芻議高校檔案信息化建設(shè)策略

歐陽滿兮

摘 要：檔案管理作為高校管理工作中重要的組成部分，應(yīng)當(dāng)隨著我國高校改革不斷創(chuàng)新，通過將信息化技術(shù)應(yīng)用于其中，從而提高檔案管理工作的效率，強化高校檔案管理工作的開展效果。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化逐漸成為時代的主流，而高校的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的步伐，通過加大信息化建設(shè)，進一步提高高校的管理效率，在實際工作的過程中，應(yīng)當(dāng)引進更加先進的管理方式，提高工作人員的綜合素養(yǎng)，實現(xiàn)信息共享，以信息化的方式替代傳統(tǒng)的存儲方式，最終提高高校的信息存儲開發(fā)能力。在信息化水平不斷發(fā)展的背景之下，高校檔案管理工作也有了新的內(nèi)容，通過加強檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的結(jié)合程度，不僅僅能夠提高工作效率，與此同時，也能夠提高高校的整體管理水平。本文就高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及管理對策進行探討。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化;建設(shè)

通過將信息技術(shù)應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)時代高校工作的管理之中，會使得傳統(tǒng)的管理方式產(chǎn)生一定的變化，信息化管理方式相比較傳統(tǒng)的存儲方法存儲空間更大且速度更快。在此背景之下，高校應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化管理建設(shè)，并且建立與之相對應(yīng)的信息管理平臺，為實現(xiàn)檔案信息化管理提供堅實的基礎(chǔ)。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案信息化管理概述

在檔案管理的過程中，通常都是以紙質(zhì)文件作為基礎(chǔ)，由人工對檔案進行收集保管以及編寫，由于檔案的儲存量較大，且信息十分復(fù)雜，因此工作人員在對信息進行提煉的過程中，往往會出現(xiàn)很多問題，且最終的調(diào)研質(zhì)量會受到較多人為因素的影響，在保存的過程中極易產(chǎn)生錯誤。除此之外，在對檔案進行調(diào)用時由于手續(xù)十分復(fù)雜，且效率低，因此也很難確保檔案管理工作的有效性。然而在將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的過程中，不僅僅能夠提高檔案管理水平，同時也能夠創(chuàng)新服務(wù)方法，并為其提供強有力的技術(shù)保證。當(dāng)前我們可以充分運用互聯(lián)網(wǎng)平臺，拓寬檔案信息的來源，確保信息收集的準確性，提高了信息收集效率，同時在對黨員進行歸檔的過程中，也能夠?qū)Σ煌男畔⑦M行分類整理，并且建立與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，在保證工作人員效率的同時，也能夠提高信息處理質(zhì)量，確保檔案工作的有效性以及完整性。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.管理強度不夠

當(dāng)下盡管信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)之中，然而并沒有發(fā)揮計算機技術(shù)的應(yīng)有作用，在實際應(yīng)用的過程中也存在很多問題。首先，高校在將信息技術(shù)應(yīng)用于其中的過程中，僅僅是將管理技術(shù)局限于一個方面，通過采用單機操作的模式來滿足高校信息管理的需求，并沒有考慮到整體的檔案管理工作，使得各個消息在傳遞的過程中存在一定的滯后性，進而嚴重影響了信息化管理的時效性。在當(dāng)下高校檔案管理工作的過程中，整體效率不高，雖然信息化技術(shù)已經(jīng)在管理過程中得到了廣泛的應(yīng)用。然而由于應(yīng)用深度還有待提升，與之相對應(yīng)的管理技術(shù)也有帶豐富，一些高校甚至仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這也導(dǎo)致高校檔案管理信息化水平不高，在檔案管理工作推進的過程中往往會出現(xiàn)由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的過程中，由于信息技術(shù)的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發(fā)布以及信息管理，不會運用信息技術(shù)加強檔案的溝通和交流，這些都會直接影響高校檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率。同時，在信息化管理的過程中工作人員的素質(zhì)水平也會直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術(shù)，因此也不了解各種先進的信息化管理方法，嚴重影響了整體的管理效率。

2.網(wǎng)絡(luò)管理安全性

在互聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案信息化管理的過程中也會存在安全性這一方面的問題。首先由于計算機系統(tǒng)在發(fā)展的過程中本身就存在一定的安全隱患，因此，在高校對信息進行存儲的過程中，一定會應(yīng)用到計算機硬件，而硬件有著人為破壞的可能性。在電腦聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)之后，也容易受到一些病毒的攻擊，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被偷竊以及篡改，同時在推進高校檔案信息化管理的過程中，由于缺乏與相對應(yīng)的法律文件，檔案管理體系仍然不完善，因此，在對信息進行存儲的過程中，僅僅是按照過去的存儲方式進行規(guī)定和限制的，導(dǎo)致當(dāng)下還沒有專門針對互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息管理的法律存儲規(guī)定，因此，檔案信息化管理的過程中缺失法律認可，導(dǎo)致高校檔案信息化管理工作的真實性存在疑慮。

