行動(dòng)的指引，只有加快管理理念的創(chuàng)新與改革，才能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，促進(jìn)工作效率的提高。進(jìn)入到新時(shí)期以來(lái)，我國(guó)城市化建設(shè)的步伐逐漸加快，而且規(guī)模也在不斷擴(kuò)增，管理人員應(yīng)該意識(shí)到城建檔案管理中的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，積極轉(zhuǎn)變思想，提高自身的創(chuàng)新意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確該工作在城市化進(jìn)程當(dāng)中的現(xiàn)實(shí)意義，增強(qiáng)工作人員的使命感。在單位內(nèi)部應(yīng)該形成良好的工作風(fēng)氣，通過(guò)多種形式的宣傳工作，營(yíng)造積極、活躍的工作氛圍，在潛移默化當(dāng)中產(chǎn)生正面影響，使先進(jìn)理念落實(shí)在每一個(gè)工作崗位及細(xì)節(jié)當(dāng)中。鼓勵(lì)工作人員的創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠在日常管理工作當(dāng)中嘗試不同的方法及手段，從而為提高城建檔案管理的實(shí)效性出謀劃策，增強(qiáng)其參與管理創(chuàng)新的熱情。明確各個(gè)部門在城建檔案管理中的職責(zé)和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)不同部門與人員的有效組織協(xié)調(diào)，在信息共享當(dāng)中提高資源利用率。加大在城建檔案管理當(dāng)中的資金與人員投入力度，確保各項(xiàng)活動(dòng)開展具備充足的資源保障。定期針對(duì)管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研討，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從而在不斷改進(jìn)管理方法的過(guò)程中提高工作水平。

2.優(yōu)化制度體系

制度建設(shè)也是當(dāng)前城建檔案管理中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，能夠以完善的制度體系為保障，增強(qiáng)管理工作的規(guī)范性及專業(yè)性，為檔案的保存、管理和調(diào)用等提供依據(jù)。以當(dāng)前城市化建設(shè)的現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，明確整體發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)制度細(xì)則予以優(yōu)化，增強(qiáng)各項(xiàng)管理制度的可行性，提高制度的執(zhí)行效果。明確崗位管理制度的基本要求，確保各個(gè)崗位之間能夠?qū)崿F(xiàn)有效協(xié)同，從而防止出現(xiàn)權(quán)責(zé)混亂的問(wèn)題。構(gòu)建完善的檔案搜集制度，在城市化進(jìn)程當(dāng)中對(duì)各類資料和文件進(jìn)行及時(shí)搜集和整理，防止其全面性與真實(shí)性受到影響。完善檔案歸檔制度與檔案借閱制度，確保各項(xiàng)資料能夠及時(shí)歸檔，同時(shí)明確檔案借閱的條件及要求，增強(qiáng)城建檔案的保密性與安全性。將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)工作崗位當(dāng)中，增強(qiáng)職工在崗位當(dāng)中的使命感，使其能夠在工作當(dāng)中恪盡職守，防止職責(zé)不清導(dǎo)致檔案完整性受到影響。構(gòu)建完善的績(jī)效考核制度，增強(qiáng)制度約束力的同時(shí)，能夠提高工作人員的積極性和主動(dòng)性，為城建檔案管理注入強(qiáng)勁的動(dòng)力。以當(dāng)前智慧城市建設(shè)的目標(biāo)為指引創(chuàng)新制度體系，使各項(xiàng)規(guī)章制度能夠符合未來(lái)城市發(fā)展需求。城建檔案管理部門也應(yīng)該積極與其他部門進(jìn)行交流，以在檔案資料的搜集、歸檔等過(guò)程中獲得可靠的支持，在無(wú)縫銜接當(dāng)中提高工作效率。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)

