辦公室文書檔案收集與管理途徑探究

孫廣凱

摘要：辦公室文書檔案收集與管理是企事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作，是日常管理工作的重要組成部分，對企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展有著重要影響作用。近年來，信息化發(fā)展背景下，辦公室文書檔案工作也發(fā)生了翻天覆地變化，文章就結(jié)合當(dāng)下辦公室文書檔案收集與管理實(shí)際，分析當(dāng)前辦公室文書檔案收集與管理工作中存在的不足，進(jìn)而針對性提出如何加強(qiáng)檔案收集與管理工作，全面提升工作效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;收集;管理

辦公室文書檔案屬于檔案管理工作的一部分，記載了各企事業(yè)單位發(fā)展歷程，進(jìn)而為企事業(yè)單位發(fā)展提供借鑒作用，為單位穩(wěn)定發(fā)展與科學(xué)決策提供參考作用。收集與歸檔工作屬于服務(wù)型工作，需要相關(guān)工作人員具備專業(yè)知識與豐富經(jīng)驗，較高的管理意識，確保文書檔案完整、真實(shí)、及時。各單位、企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際，充分開發(fā)與利用文書檔案資源，為企業(yè)更好發(fā)展打好基礎(chǔ)。

一、當(dāng)前辦公室文書檔案收集與管理存在的不足

（一）辦公室文書檔案收集完整性不夠

辦公室文書檔案收集是最基礎(chǔ)的工作，但由于各單位、企業(yè)的文書內(nèi)容來源途徑多、文書形式多樣、涉及部門與人員較多，導(dǎo)致收集記錄并不齊全，完整性不夠，這也是文書檔案收集存在的主要問題。一方面，接收、使用相關(guān)文書資料的人員未及時提交，或并不配合，導(dǎo)致收集工作難度大、收集不完整;另一方面，文書檔案收集與管理人員自身未及時向相關(guān)部門人員收集檔案資料，導(dǎo)致時間一長遺漏收集部分資料。

（二）辦公室文書檔案收集力度不足

在企事業(yè)單位發(fā)展與運(yùn)營過程中，會形成、接收多種文書檔案，但由于資料處理人員以及文書檔案管理人員意識不強(qiáng)，導(dǎo)致很多文書檔案破損、缺失、遺棄現(xiàn)象，這也是收集力度不夠的重要體現(xiàn)。我們常見的收集力度不足主要表現(xiàn)在：企業(yè)缺乏完善的收集管理制度，文書檔案使用、管理人員的收集工作不規(guī)范、隨意混亂、不及時收集歸檔，缺乏相關(guān)監(jiān)督管理機(jī)制;文書檔案收集缺乏科學(xué)性，收集與歸檔未考慮按照時間、部門等合理收集、分類，連續(xù)性較差;文書檔案可靠性較差，資料沒有進(jìn)行可靠性分類，很難為企事業(yè)單位發(fā)展提供參考借鑒作用;側(cè)重于紙質(zhì)檔案收集、歸納，缺乏電子檔案備份、收集、歸納意識等。

（三）辦公室文書檔案工作人員管理意識薄弱

專業(yè)的管理知識、較高的管理意識以及工作責(zé)任心管理是辦公室文書檔案工作人員必須具備的崗位技能，但很多企事業(yè)單位并不重視文書檔案工作崗位管理，甚至有些單位缺乏專職的文書檔案管理人員。由于對崗位人員管理的不重視，導(dǎo)致相關(guān)工作人員工作積極性不高，專業(yè)性較低，管理意識薄弱，缺乏文檔備份意識，最終間接影響了文書檔案質(zhì)量。有些企事業(yè)單位因為缺乏專業(yè)知識人員，導(dǎo)致文書管理工作雜亂無章、收集混亂、難以查閱、缺乏及時性、完整性。

二、提升辦公室文書檔案收集與管理工作路徑分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)層重視文檔收集與管理工作

