智慧校園建設(shè)對(duì)高校檔案管理信息化的影響與實(shí)施路徑*

楊云賢

（深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 深圳 518000）

0 引言

智慧校園以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，綜合運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智能感知、人工智能、知識(shí)管理、社交網(wǎng)絡(luò)等新興信息技術(shù)，全面感知校園物理環(huán)境，智能識(shí)別師生群體的學(xué)習(xí)、工作情景和個(gè)體的特征，將學(xué)校物理空間和數(shù)字空間有機(jī)銜接起來(lái)，為師生構(gòu)建教學(xué)、科研、管理和服務(wù)等一體化環(huán)境，改變師生與學(xué)校資源、環(huán)境的交互方式，實(shí)現(xiàn)以人為本的個(gè)性化創(chuàng)新服務(wù)。智慧校園環(huán)境下，檔案管理系統(tǒng)作為智慧校園重要的組成部分，與校內(nèi)科研、教學(xué)等各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，智慧檔案管理系統(tǒng)一方面主動(dòng)向智慧校園的各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集檔案信息和數(shù)據(jù)，另一方面及時(shí)根據(jù)校內(nèi)師生及社會(huì)各界的檔案利用需求，主動(dòng)分析、挖掘來(lái)自各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、各種智慧終端的檔案信息和數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)、有效配置與高效合理利用。

1 國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀

隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算等技術(shù)的發(fā)展，基于智慧校園的智慧檔案館建設(shè)也日漸迫切。目前國(guó)內(nèi)針對(duì)智慧校園與高校檔案管理信息化方面的研究主要集中在以下四個(gè)方面：一是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行高校檔案信息資源管理，王樹(shù)嫻從檔案信息資源管理工作內(nèi)涵重塑、檔案資源體系構(gòu)建、“互聯(lián)網(wǎng)+”新思維的融合創(chuàng)新、高水平檔案人才隊(duì)伍培養(yǎng)、制度保障等方面進(jìn)行探討的[1]；李淑華從檔案組織體系、制度體系、信息服務(wù)體系三個(gè)方面建立高校檔案管理機(jī)制，把高校檔案館建設(shè)成為高校信息資源中心，為智慧校園提供智慧化的檔案信息服務(wù)的[2]。二是基于智慧校園的云計(jì)算來(lái)構(gòu)筑智慧檔案館新形態(tài)，薛四新討論檔案資源、檔案管理業(yè)務(wù)、檔案館舍設(shè)施、檔案人的信息生態(tài)環(huán)境[3]。三是基于當(dāng)前高校智慧檔案館建設(shè)的現(xiàn)狀，許振哲等提出應(yīng)著力建設(shè)高校數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)由數(shù)字檔案館向智慧檔案館平穩(wěn)過(guò)渡[4]。四是如何依托先進(jìn)的信息技術(shù)，楊旭中探索信息化視域下高校檔案管理的創(chuàng)新[5]。研究成果普遍集中在理論探討和論證，實(shí)踐總結(jié)和操作方面梳理較少，本文結(jié)合深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)智慧校園環(huán)境下高校檔案管理信息化策略與實(shí)施路徑進(jìn)行探討。