傳統(tǒng)城建檔案管理方式不僅效率低下，而且容易導(dǎo)致檔案的破壞或者丟失問(wèn)題，導(dǎo)致檔案價(jià)值受到影響。為此，應(yīng)該以信息化建設(shè)為基本目標(biāo)，轉(zhuǎn)變城建檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，這也是智慧城市發(fā)展的必然趨勢(shì)。加大在信息化建設(shè)當(dāng)中的投入力度，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，從而使管理工作朝著數(shù)字化與智能化方向發(fā)展。對(duì)當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，及時(shí)更換老舊設(shè)備，提高信息化建設(shè)的實(shí)效性。引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資料及文件的有效整合，深入發(fā)掘其中的價(jià)值，為城建檔案的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。配備高性能的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以滿足技術(shù)的應(yīng)用需求，加強(qiáng)服務(wù)器與配套硬件設(shè)施的建設(shè)，使檔案管理更具現(xiàn)代化。5G時(shí)代正在悄然來(lái)臨，信息化建設(shè)是加快城市化建設(shè)的重要舉措，應(yīng)該構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)完成各類數(shù)據(jù)的分類保存與管理，實(shí)時(shí)更新，增強(qiáng)管理工作的動(dòng)態(tài)性。構(gòu)建云計(jì)算平臺(tái)，在信息資料的收集和整理當(dāng)中融合大數(shù)據(jù)分析與云計(jì)算存儲(chǔ)等，有助于整體效率的提高，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深入挖掘，完成數(shù)據(jù)的交聯(lián)與互通，防止由于信息孤島效應(yīng)而對(duì)工作實(shí)效性造成影響，以加快城市化發(fā)展戰(zhàn)略的落實(shí)。

4.提高服務(wù)水平

應(yīng)該明確城建檔案管理的服務(wù)性特征，促進(jìn)整體服務(wù)水平的提升，為檔案的高效利用奠定基礎(chǔ)，持續(xù)推進(jìn)城市化建設(shè)進(jìn)程。以服務(wù)模式的創(chuàng)新為基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)好城市化建設(shè)和檔案管理工作，構(gòu)建長(zhǎng)效協(xié)同機(jī)制。明確城建檔案服務(wù)的重要地位，在單位內(nèi)部形成共識(shí)，督促工作人員能夠從城市化發(fā)展的高度出發(fā)開展工作。對(duì)城市化建設(shè)的動(dòng)態(tài)與社會(huì)需求進(jìn)行全面分析，確保在服務(wù)工作當(dāng)中能夠滿足不同主體的個(gè)性化使用需求。尤其是信息化服務(wù)渠道的拓展與延伸，更能夠?yàn)椴煌块T及人員提供便捷的服務(wù)，應(yīng)該結(jié)合智慧城市的建設(shè)要求及目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效融合。應(yīng)該對(duì)移動(dòng)客戶端進(jìn)行開發(fā)，借助于5G技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)APP滿足人們的個(gè)性化使用需求，使網(wǎng)上服務(wù)模式得到革新，增強(qiáng)人們的使用體驗(yàn)。對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)加以優(yōu)化，促進(jìn)其功能的不斷完善，增強(qiáng)城建檔案管理規(guī)范性與專業(yè)性。尤其是在新媒體環(huán)境當(dāng)中，城建檔案服務(wù)工作也應(yīng)該與新媒體有效銜接，運(yùn)用微信和微博等加大宣傳力度，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的精準(zhǔn)化推送。同時(shí)，結(jié)合用戶的基本需求對(duì)服務(wù)管理工作進(jìn)行調(diào)整。

