高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定研究*

王靜 張寶愛(ài) 曹勤民

（1.山西工商學(xué)院 太原 030006；2.山西農(nóng)業(yè)大學(xué) 晉中 030801；3.山西大學(xué) 太原 030006）

學(xué)生檔案真實(shí)記錄了學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷和學(xué)校對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)過(guò)程，是學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)后形成干部人事檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容，是用人單位全面考察、了解、選拔聘用人才的重要依據(jù)，是組織部門對(duì)干部提拔任用的重要條件，學(xué)生檔案的管理直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量與利用。為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的參考憑證作用，確保學(xué)生檔案齊全、完整、真實(shí)、可信，從根本上解決學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定勢(shì)在必行。

1 問(wèn)題的提出

隨著高等教育普及化、大眾化發(fā)展，我國(guó)大學(xué)生入學(xué)人數(shù)逐年攀升。目前，我國(guó)高校在校學(xué)生達(dá)三千多萬(wàn)，每年有近千萬(wàn)畢業(yè)生，他們的檔案是形成干部人事檔案的基礎(chǔ)。但多年來(lái)，高校學(xué)生檔案的管理一直是參照《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行的。之所以參照該條例管理高校學(xué)生檔案是在無(wú)法可依情況下的無(wú)奈之舉，尚不屬于依法辦事行為，主要原因是學(xué)生檔案規(guī)范管理制度不健全。2008年出臺(tái)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令），在第十五條“文件材料的歸檔范圍”中，增設(shè)了“學(xué)生類”，把學(xué)生類檔案納入高等學(xué)校的歸檔范圍，統(tǒng)一管理學(xué)生檔案[1]。然而學(xué)生檔案管理人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，“學(xué)生類”檔案和其他類目檔案在形成、歸檔、整理、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)和利用上都存在很大的差異，日積月累，這種差異所積淀而成的問(wèn)題和矛盾日益凸顯。

國(guó)內(nèi)檔案學(xué)者分別從多個(gè)維度對(duì)高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究。張曉對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的具體實(shí)操存在質(zhì)疑，認(rèn)為學(xué)生檔案歸口到檔案機(jī)構(gòu)管理，給檔案機(jī)構(gòu)帶來(lái)巨大的壓力，且不符合科學(xué)的管理思想，這對(duì)于落后于高校教育事業(yè)發(fā)展的高校檔案工作來(lái)說(shuō)，是個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)，值得商榷[2]；寧惠云剖析了學(xué)生檔案在管理中存在的問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)了檔案管理方法落后，缺乏科學(xué)的管理流程和體系，在解決對(duì)策中指出國(guó)家教育、人事、檔案等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)前學(xué)生檔案現(xiàn)狀，制定科學(xué)合理的管理制度、試行標(biāo)準(zhǔn)[3]；張?chǎng)伍赋隽嗽谛滦蝿?shì)下，學(xué)生檔案管理存在制度不健全、管理落后等問(wèn)題，并建議從國(guó)家層面完善學(xué)生檔案管理制度[4]；曹勤民提出了高校學(xué)生檔案長(zhǎng)期存在轉(zhuǎn)遞不安全、不及時(shí)、不準(zhǔn)確的問(wèn)題，并建議要為高校學(xué)生檔案的管理和轉(zhuǎn)遞立法[5]；筆者也從不同維度提出了高校學(xué)生檔案在管理和轉(zhuǎn)遞中存在的問(wèn)題，并提出了合理化建議，但解決問(wèn)題的根源歸根結(jié)底在于高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)[6][7][8]。

眾多研究表明，高校學(xué)生檔案的問(wèn)題集中體現(xiàn)為：檔案管理機(jī)制不健全、管理的方法落后，轉(zhuǎn)遞方式不合理，缺乏科學(xué)合理的管理制度、試行標(biāo)準(zhǔn)，建議為高校學(xué)生檔案的管理和轉(zhuǎn)遞立法，從國(guó)家層面完善學(xué)生檔案管理制度。

