做好事業(yè)單位會計檔案管理要素的探索 ?

邱龍

摘要：會計檔案管理可以反映和披露行政事業(yè)單位的實際經(jīng)濟狀況。事業(yè)單位的會計檔案管理不僅包括經(jīng)濟核算數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)核算數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)和其他紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)，也包括從事會計信息活動的行政機構(gòu)建立的電子會計記錄，它能準(zhǔn)確、真實地記錄和披露行政事業(yè)單位的具體經(jīng)濟交易情況。為此做好事業(yè)單位的會計檔案管理工作勢在必行。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;探索

一、事業(yè)單位會計檔案管理現(xiàn)狀

1、缺乏良好的會計檔案管理電子系統(tǒng)

為了更好地管理電子會計檔案，我們需要使用完善的電子系統(tǒng)來管理會計檔案。目前事業(yè)單位檔案館的檔案管理系統(tǒng)包括“財務(wù)和會計”模塊，但該模塊是為傳統(tǒng)會計檔案開發(fā)的，因此，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)中的“財務(wù)會計”模塊并不完全適用于電子會計檔案，這限制了事業(yè)單位電子檔案管理的發(fā)展。

2、工作人員能力不足

由于電子會計檔案不像紙質(zhì)檔案，它們是無形的、不可觸摸的。他們的管理活動完全依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)的軟件和計算機系統(tǒng)，而計算機網(wǎng)絡(luò)高度依賴于系統(tǒng)。目前，事業(yè)單位的會計隊伍結(jié)構(gòu)單一，擁有豐富的會計經(jīng)驗，但缺乏必要的計算機專業(yè)知識。隨著電子檔案帳務(wù)管理的發(fā)展，信息技術(shù)工作者能力不足的問題將受到越來越大的影響。

3、工作方式落后

由于電子會計檔案的實施，這種方式已不能滿足實際工作的需要。此外，多年來重視使用保管的理念，事業(yè)單位會計電子檔案面臨著開發(fā)利用的困境。傳統(tǒng)的收集、整理、歸檔等方式仍然是日常管理的中心，員工開發(fā)和使用的熱情也不高，難以充分挖掘電子會計檔案資源，積極為單位工作服務(wù)。

二、事業(yè)單位會計檔案管理改進措施

1、積極推動會計記錄的識別和銷毀

目前，新措施已經(jīng)將鑒定銷毀工作的權(quán)力交還給單位，，單位還應(yīng)按照新辦法的有關(guān)規(guī)定，定期開展檔案鑒定和銷毀工作。最好的周期是一年一次，進行鑒定和銷毀。對于已經(jīng)達到保存期限的檔案，會計和檔案部門人員應(yīng)評估檔案的意見，并重新確定檔案的保存期限，必須繼續(xù)保存;不需要存放的按程序銷毀，由檔案部門和財務(wù)部門進行人員參與，監(jiān)督部門和審計部門參與監(jiān)督。如有必要，還應(yīng)邀請單位的法律工作人員參加。為了銷毀檔案，檔案部門和財務(wù)部門的工作人員發(fā)布銷毀意見，編制一份銷毀檔案清單，注明名稱、卷號、，復(fù)印件數(shù)量和其他相關(guān)信息，并由負責(zé)人簽署意見。銷毀前，監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)按照清單規(guī)定的內(nèi)容清點數(shù)量。銷毀后，應(yīng)當(dāng)簽署意見，并向單位負責(zé)人報告。

2、加強制度建設(shè)，提升管理責(zé)任

由于電子檔案強調(diào)對流程的全面管理和對前端的控制，這與紙質(zhì)檔案有很大不同，在實踐中開發(fā)的管理體系應(yīng)覆蓋電子會計檔案的整個生命周期，并說明不同部門和人員的職責(zé)：財務(wù)部主要負責(zé)管理前端，檔案保管部完善電子檔案管理系統(tǒng)，它制定了相應(yīng)的行動流程和安全措施，解決了存在的問題。不同地區(qū)單位的會計檔案現(xiàn)狀各不相同，例如，固定資產(chǎn)折舊方法有不同的規(guī)定，因此，我們應(yīng)該根據(jù)自己的情況選擇能夠發(fā)揮主導(dǎo)作用的正確政策。

電子會計檔案移交檔案前，收集、整理、歸檔工作主要由財務(wù)部負責(zé)。財務(wù)部應(yīng)從安全會計的角度提出安全要求，并組織電子會計檔案。IT部門負責(zé)開發(fā)系統(tǒng)，提供技術(shù)支持，采取安全措施，而檔案管理部門則負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)這一過程。新系統(tǒng)應(yīng)在會計記錄歸檔方面引入創(chuàng)新。除了傳統(tǒng)的歸檔范圍外，還應(yīng)歸檔銀行企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和互聯(lián)系統(tǒng)創(chuàng)建的新的電子會計檔案，包括歸檔領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)和系統(tǒng)文檔，確保歸檔文件的完整性，為用戶提供完整有效的基礎(chǔ)。

移交過程中，財務(wù)部負責(zé)編制清單目錄，檔案管理部負責(zé)對光盤和清單目錄進行接受。檔案部負責(zé)后期妥善保管，按照相關(guān)制度規(guī)定進行標(biāo)識和銷毀，回收和使用。在收集整理過程中，要確保整個過程的安全性。從源頭上控制檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，嚴格管理傳輸和轉(zhuǎn)換過程，充分保證真實性，電子文件的完整性和可訪問性。員工應(yīng)充分利用空閑時間收集數(shù)據(jù)，并努力使用下一個工作日的最新數(shù)據(jù)。整個數(shù)據(jù)傳輸過程采用單一寄售模式，以防止數(shù)據(jù)覆蓋。對數(shù)據(jù)收集進行了良好的監(jiān)控，以準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)和定位問題的鏈接。同時，正在開展大量工作打擊假冒行為，并采取混合措施防止假冒商品，如雙方的數(shù)字簽名和機密數(shù)據(jù)比較，以達到防偽和多次打擊假冒的目的。

3、加強員工培訓(xùn)，提高員工素質(zhì)

管理人員不僅有義務(wù)學(xué)習(xí)足夠的會計知識，而且有能力處理信息，首先，我們可以使用內(nèi)部潛在的步驟方法來加強員工在計算機軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)知識方面的技能，提高工人使用信息技術(shù)和新知識、新技術(shù)、新設(shè)備的能力，以及透過定期舉辦技術(shù)培訓(xùn)及持續(xù)培訓(xùn)，更新及改變現(xiàn)有知識架構(gòu)的現(xiàn)況。或者，引入信息技術(shù)的專業(yè)人才對其及進行培訓(xùn)會計方面的知識，可以讓其直接從事與會計檔案管理相關(guān)的工作。

結(jié)語：

在互聯(lián)網(wǎng)時代，使用電子會計檔案的好處非常明顯。它減少了紙張、物流、倉儲和工作的開支，提高了會計工作的效率，促進了事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻：

[1]馬婷. 淺析事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新[J]. 卷宗，2021，11（5）：22.

[2]彭潔.事業(yè)單位會計檔案管理工作探究[J].管理觀察，2020：66-67.