態(tài)勢語言在秘書工作中的應用

侯文偉 徐 艷 王昆侖

一、引言

隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，國家和社會以及企事業(yè)單位行政人員的作用日益突出，其行為和綜合能力素質面臨新的挑戰(zhàn)。秘書工作既要協(xié)同領導處理公務和決策，也要負責公共服務板塊，包括協(xié)調(diào)各部和組織會議，是一個對綜合素質極度考驗的工作。秘書是一個不可或缺的角色，相當于領導的“左膀右臂”。由此可見，秘書工作是重要的行政管理工作，從事秘書工作必須積極提高崗位所需的各項能力。秘書工作要和很多人、很多部門打交道，清晰的語言表達才能促成最有效的溝通，提高辦事效率。做好秘書工作，必須掌握較強的語言能力。態(tài)勢語言作為一種與生俱來、使用最廣泛、最彰顯細節(jié)的語言形式，往往容易被忽視。因此，圍繞秘書工作中的態(tài)勢語言應用進行研究，對秘書工作具有重要指導作用。

二、態(tài)勢語言的定義

一個揮手，一個微笑，一次垂眸都是態(tài)勢語言。態(tài)勢語言就是由我們熟知的動作、姿勢、表情組成。態(tài)勢語言和有聲語言一唱一和，使得表達更清晰更有感召力。兩者亦可各自獨立地傳達信息。

態(tài)勢語言的主要表現(xiàn)形式有：手勢語、體勢語、表情語、環(huán)境語和儀表語。

手勢語指我們借助上肢來傳達信息，比如我們的手臂，手掌，手指。按照功能，歸納起來為指示性、情感性、象形性和象征性等四類手勢語[1]。

體勢語指我們通過各種姿勢的變化來傳達信息。最常見最首要的一些體勢語如站立、坐下、走動、蹲下。

表情語顧名思義就是通過表情來說話。最近一段時間流行的詞語“眼”技就能恰如其分地表現(xiàn)表情語具有的戲劇張力。表情語借助我們的面部肌肉、眼睛、嘴巴等傳達信息，當它們一起參與傳達信息時，所表達的感情和內(nèi)涵往往是比較強烈又復雜的。面部表情是人的心理活動、情緒變化的“顯示器”，眼睛是最復雜、最明顯、最具表現(xiàn)力和使用最廣泛的表達器官，眼神和目光能夠傳遞極其豐富的內(nèi)容。

環(huán)境語是溝通發(fā)生時，通過人所處的場所和氛圍來傳達信息。利用環(huán)境可以促成意想不到的溝通效果。人與人之間的距離也是構成環(huán)境語言的要素。人際交往中，當你無故侵犯或突破另一個人的空間范圍圈時，對方就會感到厭煩、不安，甚至惱怒。就一般情況而言，交往雙方的人際關系以及所處情境決定著相互間自我空間的范圍。美國著名人類學家霍爾將人們交流時下意識同別人保持的空間位置劃分為四個區(qū)域：親密距離、個人距離、社會距離和公共距離[2]。

儀表語指人的儀表，包括外表和服飾。儀表堂堂就是對一個人最貼切的贊美詞。一個好的儀表形象不僅能彰顯一個人的氣質，反映自愛程度，而且也能體現(xiàn)對別人的尊重，很容易得到他人的喜愛和認可。相貌是一個人的外型和健康狀況的綜合體現(xiàn)，通過修飾和裝扮能夠提升其效果。當然，從內(nèi)提升自己也能改變他人對我們的印象，內(nèi)外兼修也很重要。

三、秘書工作與態(tài)勢語言的關系

(一)秘書工作中態(tài)勢語言的應用場合

態(tài)勢語言在秘書工作中主要應用在輔助決策、公關接待活動和溝通協(xié)調(diào)等場合。

1.輔助決策。秘書是以領導及其工作為核心的行政人員，扮演著參謀和助手的角色。作為助手，秘書與領導之間要保持較密切的距離和聯(lián)系，不管是和領導交流還是和外部交流，態(tài)勢語言都值得被重視。通過領導的態(tài)勢這種無聲的語言來解析領導的真正意圖從而作出及時而正確的響應，態(tài)勢語言的傳達和對其做出的反饋就是秘書在輔助決策時一個重要的步驟。反復使用和加強態(tài)勢語言能夠使接受者更加明確以及肯定自己對于意圖理解的正確性，也能夠表達出強烈的感情意味。

