機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題及對(duì)策

趙麗輝

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式發(fā)生大的變革，數(shù)字化技術(shù)更廣泛地應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，促進(jìn)了檔案管理效能的提高。本文闡述數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的意義，分析數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的現(xiàn)狀，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化應(yīng)用

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作提供了新的平臺(tái)和思路，也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)抓住機(jī)遇，不斷地突破原有的檔案管理模式，將數(shù)字化技術(shù)和檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化，更好地推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理數(shù)字化意識(shí)缺乏

現(xiàn)階段，我國(guó)部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位還存在缺乏數(shù)字化檔案管理意識(shí)的現(xiàn)象，一些領(lǐng)導(dǎo)及管理人員雖然對(duì)數(shù)字化檔案管理的作用有一定的認(rèn)識(shí)，但因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理模式相對(duì)來(lái)講已經(jīng)非常成熟，且單位員工也都已熟悉此種檔案管理模式，所以一些人認(rèn)為不必對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行改變。還有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位雖然建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但是因?yàn)楦鞣N因素的影響，數(shù)字化管理系統(tǒng)并沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也就無(wú)法達(dá)到進(jìn)一步提高檔案管理層次和效率的目的。但是運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)應(yīng)用到檔案管理工作中，才能使機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作更加便捷，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率。

1.2 數(shù)字化技術(shù)建設(shè)投入不足

目前，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在具體的數(shù)字化檔案管理建設(shè)中的資金投入還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，直接影響了檔案管理軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及硬件設(shè)備的購(gòu)置配備，也就無(wú)法及時(shí)地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，在很大程度上阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)的順利推進(jìn)。此外，數(shù)字化檔案管理信息技術(shù)的利用雖然可以有效地提高檔案管理的效率，但也有可能會(huì)造成檔案管理的信息安全事故，這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視信息安全技術(shù)的保障工作，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開(kāi)展。

1.3 檔案數(shù)字化管理所需技術(shù)人才匱乏

現(xiàn)階段我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在數(shù)字化管理水平較低的問(wèn)題，因此在檔案管理中無(wú)法完全科學(xué)、合理地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、存檔和查詢利用，檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)信息不真實(shí)、信息遺漏等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員檔案數(shù)字化管理水平。

2 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的有效策略

2.1 充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能為檔案管理工作提供便捷快速的應(yīng)用技術(shù)手段，能夠有效縮短檔案收集、立卷、歸檔、存儲(chǔ)、管理、查詢、利用的效率和規(guī)范化，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，更好地保護(hù)檔案信息資源，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的信息化和現(xiàn)代化，更好地為社會(huì)和公眾服務(wù)?，F(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我國(guó)各大企業(yè)以及社會(huì)領(lǐng)域中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)轉(zhuǎn)變以往的傳統(tǒng)思想，充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將數(shù)字化、高效化、高質(zhì)化作為數(shù)字化檔案管理工作的目標(biāo)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率，推進(jìn)檔案管理工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作進(jìn)一步發(fā)展。

2.2 建立數(shù)字化檔案管理體系及制度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理體系，對(duì)數(shù)字化檔案的運(yùn)行模式進(jìn)行改進(jìn)和完善，使得檔案管理工作能夠?qū)⒆陨淼墓δ芤约靶?yīng)充分發(fā)揮出來(lái)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)及人員應(yīng)積極爭(zhēng)取必要的資金，購(gòu)置先進(jìn)硬件設(shè)備，引進(jìn)軟件技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的有效開(kāi)展。任何一項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要有良好的制度作為支撐，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化檔案建設(shè)工作來(lái)講也是一樣。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理制度的建立健全，使其能夠滿足進(jìn)行實(shí)際檔案管理的需求。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，需要對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行整理，并將其錄入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，這就要求檔案管理部門一定要加強(qiáng)和其他部門之間的交流和溝通工作，使單位其他部門能夠積極配合檔案管理部門進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作，形成有機(jī)配合、順暢運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)系統(tǒng)。檔案管理部門在進(jìn)行檔案資料的提供時(shí)一定要確保其格式的統(tǒng)一，并要注重對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用操作，使得檔案管理工作能夠更加數(shù)字化、規(guī)范化。

2.3 進(jìn)一步完善信息化檔案管理系統(tǒng)

衡量機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的主要標(biāo)準(zhǔn)是能夠?yàn)椴殚喨颂峁└颖憬莸臋n案信息服務(wù)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建立，將各個(gè)部門內(nèi)的檔案資源都納入到檔案管理信息系統(tǒng)中，使各個(gè)部門進(jìn)行檔案調(diào)閱更加簡(jiǎn)便快捷。檔案管理部門工作人員應(yīng)及時(shí)將新的檔案數(shù)據(jù)信息上傳到數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)中，確保數(shù)字化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。此外，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門及人員一定要樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)安全保存意識(shí)，利用高級(jí)防火墻網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)，或者在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候利用信息認(rèn)證技術(shù)，加強(qiáng)安全防范工作落實(shí)，保證檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)及檔案信息資源的安全。

2.4 提高檔案管理人員的數(shù)字化業(yè)務(wù)能力

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作有著至關(guān)重要的作用，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)工作，打造具有較強(qiáng)數(shù)字化管理水平的團(tuán)隊(duì)，使其能夠在數(shù)字化檔案管理工作中發(fā)揮出最大的作用。檔案管理人員應(yīng)不斷進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作水平以及數(shù)據(jù)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自己的計(jì)算機(jī)操作能力以及對(duì)信息化數(shù)據(jù)整合、分析、保存、管理、編研、利用等能力。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)引進(jìn)較高層次數(shù)字化檔案管理人才，為檔案數(shù)字化管理工作提供強(qiáng)大的技術(shù)人才支撐。應(yīng)將檔案數(shù)字化管理職責(zé)明確到每一位檔案工作人員身上，將檔案管理部門打造成一個(gè)有紀(jì)律、有技能的綜合性管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案管理工作水平。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是重要的社會(huì)管理服務(wù)單位，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中起著重要的作用。提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率，能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理工作中加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，提高檔案管理數(shù)字化、信息化水平，提高檔案管理的層次和水平，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾服務(wù)。

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（作者單位：白城市洮北區(qū)第六幼兒園）