2 智慧校園建設(shè)對(duì)高校檔案管理信息化的作用與影響

圖1 智慧校園與高校檔案管理信息化系統(tǒng)關(guān)系圖

高校檔案管理的信息化作為智慧校園建設(shè)的重要組成部分，與智慧校園建設(shè)相互關(guān)聯(lián)，互為內(nèi)容。智慧校園環(huán)境下，檔案管理的信息化基于物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、哈希算法、數(shù)字認(rèn)證等技術(shù)，以電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)智慧檔案管理系統(tǒng)與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、智能終端設(shè)備的無(wú)縫聯(lián)接，檔案管理系統(tǒng)通過(guò)電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)與包括校內(nèi)辦公、科研、教學(xué)等各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，各業(yè)務(wù)平臺(tái)電子文件經(jīng)預(yù)歸檔平臺(tái)鑒定后完成歸檔。一方面，高校檔案管理的信息化，包括檔案管理系統(tǒng)、電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)、智慧庫(kù)房管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布平臺(tái)和檔案利用服務(wù)平臺(tái)等，屬于智慧校園建設(shè)的重要組成節(jié)點(diǎn)；另一方面，智慧校園的各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)與智能終端設(shè)備是檔案管理的信息源頭，源源不斷為檔案管理系統(tǒng)提供檔案數(shù)據(jù)的原始積累，為豐富智慧館藏、實(shí)現(xiàn)智慧檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)，建設(shè)全流程的檔案管理信息系統(tǒng)，必然要嵌入業(yè)務(wù)啟動(dòng)之初環(huán)節(jié)。此外，檔案管理系統(tǒng)同時(shí)也為高校智慧管理、智慧政務(wù)、智慧教學(xué)、智慧校內(nèi)生活、智慧產(chǎn)業(yè)以及公共服務(wù)提供必要的檔案信息資源，為智慧校園的各項(xiàng)具體應(yīng)用提供更加智慧的檔案資源服務(wù)，也是智慧校園建設(shè)成果的展示和利用窗口。

2.1 校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)自成“信息孤島”的現(xiàn)象將大為減少。

電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)負(fù)責(zé)處理來(lái)自校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件及智能終端設(shè)備數(shù)據(jù)的預(yù)歸檔工作，平臺(tái)基于區(qū)塊鏈技術(shù)、密碼學(xué)、哈希算法、時(shí)間戳、數(shù)字簽名、內(nèi)容鑒定等數(shù)據(jù)保全和多種數(shù)據(jù)對(duì)接技術(shù)，對(duì)來(lái)自各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件、智能終端設(shè)備的數(shù)據(jù)進(jìn)行一站式存證，以此實(shí)現(xiàn)電子文件及數(shù)據(jù)的預(yù)歸檔。電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)通過(guò)技術(shù)接口與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，并建立基于智慧校園環(huán)境下檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效融通，增強(qiáng)了檔案管理對(duì)象的關(guān)聯(lián)性。通過(guò)電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)，一方面能及時(shí)將各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的有價(jià)值的文件、資料和圖表等高效轉(zhuǎn)化為檔案信息資源，這些檔案信息資源再通過(guò)傳播利用平臺(tái)，為校內(nèi)師生及社會(huì)各界提供利用服務(wù)，最終形成檔案信息資源從收集到有效利用的良性循環(huán)；另一方面則通過(guò)檔案信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)，打破校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政的信息孤島。

2.2 高校檔案將形成多元化的收集路徑

智慧校園環(huán)境下，校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)及智能終端通過(guò)電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫連接。智慧化的檔案利用服務(wù)與多媒體應(yīng)用需要多元化的檔案收集路徑，高校檔案的形式不再局限于紙質(zhì)文件與實(shí)物，檔案的收集歸檔也將在原有“被動(dòng)接收”的基礎(chǔ)上，向程序化的“主動(dòng)捕獲”轉(zhuǎn)變。檔案管理系統(tǒng)的歸檔文件及數(shù)據(jù)將由電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)通過(guò)數(shù)據(jù)接口，根據(jù)提前制定的收集規(guī)則向校內(nèi)不同的信息業(yè)務(wù)平臺(tái)以及多媒體終端設(shè)備主動(dòng)收集。

2.3 重藏輕用的高校檔案管理方式將大為改觀

智慧校園環(huán)境下，校園的智慧化管理對(duì)真實(shí)完整數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)需求將倒逼檔案管理藏用并重，檔案管理將從以往的“檔案信息收集”向“檔案信息挖掘”轉(zhuǎn)變。通過(guò)大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)結(jié)合人工智能，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)科研、教學(xué)等各業(yè)務(wù)平臺(tái)信息的整合挖掘與利用，提高檔案流轉(zhuǎn)效率，使全校師生和社會(huì)各界均能合理運(yùn)用現(xiàn)代信息手段收集、管理、分析和利用數(shù)據(jù)。