2 調(diào)研結(jié)果分析

通過(guò)大量查閱學(xué)生檔案管理相關(guān)文獻(xiàn)，結(jié)合管理現(xiàn)狀，本次調(diào)研編制《高校學(xué)生檔案規(guī)范管理研究問(wèn)卷調(diào)查》，調(diào)研對(duì)象包括“雙一流”院校、地方公辦本科院校、公辦高職院校和民辦本科、高職院校（含獨(dú)立學(xué)院）。問(wèn)卷調(diào)查設(shè)計(jì)分析完成后，邀請(qǐng)基金項(xiàng)目組課題成員進(jìn)行預(yù)調(diào)查，對(duì)設(shè)計(jì)題目中存在有歧義、表述不清楚、無(wú)設(shè)計(jì)價(jià)值的題目進(jìn)行調(diào)整，對(duì)修改后的問(wèn)卷進(jìn)行公開發(fā)布。

本次調(diào)研問(wèn)卷共有16題，共發(fā)放300份，收回有效問(wèn)卷181份。其中“雙一流”院校54所，占比29.83%；地方公辦本科院校89所，占比49.17%；公辦高職院校25所，占比13.81%，民辦本科、高職院校（含獨(dú)立院校）13所，占比7.18%。對(duì)所收回問(wèn)卷，從管理機(jī)制、轉(zhuǎn)遞方式、宣傳工作、信息化建設(shè)、檔案丟失拆開及建議五個(gè)維度進(jìn)行分析研究。

2.1 學(xué)生檔案工作管理機(jī)構(gòu)情況

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)生檔案由檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的占46.41%，由學(xué)生處、就業(yè)辦管理的占36.46%，由各院系管理的占17.13%。（見圖1）

圖1 高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置情況

由于《高等學(xué)校檔案管理辦法》是教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)的，所以為大部分高校默認(rèn)，學(xué)生檔案的管理由各高校的檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，但也仍有一大部分高校認(rèn)為這一說(shuō)法很模糊，因此有的由學(xué)生處、就業(yè)辦管理，有的由各院系管理。而這樣的管理方式經(jīng)常因管理不專業(yè)、工作內(nèi)容不規(guī)范、人員更換頻繁而導(dǎo)致問(wèn)題百出，且由于機(jī)構(gòu)職能不明確，學(xué)生檔案工作也存在管理落后、秩序混亂的不良現(xiàn)象。

2.2 學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞方式情況

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式有中國(guó)郵政（EMS）、本人自帶、機(jī)要轉(zhuǎn)遞和其他方式四種，參與調(diào)研的高校在檔案轉(zhuǎn)遞方式的選擇上呈多種方式同時(shí)進(jìn)行。其中以中國(guó)郵政（EMS）、本人自帶、機(jī)要轉(zhuǎn)遞為主要方式。中國(guó)郵政（EMS）方式轉(zhuǎn)遞尤受青睞，占比76.24%；本人自帶轉(zhuǎn)遞占比33.7%；機(jī)要轉(zhuǎn)遞占比28.73%；其他方式占比8.84%。（見圖2）通過(guò)對(duì)高校辦學(xué)層次和轉(zhuǎn)遞方式的選擇進(jìn)行交叉分析后，發(fā)現(xiàn)各高校在檔案轉(zhuǎn)遞方式的選擇上呈多樣性。（見圖3）

圖2 學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞方式占比

圖3 學(xué)校層次和轉(zhuǎn)遞方式交叉分析

究其原因?yàn)闆](méi)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，因此各高校在轉(zhuǎn)遞方式上形式多樣，而有些是學(xué)生自己選擇轉(zhuǎn)遞方式，致使在轉(zhuǎn)遞中常會(huì)出現(xiàn)自帶之后被告知必須郵寄；采取郵寄轉(zhuǎn)遞卻被拒收，要求本人自帶轉(zhuǎn)送，這種拒收的現(xiàn)象也會(huì)增加學(xué)生檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)。上述現(xiàn)象，使得高校檔案管理機(jī)構(gòu)的工作非常被動(dòng)。