2.公關接待。秘書工作是一個單位的“窗口”，一個單位的“橋梁”，在領導與他人之間建立起雙向聯(lián)系。與他人的接觸也是一種服務，公關接待的水平是衡量服務質量的標準之一。態(tài)勢語言的優(yōu)勢也在公關接待中體現(xiàn)出來。使用態(tài)勢語言能體現(xiàn)秘書個人的涵養(yǎng)。作為公司的“門面”，也能反映公司的風貌、領導的風貌，關系到外界對公司的第一印象評分。秘書人員還要在溝通相處過程中做到有禮貌，有風度，有分寸，把服飾、眼神、笑容、肢體動作等態(tài)勢語言發(fā)揮到位，確保交流暢通，進展順利，與客戶建立起足夠的信任，為后續(xù)的發(fā)展奠定堅實的基礎。

3.溝通協(xié)調(diào)。秘書工作涉及的上傳下達、調(diào)查研究、會議管理、信息收集、接待與日程安排等都具有綜合管理性質，離不開其他的同事、部門的協(xié)助和配合。在單位內(nèi)部，秘書人員有義務在保證上傳下達暢通的基礎上，實現(xiàn)各方的協(xié)調(diào)與平衡，在內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)過程中起到提醒、潤滑的作用。還可以分析自己的工作職責中與各部門負責人、同事的溝通關系，理解自己在這些職責中的立場、工作內(nèi)容、權責、流程等等，爭取能在這些流程中多起到正面的作用。外部溝通協(xié)調(diào)同樣如此，態(tài)勢語言的陌生環(huán)境下的助力作用不容忽視[3]。

(二)秘書工作中應用較多的態(tài)勢語言

秘書人員主要以儀表語、體勢語、環(huán)境語應用為主。

1.儀表語亮出形象。初次見面，良好的儀表會給對方留下深刻的印象，這對社交有一定的幫助。第一印象是在沒有外界作用力的情況下形成的，是發(fā)自人內(nèi)心的真實感受，具有相當?shù)拇_定性。所以在社交場合中善于處世的人在初次見面時都力圖展現(xiàn)出自己最好的一面，以贏得對方的好感，從而有利于以后的交往和合作。秘書的行為舉止不僅代表個人形象，在不同情況下也代表一個組織或單位。秘書活動范圍的不固定性決定了秘書要時常注意并維持良好的形象，以應對不時之需。

2.體勢語增強情感。體勢語主要通過身體姿勢和動作的變化增強溝通的情感表達。秘書人員必須深諳與人交談時保持適當?shù)倪h近距離，太遠了讓人感覺傲慢、架子大;太近了又顯得不夠莊重。走路行進中，既要注意保持距離,又要注意主賓的位置。手勢語諸如站姿、手勢以及保持適當?shù)慕涣骶嚯x，能夠有效拉近人際關系，消除不必要戒備心和緊張，以平等有節(jié)的交流模式提高溝通效率。體勢語有時還能有效解決因保密限制不方便用文字或有聲語言所帶來的一些問題。

3.環(huán)境語渲染效果。營造氛圍的根本是激發(fā)和引導周圍人的情緒。每個人的注意力是不同的，如果你看過講師講課你會發(fā)現(xiàn)他們都有一些通用的技巧，首先他們在表達一個想法的時候會由淺入深地講，先讓聽眾確定一個大家都能夠理解的比較好理解的前提，讓大家把注意力放在自己的身上，然后再在這個前提上講自己想表達的東西。

