關(guān)于文書與檔案工作的幾點思考

摘要：在企業(yè)的各項日常工作中，文書工作與檔案工作貫穿其中，它們都是企業(yè)管理的重要組成部分，文書工作是企業(yè)管理的源頭紐帶，檔案工作是企業(yè)管理的終端紐帶，二者相互呼應(yīng)，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，體現(xiàn)著企業(yè)文化，反映著企業(yè)形象，同時又為企業(yè)各項工作服務(wù)。企業(yè)文書和企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，是企業(yè)生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)部分。

關(guān)鍵詞：文書;檔案;思考;銜接

本文主要闡述了文書與檔案工作的重要性，分析了文書工作與檔案工作中常見的問題，說明了問題的可能解決方法和優(yōu)化方法，并就如何改進(jìn)文書與檔案工作提出了可行性建議。

1 文書與檔案工作

文書是檔案的前身和來源，檔案是文書的歸宿，二者相輔相成。

1.1 文書與檔案的關(guān)系

文書是指企業(yè)管理過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家、企業(yè)的方針政策，發(fā)布規(guī)章制度，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動，布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告情況、交流經(jīng)驗等的重要工具。文書處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。文書處理工作須堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在注冊登記、基建、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有參考利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益、維護(hù)企業(yè)歷史真實面貌、提高企業(yè)管理水平的一項專業(yè)技術(shù)工作。企業(yè)檔案工作，包括企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、提供利用、銷毀等。

文書與檔案之間有著密切的內(nèi)在聯(lián)系。文書檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。做好公文格式及辦理過程的規(guī)范化管理，是做好文書檔案的前提。規(guī)范的行文及流轉(zhuǎn)是文書工作的重要內(nèi)容，也是保證文書檔案有效性、可靠性的前提，公文及其處理過程文件是文書檔案的前身，除此之外公文內(nèi)容的管理也直接關(guān)系到檔案歸檔內(nèi)容的確定，在制度性公文中規(guī)范某些工作的應(yīng)歸檔文件材料內(nèi)容，對于歸檔工作更具有現(xiàn)實的支配力量。雖然兩者有所不同，但它們是密切相關(guān)的。在文書辦理工作中形成的文件資料是文書檔案的基礎(chǔ)，文書檔案是文件資料的精髓。文書工作與檔案工作關(guān)系密切，企業(yè)文書工作質(zhì)量的高低，直接影響著企業(yè)文書檔案工作的水平。

1.2 企業(yè)文書工作的作用

企業(yè)文書工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分。公文是企業(yè)各種信息的載體，企業(yè)內(nèi)部各部門行駛職權(quán)、溝通協(xié)調(diào)、處理公事的有效手段，各個職能部門意圖的表達(dá)、傳遞與實現(xiàn)等，都主要依賴于文書工作;企業(yè)文書工作是企業(yè)各項工作的紐帶;企業(yè)文書工作是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，企業(yè)各項工作由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排，并通過文書表達(dá)意圖、實施決策;企業(yè)文書工作是企業(yè)保密工作的關(guān)鍵.企業(yè)文書工作包含企業(yè)文書的形成和運(yùn)轉(zhuǎn)、企業(yè)文書的積累和保管、企業(yè)文書的整理歸檔等幾個環(huán)節(jié)。

文書工作質(zhì)量是保密任務(wù)能否完成的關(guān)鍵;企業(yè)文書工作是企業(yè)形象的體現(xiàn);企業(yè)文書工作是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。

1.3 企業(yè)檔案工作的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴知識財富，是企業(yè)的一種信息資源，是企業(yè)發(fā)展過程的真實記錄，具有查考價值、憑證價值以及國家治理、行業(yè)治理歷史沿革的文化價值。企業(yè)檔案工作是企業(yè)經(jīng)營、管理、發(fā)展的基礎(chǔ)，保存好檔案可以促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營、管理以及發(fā)展。企業(yè)檔案工作對企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、外部市場等客觀情況有較強(qiáng)的描述作用;現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案工作還應(yīng)具有一定的分析作用;在科學(xué)預(yù)算的基礎(chǔ)上，綜合考慮歷史和現(xiàn)實因素，結(jié)合企業(yè)實際做出的科學(xué)預(yù)見，有預(yù)測作用;檔案部門可依據(jù)企業(yè)在各個歷史時期的生產(chǎn)經(jīng)營狀況給予判斷和測評并提出意見，有評價作用;通過對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的及時記錄和監(jiān)控，可以及時調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，保證企業(yè)合理組織生產(chǎn)力，實現(xiàn)良好的企業(yè)效益和社會效益，使企業(yè)在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，有監(jiān)控作用;企業(yè)檔案工作的服務(wù)作用始終存在。[2]

