檔案工作在重點(diǎn)項(xiàng)目管理中的有效途徑探索
——國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程山東子項(xiàng)目檔案管理工作的幾點(diǎn)做法

朱少華

（山東省地震局，山東 濟(jì)南 250000）

1.引言

檔案是歷史的記載，國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程檔案是全面大幅提升我國(guó)地震監(jiān)測(cè)及防震減災(zāi)能力，保障國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要信息承載，它為項(xiàng)目任務(wù)完成提供了堅(jiān)實(shí)保障。山東作為全國(guó)重點(diǎn)地震預(yù)警區(qū)，承擔(dān)著1468個(gè)臺(tái)站、1個(gè)省級(jí)預(yù)警中心、16個(gè)市級(jí)信息服務(wù)平臺(tái)、302個(gè)服務(wù)終端和1個(gè)測(cè)震觀測(cè)儀器野外比測(cè)試驗(yàn)站等多項(xiàng)建設(shè)任務(wù)，成為國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警系統(tǒng)的重要組成部分。隨著項(xiàng)目建設(shè)不斷深入和國(guó)家檔案局對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求，山東子項(xiàng)目檔案管理工作緊扣國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目建設(shè)要求，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，做到“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”，確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)備和安全，為項(xiàng)目順利完成發(fā)揮充分的支撐保障作用。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，確保經(jīng)費(fèi)，注入項(xiàng)目檔案強(qiáng)大推動(dòng)力

2018年中國(guó)地震局正式啟動(dòng)國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程以來(lái)，山東省地震局黨組高度重視，成立了山東子項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和各實(shí)施組，以山東省地震局檔案部門專職檔案人員為組長(zhǎng)的檔案實(shí)施小組全程跟進(jìn)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)，確保項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控動(dòng)態(tài)有效管理。檔案人員以山東子項(xiàng)目建設(shè)為中心，落實(shí)項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度要求，主動(dòng)融入，精心服務(wù)，探索預(yù)警項(xiàng)目檔案規(guī)范化、法制化、信息化的有效途徑。山東子項(xiàng)目把項(xiàng)目檔案經(jīng)費(fèi)作為專項(xiàng)列支，為項(xiàng)目檔案管理工作提供了充足的經(jīng)費(fèi)支持。項(xiàng)目檔案人員積極跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，牢牢把握“與項(xiàng)目建設(shè)同步”的目標(biāo)定位，做到項(xiàng)目實(shí)施到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里，積極采取有效措施，全面提升項(xiàng)目檔案管理能力。

3.項(xiàng)目檔案管理工作思路和目標(biāo)

工作思路：遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、部門協(xié)同、全程覆蓋、動(dòng)態(tài)管理”原則，堅(jiān)持檔案質(zhì)量第一、項(xiàng)目效益優(yōu)先，堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向，實(shí)施項(xiàng)目檔案管理“科學(xué)構(gòu)建運(yùn)作機(jī)制、加強(qiáng)檔案前端管控、落實(shí)文件源頭控制、超前開(kāi)展培訓(xùn)練兵、專業(yè)完工隨時(shí)歸檔、納入工程同時(shí)檢查、完成竣工同步驗(yàn)收、關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查、規(guī)范歸檔電子文件、嚴(yán)格把關(guān)檔案驗(yàn)收”的“十步工作法”，嚴(yán)格落實(shí)項(xiàng)目建設(shè)管理和檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，健全完善檔案部門和建設(shè)部門協(xié)同運(yùn)作新機(jī)制，全面提高項(xiàng)目檔案管理水平。

工作目標(biāo)：圍繞“建一流工程，立精品檔案”總體目標(biāo)，研究責(zé)任明確、機(jī)制科學(xué)、協(xié)同有力的項(xiàng)目檔案管理新模式，編制項(xiàng)目檔案模板化管理教材，以示范為樣板，提升山東子項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平，最終以標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理印證國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目山東子項(xiàng)目依法合規(guī)、先簽后建、安全高效、質(zhì)量一流等工作要求的落實(shí)成效，為山東經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展，加快現(xiàn)代化強(qiáng)省建設(shè)作出積極貢獻(xiàn)。