3.檔案管理信息缺失

在信息技術(shù)進一步發(fā)展的背景之下，信息化的管理手段也被應(yīng)用于各個行業(yè)，在給工作人員帶來實際便利性的同時，也能夠提高工作的科學(xué)性。在高校經(jīng)營活動的過程中檔案管理涉及到很多原始的資料，一些數(shù)據(jù)是能夠反映高校經(jīng)濟狀況的，因此是尤為重要且不可丟失的。在高校發(fā)展的過程中，財務(wù)核算的數(shù)量也在不斷的增多，因此為了給資料提供一定的空間，同時也能夠方便工作人員對黨員進行查閱，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的信息化程度，只有這樣才能夠避免由于工作人員變動給檔案管理帶來的不良影響，當(dāng)前很多高校雖然對檔案管理進行信息化的建設(shè)，然而由于信息化程度欠缺且檔案數(shù)量累積過多，并不能夠?qū)﹄娮訖n案進行及時的更新，最終導(dǎo)致信息發(fā)展滯后，不能夠充分運用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展優(yōu)勢，完善與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。

4.檔案執(zhí)行力度不足

由于當(dāng)下高校的檔案管理工作并沒有設(shè)置專業(yè)的工作人員對檔案進行管理，通常是由工作人員進行歸檔整理。然而通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多工作人員并沒有進行專門性的檔案培訓(xùn)工作，這也使得工作人員在進行檔案整理時不能夠滿足檔案管理對于專業(yè)性的需求，造成檔案管理存在檔案歸檔不符合實際，要求不規(guī)范等問題。與此同時，工作人員在進行檔案管理的過程中，由于缺乏與之相對應(yīng)的制度執(zhí)行規(guī)范以及操作標準依據(jù)，這也使得工作人員在進行檔案管理的過程中存在執(zhí)行力不足的情況，不能夠?qū)n案進行及時的整理以及收集，使得最終的工作十分混亂。除此之外，我國在發(fā)展的過程中并沒有針對檔案管理制定與之相對應(yīng)的法律法規(guī)，這也使得檔案管理工作在具體實際執(zhí)行的過程中缺乏法律法規(guī)指導(dǎo)，并不能夠?qū)⒎煞ㄒ?guī)作為最終的執(zhí)行規(guī)范，不能夠確保檔案管理工作最終的工作質(zhì)量以及效率水平。高校檔案管理工作對于推動高校的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用，因此管理人員的個人能力以及綜合素養(yǎng)也應(yīng)當(dāng)跟隨檔案管理工作的發(fā)展而不斷豐富。在信息化時代背景之下，作為管理人員應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用信息化技術(shù)，提高高校檔案管理工作的效率，通過推動檔案管理方式以及內(nèi)容的改革，從而提高管理質(zhì)量。然而，由于一些管理工作人員個人素質(zhì)以及專業(yè)知識的欠缺，不能夠適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展的需求，因此這也會直接影響檔案管理工作的效果。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案信息化管理對策

1.完善管理制度

由于檔案行業(yè)具有一定的復(fù)雜性，因此對于檔案信息化管理工作的要求也在不斷的提高，通過將信息技術(shù)應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的過程中，不僅僅能夠幫助高校獲得良好的管理效果，同時也能夠推動高校的可持續(xù)發(fā)展，通過將信息化的管理模式應(yīng)用于其中能夠幫助檔案信息工作的有效開展。除此之外，通過構(gòu)建一個信息化的平臺也能夠方便高校的各個部門展開更好的溝通和交流，最終實現(xiàn)信息共享。為了能夠使得各個部門的工作人員能夠更快地獲取信息，提高檔案管理的效率，通過運用信息平臺能夠?qū)π畔⑦M行歸納處理。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時代高校發(fā)展的過程中一定要遵循規(guī)章制度，從而保障施工的有效性，只有構(gòu)建完善的制度，才能夠確保互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的有效開展，因此想要在互聯(lián)網(wǎng)時代背景之下更好地推進互聯(lián)網(wǎng)時代背景下檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)制定一個科學(xué)有效的管理制度，從而保證各項工作的順利推進。

2.做好信息共享工作

為了確?；ヂ?lián)網(wǎng)時代高校檔案信息管理工作的有效性，應(yīng)當(dāng)對當(dāng)下的資源進行構(gòu)想，在內(nèi)部平臺，加大各個部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)信息共享。由于當(dāng)下我國在信息化管理這一方面還不夠成熟，因此各個部門之間的只能十分分散，導(dǎo)致各個部門在進行溝通時不順暢，使得整體工作效率降低，因此我們可以建立一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，最終實現(xiàn)辦公的統(tǒng)籌合理性。其次，為了進一步實現(xiàn)信息共享可以設(shè)立一個獨立于系統(tǒng)之外的平臺，通過對檔案進行信息化管理分類之后再進行共享，這樣也能夠便于工作人員對想要的檔案信息進行查詢以及上傳。作為檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)建立與相對應(yīng)的規(guī)章制度，通過鼓勵引導(dǎo)工作人員對檔案信息進行共享，提高資源的利用效率，從而創(chuàng)造更多的檔案價值，同時也應(yīng)當(dāng)加大對于資料的審核力度，對于資料的來源以及名稱等信息進行標注，方便工作人員進行查詢以及整理。