2.4 以服務(wù)為導(dǎo)向的理念將促進(jìn)高校檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)

智慧校園環(huán)境下，智能化的檔案信息挖掘工具快速響應(yīng)校內(nèi)師生、校外社會(huì)各界不同的利用需求，及時(shí)根據(jù)利用者的需求挖掘其所需檔案資源，這有利于貫徹檔案服務(wù)導(dǎo)向的理念，最大限度的發(fā)揮高校檔案利用價(jià)值。

3 智慧校園環(huán)境下檔案管理信息化的基本要求

3.1 檔案收集全覆蓋

智慧校園環(huán)境下，校內(nèi)包括視頻設(shè)備在內(nèi)的各類智慧感知終端、包括OA系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等所有的校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)都將經(jīng)過(guò)電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫鏈接，人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)將被應(yīng)用在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，校內(nèi)檔案的收集不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和數(shù)字化檔案，電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)通過(guò)與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、各類智能化感知終端的硬件接口，及時(shí)主動(dòng)收集來(lái)自各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、各類感知終端的電子文件及數(shù)據(jù)，并進(jìn)行鑒定與歸檔。

3.2 歸檔編目自動(dòng)化

3.2.1 編目自動(dòng)化的必要性

智慧校園環(huán)境下，檔案管理系統(tǒng)編目的目的是建立目錄體系，為數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的設(shè)計(jì)提供幫助，為應(yīng)用服務(wù)層進(jìn)行數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)和定位提供幫助，檔案的編目由傳統(tǒng)靜態(tài)的、直接面對(duì)用戶的方式更多地向動(dòng)態(tài)的、后臺(tái)支撐的形式轉(zhuǎn)變。

3.2.2 形成統(tǒng)一的檔案資源目錄庫(kù)

智慧校園環(huán)境下，電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、智能終端設(shè)備均通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接口實(shí)現(xiàn)對(duì)接，各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間需要建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)關(guān)系，形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案資源目錄庫(kù)，便于向使用者提供數(shù)據(jù)資源發(fā)現(xiàn)和定位服務(wù)，實(shí)現(xiàn)不同信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資源的共享和管理。

3.2.3 根據(jù)設(shè)定規(guī)則實(shí)現(xiàn)編目自動(dòng)化

智慧校園環(huán)境下，目錄已不再是用戶檢索的唯一途徑，用戶可通過(guò)軟件工具對(duì)關(guān)鍵字、主題詞進(jìn)行查詢，這將倒逼檔案、數(shù)據(jù)的編目在對(duì)象和手段、目錄管理方法以及目錄形式等方面有別于傳統(tǒng)檔案的編目。經(jīng)電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)鑒定后的歸檔文件，由檔案管理系統(tǒng)根據(jù)來(lái)自于不同的信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)或終端接口，不同的檔案文件或數(shù)據(jù)類型以及不同的收錄時(shí)間，按照檔案管理系統(tǒng)設(shè)定的歸檔編目規(guī)則，實(shí)現(xiàn)歸檔編目的自動(dòng)化。

3.3 開(kāi)發(fā)挖掘智能化

智慧校園環(huán)境下，大數(shù)據(jù)與人工智能廣泛應(yīng)用在檔案管理信息化當(dāng)中并形成檔案綜合應(yīng)用信息系統(tǒng)，依照不同用戶的不同需求，依托數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)分類、關(guān)鍵字檢索、信息自動(dòng)關(guān)聯(lián)等功能操作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集和智能化挖掘，輕松獲取全面、精準(zhǔn)的檔案信息，保證檔案利用數(shù)據(jù)處理的個(gè)性化，實(shí)現(xiàn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的即時(shí)性，降低檔案編研與開(kāi)發(fā)利用之間的時(shí)間差，增強(qiáng)工作的實(shí)效性。

