電子會計檔案管理的法律依據及工作思考

許秀英

摘 要：本文簡要介紹了電子會計檔案的法律依據及內容，揭示了會計檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了電子會計檔案管理的發(fā)展趨勢，提出了做好電子會計檔案管理工作的幾點思考。

關鍵詞：電子會計檔案;法律依據

隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，形成大量的電子會計檔案。及時規(guī)范管理電子會計檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴格規(guī)范會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)，還能為電子政務的健康有序發(fā)展提供重要支持。

1 電子會計檔案提出的法律依據及內容

1.1 電子會計檔案的法律效力

新《會計檔案管理辦法》最大亮點就是肯定了電子會計檔案的法律效力。一是明確將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存。這些新的規(guī)定將節(jié)約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產方式;有利于推動電子會計數據的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

1.2 電子會計檔案接收管理過程真實有效

新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系;采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

2 電子會計檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1 電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式

隨著財務信息多元化的發(fā)展，積累起來的大量財務管理文件必須實現(xiàn)由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發(fā)揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經營決策提供依據。

2.2 電子會計檔案的真實可靠性得到保證

在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。

3.3 電子會計檔案的移交和接收職責清晰

電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”;對后者，要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。

3 做好電子會計檔案管理工作的幾點思考

3.1 加強電子會計檔案管理政策宣傳培訓

各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運用媒體、網絡等多種渠道，切實加強對電子會計檔案有關政策的宣傳，做好政策解讀和引導;各單位財務部門、檔案部門要加強對從業(yè)人員的業(yè)務培訓，積極引導從業(yè)人員正確理解電子會計檔案內容，全面掌握《會計檔案管理辦法》關于電子會計檔案生成、管理等有關要求。從傳統(tǒng)紙質會計檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領導對電子會計檔案管理的重視程度對會計電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領導深刻認識到電子會計檔案的重要意義，我國長期以來形成的紙質檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個逐步發(fā)展的過程。在前期應該注重掌握電子化的專業(yè)技能，跟上現(xiàn)代網絡發(fā)展的步伐，慢慢接受新知識和新理念，逐漸實現(xiàn)過渡。會計電子檔案管理并不只是某個人的工作，而應該是全體成員的共同責任。

3.2 加大配備軟硬件設施投資力度

電子會計檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現(xiàn)代化硬件設施，基本的如計算機、打印機、掃描儀、服務器、交換器、系統(tǒng)軟件等，并不斷完善和應用系統(tǒng)軟件。因此，盡可能地爭取把更多的資金投入于硬件配置中，同時要加大培訓資金的投資，讓檔案管理人員積極地設計和開發(fā)各類符合本單位實際的會計檔案管理系統(tǒng)平臺，從實踐角度對完善系統(tǒng)軟件提出反饋建議，更好地保證電子會計檔案的規(guī)范化、電子化、標準化管理。

3.3 建立電子會計檔案管理系統(tǒng)

為規(guī)范和加強電子會計檔案的管理，要建立涵蓋財務經營管理全過程的財務管理體系。對照國家《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》要求，及時升級會計核算系統(tǒng)，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關法律和行政法規(guī)的規(guī)定。一是合理地構建電子會計檔案信息管理系統(tǒng)。單位檔案管理系統(tǒng)應結合本單位的實際情況進行系統(tǒng)設計，有選擇性劃出主次。利用計算機系統(tǒng)在信息處理方面的強大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，及時跟進更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識。檔案信息的安全性問題是關乎社會穩(wěn)定的重要因素，必須嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用實名制、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保電子檔案信息的安全。

3.4 提高全體干部職工的綜合素質

針對大多數干部職工檔案管理知識欠缺的問題，要通過定期培訓使全體干部職工不斷掌握檔案專業(yè)知識，不斷拓寬知識面，重點掌握現(xiàn)代信息管理技術，做好電子會計檔案信息的整理、保管和維護工作。積極開展學習與研究活動，多走出去和引進來，組織工作方法與經驗進行交流，取長補短，積累電子會計檔案收集管理的經驗。

加大培訓力度，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行基礎知識和專業(yè)知識的培訓，以適應不斷更新的電子化模式。必須了解現(xiàn)代信息技術的相關知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規(guī)范管理、計算機網絡安全知識等以確保會計管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

參考文獻：

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[3]姜新.檔案管理信息化建設的思考科學中國人[J]，2015（30）.

[4]財政部國家檔案局《會計檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.

[5]財政部國家檔案局《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》自2020年3月23日起實施.

（作者單位：洮南市國庫集中支付中心）