高校專題檔案管理實踐中的思考

夏宇飛 張園園 杜鵬 李亞楠

【摘要】高校專題檔案作為高校檔案的重要門類，對于保存和再現(xiàn)高校重大活動的歷史過程，以及傳承高校的歷史文化，具有十分重要的作用。專題檔案概念的界定，以及專題檔案的整理與征集、歸檔范圍、管理原則，對于實現(xiàn)高校專題檔案的規(guī)范化、制度化管理，具有重要意義。高校專題檔案管理面臨諸多的現(xiàn)實問題，亟待通過研究專題檔案的新特點，按照時代的要求進行新思考，不斷從管理實踐中汲取新經(jīng)驗，繼而破解高校專題檔案管理中的難題。

【關鍵詞】高校;專題檔案;思考

高校征集與管理的專題檔案，主要是通過文字、圖像、聲像、影像等多種載體形式，對高校大型活動的整體過程進行及時記錄，并有序管理、保存的文件材料的統(tǒng)稱。高校專題檔案作為高校文化的一種存在與輸出形式，承載著高校歷史的點滴過往與集體記憶，是高校形象與價值建設的寶貴的真實記錄，不僅能直觀地展現(xiàn)學校的發(fā)展歷程，而且能間接地推動學校的發(fā)展，全方位衍射某一主題的背景及影響趨勢，因此高校檔案人員有必要深入優(yōu)化專題檔案的管理與研究，積極對高校大型活動或重大事件中各個參與環(huán)節(jié)形成的復雜的信息資源進行歸檔與整理，使事件中往往跨度較大的主體、客體、時間、地域等多重要素，以遵循歷史主義的原則，進行編研整合，形成信息關聯(lián)緊密、脈絡清晰明、具備一定結(jié)構順序的專題檔案，促進檔案資源的增值，滿足特定的主題需求，發(fā)揮最大的歷史利用價值，進而推動高校檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。

一、專題檔案的界定

目前“專題檔案”的概述尚無完全統(tǒng)一的界定，對“專題檔案”這一定義的表述也應從不同的角度去分析理解[1]。首先我國檔案行業(yè)標準《檔案工作基本術語》中，對“檔案”這一專有名詞給出的定義為：國家機構、社會組織或個人在社會活動中，直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。該定義直接反映了檔案的價值體現(xiàn)在對歷史的保留，絕非單純地歸納為實踐過程中產(chǎn)生的全部記錄，其之所以作為檔案而存世，歷史利用價值必然存在于檔案所反映的社會實踐活動的重要性程度，以及利用主體對檔案的現(xiàn)實、長遠在的利用需求。因此，對“專題”檔案的界定，筆者認為要在突出主題的前提下，劃分出具有歷史價值的社會實踐過程中產(chǎn)生的、遵循原則的、關聯(lián)有序的檔案整體。特別要強調(diào)的是專題檔案的整體性，是符合特定的歷史秩序的，這種整體性是客觀存在的，并非人為的簡單相加或編撰組合。其次要明確“專題”檔案，并非“專門”檔案，其在管理與保存上有鮮明的主題特征，可以指某一歷史事件，或某一具體實踐，因此其絕非簡單的檔案匯集，其主題類聚的邏輯主義特征不容忽視。

二、專題檔案征集與整理的重要價值

檔案作為國家治理與公共服務中的重要媒介，圍繞歷史的脈絡，形成并延續(xù)，承載著記錄與保存并傳世的過往歷程。專題檔案在構建集體記憶、保留歷史原貌的作用中不可或缺且無法替代，因此及時征集與整理大事件中的專題檔案，開發(fā)構建專題檔案資源有很現(xiàn)實的社會意義，也將成為歷史關注的熱點[2]。例如2020年新冠肺炎疫情背景之下，對抗擊疫情的專題檔案的征集與整理是對我國防控工作的真實記錄，間接引導預警今后的工作研究的重點與方向，凸顯出重要的參考與借鑒價值，因此要抓住專題檔案管理工作中的關鍵點，即在活動或事件結(jié)束后，立即及時地對相關數(shù)據(jù)、圖像、文案等各類資料進行征集、匯攏與整理，為今后各項工作中的決策與考查等提供依據(jù)。由于專題檔案的主題鮮明，內(nèi)容針對性強，尤其是對于高校而言，重復性事件如校慶等大型活動，專題檔案全面的記錄了大事件中的各個環(huán)節(jié)，其指導價值則更加重要，不僅體現(xiàn)在幫助決策、映射信息、宣傳推廣等功能方面，更是體現(xiàn)在作為大型活動鮮活的標本存世，起到見證大事記的歷史價值而彌足珍貴，這是社會發(fā)展的需要，也是時代進步的需要。

