新時期下督辦工作的實踐與思考

常 潔 安雷平 董 蕾 兵器工業(yè)衛(wèi)生研究所

督辦是推動領導決策落實，提高工作效率的有效手段。習近平總書記高度重視督辦督查工作，他強調“在一定意義上說，沒有督查就沒有落實，沒有督查就沒有深化”。所以面對新形勢，加強督辦工作就顯得尤為重要。2021年是所院十四五開局之年，面對經營形勢新的挑戰(zhàn)，所院部署了多個專項工作，加強督辦工作也成為推動各項工作落實落地的必要需求。目前督辦工作站位不高、力度不強、制度不健全，導致此項工作運行起來顯得“輕飄飄”，因此，辦公室要改進工作作風，做到重要決策、文件、會議、批示等事項督辦“全覆蓋”，確保政令暢通，推動工作落實。

一、督辦工作的重要意義

(一)督辦是確保政令暢通的重要保障

督辦是對執(zhí)行情況有效監(jiān)督手段，是推動決策落實重要力量，是確保政令暢通重要保障。辦公室要進一步加強督辦工作的認識，創(chuàng)新督辦機制，利用信息化手段，匯聚各方力量，有力有效推動所院部署的重要工作、領導關注的重點事項等工作目標順利完成。

(二)督辦是推動工作順利開展的有效手段

督辦就是圍繞領導批示、所院重點工作和專項工作進行督促檢查和調研分析的過程，全面掌握工作動態(tài)，有效解決棘手問題，及時調整決策上的偏差。督辦工作是貫徹落實所院各項工作順利開展的重要保障，是提高辦事效率和改進工作作風的重要途徑。

(三)督辦是實施精細化管理的客觀要求

精細化管理是現(xiàn)代化企業(yè)管理的必然趨勢，是企業(yè)運行的核心工程，及時有效的督辦是實施精細化管理、提高管理能力的客觀要求。督辦是及時檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正和處理的過程，有效落實管理責任，將責任具體化、明確化，完全符合精細化管理的內容和原則。

二、新時期下督辦工作遵循的規(guī)律

(一)以“權威性、靈活性、實效性”為特點

辦公室是綜合管理和協(xié)調部門，督辦作為辦公室一個重要的職能，是“參謀輔政、組織協(xié)調、督查落實”的綜合體現(xiàn)。

1.權威性

一是督辦內容的權威性。督辦事項多是領導指示批示，重點任務、重要會議精神，代表的是領導和整個單位需要關心、解決的問題，這不是權利，而是責任和義務，要保持督辦的權威性，擺正工作心態(tài)，做好服務工作。提高政治站位。二是督辦過程的權威性。從立項、交辦、辦結、反饋等整個過程需要領導審批和辦公室監(jiān)管，所以辦理過程和結果是具有權威性的。

2.靈活性

一是督辦內容的靈活性。督辦內容不僅包含文件或者確定的事項，還包含重要會議、重點工作和領導交辦的其他事項等，具有一定的靈活性。二是督辦方式的靈活性。督辦可通過下達《督辦事項單》、口頭傳達和溝通，或者電話、微信等其他手段進行督辦，不受時間和空間上的限制，可采取靈活的處理方式。

3.實效性

督辦的任務可分為長期和短期內完成，可根據事項的不同內容和要求在時效性上制定不同的規(guī)定，所以督辦工作具有時效性的同時也具有實效性，要規(guī)范制度，強調獎懲，提高自身素質，狠抓落實，推動工作。保證在規(guī)定的時間范圍內，按質按量完成任務，達到實際效果，切實做到“實”字當頭，“效”字當先。[1]

(二)以“協(xié)作配合、調查研究、實事求是”為原則

督辦工作不能唱“獨角戲”，更不能紙上談兵，要貼合工作實際，符合時代要求。

1.協(xié)作配合

督辦工作不能僅依靠一個部門來完成，而是多部門協(xié)作配合的結果，要充分發(fā)揮決策層和執(zhí)行層的“橋梁”作用。辦公室要充分發(fā)揮“承上啟下、統(tǒng)籌協(xié)調”的作用，運用協(xié)調和服務相結合的方式，溝通上下，聯(lián)系左右，形成督辦合力，推動工作進展，強化責任落實，督促目標完成。