環(huán)境語言在交流時可以融入?yún)⑴c到溝通過程中。秘書工作要利用好時間節(jié)點、時長安排、空間距離、場合布設與環(huán)境營造等達到環(huán)境語溝通的目的，便于傳遞出溝通主體對事物的態(tài)度和愿望。

(三)秘書工作中態(tài)勢語言的特點

秘書工作中態(tài)勢語言獨具的特點，主要有：

1.角色性。秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。配角的存在很微妙，光憑主角撐起整部戲會讓影片整體略顯單??；有了配角，整部戲就更加的豐滿。秘書人員都應該有這樣的角色意識，自覺地、心甘情愿地做助手，和領導之間形成默契的配合，讓領導能夠專注自己的事務和領域。把握好秘書角色定位，用好態(tài)勢語言，做好領導身邊的“虛心人”，有自己的光彩但不會喧賓奪主是一個秘書的基本素養(yǎng)。

2.從屬性。秘書要做的是領導授權或工作職責范圍內(nèi)的工作。秘書要充分認識工作中的主從關系，不能在傳達信息時強加個人意愿。必須以反映領導意圖為主線，絕不能干預領導決策或者扭曲領導意圖，通過借助態(tài)勢語言，提高溝通能力，做領導跟前的“實心人”，確保領導的管理目標能夠順利實現(xiàn)。

3.主動性。作為領導的直接助手，秘書人員要發(fā)揮好主觀能動性。要始終保持飽滿的熱情，高昂的情緒，充滿活力、熱愛工作、認真踏實。秘書干事應迅速果斷，干凈利落，不能漏洞百出，拖泥帶水。要識別并領悟領導真正的意圖，做領導旁邊的“熱心人”，發(fā)揮好參謀的作用。

四、提高秘書態(tài)勢語言溝通能力的策略

一旦忽視態(tài)勢語言，或使用不恰當?shù)膽B(tài)勢語言，會不同程度影響人際溝通效果和秘書人員的形象，甚至影響單位形象。因此，秘書人員需要加強態(tài)勢語言方面的培養(yǎng)與鍛煉。

1.正確把握角色定位。把握好角色定位是秘書工作的靈魂。秘書工作需要擺正位置，保持客觀的認知，做到不越位、不錯位、不失位，態(tài)勢語言要精準對應角色定位。

2.加強態(tài)勢語言素養(yǎng)。熟能生巧，重要的是“熟”這個字。能否自然得體地運用好態(tài)勢語言，重要的是態(tài)勢語言素養(yǎng)的修煉。秘書人員加強態(tài)勢語言素養(yǎng)可以從提升自身涵養(yǎng)、加強各方面學習積累、掌握禮儀和規(guī)范行為，以及見賢思齊，自我反省等方面下功夫。

3.保持良好心態(tài)。秘書處于管理系統(tǒng)的中樞，地位特殊。不能有高人一等的優(yōu)越感，更不能有低人一等的自卑感，而是要不卑不亢，對于上下的溝通游刃有余。秘書工作的服務對象上至領導、下至群眾，眾口難調(diào)，有時可能要承受委屈和誤會，遭受一些非議。秘書人員與領導距離近，很容易精神緊張、產(chǎn)生較大壓力。秘書的工作內(nèi)容煩瑣，工作性質單一，決策缺乏主動性，完成時間緊迫，會面臨來自各個方面的壓力。這就需要秘書人員保持良好的心態(tài)，學會自我調(diào)節(jié)，避免產(chǎn)生不良情緒。

4.注重觀察和實踐。有了觀察，才會有分析，實踐才能出真知。態(tài)勢語言能力提升是在實踐中不斷摸索、長期累積的過程，從量變到質變的過程。要在充分了解、觀察、學習態(tài)勢語言的基礎上，有意識地實踐并總結，切實提升態(tài)勢語言的使用效果。

五、結語

本文主要對秘書工作中的態(tài)勢語言進行研究，通過分析秘書工作與態(tài)勢語言的關系，提出了提高秘書態(tài)勢語言溝通能力的策略，對提高秘書人員自身修養(yǎng)、工作效率乃至組織的運行效率具有一定的指導意義。