大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下辦公室檔案管理的改進(jìn)對(duì)策研究

薛松 崔惠池

山東省東營市勝利油田石油開發(fā)中心有限公司

黨的十八屆五中全會(huì)提出“實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”，全面推進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展，在國家大數(shù)據(jù)事業(yè)發(fā)展蒸蒸日上的背景下，對(duì)辦公室檔案管理提出了新的要求，十四五時(shí)期為了更好的發(fā)揮檔案的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源價(jià)值，發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的支撐作用，需要從檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，構(gòu)建智能化的檔案管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)信息管理機(jī)制，提高數(shù)據(jù)信息的挖掘能力，進(jìn)一步運(yùn)用智能化方式提高檔案管理的效能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，從而更好的發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)用價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的革新

大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息充分挖掘，適應(yīng)于海量信息時(shí)代的檔案管理需要，可以對(duì)辦公室各種類型、各種時(shí)間、各種來源的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)了檔案信息的甄別能力，有助于提高檔案數(shù)據(jù)信息分析能力，輔助做好檔案甄別與存儲(chǔ)工作。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案服務(wù)效率，可以滿足不同方面檔案使用需要，進(jìn)一步提高了檔案管理效率。而且，強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力有助于挖掘潛在的檔案信息，滿足了數(shù)據(jù)信息對(duì)比分析的需要，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的個(gè)性化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理深化改革，強(qiáng)化了檔案管理的整體質(zhì)量。大數(shù)據(jù)技術(shù)與云存儲(chǔ)技術(shù)的廣泛聯(lián)系解決了傳統(tǒng)檔案管理的問題，提高了檔案管理整體質(zhì)量[1]。

二、大數(shù)據(jù)背景下辦公室檔案管理存在的問題

（一）技術(shù)方法落后

大數(shù)據(jù)技術(shù)轉(zhuǎn)變了檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，有助于更好的發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，徹底改變了紙質(zhì)檔案管理模式，有助于實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作科學(xué)化。從大數(shù)據(jù)技術(shù)角度分析，當(dāng)前檔案管理工作的效率較低，檔案管理的智能化水平較低，新型技術(shù)方法還未能應(yīng)用到辦公室檔案管理實(shí)踐，檔案管理的思維更新不足，沒能發(fā)揮信息技術(shù)的基礎(chǔ)作用，影響了檔案管理質(zhì)量[2]。

（二）管理體系陳舊

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以形成共享、開放、互動(dòng)的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)調(diào)各部門密切配合。有些辦公室檔案管理缺乏與各部門的配合，缺少信息互動(dòng)機(jī)制，因工作職能劃分、隸屬關(guān)系的原因，各部門信息共享不足，信息孤島現(xiàn)象明顯，相當(dāng)多具有檔案屬性的數(shù)據(jù)，成為無人管控、漏歸狀態(tài)，不能實(shí)現(xiàn)互利共贏，這在很大程度上影響檔案開放共享[3]。

（三）風(fēng)險(xiǎn)隱患較高

大數(shù)據(jù)技術(shù)滿足了不同服務(wù)對(duì)象、不同部門、不同類型檔案?jìng)鬟f需要。新型下辦公室雖然重視數(shù)據(jù)的共享和利用，卻無法顧及數(shù)據(jù)的長期保存，由于傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)設(shè)備相對(duì)落后，管理人員信息意識(shí)不強(qiáng)，檔案部門的配合不足，對(duì)原生數(shù)字信息的歸檔、管理與利用等活動(dòng)專業(yè)性低，給當(dāng)下的檔案管理工作造成了較高風(fēng)險(xiǎn)隱患，嚴(yán)重影響檔案管理的整體質(zhì)量。新時(shí)代的檔案管理應(yīng)當(dāng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)協(xié)同進(jìn)行、同步發(fā)展，這既是檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的內(nèi)在要求，更是大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展對(duì)檔案管理的必然選擇[4]。

三、大數(shù)據(jù)背景下辦公室檔案管理優(yōu)化的措施

（一）提高數(shù)據(jù)信息收集整理能力

大數(shù)據(jù)時(shí)代主要采用信息化的檔案管理方式，辦公室處理的數(shù)據(jù)信息日益增加，還要把日常檔案管理工作重點(diǎn)放在保證數(shù)據(jù)真實(shí)性，提高數(shù)據(jù)客觀性，以及加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息推廣共享方面。例如，辦公室應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)據(jù)的對(duì)比分析能力，認(rèn)真研判行政工作中的各種數(shù)據(jù)信息，提高檔案文獻(xiàn)的篩選能力，將具有較高價(jià)值的數(shù)據(jù)信息保存到辦公室檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息資源共享

首先，建立統(tǒng)一的辦公室檔案管理機(jī)制，打破各部門檔案應(yīng)用限制，消除條塊分割管理的弊端，降低檔案應(yīng)用的成本，最大限度的發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。其次，建立專門的辦公室檔案管理平臺(tái)，形成各部門良好的協(xié)作關(guān)系，在統(tǒng)一的平臺(tái)完成檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用、檢索與共享互動(dòng)業(yè)務(wù)。辦公室檔案管理還要加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，在日漸開放的環(huán)境下提高檔案數(shù)據(jù)資源的共享水平，尤其重視與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的緊密配合，從而提高檔案信息資源的利用效率。

（三）提高檔案數(shù)據(jù)信息預(yù)測(cè)能力

辦公室檔案管理的重要價(jià)值還體現(xiàn)在運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息研判方面，應(yīng)當(dāng)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)了解當(dāng)下檔案的運(yùn)行狀態(tài)，以及未來檔案資源的發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理機(jī)制，提高檔案運(yùn)用效率。辦公室應(yīng)當(dāng)構(gòu)建智能化的檔案管理環(huán)境，依托歷史檔案數(shù)據(jù)分析研判未來各項(xiàng)工作，重點(diǎn)建立科學(xué)的數(shù)據(jù)模型，進(jìn)行海量數(shù)據(jù)信息分析。還要對(duì)未來檔案數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用進(jìn)行預(yù)測(cè)，將非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)與結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)結(jié)合起來，了解檔案數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)性，挖掘檔案信息的實(shí)用價(jià)值。通過自媒體渠道進(jìn)行檔案服務(wù)供給，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息的供給渠道。提高檔案數(shù)據(jù)信息管理的安全水平，建立動(dòng)態(tài)化數(shù)據(jù)監(jiān)控機(jī)制，了解檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)行狀態(tài)，研判檔案管理工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素，構(gòu)建智能化的安全防控機(jī)制，提高檔案安全管理水平。

結(jié)論：大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理應(yīng)當(dāng)具有科學(xué)性、超前性、智能化意義，注重依托大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息分析，預(yù)判檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，滿足各方面檔案應(yīng)用需要，只有不斷創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理體系，才能更好的發(fā)揮數(shù)據(jù)信息服務(wù)價(jià)值。