從以上幾點分析，文書工作和檔案管理工作具有相同的幾項工作原則，所以文書工作和檔案工作可以聯(lián)合管理，交融管理、系統(tǒng)管理。

2 文書工作與檔案工作中存在的問題

2.1 對文書工作和檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

在公文處理中，總會有些部門因各種原因拖延上級來文的處理，影響后續(xù)工作的開展，歸根結(jié)底是文書工作的重要性認(rèn)識不足。文書工作是提高工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵，是傳遞信息和存儲信息的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)各部門都應(yīng)對文書工作給予充分的認(rèn)識和支持，更好地發(fā)揮文書工作參與政務(wù)和事務(wù)的職能。檔案管理工作由于長期以來的被誤認(rèn)為是處于各項事務(wù)的末端，往往被忽視甚至是忽略不管，各級人員都存在“重業(yè)務(wù)，輕檔案”問題，檔案法制意識淡漠，檔案管理意識淡薄。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不太重視

在辦公室日常管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視程度不夠，檔案管理工作地位不高，有些領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理簡單理解為收集資料、整理資料、保管資料，甚至認(rèn)為檔案工作就是簡單建個目錄、做個表、裝個檔案盒，不太理解檔案管理的重要性和規(guī)范性。而且，因檔案工作不能直接給企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，很難在短時間內(nèi)直接呈現(xiàn)其作用和效果，造成企業(yè)的檔案管理工作停留在保存和利用的作用，并沒有發(fā)揮其分析、預(yù)測及監(jiān)控等作用。

2.3 檔案管理人員不足

有些企業(yè)單位的檔案管理工作由文書工作人員兼任，因文書工作人員忙于公司文件的流轉(zhuǎn)和文字處理，工作繁忙精力有限，很難及時對文書檔案資料進(jìn)行收集和整理歸檔，這樣容易導(dǎo)致文書檔案收集整理滯后或者歸檔不規(guī)范，很難做到文書工作和檔案工作的無縫銜接。

2.4 文件收集不完整、不齊全

有些部門不重視檔案管理工作，認(rèn)為文件精神已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示落實，工作已經(jīng)完成，把要求存檔的資料私自存放在本部門，以方便以后再查閱，未交給檔案室。有些部門認(rèn)為本部門產(chǎn)生的文件應(yīng)該本部門保存，沒有移交檔案室的意識，容易造成一些重要的文件資料未收集齊全，造成文書檔案不完整，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的質(zhì)量。

2.5 文書工作與檔案管理存在著脫節(jié)的現(xiàn)象

企業(yè)文書工作與檔案管理工作具有較強(qiáng)的聯(lián)系，又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個完整的管理體系。在實際工作中，文書工作和檔案工作往往由不同的人員管理，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文書工作，文書工作和檔案工作存在著脫節(jié)現(xiàn)象，因此，檔案工作人員很難做好公文形成的前端控制工作，對公文格式和前端處理很難做到位，不利于檔案的分類和保管。

3 關(guān)于文書與檔案工作的幾點思考

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的組成部分，在制定企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃時應(yīng)考慮涉及檔案管理工作的內(nèi)容。

3.1 加強(qiáng)公文培訓(xùn)，不斷提高文書工作人員的綜合素養(yǎng)

文書工作范圍廣、工作內(nèi)容繁雜、工作要求高，為使文書工作可以更好地為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策，更好地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更有效的建議與參考，關(guān)鍵在于對文書工作人員的全面培養(yǎng)。企業(yè)要把文書人才的培養(yǎng)與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)聯(lián)系起來，使文書工作者始終是有創(chuàng)新開拓精神、懂管理與經(jīng)營、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀人才。企業(yè)要將文書的培訓(xùn)常態(tài)化，采取多種形式進(jìn)行培訓(xùn)，使文書工作者在新形勢下與時俱進(jìn)地不斷提高綜合素養(yǎng)與能力，更好地發(fā)揮文書工作的橋梁、中樞、紐帶作用。

3.2 加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度

做好企業(yè)檔案管理工作的前提是得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理人員要積極主動的做好檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳檔案的相關(guān)法律法規(guī)，宣傳檔案工作的重要性，加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案的認(rèn)識，爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工的理解、重視和支持。在實際工作中，檔案管理人員要變被動的提供有關(guān)檔案資料為主動的參與領(lǐng)導(dǎo)者決策需要，切實體現(xiàn)檔案資料的主觀能動性。

3.3 加強(qiáng)工作契合，加強(qiáng)文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

