新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)探析

楊珍珍 青島市市南區(qū)教育保障中心

近些年，我國經(jīng)濟(jì)水平迅猛發(fā)展，我國的事業(yè)單位也同樣得到了較為明顯的進(jìn)步與發(fā)展，但是在實(shí)際的發(fā)展過程中，依然存在著較多的問題，其工作不規(guī)范且不標(biāo)準(zhǔn)成為嚴(yán)重制約事業(yè)單位檔案管理工作順利進(jìn)行的一大因素，所以需要相關(guān)的檔案管理工作人員根據(jù)實(shí)際問題進(jìn)行深入的探究，并采取較為有效的策略解決問題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作開展的重要性

簡單來說，事業(yè)單位檔案的形成主要來自實(shí)際的活動記錄、未來目標(biāo)的規(guī)劃以及各種員工信息資料的備件等，所以事業(yè)單位的檔案管理工作開展對于事業(yè)單位未來的發(fā)展以及單位和員工的隱私安全都有著至關(guān)重要的作用。除此之外，一方面，檔案主要內(nèi)容包含了整個(gè)單位里所有的工作成果，通過這些檔案資料的整理可以為未來的單位工作奠定良好的基礎(chǔ)；另一方面，檔案資料具有較嚴(yán)格的法律性和秘密性，可為法律相關(guān)的部門提供良好的資料咨詢服務(wù)，從而確保個(gè)人以及單位的權(quán)益。

二、新常態(tài)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化面臨的新任務(wù)

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展和改革的過程中，我國各級事業(yè)單位已逐漸意識到檔案管理工作的必要性。對此黨中央國務(wù)院對檔案管理工作指明了改革方向，要在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下加強(qiáng)其的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，確保在各級事業(yè)單位在高制度標(biāo)準(zhǔn)和高目標(biāo)定位的工作要求下，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)。在事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中，各級事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，迎接新的挑戰(zhàn)，應(yīng)主動地引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和方法，在確保提升檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，積極地將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入檔案管理工作中。

三、實(shí)施措施

（一）建立健全標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理機(jī)制

想要促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，就必須建立健全檔案管理機(jī)制。并對其進(jìn)行嚴(yán)格考核，在此過程中，一定要建立較為完善的檔案管理制度和體系，確保所有檔案管理的相關(guān)人員能夠嚴(yán)格按照相應(yīng)制度和體系進(jìn)行工作。除此之外，還需要要求檔案管理的相關(guān)人員在真實(shí)的工作過程中把信息技術(shù)融入其中，從而提升檔案管理工作的效率。還需要激發(fā)檔案管理的相關(guān)人員工作積極性和責(zé)任心，以確保檔案工作的順利進(jìn)行。

（二）建立健全事業(yè)單位立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)

在事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)過程中，立卷歸檔工作是影響檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，部分事業(yè)單位在立卷歸檔工作方面存在不規(guī)范是影響檔案管理改革工作推進(jìn)的主要影響因素。所以將建立健全事業(yè)單位立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)作為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要途徑是必要的。在規(guī)范事業(yè)單位立卷歸檔的過程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行探討。首先，基于檔案的重點(diǎn)。在進(jìn)行立卷歸檔時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)基于檔案的重點(diǎn)，對各種資源進(jìn)行區(qū)分、歸類和刪選，不僅要確保立卷歸檔工作能夠有序推進(jìn)，還要保證在立卷歸檔的過程中不會出現(xiàn)檔案重復(fù)、冗余的現(xiàn)象。其次，基于檔案的時(shí)效性。在進(jìn)行立卷歸檔的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視檔案的時(shí)效性，只有當(dāng)立卷歸檔的檔案所承擔(dān)的任務(wù)完全結(jié)束時(shí)，才能夠進(jìn)行歸檔處理，保證檔案管理的規(guī)范性；最后，基于檔案的完整性。檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)要確保每一份檔案的完整性，只有完整的檔案才能夠發(fā)揮出最大的價(jià)值，這就要求在工作的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵守立卷歸檔的相關(guān)規(guī)章制度，確保其的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）強(qiáng)化宣傳教育工作

過去，許多單位對檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺少足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致實(shí)際的檔案管理工作效率較差。因此，要加強(qiáng)對工作人員進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的宣傳教育，真正意識到其存在的重要意義。此外，對相關(guān)的工作人員進(jìn)行宣傳教育后，檔案管理工作人員能夠及時(shí)意識到自己的不足和缺陷，并及時(shí)改正，從而促進(jìn)檔案管理的開展。并且要建立起全新的互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理的理念，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)軟件技術(shù)增強(qiáng)對資料的整理，加強(qiáng)計(jì)算分析技術(shù)，提升工作效率，保證工作質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)工作人員的行為規(guī)范及約束

如查閱資料，工作人員應(yīng)當(dāng)出示自己的工作證件，進(jìn)行資料查閱實(shí)名制登記。與此同時(shí)，電子資料的查閱還需要工作人員登錄賬號，輸入密碼進(jìn)入系統(tǒng)中進(jìn)行資料查閱。

（五）提升事業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案人員的綜合素質(zhì)對該項(xiàng)工作的進(jìn)行具有不可忽視的影響，所以在進(jìn)行檔案管理改革的工作中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案相關(guān)人員的綜合素質(zhì)提升。在具體的實(shí)施過程中，事業(yè)單位可以從2個(gè)方面入手。第一，多方增加事業(yè)內(nèi)部檔案人員的培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員在培訓(xùn)的過程中學(xué)習(xí)新的管理方法與理論，不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化；第二，在人事招聘方面，在具體的過程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際的需求，將更多高素質(zhì)的人才引入到檔案管理的工作中，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，以提升其的建設(shè)效率。

（六）根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對檔案管理進(jìn)行全新整合

除了上述措施以外，對其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化整合是有效解決事業(yè)單位檔案管理工作問題的重要措施。重新組卷作為一種較為有效的檔案整理方法，可以把一些聯(lián)系較大的檔案資料收集整理，把一些缺失頁碼以及缺失目錄的檔案資料重新地編制，只有這樣才可以有效地提高檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。除此之外，檔案管理人員還能夠按照檔案資料重要性以及檔案類型等進(jìn)行分類整理，以此有效提高后期檔案資料的利用率。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化對事業(yè)單位的改革和發(fā)展具有極其重要的作用，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將單位管理工作重視起來，不斷地利用新思想和新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，特別是運(yùn)用信息技術(shù)手段開展檔案管理工作，提高工作水平和質(zhì)量，促進(jìn)其規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。