對信息化時代背景下高校財務(wù)報銷中存在問題的思考

陳繼光

（南通職業(yè)大學(xué)，江蘇 南通 226001）

1.引言

在我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，國家對發(fā)展教育提高國民素質(zhì)越來越重視，很多高校都擴(kuò)大了招生，高校的教育經(jīng)費(fèi)隨著學(xué)生數(shù)量的增加也在不斷增加。在高校財務(wù)工作中，日常報銷是其中最常見的工作。但目前很多高校在進(jìn)行財務(wù)報銷時都存在許多問題，如果這些問題不能得到有效解決，就會影響到高校財務(wù)工作的開展。下述將針對目前我國高校財務(wù)報銷過程中所存在的問題，提出相關(guān)的解決措施。隨著高校辦學(xué)規(guī)模在我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下越來越大，這對學(xué)校的財務(wù)工作來說，壓力也隨之增加，對于高校的財務(wù)工作人員來說，不運(yùn)用現(xiàn)代科技信息化手段，就不能及時處理財務(wù)報銷業(yè)務(wù)，也使報銷人員對學(xué)校財務(wù)工作效率產(chǎn)生不滿情緒。所以，如何在進(jìn)行高校財務(wù)報銷工作中高效解決報銷難的問題，是每位財務(wù)工作者需要認(rèn)真思考的事情。

2.信息化背景下高校財務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

財務(wù)報銷業(yè)務(wù)是高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。網(wǎng)上自助報銷是基于網(wǎng)絡(luò)信息化平臺建設(shè)的報銷模式，是被廣大高校財務(wù)部門大力積極推動的項(xiàng)目，也是高校對提高服務(wù)教職工質(zhì)量、提高報賬效率為學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航的重要手段。目前在自助報銷系統(tǒng)運(yùn)用推廣過程中存在著以下問題：原始紙質(zhì)單據(jù)傳送稽核困難、報銷系統(tǒng)的認(rèn)知及使用能力缺失、財務(wù)部門財務(wù)及信息技術(shù)雙料人才缺失，以及對財務(wù)信息安全風(fēng)險憂慮過多。所以財務(wù)自助報銷系統(tǒng)的運(yùn)用沒有想象中方便與快捷（財務(wù)報銷流程如圖1）。

圖1 財務(wù)報銷流程圖

3.高校財務(wù)網(wǎng)上報銷中存在的問題

3.1 原有的財務(wù)審核報銷制度的制約

原有審核報銷制度是對紙質(zhì)原始單據(jù)的確認(rèn)、粘貼、審核、領(lǐng)導(dǎo)簽字、再審核、制單付款等一系列環(huán)節(jié)的制度；是在校學(xué)財務(wù)人員配制滿員勞動密集形式下的制度；是在高校經(jīng)濟(jì)活動單一，以及經(jīng)濟(jì)效益平緩的情況下的制度。在當(dāng)前學(xué)校教育事業(yè)高速發(fā)展、科研項(xiàng)目日漸增多、經(jīng)濟(jì)活動紛繁復(fù)雜環(huán)境下，原制度難以解決和指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)審批自助報銷系統(tǒng)的運(yùn)行與推廣。

3.2 財務(wù)人員整體信息技術(shù)能力不足

目前高校財務(wù)部門普遍存在財務(wù)管理與信息技術(shù)脫節(jié)的情況，財務(wù)部門缺乏精通信息專業(yè)的技術(shù)人員對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時管理和維護(hù)，是財務(wù)信息化進(jìn)程緩慢的重要原因。一方面財務(wù)人員對信息技術(shù)學(xué)習(xí)鉆研不夠，對計(jì)算機(jī)管控能力有限，無法對財務(wù)信息化系統(tǒng)環(huán)境及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和調(diào)試；另一方面計(jì)算機(jī)專業(yè)信息人才不具備財務(wù)基礎(chǔ)知識，無法理解和感知財務(wù)數(shù)據(jù)中勾稽關(guān)系及財務(wù)需求，二者尚未統(tǒng)一。財務(wù)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)異常無法及時維護(hù)和更正，勢必影響和延誤網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)的時效。

3.3 財務(wù)網(wǎng)上報銷的知識及流程推廣不夠

由于財務(wù)信息系統(tǒng)對安全防護(hù)要求程度高、網(wǎng)絡(luò)防范限制較多，很多學(xué)校為了確保財務(wù)信息化網(wǎng)上報銷工作不出現(xiàn)問題，對財務(wù)的網(wǎng)上報銷流程制定嚴(yán)密的內(nèi)控牽制制度，財務(wù)人員每天都要處理校驗(yàn)大量的財務(wù)數(shù)據(jù)和信息，造成的工作量不減返增。這是財務(wù)網(wǎng)上報銷推廣不夠的原因之一。