三、專題檔案的歸檔范圍

因?qū)ｎ}檔案為重大事件記錄的直接映射及大型活動成果的真實反映，檔案人員在征集時應在健全嚴格的收集管理制度下，秉持端正的工作態(tài)度，充分重視專題檔案的重要性，全面提升檔案意識，并在突出重點的前提下，擴大征集范圍，盡可能跟蹤到大型活動中的每個環(huán)節(jié)，在確保及時性與準確性的同時，確保其連續(xù)性與完整性。在歸檔范圍方面通常按照文書類、圖像類、音頻視頻類及實物類進行征集，文書類主要涵蓋大型活動中的各種文件通知、方案報告、會議紀要、制度手冊等。圖形、視頻及音頻統(tǒng)稱為多媒體資料，主要包括活動前期的宣傳資料及活動全過程中形成的具有寶貴價值的照片、錄音及攝像等資料。其次，大型活動中保存的宣傳冊、工作證件、紀念品等實物資料也是專題檔案中不可或缺的重要資源，也在專題檔案的征集范圍之內(nèi)。如某高校在校慶大型活動完成后，在全校范圍內(nèi)對專題檔案進行統(tǒng)一征集，在歸檔內(nèi)容上強調(diào)完善過程材料管理，確保歸檔材料的完整與準確。在歸檔范圍方面，涵蓋了紙質(zhì)、電子、聲像、實物等各類載體形式的檔案，而在形成的專題檔案內(nèi)容方面，則具體包括校慶活動的計劃方案總結(jié)、請示批復、領導致辭、大會發(fā)言材料、合同協(xié)定及協(xié)議書、錄音錄像、照片、電子文件、各界媒體對校慶活動的相關報道、賀信賀電、往來函件、簽名冊、校史畫冊出版物、校慶文化產(chǎn)品及捐贈實物等多種資料。此外，需要注意的是，所有多媒體資料及實物材料在征集時，均要求附上詳細文字說明，包括事由、時間、地點、人物、內(nèi)容及拍攝者。實際上，對該大型校慶活動專題檔案的及時征集，能夠真實、客觀地反映校慶中一系列慶典活動的開展情況，全面記錄并保存校慶中校友活動、學術活動、學生活動等各項內(nèi)容開展的全部過程，真實反映了學校的發(fā)展，體現(xiàn)了大學精神和文化傳承，及時總結(jié)活動中積累獲得的經(jīng)驗，并為今后的工作開辟更好的思路。

四、專題檔案的整理方法

專題檔案的整理是檔案管理中一項基礎性工作，高校針對某一專題征集的檔案中，不僅涵蓋紙質(zhì)文件，也包括照片、視頻、音頻等電子類文件，同時還有專題下的各類實物檔案，在對專題檔案進行整合時，首先要注重傳統(tǒng)檔案與電子及實物檔案的有機融合，在對紙版文書檔案進行編號時，應與電子檔案及實物檔案在時間上形成連貫性，規(guī)范檔案編目，完善每一案卷題名，卷內(nèi)目錄逐條編排，使檔案的排列形成完整的系統(tǒng)，為后續(xù)工作實現(xiàn)使用價值，針對影像、聲像、視頻、音頻等電子文檔的整理，要確保資料的原貌，秉持檔案真實性的原則，以原件的形式妥善保存。其次，在對專題檔案進行整理時，要做好專題材料的相關鑒定工作，突出重點，對征集上來的檔案嚴格審核，對專題中的關鍵要素嚴格把控，關鍵要素的缺失將直接導致主題的偏離，無法真實、完整地還原歷史原貌，難以發(fā)揮專題檔案的特殊價值和應有的作用。此外，高校專題檔案的整理需要在某一專欄之下，對各個機關部處、二級院系等部門進行分類整理，嚴格編排分類號、檔號，對檔案的歸檔日期、歸檔單位，依照既定規(guī)則逐件編目，歸檔的專題檔案目錄設置件號、題名、頁數(shù)、備注等條目，編目盡可能全面反映出專題信息，便于后期高校、便捷地檢索利用。同時，在做專題檔案整理時，應堅持利于長遠的原則，并且能夠正確理解并把握原則，在整理時要充分挖掘、發(fā)現(xiàn)各類文件之間的歷時聯(lián)系，組合、建立專題的結(jié)構體系，全面、深刻地反映歷史記錄屬性。具體整理專題檔案的順序可按照分類、組卷、編號、編目依次進行，在分類上首先可依據(jù)時間形成的過程，檢查歸檔內(nèi)容是否完備，根據(jù)檔案載體的分類，進一步鑒別歸檔內(nèi)容是否齊全，分類是專題檔案整理的第一步，也是制約后續(xù)整理工作規(guī)范化的重要一步，然后在充分考量各類檔案內(nèi)在聯(lián)系的前提下，進行組卷，使之形成符合邏輯、遵循歷史的有機體系。第三對專題檔案進行合理編號，編排過程中謹防錯編、漏編而導致的后續(xù)連鎖反應，認真、細致地按照統(tǒng)一規(guī)定填寫檔案號，檔號一經(jīng)確定，不宜修改，最后為專題檔案編目，這樣才能為后期的工作提供便利的查找方式。對于專題檔案中具有珍藏價值的實物檔案，在整理上也同樣要規(guī)范制度管理，一般包括字畫、賀信、禮品等，對實物檔案也需要進行分類、編號、制作標簽，最后編目、拍照，并擬寫文字說明，包含實物檔案名稱、贈送單位、贈送事由、時間地點等歷史信息，如某高校在校慶期間形成的大量專題實物檔案，在條件允許的情況下，可在規(guī)范整理后集中陳列于專題實物展廳，以展現(xiàn)實物檔案的價值。專題檔案的整理工作對檔案的管理與利用同樣具有重要的影響作用，針對不同類別的專題檔案，采取行之有效的整理方法，為今后的工作與高校長遠的發(fā)展打下堅實的根基，從而提升專題檔案的特有價值，以及資源管理的整體效果?？傊?，專題檔案的有效整理是檔案管理的一項重要內(nèi)容，嚴格的標準化將推動檔案管理工作的現(xiàn)代化。