2.調查研究

督辦工作主要是發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、處理問題的過程，在這個過程中要注重實地調查，是否可以立行立改？是否需要多個部門配合？是否需要下督辦單？都是需要考慮的因素，滿足督辦事項的合理性、可行性和可控性。督辦事項里的相關內容在實踐過程中也可根據實際情況進行調整，以便工作能順利開展。

3.實事求是

遵循實事求是的原則，對于承辦部門反饋的信息，要認真調查研究，摸實情、看實效，認真確認督辦結果。密切跟蹤督辦工程，形成督辦反饋，切實做到從實際出發(fā)，不搞形式主義。確保督辦結果真實、可靠，對于未完成事項，要持續(xù)跟蹤，形成督辦閉環(huán)，完整反饋在《督辦簡報》中。

(三)以“PDCA循環(huán)”為依托

督辦工作是以“PDCA循環(huán)”為依托，通過“計劃、實施、檢查、處理”這四個環(huán)節(jié)，結合督辦工作的實際要求，制定“擬辦、立項、交辦、辦結、反饋、檢查、歸檔、通報”這八個小環(huán)節(jié)，以達到各項工作順利開展的目的。按照“PDCA循環(huán)”模式進行督辦工作，能有效提升督辦職能，促進各個工作目標完成。督辦工作“PDCA循環(huán)”詳見附圖。[2]

如圖可知，督辦工作流程是以“PDCA循環(huán)”為依托，各個環(huán)節(jié)相輔相成，最后達到督辦目標，總結經驗教育，形成獎懲機制。已完成的督辦事項經核查無誤后歸檔，并予以標準化。未完成的督辦事項留待至下一個循環(huán)繼續(xù)解決，持續(xù)改進。

督辦工作情況直接反映在《督辦簡報》中，所以《督辦簡報》同樣要遵循“PDCA循環(huán)”模板，按季度分類通報，通報內容主要包括專項督辦、文件督辦、行政查房督辦、會議督辦、電話督辦、三季度未完成事項督辦等，督辦完成事項可以歸檔，本季度未完成事項要及時跟進，將督辦結果及時反饋在下一期《督辦簡報》中，形成閉環(huán)。

三、改進督辦工作的對策措施

(一)加強“三項建設”，完善督辦機制

1.加強內容建設。在督辦內容上不斷拓寬，主要分為專項督辦、文件督辦、會議督辦、行政查房督辦、電話督辦、未完成事項督辦等六個方面。專項督辦是對所院大型專項活動和方案進行督辦；文件督辦主要對有節(jié)點型、專項型、任務型以及領導重要批示的文件進行督辦；會議督辦是針對領導在會議上重點強調、重點指示等事項進行督辦；行政查房督辦專指每月專項大檢查中形成的問題進行督辦；電話督辦是不需要下達督辦通知單的簡單事項進行電話督辦；未完成事項是在這一節(jié)點未完成的督辦事項，在下一節(jié)點內持續(xù)督辦。六項督辦相結合，更加注重一體化統(tǒng)籌協(xié)調和整體推動。

2.加強架構建設

在督辦架構上不斷深化，不僅構建辦公室、主辦部門，協(xié)辦部門的橫向聯(lián)動，還要構建分管領導、部門責任人、執(zhí)行人員的縱向聯(lián)動。目的是形成重大事項領導“抓”，督辦事項主辦部門“辦”，督辦過程辦公室“跟”的責任架構，使得督辦事項從上到下落實責任，督辦過程從始到終環(huán)環(huán)相扣，督辦結果從有到無解決問題。責任架構的形成有利于各部門的工作聯(lián)動，促進各項工作目標順利達成，辦公室也將按照“事事有結果，件件有回音”的原則，充分發(fā)揮綜合協(xié)調能力，層層抓好督辦落實。

3.加強體系建設

在督辦體系上不斷創(chuàng)新，主要以“主管領導、分管領導、辦公室、責任部門”為“四輪驅動”，建立以“督辦事項、執(zhí)行情況、績效考核”為“三位一體”的工作體系。將領導和部門上下聯(lián)動，督辦結果和績效考核緊緊相扣，有利于推動形成各部門分工明確、協(xié)調溝通、高效運轉的督辦工作格局。規(guī)范的督辦行為和完備的督辦體系可讓領導的講話“有力量”，會議的決策“有重量”，文件的辦理“有能量”，檢查的結果“有質量”，問題的反饋“有份量”，進一步提升督辦工作滿意度和認可度，有序推進各項工作的落實。