企業(yè)文書工作主要負(fù)責(zé)企業(yè)文件的處理，文書處理的標(biāo)準(zhǔn)化決定了檔案的準(zhǔn)確性和完整性，這就要求文書工作與檔案工作之間有一個標(biāo)準(zhǔn)化的銜接。為了加強(qiáng)文書工作與檔案工作的聯(lián)系，文書人員要有強(qiáng)烈的檔案工作意識，及時歸檔文件避免文件丟失，盡可能使文書工作與檔案管理相結(jié)合。同時，文書人員還要加強(qiáng)對文件資料質(zhì)量的控制，確保文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，避免文書工作的延誤影響文件檔案管理工作。

3.4 加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平

盡管檔案工作人員在日常的檔案收集、整理和歸檔工作中做了很大努力，積累了很多經(jīng)驗，也取得了一定的成績，但是現(xiàn)代信息科技技術(shù)迅猛發(fā)展，若不緊跟時代步伐，將跟檔案現(xiàn)代化管理拉開差距，所以，檔案工作者需要不斷學(xué)習(xí)，不斷更新知識和技能，堅持終身學(xué)習(xí)的理念，認(rèn)真地找不足，補(bǔ)短板，努力成為復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，從而為企業(yè)提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。

3.5 與時俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理軟件的應(yīng)用

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理軟件系統(tǒng)的熟悉和應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理工作中積極利用現(xiàn)代化管理手段，并加大對企業(yè)檔案管理的投入，對檔案管理的硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件加以配備，從而為檔案管理的現(xiàn)代化水平提供基礎(chǔ)保障，并強(qiáng)化對現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使檔案管理真正可以使用現(xiàn)代化技術(shù)手段。積極加強(qiáng)對數(shù)字化建設(shè)，積極運(yùn)用圖像掃描技術(shù)對文件、資料等進(jìn)行處理，這樣才能保證實際的原始性和真實性。

3.6 建章立制，規(guī)范企業(yè)檔案的收集和整理

檔案工作是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益、維護(hù)企業(yè)歷史真實面貌、提高企業(yè)管理水平的一項專業(yè)技術(shù)工作。為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，必須修訂和完善現(xiàn)行檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范日常檔案管理工作中檔案收集的范圍、時間節(jié)點及相應(yīng)的格式等，以保證企業(yè)各部門收集的文件資料的質(zhì)量和完整性。

3.7 積極溝通，加強(qiáng)企業(yè)各部門的配合

各部門都會有需要收集整理歸檔的文件資料，檔案管理人員需要明確各部門之間的聯(lián)系，加強(qiáng)多部門聯(lián)合合作，充當(dāng)部門之間的橋梁，及時完整地收集文件。檔案管理人員要積極主動地了解各部門的實際情況，研究如何更加有效地做好檔案收集整理工作，使檔案管理工作更加順利地進(jìn)行，保證價值較高的檔案資料能夠及時歸檔。

3.8 規(guī)范流程，定期進(jìn)行檔案的立卷歸檔

要做好文書檔案的收集和管理工作，要從公文的寫作、收發(fā)到歸檔管理各個環(huán)節(jié)做好監(jiān)督檢查的全過程，不漏掉每一個環(huán)節(jié)。文件歸檔完成后，及時做好文件歸檔的基礎(chǔ)工作，定期根據(jù)文件的規(guī)律和性質(zhì)，按照正確的歸檔分類方法，及時歸類，合理安排，有序存放。這有利于提交完整的文件，并可以減少年終提交文件的工作量。

4 結(jié)束語

綜上所述，從文書工作處于很重要的地位，是企業(yè)日常管理中的一項重要工作，對于提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量具有重要作用。文書檔案工作是企業(yè)開展各種社會活動的基礎(chǔ)，做好文書檔案管理工作，對單位的建設(shè)和發(fā)展具有積極意義。從文書工作和檔案工作的關(guān)系來看，文書工作對檔案的形成質(zhì)量和檔案工作和好壞具有重要的、直接的影響。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄧小慧.關(guān)于提升辦公室文書檔案管理工作的幾點思考[J].傳播力研究，2019，3（24）：298.

[2] 汪麗云.做好文書檔案工作的幾點思考與體會[J].機(jī)電兵船檔案，2013（06）：53-55.

[3] 鄭淑媛，王詠梅.做好銜接 保證質(zhì)量——關(guān)于文書與檔案工作的幾點思考[J].蘭臺世界，2000（11）：31.

[4] 洪躍華.提高文書檔案工作效率的幾點思考[J].北京檔案，2000（04）：28-29.

作者簡介：張智英（1982年-），女，漢族，本科，河北，工程師，主要研究方向：文書、檔案。