2.3 學(xué)生檔案宣傳工作情況

為使檔案工作順利有序進(jìn)行，各高校均面向?qū)W生開展形式多樣的宣傳工作。調(diào)查結(jié)果顯示，高校通常采用的宣傳方式有網(wǎng)上通知、講座宣講、專題展覽和自媒體小視頻和其他形式，其中網(wǎng)頁(yè)通知占比59.12%，舉辦講座占比31.49%，專題展覽占比30.39%，制作小視頻占比9.39%，輔導(dǎo)員通過(guò)口頭、班級(jí)群等其他方式占比54.14%。（見圖4）“雙一流”院校、地方公辦本科院校、公辦高職院校和民辦本科、高職院校（含獨(dú)立學(xué)院）所依賴的方式并不一致，傾向于依托互聯(lián)網(wǎng)、新媒體的宣傳方式。（見圖5）

圖4 學(xué)生檔案宣傳方式占比

圖5 學(xué)校層次和宣傳方式交叉分析

由于各高校對(duì)學(xué)生檔案工作的重視程度不一樣，且人員配置、學(xué)歷、職稱等都存在較大差異，所以各高校在學(xué)生檔案宣傳工作的開展上存在參差不齊,呈現(xiàn)出學(xué)校層次越高，開展學(xué)生檔案宣傳工作的種類越多，頻次越高的現(xiàn)象。

2.4 學(xué)生檔案信息化建設(shè)情況

信息化建設(shè)是信息時(shí)代所有行業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工程，對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)體量龐大的學(xué)生檔案工作來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)更是必不可少。然而，目前高校學(xué)生檔案的信息化工作卻不盡如人意。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有學(xué)生檔案管理軟件的高校占比僅25.97%，無(wú)軟件的高校占比74.03%。（見圖6）能夠?qū)W(xué)生檔案材料全部掃描的高校僅占8.29%；做到學(xué)生檔案目錄信息化高校占38.12%；未開展信息化高校占62.98%，大多數(shù)高校學(xué)生檔案管理仍處于傳統(tǒng)的手工管理狀態(tài)。（見圖7）

圖6 學(xué)生檔案管理軟件使用情況占比

圖7 學(xué)生檔案信息化工作開展程度占比

總體上，高校學(xué)生檔案信息化建設(shè)薄弱，雙一流高校能夠做到學(xué)生檔案材料全部掃描也僅占18.52%，而其他層次的高校就更少了。（見圖8）對(duì)學(xué)生檔案材料開展信息化，完成紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套制保管，可以很好的適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案的保管利用。

圖8 學(xué)校層次和信息化開展的程度交叉分析

2.5 檔案丟失、拆開情況

每年畢業(yè)季，檔案丟失、拆開情況時(shí)有發(fā)生。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在檔案丟失、拆開現(xiàn)象的高校占23.2%。（見圖9）采取的補(bǔ)救措施有核實(shí)情況，再次密封，對(duì)檔案丟失的能補(bǔ)的盡量補(bǔ)或提供佐證材料等方法。通過(guò)這一現(xiàn)象，暴露出學(xué)生檔案在管理中存在很大的問(wèn)題和漏洞，且不是個(gè)別現(xiàn)象。

圖9 有無(wú)學(xué)生檔案拆開現(xiàn)象占比

針對(duì)學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)教育部和國(guó)家檔案局是否應(yīng)當(dāng)制定專門的學(xué)生檔案管理辦法進(jìn)行調(diào)查統(tǒng)計(jì)，結(jié)果顯示97.79%的高校建議教育部和國(guó)家檔案局應(yīng)當(dāng)出臺(tái)專門的學(xué)生檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，且增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的可操作性和指導(dǎo)性。（見圖10）由此可見，出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)勢(shì)在必行。

圖10 國(guó)家是否應(yīng)當(dāng)制定專門的學(xué)生檔案管理辦法

在研究過(guò)程中，將高校層次和學(xué)生檔案相關(guān)制度、定崗定編、學(xué)歷、職稱、業(yè)務(wù)培訓(xùn)進(jìn)行交叉分析，發(fā)現(xiàn)學(xué)校層次越高學(xué)生檔案管理人員學(xué)歷、職稱越高，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)的次數(shù)越多，學(xué)生檔案工作做到定崗定編和制定制度的比例也越大。

