信息化背景下電子檔案突發(fā)事件預防與應(yīng)急處理研究

金麗雙

摘 要：各地勘單位的改革和發(fā)展處于探索階段，檔案管理和突發(fā)事件的預防與應(yīng)急處置能力有待提高。受公共突發(fā)事件的影響，機密檔案資料遺失，或在突發(fā)事件面前，檔案的信息共享和利用價值沒有充分體現(xiàn)，這些都不利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。為此，地勘單位應(yīng)高度重視檔案管理工作，尤其應(yīng)建立電子檔案突發(fā)事件預防機制和應(yīng)急處理機制，在保障電子檔案安全的前提下，為社會治理做出應(yīng)有貢獻。

關(guān)鍵詞：信息化;地勘單位;電子檔案;突發(fā)事件;應(yīng)急處理

突發(fā)事件可以由三方面原因造成：自然原因、人為原因、兩者綜合作用的原因[1 ]。

1 電子檔案突發(fā)事件中存在的問題

1.1 對突發(fā)事件預防意識淡薄

隨著近些年地勘行業(yè)的興起，地勘單位在地質(zhì)找礦工作過程中形成了大量的紙質(zhì)及電子類檔案，檔案工作人員的歸檔工作任務(wù)繁重，對電子檔案安全管理意識相對薄弱，這些珍貴的地質(zhì)檔案資料一旦發(fā)生突發(fā)事件，將會對地勘單位造成巨大的損失，后果不堪設(shè)想。

1.2 缺乏行之有效的突發(fā)事件應(yīng)急處理體系

目前，對于絕大部分地勘單位而言，其所制訂的電子檔案突發(fā)事件應(yīng)急預案存在內(nèi)容簡單、雷同，針對性、可操作性不強的特點。各地勘單位檔案管理科室往往只是象征性地制訂一套檔案突發(fā)事件應(yīng)急預案，內(nèi)容簡單籠統(tǒng)，缺乏可操作性和靈活性，一旦發(fā)生了應(yīng)急預案中未涉及的突發(fā)事件，就會造成檔案管理人員手忙腳亂、束手無策，而此時的應(yīng)急預案就如同一紙空文，毫無用處可言。

2 電子檔案突發(fā)事件預防與應(yīng)急處理的現(xiàn)實挑戰(zhàn)

2.1 電子檔案應(yīng)急預案不完善

當前部分地勘單位對于電子檔案突發(fā)事件相關(guān)問題研究得不深不透，特別是地勘單位的主要領(lǐng)導對電子檔案突發(fā)事件缺乏防范意識，即使形成了電子檔案應(yīng)急預案，但內(nèi)容過于陳舊，在體系建設(shè)和制度機制建設(shè)方面還不夠健全。甚至部分地勘單位所出臺的應(yīng)急預案是照搬照抄上級部門的應(yīng)急預案，并沒有結(jié)合本地區(qū)、本單位實際進行調(diào)整和修改。還有部分地勘單位在應(yīng)急方案制訂上將重點放在了自然災(zāi)害上，對于社會不穩(wěn)定事件以及人為事故等因素考慮得不全不周，甚至對黑客入侵和病毒入侵沒有相應(yīng)的防范意識和防范內(nèi)容，在一定程度上影響了電子檔案突發(fā)事件應(yīng)急預案的全面性[2 ]。

2.2 電子檔案風險評估不合理

部分地勘單位在應(yīng)對電子檔案突發(fā)事件工作上將重點放在了電子檔案應(yīng)急預案制訂，并沒有結(jié)合地勘單位檔案管理實際設(shè)置完善的檔案風險評估等級體系，也沒有從風險角度出發(fā)對電子檔案可能面對的突發(fā)事件安全風險進行分級。這就直接造成了在檔案管理過程中沒有結(jié)合檔案管理工作的具體實際對珍貴電子檔案資料進行物理環(huán)境改造和升級，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，這些珍貴的檔案往往不能第一時間得到搶救，甚至在突發(fā)事件處置過程中亂成一團，會給電子檔案搶救造成巨大損失。

2.3 電子檔案應(yīng)急與處理缺乏聯(lián)動

當前部分地勘單位對于電子檔案突發(fā)事件所造成的影響和危害性重視程度不足，在電子檔案應(yīng)急管理與處置方面還缺少有效聯(lián)動。由于主要領(lǐng)導對于電子檔案應(yīng)急與處置工作重視程度不足，很多地勘單位沒有真正進行應(yīng)急預案演練和應(yīng)急聯(lián)動，也沒有與政府其他部門建立起聯(lián)動機制。一旦出現(xiàn)突發(fā)事件地勘單位與政府相關(guān)部門在應(yīng)急聯(lián)動方面必然會出現(xiàn)漏洞，影響對應(yīng)急突發(fā)事件的處置。在電子檔案信息應(yīng)急處置過程中能夠采取的措施多是中斷外部網(wǎng)線或關(guān)閉局域網(wǎng)等方式，在這一過程中很可能因為自身的操作失誤而影響電子檔案的保存，不僅會降低對電子檔案突發(fā)事件的處置效率，還有可能造成二次傷害。