多數(shù)教職員工到財務(wù)報銷賬務(wù)的次數(shù)并不多，不了解或是已忘記了曾經(jīng)財務(wù)報賬業(yè)務(wù)的相關(guān)要求，因此到財務(wù)報銷時常常表現(xiàn)出：面對經(jīng)費(fèi)報支渠道、票據(jù)進(jìn)行分類、年初列支預(yù)算等信息時的茫然，也常常出現(xiàn)各種錯誤。有些學(xué)院還會設(shè)立專職財務(wù)報銷人員進(jìn)行報賬工作，雖然這些教師的學(xué)歷很高，但他們對財經(jīng)方面并不擅長，無法較順利高效地開展報賬工作。從事報賬的工作人員或教職員工財務(wù)網(wǎng)上報銷時，除了要掌握一些財務(wù)制度和報銷流程，還要再學(xué)習(xí)網(wǎng)上報銷相關(guān)操作知識，使得報銷人員未能在財務(wù)信息化進(jìn)程中感受到財務(wù)網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)帶來的方便和快捷。這也是導(dǎo)致信息化財務(wù)網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)推廣緩慢的根本原因。

3.4 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息共享及反饋程度低

目前有許多高校出于對經(jīng)濟(jì)安全的考慮，未將財務(wù)系統(tǒng)納入學(xué)校統(tǒng)一的信息平臺內(nèi)，所以不能及時掌握和采集其他部門電子數(shù)據(jù)，也不能將財務(wù)信息及時反饋給各相關(guān)部門及人員。比如：不能與科研職能部門聯(lián)網(wǎng)，就不能及時掌握各科研項(xiàng)目的進(jìn)度，不能及時地進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)核算工作，造成了現(xiàn)在許多科研項(xiàng)目結(jié)題了好幾年，而科研經(jīng)費(fèi)遲遲不到財務(wù)結(jié)算的尷尬局面。各部門信息不共享，容易出現(xiàn)財務(wù)報銷人員與業(yè)務(wù)經(jīng)手人在傳遞報銷信息時發(fā)生時差和誤差，從而降低網(wǎng)上報銷審核流程的效率和準(zhǔn)確性。

3.5 審批程序過于復(fù)雜

通常在對一筆經(jīng)濟(jì)報賬業(yè)務(wù)進(jìn)行審核時，不僅需要經(jīng)過復(fù)雜的審核程序，還要領(lǐng)導(dǎo)層層簽字。如果報銷的額度超過了原本規(guī)定的額度，那么結(jié)果需要學(xué)校校長簽字后才能給予報銷，但是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的日常工作量是非常巨大的，報銷人員很有可能需要不停地找領(lǐng)導(dǎo)對賬單簽字審批，久而久之就會對財務(wù)報銷產(chǎn)生恐懼心理。

4.高校財務(wù)報銷信息化建設(shè)中的建議

4.1 建立建全科學(xué)的網(wǎng)上報銷審核制度

如果高校想要讓財務(wù)報銷問題得到徹底的解決，那么就必須改革和優(yōu)化現(xiàn)有的報銷方式，讓財務(wù)報銷的速度得到有效的提升。目前很多學(xué)校都在使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，這種辦公方式不僅能更好地服務(wù)于廣大師生，還能讓財務(wù)報銷的速度得到快速提升，財務(wù)人員在利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公時，也能及時發(fā)現(xiàn)其中出現(xiàn)的問題并對這些問題進(jìn)行快速的解決。但是，由于目前相關(guān)人員并沒有更新和維護(hù)這一系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的優(yōu)勢。如果高校想要長期穩(wěn)定地運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)報銷機(jī)制，那么不僅要對其進(jìn)行更新和維護(hù)，還需要制定一個科學(xué)合理的維護(hù)制度。首先學(xué)校高層應(yīng)密切關(guān)注和重視網(wǎng)上財務(wù)報銷制度的制定。切實(shí)落實(shí)“放管服”改革，與“互聯(lián)網(wǎng)+”有機(jī)融合，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事后管控前移至經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事前預(yù)算管控、事中行政監(jiān)督、事后績效考評機(jī)制的理念納入本制度制定中，將學(xué)?！耙恢ЧP”從沒完沒了的簽字中解放出來，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字不再是財務(wù)報銷審核中的瓶頸。其次，優(yōu)化財務(wù)報銷審核流程：｛經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)預(yù)算審批表（年初校長辦公會通過）+經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始票據(jù)（行政職能監(jiān)督）｝投單預(yù)約→審核單據(jù)（依據(jù)法規(guī)和財務(wù)制度審核）→報賬處理（網(wǎng)絡(luò)回饋報銷信息）→結(jié)算付款（網(wǎng)絡(luò)通知付款金額），實(shí)現(xiàn)全報銷流程“一站式服務(wù)”，切實(shí)落實(shí)好財務(wù)事項(xiàng)“最多跑一趟”的承諾。