通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)，仍有部分高校存在學(xué)校不重視，不能做到專人專管，且由于管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大多是相互參照著干，導(dǎo)致學(xué)生檔案在管理中存在檔案材料漏裝、錯(cuò)裝、檔案丟失、檔案拆開等很多難以彌補(bǔ)的問(wèn)題。

3 高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定建議

通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查研究分析，了解高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案在管理中存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的有效措施，具有一定的研究意義。整體上,對(duì)調(diào)查問(wèn)卷內(nèi)容進(jìn)行不同維度的交叉分析科學(xué)合理，發(fā)現(xiàn)了目前高校學(xué)生檔案管理中的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，可以為出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提供參考，促使學(xué)生檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，為干部人事檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)，為國(guó)家的用人機(jī)制提供參考依據(jù)。

此外，為體現(xiàn)出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可行性和迫切性，在問(wèn)卷設(shè)計(jì)時(shí)專門對(duì)教育部和國(guó)家檔案局是否應(yīng)當(dāng)制定專門的學(xué)生檔案管理辦法進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果顯示97.79%的高校認(rèn)為有必要。對(duì)學(xué)校層次與是否應(yīng)當(dāng)制定專門的學(xué)生檔案管理辦法進(jìn)行交叉分析，得出100%的雙一流高校認(rèn)為有必要。（見圖11）

圖11 學(xué)校層次與是否應(yīng)當(dāng)制定專門的學(xué)生檔案管理辦法交叉分析

這也充分說(shuō)明：即使是雙一流高校也迫切需要出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以解決學(xué)生檔案在管理中存在的各種問(wèn)題。為此，建議制定出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面。

3.1 健全管理機(jī)制

由于《高等學(xué)校檔案管理辦法》中并沒(méi)有明確學(xué)生檔案工作管理機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系，使學(xué)生檔案在檔案管理中處于比較尷尬的地位。建議提出由“檔案管理機(jī)構(gòu)”統(tǒng)一管理學(xué)生檔案，且對(duì)學(xué)生檔案管理人員依據(jù)在校學(xué)生數(shù)量做到定編定崗[9]，明確學(xué)生檔案管理人員的崗位職責(zé)、工作流程，并形成合理且嚴(yán)格的管理檔案人員的相關(guān)制度，促使檔案管理人員依據(jù)規(guī)章制度辦事，更加使檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。所以對(duì)學(xué)生檔案管理人員提出以下幾點(diǎn)建議：

3.1.1 納入學(xué)校的考核體系

高校應(yīng)當(dāng)重視學(xué)生檔案管理工作，提高對(duì)此項(xiàng)工作的關(guān)注度，并將學(xué)生檔案工作納入學(xué)校年度工作目標(biāo)考核體系，進(jìn)行嚴(yán)格考核，考核合格后方可參加檔案系列職稱評(píng)聘。同時(shí)，學(xué)校也要采取一定的激勵(lì)措施，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性與主動(dòng)性，使其有計(jì)劃、有目標(biāo)的完成自己的工作。

3.1.2 增強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)能力

高校定期對(duì)學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督，提供檔案管理人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)與其他學(xué)校的檔案管理人員交流，拓寬檔案管理人員的工作視野，提高他們的檔案素養(yǎng)，更新相關(guān)理念及技術(shù)，用最先進(jìn)的方式管理學(xué)生檔案，提升管理人員的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)水平。

3.1.3 避免管理人員的流動(dòng)

高校管理人員的頻繁流動(dòng)不利于學(xué)生檔案工作的連續(xù)性，學(xué)校應(yīng)避免頻繁更換學(xué)生檔案管理人員，減少流動(dòng)率。一個(gè)新的檔案管理人員需要耗費(fèi)時(shí)間去了解熟悉學(xué)校檔案管理工作的流程，還需要耗費(fèi)時(shí)間去適應(yīng)新崗位，同時(shí)也不了解學(xué)生的檔案信息，這些都會(huì)影響檔案管理工作質(zhì)量，耗費(fèi)時(shí)間和精力。

