辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用

張凱琦

摘 要：隨著各行業(yè)的不斷發(fā)展，管理模式中也產(chǎn)生了大量的辦公數(shù)據(jù)和信息，而傳統(tǒng)的信息管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際需求。為此，各行業(yè)也與時俱進(jìn)，開始運用計算機信息處理技術(shù)，它不僅能避免傳統(tǒng)信息管理中的問題，還能為信息管理帶來巨大的便利，漸漸地，這項技術(shù)就取代了傳統(tǒng)的信息管理模式。因此，文章闡述了辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的優(yōu)勢和具體應(yīng)用，并提出相關(guān)的優(yōu)化途徑，希望可以進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：輔助效果；信息整合；技術(shù)范疇

0 引言

辦公是保證各行業(yè)高效循環(huán)發(fā)展的根本所在，隨著技術(shù)的創(chuàng)新，各行業(yè)的辦公自動化建設(shè)就成了企業(yè)經(jīng)營和管理活動的重要組成部分，它不僅可以對企業(yè)各部門的信息進(jìn)行發(fā)布、收集，還能對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，而計算機信息技術(shù)的范疇很廣，在辦公自動化中有著不可替代的作用?？梢?，在辦公自動化中運用計算機信息處理技術(shù)是非常有必要的。

1 辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的優(yōu)勢

1.1 改善辦公環(huán)境

在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境中，除了經(jīng)常受到空間和時間的外在約束，還會因為人工情緒和氛圍的主觀影響，使得整個辦公環(huán)境質(zhì)量無法提升，而計算機信息處理技術(shù)就能改善這樣的辦公環(huán)境。同時，該技術(shù)還能緩解企業(yè)人力資源方面的問題，從根本上推動辦公智能化建設(shè)，讓現(xiàn)代辦公不再受到時間、空間的制約，從而更好地對辦公信息進(jìn)行整合和分析。

1.2 方便信息檢索

在現(xiàn)代辦公過程中，文件信息處理和分析是非常重要的，企業(yè)在每天的運營中都會產(chǎn)生大量的信息，如果采用傳統(tǒng)的信息搜索方法很難將信息資源充分利用。這就需要發(fā)揮計算機信息技術(shù)的優(yōu)勢，將辦公環(huán)境中的內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)連接在一起，形成一座無形的信息橋梁，更加方便地進(jìn)行信息檢索，做出準(zhǔn)確的決策。此外，在計算機信息處理技術(shù)的加持下，企業(yè)還能構(gòu)建更加系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫，讓各類文件在得到規(guī)范管理的同時，提高辦公效率[1]。

1.3 降低管理成本

在辦公自動化中，計算機信息處理技術(shù)能夠降低企業(yè)在運營中對人力資源的大量需求，并將辦公中所涉及的工作日常進(jìn)行信息化處理，從而在降低企業(yè)管理成本的基礎(chǔ)上，簡化辦公流程，讓辦公區(qū)域得到有效拓寬。

2 辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的具體應(yīng)用

2.1 文字軟件處理

在計算機信息技術(shù)中，文字處理占據(jù)著重要位置，它可以對文件、報告等方面的內(nèi)容進(jìn)行有效處理，并根據(jù)提示直接展開操作，相較于傳統(tǒng)的紙、筆文字辦公，文字軟件更具優(yōu)勢。同時，文字處理軟件的命令功能極其強大，比如郵件列表、文字查找與替換、數(shù)據(jù)計算等，使用者可以將圖片插入表格，讓圖、文成為一體，從而更加便捷地進(jìn)行查閱和管理，這些方式都能進(jìn)一步提高辦公人員的工作效率。

2.2 圖文制作與演示

在辦公過程中，圖文制作與演示是最常見的一種功能，如果運用傳統(tǒng)的方式將辦公報表和資料進(jìn)行展示，就需要消耗大量的時間和精力，這就給企業(yè)辦公帶來了一定的難度。而計算機信息處理技術(shù)就能根據(jù)使用人員的需求，對圖片、視頻、語音等內(nèi)容進(jìn)行編輯，把設(shè)計內(nèi)容用幻燈片的方式展示出來，這樣不僅能讓表現(xiàn)形式更加生動，還能突出文字主題，有效提升辦公輔助效果。