作為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該深刻認(rèn)識辦公室文書檔案重要性，加強(qiáng)相關(guān)崗位管理，在日常管理工作中明確階段性文書檔案管理目標(biāo)，充分發(fā)揮監(jiān)督管理作用，從而確保每階段的文書檔案管理工作有效落實(shí)。尤其是有些企業(yè)過去文書檔案管理工作混亂、不及時，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該首先從歷史文書檔案追蹤管理入手，盡可能多收集齊全文書檔案，并同步做好每階段收集與歸納工作。

（二）構(gòu)建完善的文檔收集、管理制度

為了確保文書檔案管理工作有章可循，單位應(yīng)該制定健全的文書檔案收集與管理制度，當(dāng)中需要明確各人、各部門以及文書檔案管理人員職責(zé)與處理時效，明確歸檔時間、范圍、職責(zé)部門、責(zé)任人以及保管期限;根據(jù)自身實(shí)際運(yùn)營情況，根據(jù)文書檔案類型，明確歸檔、收集途徑、形式;明確文書檔案收集、歸檔使用、借用規(guī)范，集中統(tǒng)一規(guī)范管理，確保文書檔案齊全、及時、合理分類、連續(xù)有效;將文書檔案收集與管理納入各部門考核計劃，激發(fā)相關(guān)人員工作積極性;強(qiáng)調(diào)文檔備份制度，考慮文檔面臨的失效風(fēng)險，具備風(fēng)險意識，進(jìn)而合理做好備份計劃等。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)性與職業(yè)道德

企事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身單位的文書檔案管理工作量，合理配備專業(yè)的檔案管理人員，重視檔案管理崗位。首先，提高崗位工作人員準(zhǔn)入制度，要求必須具備扎實(shí)的文書檔案管理知識與經(jīng)驗，不得采用兼職人員，從而確保管理工作的連續(xù)性、一致性;其次，結(jié)合檔案管理工作量，合理分配管理工作人員，只有足量的工作人員才能確保文書檔案收集與歸檔管理及時、完整、有效;細(xì)化工作內(nèi)容，結(jié)合管理制度落實(shí)個人職責(zé)，確保工作落實(shí)到位;注重培訓(xùn)與提升文書檔案管理人員，定期參加管理技能以及職業(yè)道德培訓(xùn)，不斷提升人員綜合素質(zhì)，為更加有效落實(shí)、展開文書檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合信息化背景，提升文書檔案管理效率

傳統(tǒng)的文書檔案以紙質(zhì)為主，在收集、歸納等方面工作量較大。近年來，信息化背景下，各企事業(yè)單位的文書檔案也朝著電子化方向發(fā)展，電子檔案的產(chǎn)生一方面提高了文書檔案傳輸、歸檔效率，收集與歸納更及時，另一方面節(jié)約了空間，無需要大量的文書檔案柜來承載，對環(huán)境保護(hù)等都有著積極影響。因此，在日常文書檔案管理過程中，工作人員應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展，盡可能多采用電子檔案，對于不可避免的紙質(zhì)檔案也應(yīng)該做好電子備份，確保電子文檔庫完整性。電子檔案的應(yīng)用也是規(guī)避風(fēng)險的重要措施，紙質(zhì)檔案長期存放會存在很多風(fēng)險，油墨淡化、水災(zāi)、火災(zāi)、紙張損壞等，電子檔則通過多方面?zhèn)浞菘梢杂行б?guī)避檔案破損、缺失風(fēng)險。且對于領(lǐng)導(dǎo)層以及各部門調(diào)用而言，電子檔更加方便、快捷。

結(jié)束語

辦公室文書檔案管理工作是各企事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，對企業(yè)發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)決策都有著關(guān)鍵影響。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該重視起辦公室文書檔案管理工作，構(gòu)建完善的文書檔案管理制度，強(qiáng)化相關(guān)崗位管理與培訓(xùn)工作，做到與時俱進(jìn)，具備風(fēng)險意識，重視電子文檔管理與使用，從而促進(jìn)文書檔案收集與管理及時、有效，為企業(yè)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

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（中國共產(chǎn)黨鄆城縣紀(jì)律檢查委員會?山東?菏澤?274700）