4.2 加強(qiáng)財務(wù)及信息技術(shù)復(fù)合型人才隊(duì)伍的建設(shè)

學(xué)校應(yīng)定期組織各學(xué)院、部門進(jìn)行財務(wù)基礎(chǔ)知識普及，及時傳遞新財務(wù)報銷制度，使財務(wù)報銷工作效率提升得到保證。另外，高校中各學(xué)院從事報賬工作的人員要保持穩(wěn)定，因?yàn)橹挥性陂L期接觸報賬工作之后，報賬人員才能對報銷流程相對熟悉，對報賬工作相當(dāng)熟練，才能有效地提高報賬工作的效率。招聘財務(wù)人員時，優(yōu)先錄用兼有信息技術(shù)學(xué)習(xí)背景的財務(wù)復(fù)合型人才，彌補(bǔ)目前財務(wù)人員技能單一的不足。同時加強(qiáng)財務(wù)人員自身繼續(xù)教育，將財務(wù)信息化建設(shè)相關(guān)知識和技能作為具體培訓(xùn)內(nèi)容，提升當(dāng)前財務(wù)人員隊(duì)伍對財務(wù)工作信息化需求適應(yīng)性。

4.3 加強(qiáng)財務(wù)信息化網(wǎng)上報銷宣傳力度

首先要將財務(wù)信息系統(tǒng)開發(fā)成智能化（傻瓜型）系統(tǒng)、貼近民意、方便群眾的系統(tǒng)，讓廣大教職員工一看就懂、一摸就會，上手快使用方便。其次校領(lǐng)導(dǎo)要對財務(wù)信息化工作充分支持，不僅要提供財力支持，還要為及時協(xié)調(diào)財務(wù)信息化實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題以及各部門信息化數(shù)據(jù)有效銜接做好宣傳使用協(xié)調(diào)工作。高校財務(wù)信息化并不僅僅是建立一個財務(wù)信息系統(tǒng)，還涉及人們對財務(wù)報賬思想觀念的轉(zhuǎn)變、人們對財務(wù)的認(rèn)知和工作模式的調(diào)整，以及高校內(nèi)部控制等等問題，需要在學(xué)校層面上加強(qiáng)使用推廣宣傳。財務(wù)部門也應(yīng)通過相關(guān)培訓(xùn)及校園網(wǎng)、財務(wù)網(wǎng)等網(wǎng)站做好財務(wù)信息化及網(wǎng)上報銷系統(tǒng)使用宣傳工作。

4.4 加強(qiáng)財務(wù)網(wǎng)絡(luò)安全信息共享建設(shè)

首先學(xué)習(xí)國內(nèi)名校財務(wù)信息系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，與財務(wù)專業(yè)領(lǐng)域軟件開發(fā)商合作創(chuàng)建符合本校財務(wù)管理特點(diǎn)的財務(wù)信息化系統(tǒng)。首先通過安裝先進(jìn)的防火墻、過濾網(wǎng)系統(tǒng)安全技術(shù)提高網(wǎng)絡(luò)和財務(wù)數(shù)據(jù)安全性，融入學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)平臺，打通校園信息互聯(lián)互通數(shù)據(jù)共享“最后一公里”。其次，需要建立一支專門維護(hù)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍，專門維護(hù)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，平時再人工定期備份數(shù)據(jù)信息，確保財務(wù)信息數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。

4.5 變更審批模式提高審批權(quán)限

建立“放管服”模式下的審簽流程，強(qiáng)化主體責(zé)任，將電子簽名、網(wǎng)上核審、電子合同等科技信息手段充分運(yùn)用到財務(wù)網(wǎng)上報銷審批工作中去。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，高校財務(wù)管理信息化不斷深入推進(jìn)，網(wǎng)上財務(wù)報銷審批簽字會更方便快捷。只要重建審批流程，無論經(jīng)費(fèi)審批人在什么地方或什么時間，只要有網(wǎng)絡(luò)，登錄系統(tǒng)就可以完成簽字審批，報銷人員再也不用擔(dān)心找不著審批人簽字了，這將極大地提高審批效率。

5.結(jié)語

在高校發(fā)展過程中財務(wù)信息化建設(shè)意義是非常重大的，它是維持高校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)快速高效運(yùn)行有力保證。學(xué)校上層應(yīng)高度重視財務(wù)信息化建設(shè)工作，及時優(yōu)化與調(diào)整高校財務(wù)報銷的制度以及流程，同時也要將現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段運(yùn)用起來，利用網(wǎng)絡(luò)報銷的優(yōu)勢，讓財務(wù)工作的效率得到有效的提升，這樣不僅能夠?yàn)閺氖聢箐N工作的工作人員提供高質(zhì)量的服務(wù)，還能保證高校處于長期穩(wěn)定發(fā)展的狀態(tài)。