3 電子檔案突發(fā)事件預防與應(yīng)急處理的途徑與方法

3.1 加強電子檔案數(shù)據(jù)的安全備份

電子檔案一般都存儲到檔案信息系統(tǒng)之中，一旦檔案信息系統(tǒng)受到突發(fā)事件影響，必然會對電子檔案管理造成全局性影響。因此，為了有效避免突發(fā)事件危害，有必要做好檔案數(shù)據(jù)安全備份工作，對于重要的電子檔案要采取多種措施進行安全備份。一是要實現(xiàn)本地檔案管理系統(tǒng)與上級檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，將重要的電子檔案上傳到上級檔案管理系統(tǒng)之中，既能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域檔案信息的有效整合，建立區(qū)域電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的合理開發(fā)和利用，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)區(qū)域電子檔案的異地備份，進一步提升重要電子檔案信息安全。二是利用物理介質(zhì)進行電子檔案數(shù)據(jù)備案，定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行更新，對于需要備案的電子檔案數(shù)據(jù)存儲到固定介質(zhì)上，從而實現(xiàn)重要電子檔案的多重備份，并將存儲重要電子檔案的固定介質(zhì)保管在安全的物理環(huán)境中。一旦檔案信息系統(tǒng)遭到突發(fā)事件，檔案信息系統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)遭到破壞，就可以將存儲在固定介質(zhì)中的電子檔案信息重新上傳到檔案信息系統(tǒng)之上，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。

3.2 構(gòu)建檔案安全保護制度

地勘單位應(yīng)加強與公安機關(guān)和保密機要部門聯(lián)系，從電子檔案安全保護的角度出發(fā)，構(gòu)建和完善電子檔案安全保護制度。首先，做好檔案信息系統(tǒng)定級工作。一要按照自主定級的原則，自主確定本地檔案信息系統(tǒng)的安全保護等級，并安排專人負責檔案信息系統(tǒng)的安全防護工作。二要確定安全保護等級。要結(jié)合檔案信息系統(tǒng)受到破壞所侵害的客體來確定具體的保護等級，主要依據(jù)為：檔案信息系統(tǒng)受到破壞之后，是否影響到了國家安全和社會秩序，是否侵害了公民和社會組織的合法權(quán)益，根據(jù)影響的大小確定安全保護等級。三要做好等級保護、備案評審和報備工作，同時要對系統(tǒng)的應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全、管理安全等方面進行測評，對于檔案信息系統(tǒng)存在的安全問題要及時解決。其次，制定更為嚴格的電子檔案管理制度。明確參與電子檔案管理的各個崗位的具體責任，認真梳理電子檔案管理具體流程，要求電子檔案管理各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度依據(jù)，同時要加大對電子檔案管理制度的落實力度，確保各項工作都符合檔案安全管理要求[3 ]。

3.3 重視檔案應(yīng)急與演練

地勘單位只有制訂科學合理的應(yīng)急預案，同時組織開展應(yīng)急預案演練，在實踐中發(fā)現(xiàn)問題和不足，才能提高地勘單位應(yīng)急處置能力?？茖W合理的應(yīng)急預案能夠讓地勘單位在應(yīng)急事件處置過程中做到有章可循。在應(yīng)急預案編制過程中應(yīng)設(shè)定好科學框架，然后對預案的內(nèi)容進行編輯，進一步明確地勘單位各個崗位的具體職責，確保突發(fā)事件發(fā)生之后各個崗位能夠密切配合，有條不紊地應(yīng)對所有的突發(fā)事件。同時要聘請行業(yè)內(nèi)專家學者以及公安機關(guān)和機要保密部門專業(yè)人員對應(yīng)急處置預案進行討論，找到其中的問題和不足，進一步提升應(yīng)急處置預案的科學性、合理性和針對性。例如，當外部黑客對檔案管理系統(tǒng)進行攻擊時如何處置，一旦遭受到自然洪澇災(zāi)害對電子檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生威脅如何處置，都應(yīng)該有詳細的應(yīng)對措施。實踐證明，只有開展形式多樣的應(yīng)急演練，才能夠提升應(yīng)急預案的可行性和可操作性。在應(yīng)急演練之前，要求相關(guān)參加人員對應(yīng)急演練預案全面了解，熟知演練各個環(huán)節(jié)事項，結(jié)合突發(fā)事件可能發(fā)生的最糟糕情況進行應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力，同時能夠發(fā)現(xiàn)應(yīng)急預案存在的漏洞和不足，進而對其進行完善。

總之，新形勢下，地勘單位在開展檔案管理工作過程中應(yīng)對可能的突發(fā)事件進行系統(tǒng)研究，并制訂詳細的應(yīng)急預案，加大重視程度，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。科學應(yīng)對各種突發(fā)事件對于電子檔案信息安全帶來的挑戰(zhàn)，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用提供保障。

參考文獻：

[1]王曉燕.論檔案館突發(fā)事件的應(yīng)對[D].山東大學，2009.

[2]王玥瑄.疫情防控下企業(yè)突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理[J].中國檔案，2020（04）：37—38.

[3]任越，夏嘉寶.社會突發(fā)事件中檔案機構(gòu)職責分析——以新冠肺炎疫情防控工作為例[J].山西檔案，2020（03）：15—21.

（作者單位：山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院）