出版社紙張材料管理及相關(guān)ERP建設(shè)

王京美

摘 要：成本管理是貫穿出版社經(jīng)營和管理活動一項綜合性關(guān)鍵職能，對于提升圖書財務(wù)績效和打造核心競爭力都具有不可忽視的重要作用。在出版社，紙張材料作為圖書內(nèi)容的重要載體，在制作成本中所占比重較大，在出版社的資金流中也占用了相當(dāng)大的比例，有效的庫存管理，合理的紙張材料選擇，對于出版社盈利水平起到至關(guān)重要的作用。本文從材料采購、出入庫、月結(jié)、庫存管理等方面對紙張材料管理及對應(yīng)ERP建設(shè)及相關(guān)注意事項進行了闡述，希望對出版社及印裝廠的材料管理提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：紙張材料;成本管理;ERP建設(shè);材料管理

成本管理是貫穿出版社經(jīng)營和管理活動一項綜合性關(guān)鍵職能，對于提升圖書財務(wù)績效和打造核心競爭力都具有不可忽視的重要作用。在出版社，紙張材料作為圖書內(nèi)容的重要載體，在制作成本中所占比重較大，在出版社的資金流中也占用了相當(dāng)大的比例，有效的庫存管理，合理的紙張材料選擇，對于出版社盈利水平起到至關(guān)重要的作用，科學(xué)合理的材料成本控制也有利于促進出版社的高質(zhì)量發(fā)展。

從出版社業(yè)務(wù)實際來看，材料管理主要分為：材料采購和入庫管理、材料出庫、材料庫存管理等四個方面。本文主要從以上四個方面入手進行分析并提出風(fēng)險防范的相關(guān)措施，確保出版社的材料資產(chǎn)安全和科學(xué)合理的管理。另外，出版社的紙張材料管理尤其是特種紙管理因批次較多、種類繁雜，若單靠手工記錄工作量巨大，且容易出現(xiàn)錯漏。為降低材料管理員的工作量，確保材料賬目的準(zhǔn)確性以及材料資產(chǎn)的安全管理，出版社必須利用信息化手段建設(shè)與材料管理相關(guān)的 ERP系統(tǒng)進行管理。

一、材料采購和入庫管理

圖書材料的應(yīng)用要考慮材料的適用性、成本的合理性等問題。因此，首次使用的材料要進行打樣測試，確保紙張的印刷適性以及效果呈現(xiàn)，避免出現(xiàn)不必要的費用和時間成本的增加。紙張適性確認(rèn)無誤后，方可進行批量采購。在紙張價格相對穩(wěn)定的情況下，可直接給常規(guī)合作的材料供應(yīng)商下達(dá)采購合同進行采購。在紙張價格波動頻繁的情況下，如2020年上半年，材料價格波動頻繁，價格甚至連一周的穩(wěn)定性都達(dá)不到。在這種情況下，采購人員必須向多個供應(yīng)商進行詢價，對價格進行對比，確定合理價格后再行采購。

（一）材料采購合同

因紙張材料價格與其他成本價格不同，紙張材料價格具有相對不穩(wěn)定的特點。因此，紙張材料采購方面，出版社除與材料供應(yīng)商定期簽訂框架合作合同之外，每一筆訂單都需要出具單獨的采購合同，標(biāo)注紙張的品種和克重、單價和數(shù)量，并明確送達(dá)地址和送達(dá)時間等，以明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。

出版社在采購管理中，出版部材料采購部門可根據(jù)模板要求填寫紙張批次的相關(guān)信息，如品牌、品類、克重、規(guī)格、單價、材料編號等信息。采購員在實際采購時根據(jù)實際需要選擇需要采購的紙張品牌、品類以及相關(guān)克重、供應(yīng)商后等即可提交采購申請，由主管審核通過后自動生成材料采購合同，乙方可接收和打印，并根據(jù)合同要求安排送貨。為確保賬務(wù)的安全，如乙方對價格等有異議的可與采購人員進行溝通，并由采購人員進行更改，乙方無法自行更改相關(guān)信息。

（二）材料入庫管理

紙張材料供應(yīng)商將材料送達(dá)指定地點以后，由收貨人進行驗貨和驗收，出版社材料管理員根據(jù)簽字蓋章的收貨單辦理確認(rèn)材料入庫。材料入庫在ERP設(shè)置上，要有幾個方面，一個是根據(jù)材料采購單生成材料入庫單，將采購單中的采購數(shù)量、品牌、品類等相關(guān)信息帶入到材料入庫單，并設(shè)置實際收貨數(shù)量項目，由實際收貨人根據(jù)收貨情況進行填寫和反饋。如出現(xiàn)采購數(shù)量與實際送達(dá)數(shù)量不一致的情況，采購人員根據(jù)反饋并對比簽字蓋章的簽收單，進行系統(tǒng)確認(rèn)，并同時修改采購合同信息，確保采購合同與實際收貨的一致性。