4.落實(shí)重點(diǎn)措施

一是把握新要求和新方向。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警項(xiàng)目檔案管理辦法》；開(kāi)展項(xiàng)目電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)研，研究項(xiàng)目電子檔案管理新方向，做好不同門類項(xiàng)目電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔保管。積極研發(fā)預(yù)警項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。在項(xiàng)目檔案管理上實(shí)行全過(guò)程控制與監(jiān)督措施，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)考核，保證項(xiàng)目檔案的完整性與準(zhǔn)確性。明確項(xiàng)目各方在檔案管理中的職責(zé)、義務(wù)，同時(shí)建立相應(yīng)的考核措施，為檔案工作提供制度保障。將項(xiàng)目檔案管理工作作為重要考核內(nèi)容，加大考核力度，充分發(fā)揮獎(jiǎng)懲機(jī)制作用，督促實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量的提升。

二是搭建合作交流平臺(tái)。加強(qiáng)預(yù)警項(xiàng)目檔案工作協(xié)同聯(lián)動(dòng)。打通山東省預(yù)警項(xiàng)目檔案實(shí)施組和合作單位檔案管理組的溝通渠道，搭建交流平臺(tái)，合理合法共享信息資源，提供檔案盒等檔案用具，對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行耐心細(xì)致的專業(yè)指導(dǎo)，對(duì)疑難問(wèn)題共同協(xié)商解決，重要任務(wù)協(xié)同安排完成。

三是落實(shí)規(guī)章制度的各項(xiàng)要求。實(shí)施項(xiàng)目檔案全過(guò)程覆蓋動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)檔案合同管理、費(fèi)用管理，健全項(xiàng)目檔案組織機(jī)構(gòu)，超前介入檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，印制《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程山東子項(xiàng)目檔案管理工作手冊(cè)》，使檔案管理全面融入項(xiàng)目管理，增強(qiáng)了項(xiàng)目參建人員的檔案意識(shí)，做到各參建設(shè)單位文件材料隨時(shí)歸檔。加強(qiáng)指導(dǎo)和檢查，實(shí)現(xiàn)文件材料清單式收集，強(qiáng)化檔案驗(yàn)收把關(guān)機(jī)制。

四是堅(jiān)持嚴(yán)要求高標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)預(yù)警項(xiàng)目檔案示范工程。圍繞“建一流工程，立精品檔案”總體目標(biāo)，按照檔案全過(guò)程覆蓋動(dòng)態(tài)管理的標(biāo)準(zhǔn)要求開(kāi)展示范工程建設(shè)，注重經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和成果提煉，做好示范工程經(jīng)驗(yàn)推廣，努力做到一體化管理，強(qiáng)化各建設(shè)單位之間的聯(lián)系，保證各單位均能有效地參與到項(xiàng)目檔案管理工作中，在保證文件材料完整與準(zhǔn)確的同時(shí)提高項(xiàng)目檔案管理工作效率。在項(xiàng)目管理中融入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，應(yīng)用于文件材料存儲(chǔ)及各項(xiàng)材料內(nèi)容的整理與保存。

5.加強(qiáng)工作保障

一是主動(dòng)跟進(jìn)服務(wù)。國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目山東子項(xiàng)目檔案實(shí)施組對(duì)各市地建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，認(rèn)真組織各分項(xiàng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。積極開(kāi)展檔案培訓(xùn)教育活動(dòng)，提高項(xiàng)目兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。二是抓好安全檔案。進(jìn)一步加強(qiáng)施工安全管控，將落實(shí)各項(xiàng)安全規(guī)章形成的工作記錄、審批單、隱蔽工程照片等文件材料及時(shí)做好歸檔，確保檔案真實(shí)可靠。

6.實(shí)行項(xiàng)目檔案全過(guò)程覆蓋動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

一是科學(xué)構(gòu)建運(yùn)作機(jī)制。國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目山東子項(xiàng)目落實(shí)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人檔案工作職責(zé)，構(gòu)建各分項(xiàng)融合互動(dòng)的檔案工作運(yùn)作機(jī)制，形成檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、職能部門考核督導(dǎo)、建設(shè)部門主動(dòng)配合、監(jiān)管單位全程管控、參建單位各負(fù)其責(zé)的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

二是加強(qiáng)檔案前端管控。加強(qiáng)合同條款約束，明確檔案不合格不得支付進(jìn)度尾款，開(kāi)展檔案履約評(píng)價(jià)考核。工程概預(yù)算單獨(dú)列支檔案費(fèi)用，工程結(jié)算審核檔案費(fèi)用使用情況。

三是落實(shí)文件源頭控制。各參建單位應(yīng)參考國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目檔案歸檔范圍要求，結(jié)合工程實(shí)際情況，梳理明確各自職責(zé)范圍內(nèi)工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)形成的重要項(xiàng)目文件清單，安排專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料“清單式”收集。