由于不同用戶之間的信息相互關(guān)聯(lián)，因此還可根據(jù)整個(gè)系統(tǒng)中用戶的檢索情況，通過(guò)智能化分析他們之間的聯(lián)系或工作內(nèi)容等。最后，檔案綜合應(yīng)用信息系統(tǒng)自動(dòng)將相似的信息進(jìn)行匯總，并合并成一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)積累不斷提高檔案開(kāi)發(fā)挖掘的智能化水平。

3.4 利用服務(wù)人性化

智慧校園環(huán)境下檔案利用服務(wù)的人性化，通過(guò)檔案信息發(fā)布平臺(tái)和檔案利用服務(wù)平臺(tái)，向檔案利用者提供人性化的檔案利用服務(wù)。

3.4.1 檔案信息發(fā)布平臺(tái)

及時(shí)通過(guò)檔案信息發(fā)布平臺(tái)向校內(nèi)師生及社會(huì)各界發(fā)布最新的檔案信息和編研成果，讓更多的人了解到新增加的檔案內(nèi)容，并根據(jù)利用者訂閱的內(nèi)容或以往的利用檢索習(xí)慣，向利用者推送對(duì)應(yīng)的最新檔案信息或編研成果。

3.4.2 檔案利用服務(wù)平臺(tái)

檔案利用者一方面可通過(guò)檔案利用服務(wù)平臺(tái)檢索檔案內(nèi)容或編研成果，另一方面可通過(guò)包括手機(jī)APP、自助機(jī)、pc端等類型的智能終端以在線或現(xiàn)場(chǎng)的方式，辦理檔案利用的申請(qǐng)、審批、預(yù)約和借閱手續(xù)。利用者可通過(guò)在線場(chǎng)景以及語(yǔ)音提示完成實(shí)時(shí)審批的交互動(dòng)作；檔案管理系統(tǒng)可根據(jù)個(gè)性化的利用需求，通過(guò)檔案信息與數(shù)據(jù)的智能化分析快速為利用者提供有價(jià)值的檔案利用服務(wù)。

4 智慧校園環(huán)境下高校檔案管理信息化的路徑規(guī)劃與實(shí)踐

智慧校園環(huán)境下，高校檔案管理的智慧化在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上逐步實(shí)施，主要包含如下幾個(gè)方面：其一是建立電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)，通過(guò)預(yù)歸檔平臺(tái)，完成校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件、智能終端設(shè)備數(shù)據(jù)及時(shí)向智慧檔案管理系統(tǒng)歸檔；其二是建立檔案信息發(fā)布平臺(tái)，方便校內(nèi)師生、社會(huì)各界及時(shí)了解最新的檔案簡(jiǎn)訊；其三是搭建檔案利用服務(wù)平臺(tái)，向檔案利用者提供便捷的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案的價(jià)值；其四是完成智慧檔案庫(kù)房的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境、庫(kù)房檔案、進(jìn)出庫(kù)房人員及庫(kù)房的各項(xiàng)設(shè)備的智慧管控，為檔案創(chuàng)造一個(gè)安全、適宜的存放環(huán)境，確保檔案庫(kù)房安全可靠、節(jié)能高效[6]。

4.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的高度融合

隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，多數(shù)高校已完成包括OA、科研、學(xué)籍管理等信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的海量電子文件，若以傳統(tǒng)的方式進(jìn)行歸檔，費(fèi)時(shí)耗力?？刹捎秒娮訖n案預(yù)歸檔平臺(tái)的方式，通過(guò)技術(shù)接口實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，對(duì)來(lái)自校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行歸檔。深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院采用的便是電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)的方式，借助區(qū)塊鏈技術(shù)，確保電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)向各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集電子文件轉(zhuǎn)移、歸檔的整個(gè)過(guò)程中，所歸檔的電子檔案符合歸檔數(shù)據(jù)真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合的方式，促使檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐步實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通和資源的共享，構(gòu)建檔案信息資源管理和共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的增量電子文件通過(guò)預(yù)歸檔平臺(tái)進(jìn)行歸檔。