以上的建議可以更好地使高校學(xué)生檔案工作形成一個(gè)良性的閉環(huán)，確保高校學(xué)生檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 統(tǒng)一歸檔材料

學(xué)生檔案作為形成干部人事檔案的基礎(chǔ)，其質(zhì)量和材料的規(guī)范性必然有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，各高校學(xué)生檔案工作都是自成一套體系，沒(méi)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。例如，檔案內(nèi)反映學(xué)籍情況的表格，有著不同的名稱，名稱有《新生學(xué)籍登記表》《學(xué)籍卡》《畢業(yè)生學(xué)籍登記表》《學(xué)生登記表》，他們記錄的內(nèi)容不同，所發(fā)揮的作用也不盡相同。對(duì)此提出以下幾點(diǎn)建議：

3.2.1 加強(qiáng)對(duì)檔案的分類管理

高校學(xué)生檔案的分類管理可以分為橫向管理和縱向管理，橫向管理是將不同類別、不同問(wèn)題的學(xué)生進(jìn)行管理，將正常畢業(yè)、休學(xué)、留級(jí)、退學(xué)學(xué)生的檔案進(jìn)行分類管理；縱向管理是對(duì)不同屆學(xué)生的檔案要分類管理，按屆進(jìn)行分類，可以按照系別，專業(yè)，班級(jí)進(jìn)行整理歸檔，便于檔案的查閱、利用。

3.2.2 統(tǒng)一歸檔材料的內(nèi)容及名稱

將檔案內(nèi)的材料形成一個(gè)完整的目錄，依據(jù)該目錄進(jìn)行歸檔整理，規(guī)范材料的內(nèi)容，形成有序的材料放置順序。明確材料用途，使學(xué)生檔案歸檔材料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，內(nèi)容和名稱規(guī)范，便于用人單位更好的了解和掌握學(xué)生的信息，為干部人事檔案的審核奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2.3 完善歸檔流程

明確歸檔流程，避免檔案管理人員在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)遺漏，影響檔案的完整性。由于學(xué)籍異動(dòng)導(dǎo)致的信息變化，學(xué)生檔案管理人員需及時(shí)掌握學(xué)生異動(dòng)信息，注意及時(shí)規(guī)范整理，完善檔案資料，全部歸檔，學(xué)校各部門之間要有序配合，提高歸檔的質(zhì)量和效率。

3.3 明確轉(zhuǎn)遞方式

檔案是計(jì)算工齡的一個(gè)重要憑證，且《就業(yè)報(bào)到證》的“報(bào)到期限”是一個(gè)月，為畢業(yè)生個(gè)人利益著想，應(yīng)當(dāng)盡快為畢業(yè)生辦理檔案專遞。目前，大學(xué)生就業(yè)渠道已經(jīng)多元化，并且國(guó)家也積極倡導(dǎo)大學(xué)生自主創(chuàng)業(yè)，因此畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式應(yīng)充分體現(xiàn)出以學(xué)生為本，安全高效的管理理念，進(jìn)一步統(tǒng)一規(guī)范畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞方式。當(dāng)前，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方式主要有機(jī)要、郵寄、自帶，結(jié)合當(dāng)前畢業(yè)生的就業(yè)現(xiàn)狀及轉(zhuǎn)遞中存在的實(shí)際問(wèn)題，這些方式都各有利弊。建議可采取以自帶方式為主，同時(shí)根據(jù)接收檔案部門的要求，輔之以郵政EMS渠道轉(zhuǎn)遞，學(xué)生能夠更好地掌握自己檔案的去向，使高校學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞更加高效、陽(yáng)光、透明。

在檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中一定要嚴(yán)謹(jǐn)，防止轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)。同時(shí)，學(xué)校要形成嚴(yán)格的檔案轉(zhuǎn)遞流程及相關(guān)規(guī)章制度，讓檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)章制度辦事，并保證全過(guò)程公開透明，方便學(xué)生隨時(shí)掌握自己檔案的去向。

3.4 注重質(zhì)量管理

高校學(xué)生檔案質(zhì)量管理是學(xué)生檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中，用人單位常會(huì)出現(xiàn)要求學(xué)校補(bǔ)充相關(guān)材料或出具證明。例如，用人單位要求根據(jù)中組部歸檔范圍，學(xué)生檔案內(nèi)必須要有檔案轉(zhuǎn)遞通知，如果沒(méi)有就必須要出具說(shuō)明。但事實(shí)上，檔案轉(zhuǎn)遞通知是否必須裝入學(xué)生檔案內(nèi)并沒(méi)有明確的界定，且各高校由于轉(zhuǎn)遞回執(zhí)的回轉(zhuǎn)數(shù)量太少，很多高校都不裝入檔案轉(zhuǎn)遞通知。所以，建議參照中組部干部人事檔案歸檔材料，出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定歸檔范圍，歸檔具體內(nèi)容、質(zhì)量、保管利用的要求，為干部人事檔案的管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.5 提出信息化要求

隨著檔案信息化建設(shè)的開展，學(xué)生檔案工作面臨的信息化問(wèn)題也日益凸顯。在北京、上海、浙江等地區(qū)，有些人才機(jī)構(gòu)已經(jīng)著手在做人才信息的大數(shù)據(jù)分析和人才征信服務(wù)，包括人才總體態(tài)勢(shì)分析，城市的人才結(jié)構(gòu)以及人才的需求?？梢姡瑐鹘y(tǒng)的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和工作的需要，學(xué)生檔案的管理需要依托學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，開展學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)。對(duì)于高校學(xué)生檔案信息化數(shù)字化的重要性體現(xiàn)在：

3.5.1 開展學(xué)生檔案信息化建設(shè)

檔案信息化可以大幅度提升檔案工作的工作效率，起到事半功倍的效果，節(jié)約檔案管理的成本，提升檔案的服務(wù)利用效率。對(duì)于國(guó)內(nèi)的大部分高校來(lái)說(shuō)，檔案管理是一項(xiàng)不顯眼卻起著至關(guān)重要作用的工作，檔案管理水平的高低，將直接影響檔案的價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理模式有可能會(huì)影響高校的現(xiàn)代化建設(shè)。

3.5.2 持續(xù)推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化

高校學(xué)生檔案數(shù)字化，有利于檔案原件的保護(hù)，將學(xué)生檔案數(shù)字化寫入相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。參照《DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，對(duì)學(xué)生檔案材料進(jìn)行數(shù)字化加工，在收集紙質(zhì)檔案材料的同時(shí)，為每份學(xué)生檔案材料建立數(shù)據(jù)庫(kù)，便于做出統(tǒng)計(jì)，利于查閱利用。例如學(xué)籍卡、成績(jī)單、錄取新生名冊(cè)等材料，將這些館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，提升各項(xiàng)信息技術(shù)所具備的價(jià)值，為高校各個(gè)部門的決策制定提供重要參考和提出可行性意見。

建議在做好紙質(zhì)學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化，服務(wù)便民化，提升檔案公共服務(wù)能力，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)云上互聯(lián)互通。

3.6 加強(qiáng)檔案宣傳工作

學(xué)生檔案一直以來(lái)對(duì)大家都是一個(gè)謎，大家并不知道學(xué)生檔案里面裝有什么？學(xué)生檔案里的材料對(duì)自己有什么樣的重要性和作用？學(xué)生檔案?jìng)鬟f的具體流程是什么？針對(duì)這一現(xiàn)象，檔案部門通常會(huì)利用國(guó)際檔案日和畢業(yè)季等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，開展學(xué)生檔案宣傳工作，例如開展專題講座、舉辦展覽、網(wǎng)頁(yè)通知、制作小視頻等。以便增強(qiáng)相關(guān)人員保管學(xué)生檔案的意識(shí)。因此，針對(duì)開展高校檔案宣傳工作有以下兩點(diǎn)建議：