5.建設(shè)人才隊(duì)伍

隨著城建檔案管理工作復(fù)雜程度的提高，對(duì)人員綜合素養(yǎng)也提出了更高的要求，因此應(yīng)該以人才隊(duì)伍的建設(shè)為重點(diǎn)，提高各項(xiàng)工作的實(shí)效性，增強(qiáng)整體創(chuàng)新意識(shí)與能力。除了應(yīng)該對(duì)城市化建設(shè)的現(xiàn)狀和趨勢(shì)進(jìn)行把握外，還要掌握更多的信息化技術(shù)及設(shè)備操作方法。部分工作人員的思想落后，在新技術(shù)與新設(shè)備的學(xué)習(xí)中態(tài)度不積極，導(dǎo)致資源浪費(fèi)的問(wèn)題。為此，應(yīng)該針對(duì)當(dāng)前城建檔案管理崗位特點(diǎn)和人員需求，制定科學(xué)合理的專業(yè)培訓(xùn)方案，使工作人員在知識(shí)技能與專業(yè)能力方面得到有效提升。保障教育培訓(xùn)模式的多元化特征，分析不同工作人員在實(shí)踐中面臨的難題，使教育培訓(xùn)更具個(gè)性化，防止出現(xiàn)盲目性的問(wèn)題。除了應(yīng)該涉及檔案管理的專業(yè)知識(shí)外，還要融合信息化設(shè)備操作等技術(shù)知識(shí)。通過(guò)案例的形式深入講解當(dāng)前城市化發(fā)展的基本情況，提高各崗位人員的職業(yè)精神與綜合素養(yǎng)。在培訓(xùn)中針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息化等基本概念加以講解，從而使工作人員能夠有更多的選擇，構(gòu)建符合崗位實(shí)際需求的管理模式。對(duì)于人才的特長(zhǎng)及工作特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)與分析，確保人盡其職，防止出現(xiàn)人力資源浪費(fèi)的問(wèn)題。加快人才招聘機(jī)制的構(gòu)建，根據(jù)崗位需求引進(jìn)高水平的管理人才，實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前人才隊(duì)伍的有效補(bǔ)充，從而提高整體工作活力。改善人才的薪資待遇，從而提高工作積極性與主動(dòng)性，保障晉升的公平性與透明性，防止管理人員出現(xiàn)不平衡心理。

6.優(yōu)化評(píng)價(jià)體系

對(duì)于城建檔案管理工作的合理評(píng)價(jià)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題及原因，并從城市化建設(shè)的實(shí)際情況出發(fā)加以改進(jìn)，從而對(duì)接下來(lái)的工作形成有效指導(dǎo)作用。以指標(biāo)評(píng)價(jià)體系的建設(shè)為重點(diǎn)，明確評(píng)價(jià)方式及標(biāo)準(zhǔn)，積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，使城建檔案管理的評(píng)價(jià)更具針對(duì)性。尤其是在信息化建設(shè)的過(guò)程中，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性特征，會(huì)導(dǎo)致檔案安全性受到威脅。指標(biāo)評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建，能夠?qū)?shù)字化進(jìn)程中的風(fēng)險(xiǎn)加以控制，明確風(fēng)險(xiǎn)類型及等級(jí)，切實(shí)提高城建檔案的可靠性與真實(shí)性。明確安全管理的特點(diǎn)，預(yù)防各類安全問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)病毒的有效防控?？焖僮R(shí)別當(dāng)前管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)并開展全面評(píng)價(jià)，定量與定性分析城建檔案的風(fēng)險(xiǎn)情況。

五、結(jié)語(yǔ)

城建檔案管理工作具有較強(qiáng)的綜合性和動(dòng)態(tài)性等特征，隨著城市化建設(shè)的逐步推進(jìn)，其面臨的困境也在增多，只有加強(qiáng)管理創(chuàng)新，才能為城市的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。應(yīng)該充分發(fā)揮城建檔案的服務(wù)功能和文化載體作用，體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價(jià)值。然而，由于重視程度低、信息化建設(shè)力度小和人員素養(yǎng)不高等問(wèn)題的限制，也會(huì)導(dǎo)致管理工作的持續(xù)推進(jìn)遇到阻力。為此，應(yīng)該通過(guò)轉(zhuǎn)變管理理念、優(yōu)化制度體系、加強(qiáng)信息化建設(shè)、提高服務(wù)水平、建設(shè)人才隊(duì)伍和優(yōu)化評(píng)價(jià)體系等途徑，使城建檔案管理工作進(jìn)入到新的階段，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)。

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（作者單位：昭通市城建檔案館）