以社科文獻(xiàn)出版社為例，ERP系統(tǒng)中專門設(shè)置了材料管理的模塊。每一個批次的材料都有一個單獨的編號，編號以紙張品種、價格和存放工廠為依據(jù)進行設(shè)置。通過編號對紙張材料分種類、分批次、分工廠進行管理。印制工作人員在開具印單時，根據(jù)材料庫存情況以及實際使用情況，觸發(fā)采購需求。采購需求中包含材料品牌、品種、規(guī)格和克重，采購人員根據(jù)需求選擇合適的材料供應(yīng)商和價格即可。另外，出版社在系統(tǒng)中設(shè)置材料采購合同模板，采購人員在提交采購單后，系統(tǒng)自動根據(jù)采購單生成材料采購合同。在部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，對應(yīng)的供應(yīng)商可收到相關(guān)訂單和采購合同，并可據(jù)此安排發(fā)貨等事宜。印廠根據(jù)收貨情況給出版社反饋訂單是否按照要求送達(dá)和差異情況，出版社根據(jù)此確認(rèn)入庫。材料入庫后，供應(yīng)商按照結(jié)賬周期，打印合同蓋章連同收貨單、發(fā)票一起交出版社進行結(jié)算。這在很大程度上減少了材料采購人員的工作量及以及采購與入庫數(shù)量不一致的錯誤概率，極大提高了工作效率和工作質(zhì)量，為以后的庫存對賬工作奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）材料批次對比

對于出版社常年連續(xù)備貨的材料，材料采購人員在確保合理庫存的情況下，每個批次的紙張材料都要制作樣本進行保留，對材料進行批次對比，確認(rèn)材料的色相、松厚度等要素的一致性，選用批次色相基本相近的紙張，確保批次紙張及時交叉使用也不至于出現(xiàn)書芯出現(xiàn)“夾心餅干”的情況，減少批次零頭紙的浪費。期刊材料的要求更加嚴(yán)格，因為期刊訂閱的連續(xù)性，同一年度的期刊要確保紙張品質(zhì)一致，不能出現(xiàn)批次色差等問題。為了確保紙張材料的一致性，出版社要在年初確定好紙張品種和數(shù)量，盡量實現(xiàn)一次性采購，若一次性采購有困難的，在批次采購時必須加強檢查和監(jiān)督，確保全年紙張期刊品質(zhì)。

二、紙張材料出庫

紙張材料的出庫主要分為正常出庫、調(diào)撥出庫、銷售出庫、報殘出庫四種情況，其中印制出庫和調(diào)撥出庫屬于出版社的常規(guī)業(yè)務(wù)。出版社開具印單給印廠后，印廠根據(jù)出版社下單的印單或者材料調(diào)撥單進行出料出庫和裁切、上機工作。

（一）正常出庫

按照出版行業(yè)紙張材料管理的習(xí)慣，出版社的紙張材料一般都存放于印廠，由印廠進行托管。因此，為確保紙張材料資產(chǎn)的安全性和科學(xué)的管理，出版社和印廠都需要對紙張材料建立明細(xì)臺賬，確保每一筆紙張的使用都及時上賬。對中等以上出版社來說，每年出版圖書的品種較多，材料出庫頻次更加繁多，如果手工進行材料出庫業(yè)務(wù)量巨大，而且出錯的概率會非常大，容易出現(xiàn)實際使用與明細(xì)記賬不一致的情況，比方說克重、規(guī)格以及品種比較相似的如銅版紙和啞粉紙等方面的錯誤。為解決這個問題，出版社應(yīng)在ERP系統(tǒng)中設(shè)置材料自動出庫功能。在印單提交并審批完成后，系統(tǒng)根據(jù)印單選用的材料品種、批次、數(shù)量及印廠進行自動出庫，核減材料庫存。由材料管理人員進行匯總結(jié)算后，提交資產(chǎn)財務(wù)部進行會計處理。

（二）調(diào)撥出庫

調(diào)撥出庫是指出版社因為印制的需求，需要將材料由一個印廠調(diào)到另一個印廠。出版社在材料調(diào)撥時必須出具材料調(diào)撥單，簽字蓋章后交由承印業(yè)務(wù)的工廠，作為去材料保管廠進行提貨的依據(jù)。材料保管廠必須見單發(fā)貨，不能以任何理由為借口不配合工作。為確保工廠的良好管理，減少工廠的不平衡的心態(tài)，節(jié)省工廠之間因紙張調(diào)撥而產(chǎn)生的不必要的成本，出版社要盡量合理規(guī)劃紙張材料的存放與使用，減少紙張材料的調(diào)撥。

（三）銷售出庫

銷售出庫分為兩種情況，一種是因為紙張材料不適合出版社自身印制需要和去庫存的需要，進行的銷售處理;另一種因印制事故，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)成本責(zé)任時，將浪費的紙張材料進行銷售出庫，又稱為返工銷售。為去庫存而發(fā)生的紙張材料銷售，銷售價格可能與采購價格不一致，因為出版社要考慮存放的管理成本和長時間存放的毀損成本，因此價格可能會略低于采購價格。而返工銷售一般價格不會變動，由出版社按照實際成本銷售給實際責(zé)任承擔(dān)人。