3.6.1 保證檔案信息安全

在21世紀(jì)的今天網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的速度日漸加快，網(wǎng)絡(luò)之間，網(wǎng)站之中的漏洞比比皆是。在進(jìn)行檔案宣傳選擇網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，社交平臺(tái)的時(shí)候，要優(yōu)先確保平臺(tái)的安全穩(wěn)定，針對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。在信息發(fā)布時(shí)，建立多層審查層次，確保信息準(zhǔn)確。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的日常維護(hù)，要嚴(yán)防黑客的攻擊以及賬號(hào)被盜等問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)于用戶進(jìn)行抽查和訪問(wèn)前的安全性確定，積極部署防范軟件，及時(shí)升級(jí)病毒庫(kù)，確保宣傳途徑的安全性。

3.6.2 堅(jiān)持正確宣傳方式

在新時(shí)期高校檔案宣傳工作中要堅(jiān)持政治原則，向著正確的政治方向努力前行，建立高校檔案宣傳制度，明確檔案宣傳方式，分步驟多層次的提升宣傳工作的科學(xué)化、規(guī)范化、有效化。加強(qiáng)線下實(shí)體和線上網(wǎng)絡(luò)宣傳平臺(tái)的建設(shè)及管理，構(gòu)建線上加線下的檔案宣傳體系，以適應(yīng)新媒體環(huán)境下高校檔案宣傳工作。

但是，由于受條件和水平的限制，仍會(huì)存在宣傳工作不到位的現(xiàn)象，所以建議出臺(tái)高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)具有法定權(quán)威性的文件，提升大家對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)知，同時(shí)也使得學(xué)生檔案工作人員有法可依，填補(bǔ)學(xué)生檔案管理制度的空白。

通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行研究分析，了解當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀，針對(duì)學(xué)生檔案在管理中存在的問(wèn)題給出了解決問(wèn)題的具體建議，具有一定的研究意義。但調(diào)查問(wèn)卷在設(shè)計(jì)時(shí)，缺乏信度和效度的檢測(cè)，同時(shí)調(diào)查問(wèn)卷在發(fā)放時(shí)存在各層次學(xué)校分布不均的問(wèn)題。如果能避免這些問(wèn)題，再對(duì)調(diào)查問(wèn)卷內(nèi)容進(jìn)行不同維度的交叉分析，針對(duì)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行深層次的研究，結(jié)合當(dāng)前新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，出臺(tái)配套的高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不僅能解決實(shí)際存在問(wèn)題，同時(shí)也能促使學(xué)生檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、工作等軌跡的縮寫，也是用人單位了解一個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)、在校表現(xiàn)、實(shí)習(xí)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等方面的重要資料?，F(xiàn)在學(xué)生考研、考公、出國(guó)、找工作時(shí)都需要審查學(xué)生的學(xué)生檔案，并且依據(jù)檔案記載的真實(shí)內(nèi)容作為了解學(xué)生，選擇人才的重要依據(jù)?？v觀國(guó)家檔案治理，已具備比較完善的檔案法律法規(guī)體系，但高校學(xué)生檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。高校學(xué)生檔案工作人員都是依據(jù)經(jīng)驗(yàn)，參考著干，然而用人單位在對(duì)干部進(jìn)行審核、提拔查閱檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案存在多種問(wèn)題，且這些問(wèn)題的根源主要是高校學(xué)生檔案形成的不規(guī)范所致。因此制定高校學(xué)生檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，筆者從高校學(xué)生檔案的管理機(jī)制、歸檔內(nèi)容、質(zhì)量管理、轉(zhuǎn)遞方式、信息化要求、檔案宣傳工作等方面提出具體、可操作性的建議，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的參考憑證作用，確保學(xué)生檔案齊全、完整、真實(shí)、可信，從根本上解決學(xué)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為干部人事檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)，也為國(guó)家選人用人機(jī)制提供真實(shí)可信的依據(jù)。