檔案管理工作中的積壓問題及解決對策探討

閆文琳 山西省朔州市朔城區(qū)檔案館

檔案管理是國家檔案事業(yè)最基礎(chǔ)的元素，檔案是信息資源載體，做好檔案管理工作，有助于更好的開發(fā)資源。隨著時間的積累，檔案資料與日俱增，從而加大了檔案管理工作的難度。積壓問題的存在容易造成檔案資料混亂，為檢索和利用檔案增加難度，增大了檔案因管理不善而丟失的概率。因此為了讓檔案資料更有效的發(fā)揮作用，確保檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，需要積極的找出檔案管理工作中存在積壓問題的原因并提出解決對策。

一、檔案管理工作中積壓問題的原因

（一）主觀原因

1.領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理的重要性，未將檔案部門納入單位工作績效目標(biāo)考核中，認(rèn)為檔案工作僅限于抄寫、收錄和保存，使經(jīng)費、人員、庫房得不到相應(yīng)的保障，多數(shù)單位把檔案部門并入了綜合辦公部門中，檔案人員也是由綜合辦公部門人員兼職，專業(yè)技能有限，精力投入不足，導(dǎo)致差強人意的檔案管理效果。

2.檔案管理人員不重視其本職工作。由于檔案管理工作者是其它工作的兼職人員，大部分都沒有上崗證，又不能把全部精力投入該工作，再加上領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致對工作的要求偏低，造成檔案工作人員專業(yè)水平較低，其自身也不重視該工作，忽視檔案管理工作的重要性，使每年產(chǎn)生的檔案資料得不到及時的整理、歸檔，形成堆積混亂的積壓問題。

3.欠缺完善的檔案管理制度。完善的檔案管理制度是檔案管理工作的關(guān)鍵和重要因素。而領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的忽視造成檔案管理制度的不完整，無法具體的約束檔案人員的日常工作情況。部分單位雖然制定比較完善的檔案管理制度，但無人監(jiān)管，使其形同虛設(shè)。

（二）客觀原因

1.檔案庫房空間不足。有些單位沒有獨立的檔案室，造成檔案堆放混亂；還有些單位檔案種類繁多，庫房大小和其現(xiàn)有的檔案數(shù)量不匹配，沒有預(yù)留足夠的存放空間，使后來的檔案無法正常入庫，造成檔案的積壓現(xiàn)象。近些年隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案資料較往年增長迅速，數(shù)量增加明顯。檔案庫房設(shè)施未能與時俱進，陳舊的檔案設(shè)施存放檔案有限，但占用空間較大，造成檔案整理工作難以進行，檔案混亂堆積，無法保證檔案管理的工作質(zhì)量，導(dǎo)致積壓情況產(chǎn)生。

2.檔案管理工作人員流動性大。由于多數(shù)單位檔案管理人員為兼職，根據(jù)工作需求，更換調(diào)動頻繁，導(dǎo)致該崗位人員流動性增大。另外，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，準(zhǔn)備不充分等原因，檔案人員離崗時不辦理交接手續(xù)，造成新員工對檔案整理工作缺乏了解，認(rèn)識局限，使檔案管理工作進展不順利，出現(xiàn)積壓和混亂現(xiàn)象。

二、解決對策

（一）內(nèi)部整理

首先，提高領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的重視程度，建立專項檔案整理小組，選拔任命直接負(fù)責(zé)人，明確工作內(nèi)容和責(zé)任，篩選專業(yè)能力強并具有高、中級職稱的工作人員進組，制定切實可行的整理方案和整理標(biāo)準(zhǔn)，使整理工作有據(jù)可依、有章可循。由于是檔案部門和其他相關(guān)部門共同組織進行，為了解決組員能力差距大，難以高效開展工作問題，對參加人員進行必要的崗前培訓(xùn)，要求組員明確需要整理檔案的來源、整理方法、操作步驟和標(biāo)準(zhǔn)等方面的內(nèi)容。集中整理要求時間緊任務(wù)重，所以還要制定合理的工作計劃，根據(jù)工作量的大小核算人力和財力的投入。積壓檔案整理工作數(shù)量大，所以在開展工作之前要有統(tǒng)籌安排，合理分配，給每一位工作人員找一個適合的崗位，充分發(fā)揮他們的特長，提高工作效率，另外，領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查，申請資金費用，解決整理場所、整理工具、檔案裝具等問題，協(xié)調(diào)各部門相互配合，使整理工作能夠順利進行。

其次，合理利用現(xiàn)有檔案庫房空間，采取改進庫房設(shè)施來節(jié)約庫房空間的排架法；要設(shè)置足夠的預(yù)留空間，既能保證現(xiàn)有檔案順利入庫，又不造成浪費；按規(guī)定把保存到期的檔案向當(dāng)?shù)貦n案館移交，緩解檔案庫房空間不足的問題；積極開展檔案的鑒定和銷毀工作，銷毀沒有保存利用價值的檔案；如果檔案庫房接近飽和時，要及時向單位領(lǐng)導(dǎo)申請解決庫房不足問題。

（二）業(yè)務(wù)外包

將檔案業(yè)務(wù)外包給人力資源派遣的專業(yè)人員和中介服務(wù)機構(gòu)辦理。由于其借助第三方檔案業(yè)務(wù)資源，集合社會上檔案專業(yè)人力和技術(shù)資源等優(yōu)勢去完成一些單位因缺乏檔案人員而造成檔案積壓的問題，但檔案有它的機密性和安全屬性，須慎重運用該辦法。有些單位為了發(fā)揮其優(yōu)勢和專長，把主要精力放在了核心業(yè)務(wù)上，將非核心、次要的、輔助性業(yè)務(wù)委托給外包業(yè)務(wù)人員或外部中介服務(wù)機構(gòu)辦理，這種模式可以節(jié)省人力，達(dá)到降低成本、提高工作效率的目的。目前，人力資源派遣和打包式外送加工都是可選的模式，不管運用哪種外包模式，都要簽訂保密協(xié)議或外包合同，以保障檔案安全性、機密性，同時也對外包業(yè)務(wù)開展情況進行監(jiān)督。

結(jié)語：檔案積壓使檔案難以充分發(fā)揮其價值，難以被檢索和利用，最終造成信息混亂甚至遺失。隨著社會的高速發(fā)展，我們要提高對檔案工作的重視程度，提高檔案管理效率和質(zhì)量，使得檔案充分發(fā)揮價值。面對積壓問題，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和重視程度，完善相應(yīng)的管理制度，完備硬件設(shè)施的保障，促進檔案管理工作順利進展。