（四）報殘出庫

報殘出庫一般發(fā)生在紙張材料盤點之后，發(fā)現(xiàn)庫存紙張出現(xiàn)黃邊、發(fā)脆等現(xiàn)象，已經(jīng)不能用于正常印刷，但還可以切邊后可以掏心使用或者以其他方式進行銷售處理的，也有可能因時間過長等原因而完全不能使用進行報廢的。報殘出庫可以減少不必要的庫存成本，確保紙張庫存真實有效。

三、材料庫存管理

常規(guī)的出版社材料，都是采購后直接送達(dá)印廠，由印廠進行代管。為了確保資產(chǎn)安全，確保材料庫存明細(xì)賬與實物賬目的一致性，出版社和紙張材料托管印廠每月都要對紙張材料庫存和具體使用情況進行一一核對，制作材料庫存調(diào)節(jié)表，并定期對紙張材料進行實地盤庫，對賬中有問題的材料要及時進行調(diào)整，確保賬實一致。

受業(yè)務(wù)持續(xù)性的影響，紙張材料庫存也在實時變化，要使對賬工作能夠順利開展，出版社需要確定一個節(jié)點進行月結(jié)，一般設(shè)置在月底，由材料管理員對需要月結(jié)的材料進行勾選并生成材料月結(jié)單，對這一時間點的庫存數(shù)量進行定格保存，即生成月結(jié)庫存數(shù)量。對賬時，以出版社的材料月結(jié)單為準(zhǔn)，與印廠提供的庫存數(shù)量進行核對，并根據(jù)實際情況調(diào)整出版社和印廠的未達(dá)賬項，制作庫存余額調(diào)整表。之后對庫存差額查找原因并根據(jù)實際情況進行解決，確保雙方材料庫存數(shù)量的一致，使出版社的紙張材料庫存明確有效，為紙張材料采購和印制工作提供合理的庫存依據(jù)，確保印制工作的順利進行。

另外，出版社要定期對紙張材料進行實地盤點，盤點數(shù)量與材料明細(xì)臺賬進行核對，差異部分要做好記錄。盤點結(jié)束后，生成盤點材料賬，并對差異部門進行說明報資產(chǎn)財務(wù)部和領(lǐng)導(dǎo)班子進行批準(zhǔn)核定，根據(jù)批示進行賬務(wù)處理，確保賬實一致。另外，出版社在盤點時要對紙張材料的實際情況進行查看，對處理零頭紙張和存放時間較長的紙張材料根據(jù)實際情況設(shè)計處理方案。盤點結(jié)束后，報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行批復(fù)，根據(jù)批復(fù)結(jié)果對其進行處理。

以上的論述都是基于常規(guī)出版社的材料管理進行的，在實際運作中每個出版社都有自己的特點。對于出版圖書品種數(shù)少且用量不大的出版社來說，有可能出現(xiàn)一書一調(diào)的情況，即一本書采購一次紙張。這種材料采購方式對出版社來說好的一方面，會減少資金的占用和庫存紙張的管理;不利的方面，因為用量過少，在材料采購時沒有議價的可能，所以采購的成本會略高于其他的采購方式。對于單本書大批量用紙的出版社，如黨政類圖書或者教材教輔類的紙張材料使用，可采用一書一招標(biāo)的情況進行，根據(jù)紙張用量和特定品種的紙張進行招標(biāo)，擇優(yōu)選定供貨商。為了控制成本，這種招標(biāo)往往都直接在紙張制造公司中招標(biāo)，不會在代理商中進行。另外，這類圖書往往因季節(jié)性或者實效性的制約對供貨周期的要求會非常嚴(yán)格，因此在招標(biāo)采購時，除紙張品質(zhì)外，還要考慮供貨商的生產(chǎn)規(guī)模和供貨周期，確保圖書能夠按時保質(zhì)保量的出版。避免因紙張不到位而影響整個的出版周期和出版質(zhì)量。

總之，出版社要嚴(yán)格掌控紙張材料的管理和使用情況，確保紙張材料的存放安全。出入庫管理規(guī)范嚴(yán)格，賬目記錄確保準(zhǔn)確、及時，賬務(wù)處理明晰。材料管理員每月底進行材料月結(jié)，每月與印廠對賬，定期到材料存放延長進行實地盤點庫存情況，定期做好殘紙等材料的報損及管理工作。如遇不符情況，及時查明原因，做到賬實相符，確保出版社的紙張材料資產(chǎn)的安全。出版社要善于不斷創(chuàng)新，利用信息化手段提高工作效率和工作質(zhì)量，使業(yè)務(wù)順利開展的同時，也要保證紙張材料等的安全管理和科學(xué)使用，為出版社的高質(zhì)量發(fā)展和高水平治理打下堅實的基礎(chǔ)。

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