探討單位文書檔案管理效率的提升路徑

劉陽

摘要：隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，事業(yè)單位的建設(shè)質(zhì)量越來越高，對行政檔案管理也提出了很高的要求。但隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，很多單位的文書檔案管理工作效率還很低下，因此本文分析了單位文書檔案管理的重要性及目前存在的問題，提出了提升文書檔案管理工作效率的實踐策略，希望給有關(guān)部門提供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;行政工作;提升效率

引言：文書檔案管理工作需要對行政資料進行整合、存儲與分析，起中包含了會議紀(jì)要、人員變更以及存檔資料等多方面工作數(shù)據(jù)，在單位中占據(jù)著十分重要的位置。因此其關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)比較多，應(yīng)保證文書檔案管理工作順利有效開展，提升工作效率，為單位發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)。

一、單位文書檔案管理的重要性

在機構(gòu)組織中，文書檔案管理是部門日常工作中提供一定參考的基礎(chǔ)工作，準(zhǔn)確、全面的文件可以有效提升日常工作效率。而文書檔案管理工作中存在著許多問題與技巧。因此為做好文書檔案管理工作，應(yīng)注意歸納范圍與歸檔時效，在保持完整性的同時也應(yīng)保證其準(zhǔn)確度，也要注意相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)范。

文書檔案管理工作中的收集、整理、保護等工作并不是相互獨立的，而是相連并相互制約的，因此在總體工作中，應(yīng)廣泛運用文檔信息為日后工作奠定基礎(chǔ)。各個檔案信息也會為事業(yè)單位的相關(guān)工作進行全程性服務(wù)，因此做好文書檔案管理工作對推動單位整體發(fā)展起著重要的作用，因此應(yīng)不斷提高檔案管理的質(zhì)量與工作效率，促進單位整體的發(fā)展。

二、當(dāng)前單位文書檔案管理的問題

在當(dāng)前事業(yè)單位的文書檔案管理中，仍舊存在著一些問題，為該工作造成了制約，降低工作效率。

第一，當(dāng)前很多單位并沒有對文書檔案管理工作持有足夠的重視，認(rèn)為這項工作沒有技術(shù)含量，因此在檔案管理工作中缺乏有效方法與正確的分類系統(tǒng)，而相關(guān)工作人員也沒有真正意識到文件組織意識的重要性，只是簡單地組織相應(yīng)信息，沒有部署專業(yè)人員進行工作組織。

第二，我國已經(jīng)進入了數(shù)字化與信息化的時代，很多先進技術(shù)與設(shè)備進入了人們的生活，而檔案管理工作也需要先進的計算機、掃描儀等設(shè)備提供幫助，然而目前很多單位基層文件管理部門的建設(shè)較為薄弱，缺乏先進設(shè)備，甚至有些地方還沒有獨立的文件管理室，或是單純依靠人力進行信息收集整體工作，降低著工作效率，也讓信息缺乏準(zhǔn)確性。

第三，當(dāng)前文書檔案的制度有待完善，很多單位的文檔管理工作都被安排在了文員身上，在實際工作中較為隨意，缺乏規(guī)范管理的制度，導(dǎo)致相關(guān)人員十分松懈，難以重視工作，缺乏端正工作態(tài)度，如機密文件隨意亂放、人員信息處理不及時、單位考核缺乏參考信息等亂象時有出現(xiàn)，非常容易造成不良影響，文檔管理工作效率低下，并對單位的整體發(fā)展造成了較大的阻礙[1]。

三、提升文書檔案管理效率的實踐策略

（一）提高對文書檔案管理的重視

現(xiàn)階段應(yīng)提高相關(guān)部門對文書檔案管理工作的重視程度，在工作中，領(lǐng)導(dǎo)部門以及相關(guān)管理人員應(yīng)意識到文書檔案管理工作的重要性，以及其對單位發(fā)展的重要作用，并積極轉(zhuǎn)變自身思想，跟上時代發(fā)展的不發(fā)，保證文書檔案管理工作可以順利開展，提升自身的管理責(zé)任，對檔案工作進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，協(xié)調(diào)好檔案管理中的各項工作流程，對相關(guān)工作人員進行細分，實行專人負(fù)責(zé)、各負(fù)其責(zé)，將具體責(zé)任落實到每個人，并結(jié)合實際情況加大資金投入，建設(shè)良好且完善的檔案管理工作條件，由于紙質(zhì)文書較多，所以應(yīng)保證檔案管理室有充分的通風(fēng)性與干燥性，防止紙張發(fā)霉影響資料調(diào)取，依次促進該工作在各部門工作人員心中的重要性。