3.提高人才素養(yǎng)

為了提高互聯(lián)網(wǎng)時代高校檔案信息化管理工作的有效性，應(yīng)當(dāng)加強高素質(zhì)人才建設(shè)，打造一支具有高效率的信息化管理團隊，應(yīng)當(dāng)提高工作人員的綜合素養(yǎng)，并且對各個行業(yè)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進行了解，且具有一定的計算機知識，只有這樣才能夠做好互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化的管理工作，滿足信息化建設(shè)的需求。因此，對于工作人員而言，應(yīng)當(dāng)具備豐富的檔案管理知識以及實踐經(jīng)驗，同時應(yīng)當(dāng)加強對于信息化管理的定向?qū)W習(xí)以及社科知識了解，最重要的是應(yīng)當(dāng)了解檔案存儲接收的基礎(chǔ)知識，只有這樣才能夠勝任檔案信息化管理工作的需求，在高校信息化建設(shè)的過程中，也應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，不斷進步，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)以及綜合能力。

4.樹立科學(xué)的管理觀念

在社會不斷發(fā)展的背景之下，作為管理人員應(yīng)當(dāng)始終緊跟時代發(fā)展的步伐，樹立科學(xué)的檔案管理觀念，只有這樣才能夠推動高校的可持續(xù)發(fā)展，使得檔案管理滿足社會實踐發(fā)展的需求。在對檔案進行管理的過程中，作為工作人員應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的職責(zé)以及目標，通過落實各項工作制度，嚴格規(guī)范管理工作的執(zhí)行，充分發(fā)揮自身的職責(zé)，最終保證檔案管理的實際效用，完成檔案管理目標。與此同時，作為管理人員應(yīng)當(dāng)充分注重檔案管理這一工作，并且嚴格將檔案管理的最終效果與工作人員的獎懲制度相掛鉤，這樣也能夠激發(fā)工作人員的積極性。在檔案管理的過程中提高信息化建設(shè)水平，對于推動管理工作的有序開展有著十分重要的意義，因此高?？梢越Y(jié)合自身的實際情況，建立與之相對應(yīng)的管理系統(tǒng)，例如局域網(wǎng)建設(shè)等等，各部門都可以通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)信息資源共享，這也方便工作人員對信息數(shù)據(jù)進行更新，通過建立與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫以及電子檔案在提高工作效率的同時也能夠推動高校管理的可持續(xù)發(fā)展。

5.加強日常維護

工作人員在進行檔案信息化系統(tǒng)日常維護和管理的同時，應(yīng)當(dāng)加強對于軟件以及硬件的查看，通過定期對交換器、路由器等硬件進行仔細地檢查，從而確保這些硬件的性能良好，排除一些安全事故的發(fā)生。在檢查過程中，一旦發(fā)現(xiàn)硬件出現(xiàn)故障，應(yīng)當(dāng)及時維修或者更換，從而確保檔案管理系統(tǒng)運行的過程中各個環(huán)節(jié)能夠正常地運轉(zhuǎn)。針對軟件這一部分應(yīng)當(dāng)及時進行更新，通過安裝最新的補丁，進一步提高公眾日常工作過程中軟件的安全性。除此之外，還需要進行不定期檢查和定期檢查這兩種，通過將兩者相結(jié)合，從而使得檔案信息的安全保護更加科學(xué)，更加有效。為了進一步加強檔案信息的安全，作為工作人員不僅僅應(yīng)當(dāng)保障終端設(shè)備的安全，同時也應(yīng)當(dāng)確保信息在運輸傳達過程中的安全。在此過程之中，工作人員應(yīng)當(dāng)進一步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)加密技術(shù)。作為操作人員在進入終端之前應(yīng)當(dāng)進行嚴格的身份驗證，只有這樣才能夠提高終端訪問的門檻，防止一些無關(guān)人員隨意訪問。與此同時，應(yīng)當(dāng)選擇與之相對應(yīng)的加密方法，并不斷優(yōu)化加密技術(shù)，從而確保網(wǎng)絡(luò)安全。例如，技術(shù)人員可以運用數(shù)據(jù)加密標準算法來進行安全維護。這樣一來密碼很難被破譯，而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運行的過程中的安全也可以得到保障。

四、結(jié)束語

綜上所述，在高校發(fā)展的過程中，實現(xiàn)信息化管理已經(jīng)是大勢所趨，是提高高校日常管理工作質(zhì)量以及效率的重要手段，與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)時代檔案信息化管理工作也是一個系統(tǒng)性的工程，作為管理人員，應(yīng)當(dāng)清醒的認知到當(dāng)下檔案管理過程中存在的問題，并且結(jié)合科學(xué)信息技術(shù)找到解決辦法，使得檔案管理工作更加規(guī)范，更加高效，最終使得檔案信息化管理工作符合時代發(fā)展需求。

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（作者單位：湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院）