科技館檔案管理工作數(shù)字化的思考與實(shí)踐研究

高波　王洋

摘 要：科技館檔案為科研生產(chǎn)活動(dòng)提供重要參考，在社會(huì)發(fā)展過程中扮演著重要的角色。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，科技館檔案進(jìn)行數(shù)字化與信息化轉(zhuǎn)變必不可少。因此，開展科技館檔案管理工作的數(shù)字化與信息化變革的研究具有重要的實(shí)踐意義。本文首先說明科技館檔案的主要特征，然后分析科技館檔案數(shù)字化的意義與作用、科技檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，最后提出科技館檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的策略，希望可以為促進(jìn)科技館檔案管理工作的發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè);檔案管理;科技館;互聯(lián)網(wǎng)

互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展推動(dòng)諸多領(lǐng)域與產(chǎn)業(yè)的變革，科技館檔案管理目前正處于數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與在科技館檔案建設(shè)中的應(yīng)用，科學(xué)技術(shù)以及電子設(shè)備硬件逐漸替代人工管理模式成為科技館檔案管理中的中堅(jiān)力量。雖然科技館檔案數(shù)字化管理中人力投入較物力投入少，但科技館檔案管理人員在科技館檔案管理工作中仍承擔(dān)著重要的責(zé)任。要注意的是在進(jìn)行科技館檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還要進(jìn)行管理模式等的轉(zhuǎn)變，保證模式與技術(shù)相協(xié)調(diào)，真正意義上實(shí)現(xiàn)科技館檔案的數(shù)字化管理。

1 科技館檔案的主要特征

1.1 專業(yè)性

專業(yè)性是科技館檔案區(qū)別于其它檔案的主要特征?？萍拣^檔案在內(nèi)容與領(lǐng)域方面具有明確的定義：科研館檔案是科研、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，所形成的檔案特定于專業(yè)的技術(shù)領(lǐng)域，是相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)產(chǎn)物。要保持科技館檔案的專業(yè)性對(duì)科技館檔案管理工作具有較高的要求。首先，科技館檔案在收集、整理以及歸檔等方面的工作人員要充分了解相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)，從而保證對(duì)檔案的整理與歸檔符合檔案的分析與劃分需求;其次，可視化、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等方面的工作人員要充分掌握相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)與技能，為科技館檔案的數(shù)字化管理提供保障。

1.2 成套性

科技館檔案是科研單位或企業(yè)科研生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，是一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)課題或一個(gè)產(chǎn)品開展的整個(gè)過程的記錄，因此具有成套性的特點(diǎn)。成套性對(duì)科技館檔案的管理具有重要作用，一方面科技館檔案的成套性保證了檔案信息的完整性與獨(dú)立性，十分便于檔案的分析與保管;另一方面科技館檔案的成套性為檔案信息的查閱提供了便利，其詳細(xì)地記錄了時(shí)間、環(huán)境條件，還有相應(yīng)條件下科研活動(dòng)的進(jìn)展，為后續(xù)科研活動(dòng)的開展提供重要的參考價(jià)值。

1.3 多樣性

由于科技館檔案可以包含所有的科研生產(chǎn)活動(dòng)檔案，因此科技館檔案的類型與種類繁多，科技館檔案具有多樣性的特點(diǎn)?？萍拣^檔案的多樣性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是科技館檔案所涵蓋的領(lǐng)域較廣，并且一個(gè)領(lǐng)域還包含多種科研檔案的開發(fā)和利用，科技館檔案在檔案類型上具有多樣性;另一方面，科技館檔案的存儲(chǔ)與表現(xiàn)形式多樣，即使同一類型的科技館檔案受單位需求的影響也可能具有不同的存儲(chǔ)與表現(xiàn)形式。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，由于科技館檔案多樣性造成的科技館檔案管理難題已經(jīng)得到了良好的解決，為科技館檔案的管理提供了諸多便利。

1.4 實(shí)用性

科技館檔案的實(shí)用性是引導(dǎo)科技館檔案管理工作方向的重要方面，也是決定科技館檔案資源開發(fā)和利用程度的主要依據(jù)。科技館檔案有著較長(zhǎng)的生命周期，其科研價(jià)值可以持續(xù)很長(zhǎng)的時(shí)期，始終具有較高的利用價(jià)值，許多的企業(yè)以及科研部門以科技館檔案為支撐開展后續(xù)的科研任務(wù)與生產(chǎn)活動(dòng)?？萍拣^檔案的數(shù)字化管理充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，為科技館檔案信息的充分利用提供了更多支撐，進(jìn)一步發(fā)揮了科技館檔案在科研生產(chǎn)活動(dòng)中的積極作用。