4.2 規(guī)范校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息資源是智慧校園信息資源建設(shè)的重要組成部分，檔案管理部門規(guī)范各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔到電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)的處理流程, 存檔信息包的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則,統(tǒng)一各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，重塑業(yè)務(wù)流程，形成新型檔案信息化體系。

各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，首先是電子檔案命名規(guī)則和存儲(chǔ)目錄的標(biāo)準(zhǔn)化，一方面便于實(shí)現(xiàn)電子檔案的編目自動(dòng)化和快速檢索，另一方面則是便于實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享；其次是規(guī)范各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件和各類數(shù)據(jù)的歸檔范圍，并制定對(duì)應(yīng)的鑒定與歸檔標(biāo)準(zhǔn)，確保實(shí)現(xiàn)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔自動(dòng)化，以及歸檔文件的真實(shí)性；再者是電子文件歸檔技術(shù)手段標(biāo)準(zhǔn)化，各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件在歸檔之前，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)先通過(guò)握手信號(hào)進(jìn)行確認(rèn)，在電子文件歸檔的過(guò)程要嚴(yán)格執(zhí)行先加密、后解密、再鑒定的流程，確保電子檔案歸檔的安全性、完整性和可用性。深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院的電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)，采用預(yù)分類管理的方式，通過(guò)通用數(shù)據(jù)接口配置文件，規(guī)范各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)從不同來(lái)源采集、收集到的數(shù)據(jù)采用預(yù)分類管理，工作任務(wù)將按流程設(shè)置的步驟運(yùn)行并支持圖形化的跟蹤監(jiān)控、檢索、高級(jí)檢索、查看全部、導(dǎo)出數(shù)據(jù)。

4.3 構(gòu)建服務(wù)導(dǎo)向的檔案利用體系

只有提供有效的利用服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案真正的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的充分共享，是檔案開(kāi)發(fā)利用的發(fā)展趨勢(shì)，充分體現(xiàn)檔案的以用為本。

構(gòu)建服務(wù)導(dǎo)向的檔案利用體系，其一，要拓寬檔案信息的發(fā)布渠道，發(fā)布渠道包括并不限于智慧校園檔案信息專區(qū)、檔案館（室）公眾號(hào)、學(xué)校內(nèi)部智慧屏等，方便師生及社會(huì)各界及時(shí)了解到最新的檔案信息；其二，要拓寬檔案利用的業(yè)務(wù)窗口，包括網(wǎng)上及學(xué)校線下的利用申請(qǐng)窗口和業(yè)務(wù)咨詢窗口，便于利用者咨詢及辦理檔案利用服務(wù)；其三，要根據(jù)利用者的利用需求，通過(guò)智慧校園的檔案管理系統(tǒng)，多維度挖掘檔案信息，向利用者提供個(gè)性化的檔案利用服務(wù)。以此同時(shí)，再結(jié)合利用者的利用需求，加大需求相對(duì)應(yīng)檔案的收集，實(shí)現(xiàn)檔案藏用循環(huán)的閉環(huán)管理。

深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案利用業(yè)務(wù)功能可根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)流程，圖形化的工作流程定制，實(shí)現(xiàn)檔案協(xié)查的申請(qǐng)、處理及查看全程在線維護(hù)，便于用戶及時(shí)獲取協(xié)查結(jié)果?？砂凑諜n案分類庫(kù)檢索檔案數(shù)據(jù)，支持二次檢索和全文檢索結(jié)果分類統(tǒng)計(jì)，便于利用者進(jìn)一步的結(jié)果篩選，縮小檢索范圍；目錄檢索可根據(jù)關(guān)鍵字對(duì)電子文件的內(nèi)容和目錄中，著錄項(xiàng)的信息兩個(gè)方面進(jìn)行匹配檢索。權(quán)限范圍內(nèi)的電子文件可直接在線閱讀查看；不具權(quán)限的電子文件可加入暫存架提交借閱申請(qǐng)。利用服務(wù)還包括多媒體文件檢索、專題數(shù)據(jù)利用推送、在線閱覽等功能。