（二）運用現(xiàn)代化設(shè)施

在相關(guān)部門加大資金投入后，各單位也應(yīng)與時俱進，為文書檔案管理工作引入現(xiàn)代化的先進設(shè)備，并將傳統(tǒng)的封閉式管理加以轉(zhuǎn)變，融入先進思想，將通訊技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)加以廣泛運用，構(gòu)建健全合理的文檔信息化系統(tǒng)。

由于數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展，因此文書檔案管理工作也應(yīng)融入數(shù)字化模式，解放勞動力的同時提升文檔信息的準(zhǔn)確性與高效率，防止出現(xiàn)人為疏忽導(dǎo)致的信息錯誤，以及人工操作緩慢影響的低下效率，充分發(fā)揮信息技術(shù)的可靠性與時效性，提升文書檔案管理工作的效率。

（三）建立健全文書檔案管理的制度

在進行文書檔案管理工作時，為提升工作效率與質(zhì)量，應(yīng)建立健全的文書檔案管理的規(guī)章制度，首先可以對當(dāng)前文檔管理工作制度進行針對性分析。將新時代與新發(fā)展的相關(guān)需求目標(biāo)加以融入。

也應(yīng)加入適當(dāng)?shù)莫剳图钪贫?，?yán)格懲罰不安規(guī)定要求的，對檔案工作不認(rèn)真的工作人員，杜絕資料亂放的現(xiàn)象，同時在不斷完善規(guī)章的同時，積極落實聽證制度，讓管理人員與相關(guān)專業(yè)人士參與到聽證活動中，提高制度規(guī)章的合理性與可行性，并積極采取科學(xué)合理的調(diào)整優(yōu)化措施，讓工作更加可行，促進新制度的全面落實，更加提升檔案管理的工作效率。

（四）提升相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)

在落實各項規(guī)定時，也應(yīng)提高文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，由于當(dāng)前各單位對其缺乏重視，因此招聘來的文書檔案管理人員水平普遍較低，難以適應(yīng)新時代的發(fā)展要求。

因此應(yīng)從源頭上加以控制，如在招聘環(huán)節(jié)中，應(yīng)適當(dāng)提高檔案管理工作人員的準(zhǔn)入門檻，多加招聘一些有行政專業(yè)的人才及現(xiàn)代化信息專業(yè)的人才，并適當(dāng)增加工作待遇，吸引更多人才涌入。也應(yīng)制定完善的在崗培訓(xùn)，積極開展培訓(xùn)工作，結(jié)合文書檔案管理工作的實際需求以及現(xiàn)代化設(shè)備操作方面，加強相關(guān)人員素質(zhì)，并對已在職或即將上崗的人員進行考核，有效保證相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。

也應(yīng)注重考核方式的多樣化，將傳統(tǒng)的理論知識考核加以創(chuàng)新改變，多采用一些互動性考核，并將考核通過的員工加以晉升，適當(dāng)提升薪資，促進其更積極地學(xué)習(xí)，也對未通過的員工進行激勵，激勵其提升自身素質(zhì)，防止考核流于形式，通過多元化手段提升文書檔案管理工作的效率[2]。

結(jié)語：綜上所述，現(xiàn)代化社會對我國各單位提出了更高的發(fā)展要求，而文書檔案管理工作則在各單位中發(fā)揮著不可或缺的重要作用，因此為了保證文件信息的健全與完善，應(yīng)不斷優(yōu)化相關(guān)制度，提升相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)，各領(lǐng)導(dǎo)部門也應(yīng)提升對其的重視程度，積極引入現(xiàn)代化設(shè)備，多方面提升檔案管理工作的工作效率，為各單位的長久發(fā)展提供保障。

參考文獻：

[1]鐘衛(wèi)國.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（14）：22-24.

[2]郭向.雙軌制管理模式下醫(yī)院文書檔案管理效率的提升策略[J].黑龍江檔案，2021（01）：134-135.