2 科技館檔案數(shù)字化的意義與作用

科技館檔案的數(shù)字化管理可以突破傳統(tǒng)管理模式，通過將數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用以及檔案信息管理系統(tǒng)的建立，對(duì)科技館檔案信息進(jìn)行充分的開發(fā)與利用，并且實(shí)現(xiàn)部分科技館檔案信息的內(nèi)容共享，促進(jìn)科技社會(huì)的整體進(jìn)步與發(fā)展。同時(shí)，科技館檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)后，借閱可以直接利用手機(jī)、電腦等客戶端登記，打破了空間的限制;在查閱時(shí)，也可以利用搜索引擎等，快速定位所需要查閱的內(nèi)容區(qū)域;數(shù)字化管理還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)視頻、音頻等的管理，豐富了查閱內(nèi)容，為客戶利用科技館檔案信息提供方便，有效提升了科技館檔案管理的服務(wù)水平。

3 科技館檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

針對(duì)科技館檔案管理的工作內(nèi)容與工作特性，適當(dāng)?shù)貞?yīng)用信息技術(shù)，例如考慮到科技館檔案中含有科研項(xiàng)目全過程的內(nèi)容記錄，是影響科技發(fā)展的重要因素，要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，保證檔案的真實(shí)可靠性與保密性。例如設(shè)置嚴(yán)格訪問數(shù)字化檔案訪問身份驗(yàn)證與權(quán)限設(shè)置，針對(duì)容易出現(xiàn)被修改與容易丟失的檔案文件采用軟硬件相結(jié)合的方式進(jìn)行進(jìn)一步的加密設(shè)置，對(duì)更為重要的檔案要采用物理隔離的手段，防止網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)其造成威脅。

3.2 創(chuàng)新科技館檔案數(shù)字化服務(wù)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，科技館檔案信息資源的開發(fā)和利用渠道顯著增多，例如計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)以及多媒體技術(shù)等都可以影響科技段檔案信息資源的開發(fā)和利用，改變科技館檔案的服務(wù)模式。服務(wù)水平已經(jīng)成為評(píng)價(jià)一個(gè)行業(yè)發(fā)展水平的重要方面，科技館檔案數(shù)字化服務(wù)的創(chuàng)新是保證科技館檔案管理水平提升的重要方面?？萍拣^檔案數(shù)字化服務(wù)主要可以通過兩方面進(jìn)行創(chuàng)新，一方面是利用通信技術(shù)完善網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)，另一方面是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。

3.3 加大檔案管理數(shù)字化人才培訓(xùn)

如今檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中數(shù)字化人才的培訓(xùn)是關(guān)鍵，一方面要增強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)，主要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)路、信息安全技術(shù)等方面的培訓(xùn);另一方面也要進(jìn)行操作與服務(wù)培訓(xùn)，主要包括使用大數(shù)據(jù)應(yīng)用、信息處理技術(shù)等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)方式要充分結(jié)合請(qǐng)進(jìn)來(lái)與走出去，例如，邀請(qǐng)專業(yè)老師進(jìn)行技能培訓(xùn)、邀請(qǐng)知名專家進(jìn)行演講，派工作人員參加行業(yè)會(huì)議或出國(guó)交流等。

科技館檔案管理一定要重視數(shù)字化的建設(shè)，培養(yǎng)工作人員的數(shù)字化管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)科技館檔案數(shù)字化管理的宣傳，積極應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，制定與完善數(shù)字化管理制度，進(jìn)行數(shù)字化人才培訓(xùn)，建立可靠的信息保障體系等，從科技館檔案管理的各個(gè)方面推進(jìn)科技館檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。

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作者簡(jiǎn)介：高波，女，大專學(xué)歷，梨樹縣科技館副研究館員，從事檔案管理工作。王洋，大專，梨樹縣檔案館館員，研究方向是檔案管理、服務(wù)提供利用等項(xiàng)。