(二)做好“三個環(huán)節(jié)”，抓實督辦過程

1.做好立項環(huán)節(jié)

圍繞重要批示、重要文件、重要會議、重要檢查、重點難點問題以及領導關注的其他問題等，逐一規(guī)整梳理，做好分門別類，形成督辦臺賬。切實貫徹落實重要指示精神，增強對事件的敏銳度、緊迫感和好奇心，準確把握事件的切入點和落腳點。以事關所院全局的重點、焦點工作為抓手，根據督辦內容和職能部門的職責分工，確定主辦部門、協(xié)辦部門、完成時限等，確立需要督辦事項，拓寬督辦內容，細化督辦分類，明確督辦分類體系，做到督辦事項“全覆蓋”。

2.做好交辦環(huán)節(jié)

將已經劃分好督辦事項，利用自動化辦公手段，下達《督辦事項單》，督辦單要包括督辦來源、督辦內容、交辦時間、主辦部門、辦結時間、完成情況、未完成情況說明等相關要素。督辦單力求責任明晰化、目標精確化、時限具體化。交辦督辦事項單前要明確各自分工與責任；交辦督辦事項單時要與主辦部門做好溝通與交流工作；交辦后及時了解辦理進度和動態(tài)。辦公室要加強督促檢查工作，確保政令暢通，將政策方針和重要指示批示落實到位。不斷完善督辦工作制度，形成持續(xù)化督辦，做到督辦過程“全方位”。

3.做好反饋環(huán)節(jié)

按照督辦單的時間節(jié)點，督促相關部門落實，分階段追蹤辦理過程，全面掌握相關情況，及時協(xié)作解決辦理過程中遇到的問題和難點。辦公室要做好立卷歸檔工作，建立完善的督辦工作臺賬，對督辦過程中形成的文件資料要定期歸檔。加強督辦管理措施，在完善制度的基本上加以檢查，確保督辦事項能取得實效。每個季度利用周會通報督辦事項，形成《督辦簡報》，經領導批準后，按期通報在所院公告欄中。按季度追蹤和反饋，做到督辦簡報“全總結”。

(三)開展“三個結合”，創(chuàng)新督辦方法

1.督辦與考核相結合

督辦工作不能“各自為伍”，為提高工作執(zhí)行力度，提升工作效率，促進督辦事項有效落實，注重督辦事項的實效性和完整性，特將督辦情況納入部門績效考核。并將督辦情況形成的《督辦簡報》在周會進行通報，受重視才能辦實事，督辦結果直接反饋在績效考核上，真正讓指示批示和會議精神落到實處。考核和獎懲也將按照“注重實效、落實責任、獎罰分明”的原則，制定合理的督辦考核辦法，客觀公正地展開考核工作，確保各項工作順利開展和各項目標順利完成。

2.督辦與調研相結合

督辦工作不能紙上談兵，要及時通過現(xiàn)場調研，走訪調查，實地考察，符合所院實際開展督辦工作。一方面要根據宏觀政策的變化而調整，在適應所院實際和社會大環(huán)境背景下，調整完成節(jié)點或者督辦內容。不能認為交辦了督辦單，督辦事項就結束了，而是要不斷跟進，及時反饋；另一方面要及時掌握工作進展，對重點、難點工作適時協(xié)調，脫離實際情況的督辦是不可取的，要充分運用督辦合力，推進各項目標完成，使督辦工作更加人性化、合理化、個性化。

3.督辦與溝通相結合

督辦工作更不能是“唱獨角戲”，要充分發(fā)揮職能部門作用，加強溝通協(xié)調能力，做好部門與部門之間“橋梁”“焊接口”作用。督辦前要溝通督辦事項和完成時限；督辦中要溝通辦理過程和問題難點；督辦后要溝通驗收結果和反饋情況，由此可見，溝通在督辦整個過程都是不可缺少的一部分。督辦人員要勤于思考，勇于溝通，善于將原則性與靈活性相結合，積極跟進督辦過程，抓好協(xié)調各方力量，加強配合主辦部門，充分發(fā)揮整體效應，形成督辦合力。■