信息化在城鄉(xiāng)養(yǎng)老檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值與有效路徑

蔡宏炳

（嵩明縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)局，云南 昆明 651700）

1.引言

檔案管理工作是現(xiàn)階段政府職能部門的重要工作內(nèi)容，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，能夠在日常工作中，更好地為群眾服務(wù)。因此，在檔案管理工作中，職能部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮自身前瞻性，在管理工作中，對(duì)于日常工作進(jìn)行優(yōu)化，逐步建立高效的管理制度，簡(jiǎn)化工作流程，確保檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提升，將信息化建設(shè)作為現(xiàn)階段管理工作的重點(diǎn)。

2.檔案管理工作中應(yīng)用信息化的巨大優(yōu)勢(shì)

2.1 便于數(shù)據(jù)共享

信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)⒉煌貐^(qū)的社保資料進(jìn)行共享，從而建立起高效的管理措施，便于政府部門對(duì)現(xiàn)階段數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與儲(chǔ)存，進(jìn)一步提高信息化工作質(zhì)量，滿足社會(huì)多元化需求。并且，管理部門重視對(duì)社保資料的收集與電子化存儲(chǔ)，能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作的低效模式，將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老納入一體化管理，融入大數(shù)據(jù)平臺(tái)，有利于促進(jìn)社會(huì)公平[1]。

2.2 提高管理效率

信息化管理模式的應(yīng)用，能夠減少工作人員工作量，在日常辦公中，使用數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)，能夠便捷從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取用戶信息，能夠更好地為城鄉(xiāng)居民服務(wù)。在日常工作中，重視對(duì)檔案的管理工作，將信息化技術(shù)作為現(xiàn)階段提升檔案管理工作質(zhì)量的重要路徑，創(chuàng)新檔案管理模式，改變以往辦公中使用人工參與的工作模式，降低人為因素導(dǎo)致的差錯(cuò)，有利于提升檔案管理工作水平[2]。

2.3 減少維護(hù)費(fèi)用

以往檔案管理多采用紙質(zhì)方式，隨著檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷提升，既消耗了大量的紙質(zhì)資源，還對(duì)檔案管理人員日常工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)資料存在一定的限制，容易在日常保管中出現(xiàn)破損等現(xiàn)象，尤其是火災(zāi)、受潮等事故，將會(huì)造成不可挽回的損失[3]?，F(xiàn)階段檔案管理人員重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠減少維護(hù)費(fèi)用，提高工作人員工作效率。信息化技術(shù)的應(yīng)用，能夠使用存儲(chǔ)設(shè)備等載體，將記錄著城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)，從而降低了火災(zāi)受潮等事故對(duì)于檔案管理工作的影響，從而促進(jìn)檔案信息化管理技術(shù)發(fā)展。使用信息化技術(shù)來維護(hù)這些數(shù)據(jù)，大幅度降低了人員的工作強(qiáng)度[4]。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)當(dāng)前檔案管理中存在的不足

現(xiàn)階段檔案管理工作中，管理人員對(duì)于該工作的重視程度有待加強(qiáng)，在日常工作中，重視對(duì)檔案管理信息化技術(shù)發(fā)展的投入，滿足檔案管理工作信息化建設(shè)的需要。政府職能部門只有關(guān)注檔案管理工作，才能夠在日常工作中，為進(jìn)一步提高檔案管理工作效率提供可行性意見。目前，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有待加強(qiáng)，雖然在日常工作中，計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)成為常態(tài)，但是信息安全問題依舊存在，對(duì)于檔案管理工作存在巨大的挑戰(zhàn)[5]。

并且在日常工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用有待加強(qiáng)，現(xiàn)階段使用的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)仍然具有較大的提升空間，很多功能有待完善。在日常工作中，檔案管理人員對(duì)于信息化安全存儲(chǔ)的理念較為缺乏，自身工作存在漏洞，造成信息化安全保障體系難以發(fā)揮自身重要作用，存在數(shù)據(jù)泄露等問題。

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中，工作人員使用的數(shù)據(jù)庫軟件較為老舊，很多功能不夠完善，需要單位管理人員加強(qiáng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，從而提高管理工作質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理人員素質(zhì)有待加強(qiáng)，適應(yīng)信息化技術(shù)對(duì)日常工作的轉(zhuǎn)變，從而提高工作效率，高效完成日常工作[6]。

4.加強(qiáng)信息化建設(shè)的有效路徑

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在日常工作中，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有利于提高檔案管理工作質(zhì)量，逐步發(fā)揮自身重要作用，從而構(gòu)建完善的管理體系。管理人員重視對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的保障，從根本上提升檔案管理人員工作質(zhì)量，熟練運(yùn)用多種計(jì)算機(jī)軟件，完成城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作。

現(xiàn)階段檔案管理人員應(yīng)該契合時(shí)代的需求，將信息化技術(shù)作為現(xiàn)階段提高管理工作質(zhì)量的重要途徑，逐步實(shí)現(xiàn)自助終端等的個(gè)人查閱，為城鄉(xiāng)居民提供便利服務(wù)[7]。

4.2 重視信息化處理系統(tǒng)的建設(shè)

為了進(jìn)一步提高信息化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，便于工作人員在日常工作中，熟練使用數(shù)字化處理技術(shù)，完成信息的存儲(chǔ)與加工，實(shí)現(xiàn)多種介質(zhì)參與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，從而提高信息加工與轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量，具體檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖1。在上級(jí)主管部門的大力支持下，重視對(duì)硬件設(shè)備的置辦，信息化技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用不斷增加，為工作人員工作效率的提升提供了巨大幫助，能夠?yàn)檩爡^(qū)群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