四是超前開(kāi)展培訓(xùn)練兵。山東省地震局檔案部門編制了《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程山東子項(xiàng)目檔案實(shí)施細(xì)則》，還制作了標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、權(quán)威性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件，項(xiàng)目實(shí)施前組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)。相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)保持穩(wěn)定性和一致性，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的人員原則上不允許調(diào)換。

五是專業(yè)完工隨時(shí)歸檔。實(shí)行項(xiàng)目檔案“預(yù)歸檔”機(jī)制，預(yù)先收集、分類、編號(hào)、編目、裝盒但不裝訂，做到項(xiàng)目文件隨時(shí)形成、隨時(shí)整理、隨時(shí)歸檔并及時(shí)補(bǔ)充和更新?！邦A(yù)歸檔”質(zhì)量作為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案全過(guò)程覆蓋動(dòng)態(tài)管理的重要抓手和依據(jù)。

六是納入工程同時(shí)檢查。建設(shè)、監(jiān)理、施工等單位檢查工程進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料收集進(jìn)度，檢查工程質(zhì)量同時(shí)檢查“預(yù)歸檔”質(zhì)量，檢查工程安全同時(shí)檢查“預(yù)歸檔”檔案本體、保管環(huán)境、裝具的安全性。

七是完成竣工同步驗(yàn)收。施工、監(jiān)理、建設(shè)管理單位應(yīng)將檔案“預(yù)歸檔”質(zhì)量指標(biāo)分別納入“三級(jí)”自檢、監(jiān)理初檢、建設(shè)單位負(fù)責(zé)人驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收，將檔案合格作為通過(guò)驗(yàn)收的必要條件。

八是關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點(diǎn)檢查。檔案部門組織重點(diǎn)檢查，以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度和開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主要目的，對(duì)于檔案管理不規(guī)范、進(jìn)度嚴(yán)重滯后、案卷質(zhì)量低下、內(nèi)容錯(cuò)漏突出、問(wèn)題屢查屢現(xiàn)，給項(xiàng)目任務(wù)完成埋下隱患的，予以批評(píng)。

九是規(guī)范歸檔電子文件。加強(qiáng)項(xiàng)目管控系統(tǒng)應(yīng)用，確保系統(tǒng)電子文件完整、準(zhǔn)確，具有唯一性；研究建設(shè)項(xiàng)目信息化管理形成電子文件的歸檔問(wèn)題；根據(jù)國(guó)家檔案局《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》要求，做好電子文件的收集、歸檔、管理以及項(xiàng)目檔案數(shù)字化有關(guān)工作。

十是嚴(yán)格把關(guān)檔案驗(yàn)收。項(xiàng)目竣工且檔案組卷完成后，建設(shè)管理單位組織項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，檔案不通過(guò)的，不得進(jìn)行分項(xiàng)目的業(yè)務(wù)驗(yàn)收。對(duì)于整改后仍不合格的，不得支付參建單位進(jìn)度尾款。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收結(jié)果作為考核各方的重要依據(jù)。

7.積極開(kāi)展項(xiàng)目宣傳工作

加強(qiáng)重大項(xiàng)目的宣傳工作也是項(xiàng)目檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。首先，要向社會(huì)宣傳國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目，讓廣大群眾都能夠及時(shí)了解國(guó)家預(yù)警項(xiàng)目。其次，讓項(xiàng)目參建單位、合作單位及項(xiàng)目的全體技術(shù)人員全面了解這一項(xiàng)目，更好地做好項(xiàng)目檔案的收集工作。

山東子項(xiàng)目注重經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，收集各類檔案素材。檔案人員制作預(yù)警項(xiàng)目山東子項(xiàng)目宣傳折頁(yè)，在2019年5.12防災(zāi)減災(zāi)日的活動(dòng)中進(jìn)行分發(fā)。根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集文字、照片、視頻等素材，制作視頻短片，全方位立體展示山東省預(yù)警子項(xiàng)目的建設(shè)情況。

8.結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案管理是國(guó)家重大項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，具有投資金額大、建設(shè)周期長(zhǎng)、項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程復(fù)雜、涉及的檔案門類多、項(xiàng)目檔案管理人員少等特點(diǎn)，因此要求項(xiàng)目檔案人員思想上重視、制度上健全、管理上強(qiáng)化、責(zé)任上落實(shí)、細(xì)節(jié)上完善和發(fā)展上補(bǔ)充，采取新思路、新措施來(lái)保證項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)高效性。