4.4 檔案管理軟硬件的智慧化建設(shè)

智慧化的檔案管理軟硬件由電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)、檔案管理系統(tǒng)、智慧庫(kù)房管理系統(tǒng)、檔案信息發(fā)布平臺(tái)和檔案利用服務(wù)平臺(tái)構(gòu)成。

4.4.1 電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)

電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)，對(duì)來(lái)自校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件以及各智能終端的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定與歸檔，經(jīng)電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)鑒定的各項(xiàng)電子檔案及數(shù)據(jù)再存入檔案管理系統(tǒng)歸檔。

電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)采用技術(shù)接口的形式與校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)、各智能終端無(wú)縫對(duì)接，借助電子化、自動(dòng)化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)對(duì)來(lái)自校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要?dú)w檔電子文件和各智能終端數(shù)據(jù)的收集、鑒定與歸檔。預(yù)歸檔平臺(tái)基于區(qū)塊鏈、數(shù)字簽名、哈希、時(shí)間戳、密碼學(xué)技術(shù)開(kāi)發(fā)，對(duì)來(lái)自各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的每一份電子文件歸檔的整個(gè)形成過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)均打上標(biāo)簽，滿足檔案數(shù)據(jù)的不可篡改、可溯源、安全可信以及分布式儲(chǔ)存、保護(hù)隱私等要求，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔全程的存證、固證。電子文件歸檔之后可溯源、保證數(shù)據(jù)完整性，以及具備不可抵賴性。

4.4.2 檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)采用集成共識(shí)機(jī)制、儲(chǔ)存數(shù)據(jù)、加密算法、P2P網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、側(cè)鏈技術(shù)及智能合約等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)如下主要功能：其一是對(duì)來(lái)自電子檔案預(yù)歸檔平臺(tái)電子檔案進(jìn)行自動(dòng)編目；其二是根據(jù)使用系統(tǒng)的人員，根據(jù)系統(tǒng)配置的權(quán)限實(shí)時(shí)進(jìn)行智慧化管理與授權(quán)；其三是根據(jù)利用者的利用需求，采用人工智能算法，開(kāi)展檔案資源的深度挖掘。

4.4.3 智慧庫(kù)房管理系統(tǒng)

檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)包括實(shí)體檔案智能管理系統(tǒng)、智能環(huán)境監(jiān)測(cè)調(diào)節(jié)系統(tǒng)、智能密集架控制系統(tǒng)和庫(kù)房管控系統(tǒng)，對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全方位、立體化的集中保護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理的智慧化。實(shí)體檔案管理系統(tǒng)采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、實(shí)物等檔案的入庫(kù)電子信息標(biāo)簽的登記，以及檔案出庫(kù)的全自動(dòng)記錄；智能環(huán)境監(jiān)測(cè)調(diào)節(jié)系統(tǒng)主要用于監(jiān)測(cè)庫(kù)房包括空氣質(zhì)量、溫濕度等方面的信息，并根據(jù)設(shè)定的環(huán)境質(zhì)量指標(biāo)，自動(dòng)調(diào)節(jié)庫(kù)房環(huán)境；智能密集架控制系統(tǒng)將根據(jù)檔案的查閱和出庫(kù)指令，直接打開(kāi)存放檔案對(duì)應(yīng)的密集架，方便檔案管理員調(diào)用實(shí)體檔案的出庫(kù)；庫(kù)房管控系統(tǒng)負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)房環(huán)境、進(jìn)出庫(kù)房的檔案以及人員進(jìn)行全方位的智能管控，遇到緊急情況觸發(fā)報(bào)警信息，確保檔案庫(kù)房的安全。