2.3 電子表格應(yīng)用

電子表格是日常辦公中的主要方式，它的儲存空間無限大，若運用傳統(tǒng)的方式對各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，就要依靠大量的人力來完成，這既浪費了時間，又占用了資源，在計算中也容易出現(xiàn)錯誤，使得數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無法得到保證。而計算機信息技術(shù)中的電子表格就能簡化辦公中的煩瑣計算過程，讓辦公更加便捷，一般員工都可以很快掌握其操作流程，并在長時間練習(xí)中達(dá)到熟練程度。除此之外，電子表格還有格式化功能，比如在對財務(wù)報表進(jìn)行分析時，可以借助數(shù)據(jù)圖表將信息更加直觀且形象地呈現(xiàn)出來，使其利用價值更高。

2.4 數(shù)據(jù)處理軟件

在計算機信息技術(shù)中，不僅有文字處理軟件，還有數(shù)據(jù)處理軟件，企業(yè)辦公中所需要的數(shù)據(jù)繁多而復(fù)雜，單靠人力對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理是很難發(fā)揮其效果的。因此，數(shù)據(jù)處理軟件能夠通過自身的應(yīng)用程序生成器創(chuàng)建辦公數(shù)據(jù)庫，既能給辦公人員提供所需數(shù)據(jù)，又能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.5 文檔保存

在企業(yè)辦公中，文檔保存也是一項費時、費力的工作，傳統(tǒng)的文檔保存都是人工直接進(jìn)行操作，由于這些檔案多為紙質(zhì)文檔，容易出現(xiàn)丟失、保存不當(dāng)以及查找困難等情況。計算機信息處理技術(shù)能用電子掃描器對紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，然后形成電子文檔，這不僅提高了文檔的保存效率，還避免了紙質(zhì)文檔易出現(xiàn)的丟失情況。除此之外，電子文檔的保存形式是多樣化的，它能對文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，方便辦公人員在任何時間、地點進(jìn)行文檔查閱，但在使用電子文檔時，一定要對文檔設(shè)置安全系統(tǒng)，避免文檔受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊而出現(xiàn)泄露，確保文檔的安全性[2]。

3 辦公自動化計算機信息處理技術(shù)的優(yōu)化途徑

3.1 實現(xiàn)多種技術(shù)整合

信息時代單一的技術(shù)所提供的幫助是有限的，這就需要優(yōu)化多種技術(shù)，并對其進(jìn)行整合，從而讓某個行業(yè)能夠真正地實現(xiàn)升級。對于辦公自動化發(fā)展也是同樣的道理，它需要發(fā)揮計算機信息處理技術(shù)的優(yōu)勢，統(tǒng)籌兼顧相關(guān)概念，讓其能夠與多媒體、通信等技術(shù)有效整合。如將自媒體、即時通信技術(shù)融入辦公自動化系統(tǒng)中，在辦公的時候就能實現(xiàn)線上交流和視頻會議，使得辦公自動化功能逐漸增加，從而為企業(yè)打造一款新的辦公模式。例如：在此次新冠疫情中，幾乎所有的行業(yè)都是在家進(jìn)行辦公，如若這時還采用傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)，就很難實現(xiàn)人與人之間的溝通和交流，但計算機信息技術(shù)中的視頻通訊就能實現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，且操作方式簡單，這不僅能提高辦公效率，還能讓企業(yè)繼續(xù)發(fā)展。除此之外，在辦公自動化中運用無線通信技術(shù)，還能拓寬信息數(shù)據(jù)的傳輸渠道，讓員工能夠?qū)崿F(xiàn)手機和電腦客戶端之間的信息傳輸，完全擺脫了空間對信息數(shù)據(jù)處理的局限性。