圖1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

加強(qiáng)信息化處理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠有效克服“信息孤島”的情況。在檔案管理工作中，應(yīng)該利用信息檢索技術(shù)，對(duì)現(xiàn)階段資料進(jìn)行分析，從而提高處理工作質(zhì)量，提高整體工作效率。重視信息化處理系統(tǒng)的應(yīng)用，將檔案管理工作中常使用的軟件集成到處理系統(tǒng)上，便于工作人員在檔案管理工作中操作，發(fā)揮自身重要作用，將檔案信息進(jìn)行分類與存儲(chǔ)。管理人員應(yīng)該重視檔案數(shù)據(jù)備份工作，避免一些不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成破壞，造成用戶數(shù)據(jù)丟失或者篡改，給工作帶來較大的損失。尤其是現(xiàn)代社會(huì)更加重視電子化辦公，斷電與病毒成為了影響檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，加強(qiáng)信息化處理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠有效抵御外界病毒對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的破壞[8]。

4.3 健全信息化安全保障體系

在信息化建設(shè)的大背景下，信息泄露一直影響檔案管理工作質(zhì)量的重要內(nèi)容，尤其是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)部門存儲(chǔ)的個(gè)人數(shù)據(jù)，一旦泄露，將會(huì)個(gè)人財(cái)產(chǎn)安全帶來較大的損失，還會(huì)影響到政府部門公信力。在日常工作中，應(yīng)該健全信息化安全保障體系，從而構(gòu)建良好的管理系統(tǒng)，逐步發(fā)揮自身重要作用，加強(qiáng)軟件工程技術(shù)的應(yīng)用，有效排除現(xiàn)階段對(duì)公民數(shù)據(jù)安全性影響較大的問題[9]。針對(duì)黑客或者惡意破壞程序的工作人員，應(yīng)該加大懲處力度，從而營造良好的檔案電子化管理環(huán)境。技術(shù)人員應(yīng)該借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于不同級(jí)別的工作人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，從而加強(qiáng)制度建設(shè)，確立完善的管理體系[10]。

4.4 加快構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫

在日常工作中，檔案管理人員重視與技術(shù)人員的合作，結(jié)合檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提出合理的要求，讓技術(shù)部門工作人員，熟練使用信息技術(shù)，從而提高宣傳管理工作質(zhì)量。通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的更新與維護(hù)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足，從而發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，完成大量信息的錄入，并且配套相應(yīng)檢索設(shè)備，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。隨著檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作進(jìn)一步加快，結(jié)合目前較為先進(jìn)且成熟的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，能夠提高工作人員效率。

主管部門應(yīng)該重視對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的引導(dǎo)，通過邀請(qǐng)檔案專業(yè)部門指導(dǎo)或者聘請(qǐng)專業(yè)團(tuán)隊(duì)來強(qiáng)化現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)一步提升，讓檔案管理人員能夠使用成熟且穩(wěn)定的辦公系統(tǒng)，為城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量的提高，提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)保障。尤其是現(xiàn)階段軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快，檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)該重視內(nèi)容更新，進(jìn)一步強(qiáng)化信息安全技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的應(yīng)用，有效抵御外界的不良攻擊，降低用戶數(shù)據(jù)泄露的可能性。

在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)，需要發(fā)揮自身重要作用，有效利用高速掃描技術(shù)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并且將這些數(shù)據(jù)按照不同屬性進(jìn)行歸檔。同時(shí)，技術(shù)人員重視檔案網(wǎng)站建設(shè)，結(jié)合JAVA WEB技術(shù)，便于檔案管理人員能夠通過該網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的調(diào)取與運(yùn)用。

現(xiàn)階段技術(shù)人員主要使用RFID技術(shù)，將檔案管理系統(tǒng)與信息化系統(tǒng)有效結(jié)合，不斷提升現(xiàn)階段檔案管理人員工作效率。

圖2 檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)

4.5 提高人員素質(zhì)

為了進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量，主管部門應(yīng)該重視人員素質(zhì)的提升，便于工作人員能夠適應(yīng)現(xiàn)階段管理工作的需求，從而在日常工作中，履行檔案管理工作的要?jiǎng)?wù)，落實(shí)本職工作。隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷提升，工作人員應(yīng)該適應(yīng)信息化辦公方式，熟練掌握數(shù)據(jù)庫操作技術(shù)，為更好完成數(shù)據(jù)庫管理工作作出改變。信息化技術(shù)的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方式，讓檔案管理人員能夠使用計(jì)算機(jī)，完成對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和分類工作。管理部門一方面加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，從而提高工作人員日常辦公能力，另一方面，招聘優(yōu)質(zhì)人才，為檔案管理人員注入新鮮血液，提高檔案管理工作內(nèi)部活力。通過一系列可行性措施，能夠發(fā)揮信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的促進(jìn)作用。

5.結(jié)語

總而言之，現(xiàn)階段檔案管理工作中，應(yīng)該發(fā)揮信息化技術(shù)的重要作用，從而提高管理工作質(zhì)量，將信息化作為改善檔案管理工作的重要內(nèi)容。一方面加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷完善信息化處理系統(tǒng)的建設(shè)工作，從而提高信息化技術(shù)的安全保障，另一方面重視檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進(jìn)一步提高人員素質(zhì)，便于檔案管理人員能夠適應(yīng)信息化社會(huì)構(gòu)建的需要。