深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)首期項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房密集架管理、實(shí)體檔案借閱、庫(kù)房安全檢查、庫(kù)房溫濕度記錄等功能，并對(duì)庫(kù)房實(shí)現(xiàn)實(shí)體的網(wǎng)絡(luò)化視圖展示，檔案管理員可以按照庫(kù)房的結(jié)構(gòu)搜索查看檔案的在庫(kù)狀態(tài)、對(duì)檔案進(jìn)行入庫(kù)和移庫(kù)操作，并通過(guò)調(diào)取庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)，形成庫(kù)房溫濕度監(jiān)控曲線。

4.4.4 檔案信息發(fā)布平臺(tái)

檔案信息發(fā)布平臺(tái)負(fù)責(zé)最新高校檔案內(nèi)容簡(jiǎn)訊的編輯、匯總與發(fā)布，同時(shí)提供訂閱功能。是社會(huì)各界和校內(nèi)師生獲取最新的檔案信息和編研成果簡(jiǎn)訊的陣地，平臺(tái)的內(nèi)容通過(guò)高校官網(wǎng)、公眾號(hào)、APP等實(shí)時(shí)發(fā)布，并與檔案利用服務(wù)平臺(tái)相互鏈接，及時(shí)引導(dǎo)有需要的利用者申請(qǐng)利用服務(wù)。

4.4.5 檔案利用服務(wù)平臺(tái)

檔案利用服務(wù)平臺(tái)包括信息推送、檔案信息檢索、檔案信息借閱利用、利用審批等功能。檔案利用者可通過(guò)包括APP、web客戶端或自助設(shè)備等多種方式，申請(qǐng)使用檔案利用服務(wù)，既可通過(guò)檔案利用服務(wù)平臺(tái)訂閱自己關(guān)注的檔案內(nèi)容，還可使用檔案利用服務(wù)平臺(tái)檢索或發(fā)起檔案利用服務(wù)，檔案利用服務(wù)平臺(tái)完成對(duì)利用者的身份審核和審批后，根據(jù)利用者提交的需求，為利用者提供檔案信息挖掘服務(wù)，并將利用結(jié)果以利用者提前確定的方式發(fā)送給利用者，利用者可以足不出戶使用檔案利用服務(wù)。

檔案利用服務(wù)平臺(tái)要真正實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的開(kāi)放與共享，不僅要立足本校館藏優(yōu)勢(shì)，更要突破界限，聯(lián)合其他院校構(gòu)建互聯(lián)、互通、共治共享的高等院校信息資源庫(kù)。通過(guò)檔案利用服務(wù)平臺(tái)，為各校師生、社會(huì)各界提供豐富的教育教學(xué)、科研文化等資源，實(shí)現(xiàn)從“專用資源服務(wù)”向“大資源服務(wù)轉(zhuǎn)變”。

5 結(jié)語(yǔ)

高校智慧校園建設(shè)完成后，各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，校內(nèi)各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)自成“信息孤島”的現(xiàn)象將成為歷史。智慧校園環(huán)境下，智慧化的用戶身份識(shí)別認(rèn)證、用戶授權(quán)與權(quán)限管理將是包括檔案管理在內(nèi)的各信息業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理信息化的標(biāo)配。作為智慧校園重要組成部分，檔案業(yè)務(wù)管理從收集、編目、編研、利用等的整個(gè)檔案全生命周期的各項(xiàng)工作方式以及對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程將發(fā)生質(zhì)的變化，尤其是檔案信息化中的智能化檔案信息挖掘工具以及智慧化的檔案利用服務(wù)平臺(tái)，將更有利于貫徹檔案服務(wù)導(dǎo)向的理念，更有利于提高檔案的利用效率，提升高校檔案的社會(huì)價(jià)值，進(jìn)而在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮高校檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。