3.2 開發(fā)個性化辦公自動化系統(tǒng)

當(dāng)前辦公自動化軟件主要存在操作和實用性不強等問題，它很難滿足現(xiàn)代市場經(jīng)濟發(fā)展趨勢下各行業(yè)的不同辦公需求。面對這樣的情況，就要開發(fā)更多個性化辦公自動化系統(tǒng)。例如：以高校和企業(yè)為例，高校的經(jīng)營管理具有營利行性和公益性兩個特點，但辦公自動化系統(tǒng)就和那些營利性企業(yè)存在較大的差異，他們在設(shè)計自動化系統(tǒng)時，其計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用程度也大不相同。以功能模塊設(shè)計為例，高校一般都涵蓋了財務(wù)、人事、宣傳、管理等幾個模塊，但企業(yè)還有開發(fā)、營銷等模塊，這就要針對不同行業(yè)的需求來開發(fā)不同的辦公自動化系統(tǒng)。

3.3 提高辦公自動化安全性

在辦公自動化中運用計算機信息處理技術(shù)就要實現(xiàn)行業(yè)辦公信息數(shù)字化發(fā)展，雖說數(shù)字化信息處理能夠進(jìn)一步提高行業(yè)辦公效率，但也存在較大的安全風(fēng)險，比如信息泄露、丟失等情況。因此，在辦公自動化中運用計算機信息處理就要先提高信息的安全性，比如通過導(dǎo)入各種安全技術(shù)的方式來保證辦公信息數(shù)據(jù)在傳輸過程中不會出現(xiàn)任何泄露問題，并給辦公電腦設(shè)置防火墻，有效保證辦公信息在處理中更加安全。除此之外，辦公自動化還要從根本上避免因為人工而造成的信息安全問題，比如定期對辦公人員展開計算機培訓(xùn)，讓他們在充分掌握辦公自動化技術(shù)手段的同時，減少因自己錯誤操作而引發(fā)的功能欠缺問題，同時還要對辦公人員進(jìn)行操作技術(shù)的培訓(xùn)，讓他們熟悉各種操作流程，有效提高辦公自動化的應(yīng)用率[3]。

4 結(jié)語

隨著計算機信息處理技術(shù)的不斷完善，在辦公自動化中進(jìn)行普及也成了社會發(fā)展的必然趨勢，該技術(shù)的使用既能解決辦公中信息處理的復(fù)雜問題，又能安全且高效的對辦公信息數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸。從目前來看，在辦公自動化中應(yīng)用計算機信息處理技術(shù)可以在文字軟件、圖文制作、數(shù)據(jù)處理以及文檔保存等方面發(fā)揮其功效。同時，對計算機信息處理技術(shù)展開進(jìn)一步優(yōu)化，還能幫助企業(yè)在節(jié)約大量資源和創(chuàng)造巨大收益的同時，提高辦公效率，有效推動國民經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

[參考文獻(xiàn)]

[1]劉建維.辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用與研究[J].計算機產(chǎn)品與流通，2020（4）：154.

[2]陳竹云，葉雯.計算機信息處理技術(shù)在學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2018（35）：76-77，82.

[3]張文英.計算機信息處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析[J].信息與電腦（理論版），2019（11）：17-18.

（編輯 何 琳）

Application of computer information processing technology in office automation

Zhang Kaiqi

（Jiangsu Normal University， Xuzhou 221000， China）

Abstract：With the continuous development of various industries， a large amount of office data and information have also been generated in their management mode， and traditional information management methods can no longer meet the actual needs of modern enterprises. For this reason， various industries are advancing with the times and beginning to use computer information processing technology， which can not only avoid hidden dangers in traditional information management， but also bring great convenience to information management. Gradually， this technology has replaced traditional information management. Information management model. Therefore， this article expounds the advantages and specific applications of computer information processing technology in office automation， and proposes related optimization methods， hoping to further promote the better development of modern enterprises.

Key words：auxiliary effect； information integration； technical category