五、專題檔案的管理原則

針對專題檔案的管理，檔案人員首先在征集時應遵循及時、盡快歸檔的原則提前干預，在大型活動開始之前以及進行過程中，應密切關注活動事態(tài)的動向，細致深入了解活動發(fā)展的情況，以便在活動完成或結(jié)束時進行統(tǒng)一的征集，進而及時有效地開展專題檔案的歸檔管理等工作[3]。在征集過程中，應強調(diào)專題檔案的全面性、系統(tǒng)性、完整性與準確性，使專題檔案能夠成為大型活動的真實留存記錄。在對專題檔案的管理過程中，應遵循專人負責、專人管理的原則，檔案部門應指派專門的業(yè)務人員，做到專題專管。總之，專題檔案的管理原則可概括為：“快、全、細、專”，在保證專題檔案時效性的前提下，全面完整記錄活動中的各個細節(jié)，通過專人管理，體現(xiàn)專題檔案工作的最大價值。

六、高校專題檔案管理工作中面臨的問題

首先，高校專題檔案種類較多，如高校舉辦的大型競賽活動、校慶等各類專項活動，同時作為擁有附屬醫(yī)院的高等醫(yī)學類院校，在抗擊疫情期間形成的真實記錄，涌現(xiàn)出的先進人物事跡等，均應囊括在專題檔案的征集管理范圍內(nèi)，并且很多材料具有交叉性，因此在管理中應做好分門別類，對專題檔案中各種報道、宣傳、音頻視頻、書畫及實物等要進行細致且系統(tǒng)地整理，充分掌握好檔案數(shù)據(jù)資料信息間的相互聯(lián)系，表現(xiàn)其內(nèi)在的關系，挖掘資料信息背后的真實歷史[4]。而如此大量的征集存在較大的難度，對高校檔案人員還原歷史全貌的工作標準提出了更高的要求。其次，專題檔案形成的材料往往時間跨度較長，在規(guī)定的征集時間范圍內(nèi)完成材料的歸檔具有一定的難度，因此，應在高校專題活動開始時提出歸檔要求，明確歸檔范圍，在高校專題活動開展過程中，隨時整理相關材料，而不宜在專題活動結(jié)束時開展，以此規(guī)避各類檔案材料大量積壓，對于專題檔案整理造成的不良影響。

七、高校專題檔案新思考

首先，鑒于高校專題檔案的工作特點，在開展工作時，高校檔案人員應作出及時的部署，將歸檔事宜明確化、規(guī)范化、精細化，在“應歸盡歸”的總原則下，指明“歸什么”和“怎么歸”兩個問題，最大限度地避免“漏歸”和“亂歸”的情況。其次，由于專題檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容繁多，在完成收集后應及時進行整理分類，充分運用信息化技術，建立專題檔案目錄，以便于日后的檔案查詢與利用。最后在專題檔案的管理中，工作制度規(guī)范的持續(xù)優(yōu)化，專職檔案人員業(yè)務能力的持續(xù)提升，將為提高專題檔案管理質(zhì)量與效率提供有力的支撐。

八、結(jié)束語

綜上所述，當今的高校檔案管理工作不斷與時俱進，其中專題檔案對于高校工作的重要性更是不容忽視，因此對高校專題檔案的管理要在日常工作中不斷查漏補缺、總結(jié)經(jīng)驗，從實踐探索中尋求更有效的管理方式，并逐漸形成制度化、規(guī)范化的新方法，實現(xiàn)高校檔案管理工作模式的變革，充分發(fā)揮專題檔案的典藏價值，并以此為突破點，推動高校檔案管理工作總體水平的提升，最終實現(xiàn)高校檔案事業(yè)與高校的總體建設同腳步、共發(fā)展。

參考文獻：

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[2]王強，胡愛真.淺談專題檔案收集整理的重要價值[J].高原地震，2017，29（02）：65-68.

[3]周曉蕓.高校專題檔案管理策略與價值研究[J].蘭臺世界，2021（08）：82-84.

[4]張倩.高校熱點事件專題檔案潛能挖掘[J].中國檔案，2017（04）：42-43.

作者簡介：夏宇飛，女，漢族，籍貫：吉林，生于：1984-11，職稱：實驗師，碩士研究生學歷，研究方向：高校檔案管理。