水利督查專項(xiàng)檔案規(guī)范化管理探究

劉曉明，臧志美，田秀平

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 250100）

近年來(lái)，隨著山東省水利督查任務(wù)（督查、檢查、稽查、暗訪）逐年增多，基于目前水利督查檔案管理現(xiàn)狀，從省級(jí)層面建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化專項(xiàng)檔案管理體系尤為迫切，現(xiàn)就水利督查專項(xiàng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作提出幾點(diǎn)建議，為水利督查專項(xiàng)檔案管理工作提供一定的參考。

1 水利督查檔案管理現(xiàn)狀

1.1 尚無(wú)統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，山東省針對(duì)水利督查專項(xiàng)檔案管理尚無(wú)統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，水利督查工作相關(guān)資料僅按照實(shí)際工作需要簡(jiǎn)單整理，資料收集無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)，缺乏系統(tǒng)性、針對(duì)性、專業(yè)性。

1.2 整理缺乏系統(tǒng)性

目前，在督查工作中，同一督查任務(wù)，往往由多個(gè)單位、多個(gè)部門共同配合完成，督查任務(wù)結(jié)束后，經(jīng)常出現(xiàn)各單位、各部門分別自行立卷的情況；一些亟需要?dú)w檔的資料，有些以文書(shū)檔案形式并入年度檔案，有些以內(nèi)部資料形式存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)部門，還有一部分直接留存于個(gè)人手中，大多雜亂無(wú)序，分類混亂、檢索困難。

1.3 資料收集不完整

水利督查過(guò)程中，一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵問(wèn)題會(huì)形成多種形式的檔案資料，如：文字、音頻、視頻、圖像、電子文檔等，此類檔案資料的產(chǎn)生僅僅停留在當(dāng)時(shí)的督查過(guò)程中，收集需要有時(shí)效性，一旦未及時(shí)收集，極易丟失。目前，此類督查過(guò)程檔案資料尚未有統(tǒng)一、規(guī)范的入檔制度，在實(shí)際的督查工作中很多過(guò)程性資料沒(méi)有存檔，致使后期檔案利用時(shí)，歷史數(shù)據(jù)查找困難。容易造成，如遇重大問(wèn)題處理、責(zé)任追究等情況，調(diào)查取證困難，權(quán)責(zé)不清。

1.4 檔案資料保存困難

目前，承擔(dān)督查任務(wù)的大部分工作人員為水利專業(yè)技術(shù)人員，對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集意識(shí)薄弱，在督查任務(wù)執(zhí)行環(huán)節(jié)，極少注重存儲(chǔ)相關(guān)資料，在督查工作結(jié)束后，如無(wú)規(guī)定保存或移交，此類資料會(huì)很快遺失或被刪除，即使有少部分歸檔資料，也存在不全面、不系統(tǒng)的情況。

2 水利督查專項(xiàng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

2.1 統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

檔案工作是水利督查工作的重要組成部分，建議山東省出臺(tái)統(tǒng)一的水利督查專項(xiàng)檔案管理制度或標(biāo)準(zhǔn)，從“查、認(rèn)、改”環(huán)節(jié)規(guī)范督查文書(shū)和案卷標(biāo)準(zhǔn)，使水利督查檔案在收集、整理、立卷、歸檔時(shí)實(shí)現(xiàn)及時(shí)、規(guī)范、完整。

2.2 建立管理機(jī)制

健全水利督查專項(xiàng)檔案管理機(jī)制，從“查、看、問(wèn)、訪、核、檢”等關(guān)鍵環(huán)節(jié)確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行牽頭單位立卷制，同時(shí)配備專職或兼職檔案員聯(lián)絡(luò)員。水利督查工作牽頭單位對(duì)檔案整理負(fù)總責(zé)，檔案聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)相關(guān)處室檔案資料的收集、整理、歸檔。相關(guān)單位、處室的專職（兼職）檔案員負(fù)責(zé)各自工作過(guò)程中資料的收集、整理、移交等工作，督查工作結(jié)束后及時(shí)移交牽頭單位集中歸檔，實(shí)現(xiàn)水利督查專項(xiàng)檔案從收集、分類、整理、歸檔、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

2.3 細(xì)化歸檔范圍

水利督查專項(xiàng)檔案按照“一事一檔”由牽頭單位進(jìn)行歸檔。工作伊始指定專人負(fù)責(zé)，案卷整理與督查工作同步推進(jìn)，加強(qiáng)事前、事中、事后的資料收集，將檔案工作滲透到水利督查工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。歸檔范圍主要包括：前期工作方案、通知文件、責(zé)任分工；工作過(guò)程中的工作記錄、會(huì)議紀(jì)要以及以文字、報(bào)表、照片、音視頻、電子文檔等形式留存的文件；后期督查報(bào)告、工作通報(bào)、問(wèn)題整改、責(zé)任追究等資料。

2.4 完善利用管理

牽頭單位檔案部門負(fù)責(zé)做好檔案資料的安全管理和利用管理，定期對(duì)其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查。制定翔實(shí)的專項(xiàng)檔案查閱制度，加強(qiáng)借閱管理。完善利用手段，收集反饋利用效果，建立檔案借閱和登記制度，檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬等，積極主動(dòng)為水利督查工作提供參考借鑒依據(jù)。

3 水利督查專項(xiàng)檔案利用成果展望

3.1 為提升水利督查工作水平夯實(shí)基礎(chǔ)

水利督查專項(xiàng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是水利督查工作的重要組成部分，是做好水利督查工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是規(guī)范督查人員行為的重要手段，可有效推動(dòng)水利督查工作規(guī)范、有序、高效實(shí)施，該管理體系在全省范圍內(nèi)展開(kāi)后，可確保檔案資料在收集、整理、立卷、歸檔、保管等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)“閉合式”管理。

3.2 為水利督查工作提供借鑒作用

水利督查專項(xiàng)檔案是載明水利督查活動(dòng)原始資料和歷史證據(jù)的重要載體，其規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化程度是體現(xiàn)水利督查工作水平高低的重要表現(xiàn)。水利督查專項(xiàng)檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)Χ讲檫^(guò)程質(zhì)量控制起到指導(dǎo)、約束作用。同時(shí)，完整的督查檔案包含大量的數(shù)據(jù)信息，通過(guò)查閱、研究、分析類似或不同類型督查檔案，可以在督查過(guò)程中分享、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，對(duì)日后水利督查相關(guān)工作發(fā)揮輔助、參考、借鑒作用。

3.3 為水利督查工作提供證據(jù)資料

水利督查專項(xiàng)檔案是載明水利督查活動(dòng)原始資料和歷史記錄的重要憑據(jù)，不僅具有查找利用功能，還可為后期督查核查工作提供證據(jù)。在被督查單位或當(dāng)事人對(duì)督查結(jié)果提出異議或提起訴訟時(shí)，可作為主要證據(jù)呈現(xiàn)。水利督查檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，既是接受群眾監(jiān)督的重要手段，也是保護(hù)水利督查工作人員的重要屏障。